Post on 12-Jan-2016
description
Mejores Prácticas de Gestión de
Proyecto
Control de Proyectos
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 2
Controles de Proyecto
Definir los Controles de Proyecto
Identificar las Mejores Prácticas de control de
proyecto relacionadas a resultados de proyecto
mejorados
RESULTADOS DE APRENDIZAJE
CONFIDENCIALMódulo 12 - 4The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
La Filosofía del Control de Proyecto y la Ingeniería de Costo
Ingeniería de Costo: Análisis de costo, programa y recursos, planeamiento, estimación, previsión, control, y prácticas de gestión de cambio
La palabra “ingeniería” refleja la relación de las habilidades de costo y programa con conocimiento técnico específico
Los ingenieros de costo del propietario trabajan en conjunto con los ingenieros de diseño para optimizar el alcance del proyecto y mejorar su valor de negocio
Control de Proyecto: Las prácticas de “control” de ingeniería de costo, incluyendo acompañamiento, monitoreo y evaluación del proyecto, pretenden minimizar desvíos del plan en la medida en que el proyecto avanza en la fase de ejecución
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 6
Sistema de Control Total de Proyectos
Control de
Programa
Sistema de
Control Total de
Proyectos
Control de
Alcance
Control de
Costos
Control de
Calidad
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 8
Diagrama del Proceso de Control de ProyectosProceso Integrado para el Control Total de Proyectos*
Desarrollo del alcance &
estrategia de ejecución
• Planificación & desarrollo del programa
• Estimación de costos y presupuesto
• Planificación de recursos
• Planificación de adquisiciones
• Contabilidad de costos del proyecto
• Medida del avance y desempeño
Evaluación del desempeño del
proyecto
Análisis de riesgos
y plan de
mitigación
* Proceso adaptado del Total Cost Management Framework, AACE International, 2006
EDT** & Estrategia de
ejecución
Riesgos identificados & plan de mitigación
Programa, costos,
recursos,
& contratos base
Plan base
Plan base
Medida del desempeño
Varianzas
Cambios & pronósticos
• Gestión de cambios
• Pronósticos
Implementación del Plan de Control de Proyectos
** Estructura de División del Trabajo (WBS por sus siglas en inglés)
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 9
Introducción a Front-End Loading
(FEL)
Medir la Efectividad con precisión
Temática del Curso
Efectividad del Equipo
Estrategias de Contratación
Seguridad en la Construcción
Ejecución y Control de
Proyectos
Prácticas de Incremento de Valor
(VIPs)
Gestión de Riesgos del Proyecto
Definir lo que está en juego para el
Negocio
Componentes de FEL
• Entorno Actual
• Mejores Prácticas de
Control de Proyectos
• Índice de Control de
Proyectos
CONFIDENCIALMódulo 12 - 10The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Una Visión Sobre Dónde Hemos Estado
• En los cinco años transcurridos entre el inicio de 2004 y el final de 2008 se registró el mayor gasto de capital de la historia en las industrias de proceso
• Habiéndonos acostumbrado a las “vacas gordas”, ahora piden que nos ajustemos a las “vacas flacas”
• La excelencia de capital sufrió un daño sustancial en el ‘boom
CONFIDENCIALMódulo 12 - 11The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
El Daño Causado en el ‘Boom’
• La hiperinflación en proyectos de capital representa una enorme pérdida de productividad porque la escalada de precios en proyectos excedió en mucho a la inflación general
• Proyectos ejecutados en ambientes “hiper-calentados” con insuficiente mano-de-obra sufrieron impactos mayores
• Generalmente, cuanto mayor el proyecto mayor el daño
• Un problema clave es un control pobre
– Habilidades inadecuadas de estimación de costo del propietario
– Controles de campo débiles
– Débil administración de la construcción
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 13
El Progreso Alcanzado Durante el ‘Boom’Hemos Sido Capaces de Construir Algunas Competencias...
• Graves déficits de competencias en ingeniería interna y gestión de proyectos fueron un gran golpe para muchas industrias
• Proyectos fuera de control demostraron las debilidades de gestión de forma obvia
• Las virtudes de contar con estimadores, planificadores, y personal de control internos fueron claras
• La necesidad de estas competencias se volvió aceptable nuevamente
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 14
Introducción a Front-End Loading
(FEL)
Medir la Efectividad con precisión
Temática del Curso
Efectividad del Equipo
Estrategias de Contratación
Seguridad en la Construcción
Ejecución y Control de
Proyectos
Prácticas de Incremento de Valor
(VIPs)
Gestión de Riesgos del Proyecto
Definir lo que está en juego para el
Negocio
Componentes de FEL
• Entorno Actual
• Mejores Prácticas
de Control de
Proyectos
• Índice de Control de
Proyectos
CONFIDENCIALMódulo 12 - 15The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Hallazgos de la Investigación Sobre Controles de Proyecto
• IPA ha identificado un conjunto de prácticas de control de proyectos (del dueño) que muestran la relación con mejores resultados en los proyectos
• Las prácticas no representan un proceso o sistema completo de control
Las prácticas agregan valor y reflejan el compromiso real del dueño con el control del
proyecto
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 16
Mejores Prácticas en Control de ProyectosOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir cronograma integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validar estimado del dueño
Mantener la independencia del estimador
Estimar para controlar
Utilizar medición de progreso físico
Reportar frecuentemente el status por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/cronograma en la base de datos del dueño
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 17
Mejores Prácticas en Control de ProyectosOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir un cronograma integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validación del estimado del dueño
Mantener la independencia del estimador
Estimar para control
Utilizar medición de progreso físico
Reportar frecuentemente el status por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/cronograma en la base de datos del dueño
CONFIDENCIALMódulo 12 - 18The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Un Programa Integrado y Cargado con RecursosEs Crítico para el Control del Proyecto
• Un programa integrado y cargado con recursos presenta todas las fases del proyecto integradas en un único programa master que contempla:
• Proporciona una estructura para la planificación del proyecto
• Identifica actividades críticas, relaciones y condicionantes que impulsan la duración del programa del proyecto
• Funciona como una herramienta de comunicación
• Es necesario para integrar la estimación de costo con el abordaje de ejecución
• Coloca los elementos de planificación de ejecución del proyecto en un único modelo
• Se vuelve la “ventana” del dueño en el proyecto
> Definición
> Ingeniería de Detalle
> Adquisición/Suplementos
> Construcción
> Desligadura/Parada
> Comisión y Partida
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 19
Mejores Prácticas en Control de ProyectosOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir un cronograma integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validación del estimado del dueño
Mantener la independencia del estimador
Estimar para controlar
Utilizar medición de progreso físico
Reportar frecuentemente el status por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/cronograma en la base de datos del dueño
CONFIDENCIALMódulo 12 - 20The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Negociar Fuertes Derechos de Auditoría en Todos los Contratos
• Derechos de auditoría para
– Reporte de costo
– Actualizaciones electrónicas de programa
– Progreso físico
• Privilegios y procedimientos de auditoría bien documentados en las propuestas
• Una vez establecidos, los derechos de auditoría deben ser ejercidos inmediatamente y por completo o se pierden de manera efectiva
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 21
Mejores Prácticas en Control de ProyectosOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir un cronograma integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validación del estimado del dueño
Mantener la independencia del estimador
Estimar para controlar
Utilizar medición de progreso físico
Reportar frecuentemente el status por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/cronograma en la base de datos del dueño
CONFIDENCIALMódulo 12 - 22The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Validación del Estimado
• Verificación cuantitativa de la estimación de costos
• Un enfoque común es comparar relaciones (ratios, coeficientes) de distintas categorías de costos con bases de datos disponibles
• Las fuentes comunes de información son las siguientes:
– Comparación con costos reales de proyectos pasados
– Comparación con estimados pasados o estimados de verificación
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 23
Ejemplos de Métricas para Validaciónde Estimaciones
Recurso / Recurso
Costo / Recurso
Recurso / Costo
•Mano de obra especializada / cantidad de material• Horas de campo / Cantidad de piezas de equipo•Horas de ingeniería / Diseños del diseño •Horas de oficina / Horas de campo
• Costos mano de obra / Número de horas• Costo del material / Cantidad de material• Costo total del proyecto / Capacidad de la unidad
• Horas de campo/ Costo total del proyecto• Horas de campo / Millones de dólares de equipo
•Porcentaje de costo•Costo total del proyecto/ Costo del equipo• Costo de mano de obra de construcción / Costo del material a granel• Costo administrativo/ Costo operacional
Costo/Costo
Algunos Ejemplos de CoeficientesTipos de Coeficientes
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 25
Mejores Prácticas en Control de ProyectosOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir un cronograma integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validación del estimado del dueño
Mantener la independencia del estimador
Estimar para controlar
Utilizar medición de progreso físico
Reportar frecuentemente el status por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/cronograma en la base de datos del dueño
CONFIDENCIALMódulo 12 - 26The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Mantenga la Independencia del Estimador
• Asegúrese de que los estimadores no tengan compromiso alguno con el proyecto
• Los gerentes pueden tender a favorecer un proyecto o tener un costo predeterminado en mente
• Hemos visto casos de subestimación debido a la presión del equipo del proyecto
• También hemos visto casos de sobreestimación porque se tiene un ambiente punitivo aún para mínimos sobrecostos
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 27
Mejores Prácticas en Control de ProyectosOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir un cronograma integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validación del estimado del dueño
Mantener la independencia del estimador
Estimar para controlar
Utilizar medición de progreso físico
Reportar frecuentemente el status por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/cronograma en la base de datos del dueño
CONFIDENCIALMódulo 12 - 28The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Estimar para Controlar
• Muchos estimados se preparan solamente para determinar “la cifra”
• Las estimaciones de costo se deberían estructurar para apoyar el control del proyecto
• El estimado debe mostrar todas las categorías de costos separadas en detalle como base para control
• Incluso en contratos a precio fijo (suma global), una estimación diseñada para control proporciona la mejor base para evaluar las propuestas de contratistas
CONFIDENCIALMódulo 12 - 29The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Beneficios de una WBS Común
• Cada estimación de costo y programa debe ser diseñada utilizándose una estructura analítica de proyecto (WBS – Work Breakdown Structure) y una estructura de cuentas comunes
– Facilita el análisis de flujo de caja y el análisis del valor agregado
– Ayuda a garantizar consistencia entre la estimación de costo y el cronograma del proyecto
– Facilita la carga de recursos en el cronograma del proyecto
– Proporciona controles de proyecto consistentes
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 30
Mejores Prácticas en Control de ProyectosOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir un cronograma integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validación del estimado del dueño
Mantener la independencia del estimador
Estimar para controlar
Utilizar medición de progreso físico
Reportar frecuentemente el status por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/cronograma en la base de datos del dueño
CONFIDENCIALMódulo 12 - 31The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Utilizar el Progreso Físico
• El progreso físico es el método de medir los resultados del avance del trabajo
• Muchos gerentes de proyecto utilizan métodos informales
• Sin embargo, un método objetivo es más confiable y proporciona un mejor control
– En vez de rastrear costos como medida de progreso, las cantidades o eventos físicos son identificados y las unidades reales concluidas son comparadas con el plan
– Permite que los equipos de proyecto determinen dónde existen ‘gaps’ entre la cantidad de dinero gastada y la completación real de alcance
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 34
El Progreso Físico Reduce Atrasos en el Programa
-40%
-20%
0%
20%
40%
60%
Sin Medición deProgreso
Sí, a alto nivel Sí, Todas las Cuentas
Pre
vis
ibilid
ad
del C
ron
og
ram
a d
e E
jecu
ció
n
Pr < 0.05
+1 DP.
-1 DP
Media
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 36
Mejores Prácticas en Control de ProyectosOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir un cronograma integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validación del estimado del dueño
Mantener la independencia del estimador
Estimar para controlar
Utilizar medición de progreso físico
Reportar frecuentemente el status por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/cronograma en la base de datos del dueño
CONFIDENCIALMódulo 12 - 37The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
Informe el Progreso con Frecuencia
• Informes frecuentes y detallados del estado y progreso del proyecto es una indicación de buen control
• El contratista puede preparar el informe pero el dueño debe establecer los requisitos
• En consecuencia el dueño debe evaluar y reaccionar de manera efectiva ante el contenido de los informes de control
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 38
Informes Más Frecuentes Mejoran la Efectividad del Programa
0.4
0.6
0.8
1.0
1.2
1.4
1.6
Sin Informes Informes Mensuales Informes Quincenales
Índ
ice d
e E
fecti
vid
ad
del C
ron
og
ram
a d
e
Eje
cu
ció
n
Pr < 0.0001
+1 DP.
-1 DP
Media
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 40
Mejores Prácticas en Control de ProyectoOrganizadas por Fase del Proyecto
Front-End
LoadingEjecución Conclusión
Construir un programa integrado y cargado con recursos
Negociar fuertes derechos de auditoría
Validación de la estimación del propietario
Mantener la independencia del estimador
Estimar para controlar
Utilizar el progreso físico
Reportar status frecuentemente por disciplina
Desarrollar y mantener el histórico de costo/programa en la base de datos del propietario
CONFIDENCIALMódulo 12 - 41The IPA Institute - a División de IPA, Inc.
¿Por Qué Mantener una Base de Datos Histórica sobre el Costo?
• El propietario debe mantener una base de datos histórica confiable de costos de proyectos
• Esa base de datos es utilizada por el especialista de costos para validar futuras estimaciones
• El acto de pedir propuestas detalladas de costos y datos de cierre detallados envía un mensaje al contratista
• Los propietarios que siguen esas prácticas obtienen propuestas más competitivas de manera sistemática
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 42
0.8
0.9
1.0
1.1
1.2
Propietario Enfocado en Datos Propietario NO Enfocado en Datos
+1 DP
Media
-1 DP
La Administración de la Base de Datos Histórica Está Relacionada a una Mejor Efectividad de Costo
Efe
cti
vid
ad
de
Co
sto
Me
dia
Pr < .005
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 43
Introducción a Front-End Loading
(FEL)
Medir la Efectividad con precisión
Temática del Curso
Efectividad del Equipo
Estrategias de Contratación
Seguridad en la Construcción
Ejecución y Control de
Proyectos
Prácticas de Incremento de Valor
(VIPs)
Gestión de Riesgos del Proyecto
Definir lo que está en juego para el
Negocio
Componentes de FEL
• Entorno Actual
• Mejores Prácticas de
Control de Proyectos
• Índice de Control
de Proyectos (PCI)
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 45
Índice
PCI
El PCI Mide Cuatro Mejores Prácticas de Control de Proyecto
¿Un especialista de
costo interno validó
cuantitativamente la
estimación (garantizando
que la estimación es
confiable y competitiva)?
Estimar para
Controlar
Control Durante la
Ejecución
¿El acompañamiento de la evolución física
está siendo realizado y a qué nivel de
detalle?
¿Cuál es la frecuencia y nivel de detalle de
los informes de status del proyecto?
¿Fue designada una persona interna para
control del proyecto durante la ejecución?
El PCI, medido en una escala única,
se relaciona fuertemente con los resultados del proyecto
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 46
0.0
0.5
1.0
1.5
2.0
2.5
3.0
3.5
4.0
4.5
5.0
5.5
6.0
Defi
cie
nte
Po
bre
Reg
ula
rB
uen
o
Escala PCI de IPA
Promedio de la Industria para Grandes Proyectos
Industria
Lider
Industria
Rezagada
Promedio de la Industria para Pequeños Proyectos
Observamos una correlación
positiva entre el PCI y el Índice
FEL
Promedio de la Industria para Grandes Proyectos (Indice
FEL Óptimo)
Promedio de la Industria para Pequeños Proyectos (Indice FEL
Óptimo)
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 47
0.90
0.95
1.00
1.05
1.10
1.15
1.20
1.25
1.30
6 5 4 3 2 1 0
Índ
ice d
e E
fecti
vid
ad
del C
ron
og
ram
a d
e
Eje
cu
ció
n
Índice de Control del Proyecto (PCI)
El PCI se Correlaciona con Programas de Ejecución Más Rápidos
DeficientePobreRegularBueno
Pr < 0.0001
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 50
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
80%
90%
100%
El Control de Proyectos es una Buena Inversión
1.3%• El costo de la función de control
de proyectos varía entre 0.5 y 3
por ciento del proyecto total
• La mejora de costos debido a las
buenas prácticas puede variar de
6 a 20 por ciento
• La TIR también se beneficia por
la incrementada efectividad de
cronogramas
Control de proyectos como % del proyecto total
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 51
• ¿En qué grado practica las siete prácticas discutidas?
• ¿Cuáles son los elementos que representan un mayor desafío?
• ¿Por qué esos elementos son difíciles de implementar?
Discusión¿Dónde Está su Proceso de Control de Proyectos?
CONFIDENCIALThe IPA Institute - a División de IPA, Inc. Módulo 12 - 53
Gracias!
Carlos Tapia
IPA InstituteIndependent Project Analysis, Inc.
+1 (703) 726-5345
ctapia@ipaglobal.com
www.IPAInstitute.com
Mejores Prácticas de Gestión de
Proyecto
Control de Proyectos