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NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E. CALLE 15 N° 17 A – 196 LA LADERA, TEL: 8211721 – 8309700 TELEFAX: 8381151 PÁGINA: WWW.HOSUSANA.GOV.CO POPAYÁN, CAUCA – COLOMBIA
INFORME PRELIMINAR DE AUDITORIA INTERNA
AL SUBPROCESO DE APOYO DIAGNOSTICO Y COMPLEMENTACIÓN TERAPÉUTICA
EQUIPO AUDITOR
GUILLERMO MOSQUERA ZAMBRANO Jefe de Oficina de Control Interno
MARIA JIMENA ORDOÑEZ MARTINEZ
Enfermera Profesional de Apoyo Oficina de Control Interno
AUDITADOS
EDWIN FARITH OBANDO GARCIA
Líder Proceso Apoyo Diagnóstico y Complementación Terapéutica
VIGENCIA 2019
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TABLA DE CONTENIDO 1. PRESENTACIÓN 2. ANALISIS DE GESTIÓN DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y
ULTRASONIDO
3. ANÁLISIS DE LOS INDICADORES DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO CON CORTE A SEPTIEMBRE DE 2019
4. CALIDAD EN LA TOMA DE IMÁGENES DIAGNÓSTICAS
5. TIEMPO DE REPORTE DE LA LECTURA DE LA IMAGEN DIAGNOSTICA
6. OPORTUNIDAD EN EL CARGUE DEL SOPORTE EN EL DINÁMICA GERENCIAL
7. ANALISIS DE LA CONTRATACIÓN DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO
8. EVALUAR LAS CONDICIONES DE TRABAJO DE LOS EMPLEADOS DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO
9. EVALUAR LOS EQUIPOS QUE A LA FECHA CUENTA EL SUBPROCESO
IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO DEL HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E.
10. REVISAR EL PLAN DE ACCIÓN DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE 2019
11. REVISAR EL MAPA DE RIESGO DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE 2019
12. REALIZAR UN DIAGNÓSTICO SITUACIONAL AL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO
13. ANALISIS DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES IMAGENOLOGÍA
14. ANALISIS DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES ELECTROCARDIOGRAMAS
15. FORTALEZAS DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO
16. RECOMENDACIONES
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1. PRESENTACIÓN En desarrollo de las funciones que le competen a la Oficina de Control Interno, en especial las consagradas en la Ley 87 de 1993, se llevó a cabo la auditoría interna al Subproceso Imagenología y Ultrasonido del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., en la cual se indica la metodología, objetivos, entre otros aspectos, cumpliendo de esta forma con los roles que debe ejercer la Oficina de Control Interno en las actividades del Estado. En su esquema general, el informe se estructura inicialmente de un análisis de la gestión, considerando las evidencias aportadas por los funcionarios que hacen parte del proceso auditado; además, se indica de acuerdo con el nivel de eficiencia del Subproceso Imagenología y Ultrasonido, cuáles son los aspectos positivos o negativos del mismo y al finalizar se dejan consignados en los resultados las falencias, para la posterior implementación de acciones de mejora que permitan una mejor gestión.
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2. ANALISIS DE GESTIÓN DEL PROCESO La auditoría al Subproceso imagenología y Ultrasonido del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., se realizó teniendo cuenta el contenido del Plan Anual de Auditorías Internas de la Oficina de Control Interno vigencia 2019 y esta fue informada al líder del proceso según oficio No. 2229 de fecha el día 14 de agosto de 2019, la cual inició el 15 de agosto 2019, siguiendo la metodología indicada en el documento. En dicha reunión se dejó establecido que el objetivo general de la auditoria al Subproceso imagenología y Ultrasonido del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., era contribuir al mejoramiento continuo de este, logrando minimizar los hallazgos que puedan presentarse en el momento en que los entes de control externos realicen auditoria, para lo cual se harán las correspondientes observaciones por parte de la Oficina de Control Interno. Dentro del proceso de instalación de la auditoría se concertó que esta tendría un periodo de duración que comprendía entre el 15 de agosto de 2019 y el 20 de septiembre de 2019, para lo que se requería la máxima colaboración del área auditada con el objetivo de cumplir con los términos de la auditoria. En el ejercicio auditor se describen los objetivos que se revisaran dentro del proceso:
Analizar los indicadores del primer semestre de la vigencia 2019 del
Subproceso Imagenología y Ultrasonido.
Calidad en la toma de imágenes diagnósticas.
Tiempo de reporte de la lectura de la imagen diagnostica.
Oportunidad en el cargue del soporte en el Dinámica Gerencial.
Analizar la contratación del Subproceso Imagenología y Ultrasonido en todas sus etapas contractuales.
Evaluar las condiciones de trabajo de los empleados del Subproceso
Imagenología y Ultrasonido.
Evaluar los equipos que a la fecha cuenta el Subproceso Imagenología y Ultrasonido del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E.
Revisar el Plan de Acción del Subproceso Imagenología y Ultrasonido,
durante el primer semestre de 2019.
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Revisar el Mapa de Riesgo del Subproceso Imagenología y Ultrasonido, durante el primer semestre de 2019.
Realizar un diagnóstico situacional al Subproceso Imagenología y
Ultrasonido.
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RESULTADO Y OBSERVACIONES DE LA AUDITORIA
3. ANÁLISIS DE LOS INDICADORES DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO CON CORTE A SEPTIEMBRE DE 2019
REVISIÓN INDICADORES CON CORTE A SEPTIEMBRE DE 2019 El seguimiento a la gestión se realiza a través del monitoreo de metas programadas y se mide por medio de los indicadores que el Subproceso Imagenología y Ultrasonido reporta trimestralmente a la Ing. Biviana Urbano, Profesional de Apoyo de la Oficina de Sistemas de Información del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., donde se desarrollan cada una de las actividades que se adelantan en nuestra entidad de salud, permitiendo determinar el porcentaje de avance o cumplimiento. De igual manera, se establece el resultado del trimestre correspondiente y la ejecución en la vigencia con respecto a la programación establecida por los ejecutores o responsables de cada indicador.
A continuación se presentan los seis (06) indicadores del Subproceso Imagenología y Ultrasonido.
Cuadro No. 01 Indicadores del Subproceso Imagenología y Ultrasonido
Producción Servicio de
ImagenologíaNúmero de Exámenes Diagnósticos Realizados en el Periodo
Oportunidad en la atención en
servicios de imagenología
Sumatoria total de los días transcurridos entre la solicitud de
servicios de imagenología y el momento en el cual es prestado
el servicio / Total de atenciones en servicios de imagenología
Oportunidad de servicios de
imagenología y diagnóstico
general RADIOLOGÍA SIMPLE
Sumatoria del número de días transcurridos entre la solicitud
del servicio primera vez o prioritaria imagenología Radiología
Simple y el momento en el cual es prestado el servicio / Total
de atenciones en servicio de imagenología Radiología Simple
Tasa de caída de pacientes en
el servicio de apoyo
diagnóstico y complementación
terapéutica
Número total de pacientes atendidos en el servicio de Apoyo
diagnóstico y complementación terapeutica externa que sufren
caídas en el período / Total de personas atendidas en el
servicio de Apoyo diagnóstico y complementación terapeutica
en el período *1000
Tiempo promedio de espera
para la toma de Ecografía
Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la fecha en
la que se realiza la toma de la Ecografía de y la fecha en la
que se solicitó / Número total de citas de Ecografía de primera
vez asignadas
Oportunidad en la toma de
Imágenes Diagnosticas C. EXT
(Rayos x )
Sumatoria del número de minutos transcurridos entre la
solicitud del servicio de Rayos x (consulta externa) y el
momento en el cual se realiza el procedimiento) en el periodo /
Total de estudios realizados en el servicios de Rayos x a
pacientes consulta externa en el mismo periodo
Formula de cálculoNombre
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El siguiente cuadro nos ilustra los resultados por cada indicador con sus resultados, metas y logros durante el primer trimestre, segundo trimestre y tercer trimestre de la vigencia 2019:
Cuadro No. 12 Indicadores Subproceso Imagenología y Ultrasonido con corte a 30 de Septiembre de 2019
Teniendo en cuenta el cuadro anterior se puede apreciar que el indicador Oportunidad en la atención en servicios de Imagenología, tuvo resultados para el primer trimestre de 2019 de 4,22, para el segundo trimestre de 2019 el 4,83, por lo cual se puede concluir que sus rangos de calificación fueron ACEPTABLES y para el tercer trimestre de 2019 tuvo un rango de calificación de 5,95, con un resultado DEFICIENTE para dicho trimestre, ya que no se cumplió la meta para el tercer trimestre de la presente vigencia. El indicador Tiempo Promedio de Espera para la Toma de Ecografía, tuvo resultados para el primer trimestre de 2019 de 5,67, para el segundo trimestre de 2019 el 3,79, por lo cual se puede concluir que sus rangos de calificación fueron ACEPTABLES y SATISFACTORIOS, para el tercer trimestre de 2019 tuvo un rango
Satisfactorio
(Meta)Aceptable Deficiente
Producción Servicio de
Imagenología
Número de Exámenes Diagnósticos Realizados en el
Periodo5142 < 5142 a 4800 < 4800 6784 7444 6671
Oportunidad en la atención en
servicios de imagenología
Sumatoria total de los días transcurridos entre la
solicitud de servicios de imagenología y el momento
en el cual es prestado el servicio / Total de
atenciones en servicios de imagenología
3 > 3 días a 5 días > 5 días 4,22 4,83 5,95
Oportunidad de servicios de
imagenología y diagnóstico
general RADIOLOGÍA SIMPLE
Sumatoria del número de días transcurridos entre la
solicitud del servicio primera vez o prioritaria
imagenología Radiología Simple y el momento en el
cual es prestado el servicio / Total de atenciones en
servicio de imagenología Radiología Simple
2 > 3 días a 5 días > 5 días 0,20 0,10 1,30
Tasa de caída de pacientes en
el servicio de apoyo
diagnóstico y complementación
terapéutica
Número total de pacientes atendidos en el servicio de
Apoyo diagnóstico y complementación terapeutica
externa que sufren caídas en el período / Total de
personas atendidas en el servicio de Apoyo
diagnóstico y complementación terapeutica en el
período *1000
1,00 > 1 a < 2 > 2 0,00 0,00 0,00
Tiempo promedio de espera
para la toma de Ecografía
Sumatoria de la diferencia de días calendario entre la
fecha en la que se realiza la toma de la Ecografía de
y la fecha en la que se solicitó / Número total de
citas de Ecografía de primera vez asignadas
4 > 8 días a 10 días > 10 días 5,67 3,79 10,13
Oportunidad en la toma de
Imágenes Diagnosticas C. EXT
(Rayos x )
Sumatoria del número de minutos transcurridos entre
la solicitud del servicio de Rayos x (consulta externa)
y el momento en el cual se realiza el procedimiento)
en el periodo / Total de estudios realizados en el
servicios de Rayos x a pacientes consulta externa
en el mismo periodo
30 > 30 Min a 45 Min > 45 Min 29,93 32,56 10,01
Rango de CalificaciónResultado
Tercer Trimestre
2019
Resultado Primer
Trimestre 2019
Resultado
Segundo
Trimestre 2019
Formula de cálculoNombre
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de calificación de 10,13, con un resultado DEFICIENTE para dicho trimestre, ya que no se cumplió la meta para el tercer trimestre de la presente vigencia.
Es importante resaltar que los cuatro (4) indicadores restantes para el primer trimestre de 2019, el segundo trimestre de 2019 y el tercer trimestre de 2019, tuvieron un rango de calificación SATISFACTORIO y ACEPTABLE. OBSERVACION No. 01
A la fecha de la auditoria se pudo establecer que los Indicadores Oportunidad en la Atención en Servicios de Imagenología y Tiempo promedio de espera para la toma de Ecografía, no cumplieron en el tercer trimestre de 2019 las metas establecidas en sus fichas técnicas.
OBSERVACION No. 02
No se evidencia un análisis completo de los resultados de los indicadores, incluyendo acciones de mejoramiento requeridas por el no cumplimiento de sus metas en el tercer trimestre de la vigencia 2019.
Es importante resaltar que los diecisiete (17) indicadores restantes para el primer trimestre de 2019 y segundo trimestre de 2019 tuvieron rango de calificación SATISFACTORIO, ya que la metas se cumplieron en un 100% para los dos trimestres de la presente vigencia.
4. CALIDAD EN LA TOMA DE IMÁGENES DIAGNÓSTICAS
La Oficina de Control Interno estructuró una encuesta que contenía 17 preguntas y esta fue enviada a 271 médicos generales y especialistas a sus correos personales e institucionales, el día 12 septiembre de 2019 para que la diligenciaran en un término de diez (10) días y luego reenviarla a su destinario, además se recordó nuevamente su diligenciamiento el 17 de septiembre de 2019. Dentro de este documento existía la pregunta ¿Considera usted que la calidad de los reportes tanto de placas como de ecografías es la adecuada?, esto con el objetivo de evaluar la calidad en los reportes de Radiografías y Ecografías, realizadas en el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E.
La encuesta fue diligenciada por setenta y siete (77) médicos generales y especialistas, lo cual equivale a una muestra del 28% de un horizonte de 277 y los resultados fueron los siguientes:
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Grafica No. 01
En la gráfica No.01, se evidencia en los resultados obtenidos según la encuesta y la gráfica que el 77.9% de los médicos generales y especialistas consideran que la calidad de los reportes tanto de placas como de ecografías es adecuada, en relación con el 22.1% de médicos generales y especialistas que consideran que es deficiente, el 6% considera que es deficiente por la correlación clínico patológica con el contratista ITMS Telemedicina, el 3% piensa que la calidad es defectuosa por la toma de la imagen, el 2% piensa que la calidad de solo Radiografías es deficiente y el 1% cree que en algunas ocasiones las ecografías no son confiables, el 10% faltante no respondió el porqué de esta pregunta.
5. TIEMPO DE REPORTE DE LA LECTURA DE LA IMAGEN DIAGNOSTICA
La Oficina de Control Interno estructuró una encuesta que contenía 17 preguntas y esta fue enviada a 271 médicos generales y especialistas a sus correos personales e institucionales, el día 12 septiembre de 2019 para que la diligenciaran en un término de diez (10) días y luego reenviarla a su destinario, además se recordó nuevamente su diligenciamiento el 17 de septiembre de 2019. Dentro de este documento existía la pregunta ¿Considera usted que el tiempo de reporte de lecturas de los estudios radiológicos son apropiados?, esto con el objetivo de evaluar esta parte.
La encuesta fue diligenciada por setenta y siete (77) médicos generales y especialistas, lo cual equivale a una muestra del 28% de un horizonte de 277 y los resultados fueron los siguientes:
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Grafica No. 02
En la gráfica No.02, se evidencia que el 62.3% de los médicos generales y especialistas consideran que el tiempo de lectura de los estudios radiológicos son oportunos, en comparación con el 37.7% de médicos generales y especialistas que creen que el tiempo de reporte de lectura de los estudios radiológicos no son oportunos, el 11% consideran que es por la demora de la lectura con el contratista ITMS (Telemedicina), el 2% piensa que a la madrugada la demora es mayor, el 1% manifiesta que cuando hay que tomar conductas urgentes hay demora en los reportes y esto aumenta el riesgo de eventos adversos, otro 1% considera que para definir salida hay retrasos, el 22% faltante no respondió el porqué de esta pregunta.
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Grafico No. 03
En la gráfica No.03, se evidencia que el 90.9% de los médicos generales y especialistas consideran que el tiempo de lectura de los estudios de ecografía son oportunos, en comparación con el 9.1% de médicos generales y especialistas que creen que el tiempo de reporte de lectura de los estudios de ecografía no es oportuno, el 3% refiere que hay demora en el servicio de urgencias para definir el diagnóstico del paciente, el 6% faltante no respondió el porqué de esta pregunta. Grafico No. 04
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En la gráfica No.04, se evidencia que el 66.2% de los médicos generales y especialistas consideran que el tiempo de lectura de los TAC son no son oportunos, por la demora en la lectura realizada por los contratistas (Neurológica Santa Clara y Clínica de Occidente) y el 33.8% de médicos generales y especialistas que creen que el tiempo de reporte de lectura de los TAC son oportunos. Grafico No. 05
En la gráfica No.05, se evidencia que el 66.2% de los médicos generales y especialistas consideran que el tiempo de lectura de las resonancias son inoportunos y el 33.8% de médicos generales y especialistas consideran que el tiempo de reporte de lectura de las resonancias son apropiados. OBSERVACION N°1 Según los análisis e investigaciones documentales realizadas por la Oficina de Control Interno, es latente apreciar que el tiempo de lectura de los TAC y Resonancias realizado por los contratistas NEUOROLOGICA SANTA CLARA y CIMO, no cumplen los términos pactados en la minuta contractual, ocasionando esto pérdidas financieras para el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., por las estancias prolongadas, giro cama y el porcentaje de ocupación, también complicaciones del paciente o toma de decisiones en el manejo del paciente. También los resultados de estos no se cargan al Sistema DGH oportunamente.
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6. OPORTUNIDAD EN EL CARGUE DEL SOPORTE EN EL DINÁMICA GERENCIAL
La Oficina de Control Interno estructuró una encuesta que contenía 17 preguntas y esta fue enviada a 271 médicos generales y especialistas a sus correos personales e institucionales, el día 12 septiembre de 2019 para que la diligenciaran en un término de diez (10) días y luego reenviarla a su destinario, además se recordó nuevamente su diligenciamiento el 17 de septiembre de 2019. Dentro de este documento existía la pregunta ¿Considera usted que la oportunidad de las imágenes diagnosticas es apropiada?, esto con el objetivo de evaluar esta parte.
Lo anterior se realizó con el objetivo de evaluar la oportunidad de las imágenes diagnósticas (radiografías) realizadas en el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E.
La encuesta fue diligenciada por setenta y siete (77) médicos generales y especialistas, lo cual equivale a una muestra del 28% de un horizonte de 277 y los resultados fueron los siguientes:
Grafico No. 06
En la gráfica No.06 se evidencia que el 71.4% de los médicos generales y especialistas consideran que la oportunidad de las imágenes diagnosticas es apropiada, en comparación con el 28.6% de médicos generales y especialistas creen que la oportunidad es deficiente, ya que se están demorando en llevar los pacientes a la sala de Rayos X, además los médicos consideran que los códigos para solicitar una radiografía son confusos y toca repetir varias veces la orden médica.
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Además los médicos generales y especialistas, consideran que las radiografías pos operatorias deberían ser tomadas en cirugía antes de finalizar el acto quirúrgico con el equipo portátil de Rayos X.
Grafico No. 07
En la gráfica No.07 se evidencia que el 63.6% de los médicos generales y especialistas consideran que la oportunidad de las ecografías es apropiada, en comparación con el 36.4% de médicos generales y especialistas piensan que es deficiente la oportunidad, porque no existe este servicio en horas de la noche, lo cual hace que se dilate la estancia hospitalaria de los pacientes, además los médicos expresan con preocupación que en los servicios de UCI adultos y UCIN las ecografías se realizan al final de la jornada y lo más preocupante para ellos es que no se tiene prioridad para ellos, ya que estos pacientes necesitan rapidez en estos procedimientos. Algunos médicos también manifiestan que en el servicio de ginecobstetricia se necesita un ecógrafo propio por la demanda en el servicio mencionado.
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Grafico No. 08
En la gráfica No.08 se evidencia que el 85.7% de los médicos generales y especialistas consideran que la oportunidad para la toma de Electrocardiogramas, mapas y Holter es apropiada, en comparación con el 14.3% de médicos generales y especialistas que consideran que la oportunidad es deficiente, porque el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., solo cuenta con dos (2) electrocardiogramas y estos tienen que desplazarse de un servicio a otro, corriendo el riesgo de daño, perdida o mal funcionamiento, además la oportunidad no es buena para la demanda de pacientes que necesitan de este servicio. Algunos médicos manifiestan que en la UCIN no se cuenta con los electrodos necesarios para este procedimiento.
Grafico No. 09
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En la gráfica No.09 se evidencia que el 64.9% de los médicos generales y especialistas consideran que la oportunidad de los TAC es deficiente, porque no hay oportunidad por parte de las entidades (EPS) en autorizar el examen, también porque hay demora en la entrega del reporte de la lectura, tampoco hay continua en la disponibilidad de este servicio, además el reporte de lectura demora más de 5 días. Los médicos y especialistas manifiestan que es necesario que la institución cuente con un TAC propio por los servicios de UCI adultos y UCIN, ya que el desplazamiento extramural puede poner en riesgo la vida del paciente. Otra observación de los médicos es sobre el Tomógrafo del contratista Neurológica Santa Clara porque este es obsoleto y algunos especialistas rechazan estos TAC por su resolución. El 35.1% de médicos generales y especialistas que consideran que la oportunidad de los TAC es apropiada. Grafico No. 10
En la gráfica No.10 se evidencia que el 71.4% de los médicos generales y especialistas consideran que la oportunidad de las resonancias no es apropiada, lo anterior teniendo en cuenta que nuestra entidad de salud no cuenta con un resonador lo cual es muy importante por los servicios que se requieren en UCI adultos y UCIN, ya que el desplazamiento extramural puede poner en riesgo la vida del paciente. También no es apropiado porque hay demora en la entrega del reporte, las EPS demoran en autorizar el examen, el tiempo de espera del reporte se demora más de 5 días y no hay oportunidad continua. Pero el 28.6% de médicos generales y especialistas que consideran que la oportunidad es apropiada.
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OBSERVACION N° 2 Según evidencias documentales y entrevista realizada a los médicos generales como también a los médicos especialistas, la oportunidad de TAC y Resonancias se ven afectadas por los tiempos extendidos en la entrega del reporte, la demora por parte de las entidades en autorizar el examen, no hay una disponibilidad continua que incluya fines de semana y esto puede ocasionar estancias prolongadas, complicaciones del paciente y también tomar decisiones en el manejo de este. Grafico No. 11
En la gráfica No.11 se evidencia que el 80.5% de los médicos generales y especialistas consideran que el cargue de las imágenes diagnosticas es apropiada y el 19.5% considera que no es apropiada, porque dicen que es demorado el reporte para subirlo al sistema, el 2% refiere que en ocasiones no se carga todas las proyecciones, el 11% restante no respondió el porqué de esta pregunta.
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Grafico No. 12
En la gráfica No.12 se evidencia que el 89.6% de los médicos generales y especialistas consideran que el cargue de las ecografías es apropiada, en comparación con el 10.4% de médicos generales y especialistas que consideran que la oportunidad no es apropiada, porque los fines de semana hay demora en el cargue de las ecografías. Grafico No. 13
En la gráfica No.13 se evidencia que el 76.6% de los médicos generales y especialistas consideran que el cargue de los Electrocardiogramas, Mapas y Holter es apropiada y el 23.4% de médicos generales y especialistas consideran que no es apropiada. Es importante manifestar que los electrocardiogramas se presentan
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en físico y en ocasiones estos se pierden en el servicio y toca volver a realizarlos, generando esto pérdidas financieras para nuestra entidad de salud. Grafico No. 14
En la gráfica No.14 se evidencia que el 63.6% de los médicos generales y especialistas consideran que la oportunidad en el cargue los TAC es demorada, ya que los sus resultados no se ingresan a dinámica de manera oportuna. El proveedor entrega esta imagen en un cd, pero su cargue al DGH puede tardar hasta cinco (5) días. También los médicos generales y especialistas manifiestan que los fines de semana no hay oportunidad en el cargue de los TAC, además otro tema preocupante es el Tomógrafo que el contratista NEUROLÓGICA SANTA CLARA tiene alquilado al HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., ya que este equipo es de ocho (8) cortes por lo cual sus imágenes no revelan buenos resultados y en algunos casos son rechazados por los médicos. Es importante manifestar que el 36.4% de médicos generales y especialistas consideran que la oportunidad en el cargue de los TAC es buena.
NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
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Grafico No. 15
En la gráfica No.15 se evidencia que el 58.4% de los médicos generales y especialistas opinan que el cargue de las resonancias no es oportuno, ya que existe demora en el reporte del examen, sus resultados no se cargan a dinámica de manera pertinente, al paciente se le entrega el resultado de esta en un CD, pero en subirla al sistema pueden tardar más de 5 días. Es importante manifestar que el 41.6% de médicos generales y especialistas consideran que la oportunidad es apropiada. OBSERVACION N° 3 Según evidencias documentales y entrevista realizada a los médicos generales como también a los médicos especialistas, el cargue de resultados de los TAC y Resonancias no es oportuno, ya que no se ingresan a dinámica de manera rápida, además es preocupante también que el Tomógrafo que el contratista NEUROLÓGICA SANTA CLARA tiene alquilado al HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., sea de ocho (8) cortes, porque sus imágenes no revelan buenos resultados y en algunos casos son rechazados por los médicos generales o especialistas. OBSERVACIÓN N° 4 A la fecha de la auditoria se pudo establecer que no existe contrato para estudios diagnósticos (TAC y Resonancias), con proveedores que tengan disponibilidad continua de 24 horas/7 días a la semana y esta situación es muy preocupante por la complejidad de nuestra entidad de salud, ya que estamos prestando servicio de UCI adultos y UCIN, además la no continuidad en la prestación puede llegar a ocasionarle al HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., estancias prolongadas, complicaciones del paciente y tomar decisiones en el manejo de este.
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7. ANALISIS DE LA CONTRATACIÓN DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO
Se solicitó a la oficina asesora jurídica los contratos de arrendamiento subscritos entre el hospital y terceros, como se relaciona a continuación:
El cuadro anterior nos ilustra que el HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E., suscribió contrato N° 551 con la firma ECOFAST MD DIAGNOSTICO POR IMAGEN S.A.S cuyo objeto fue el alquiler de un Ecógrafo Dopler marca TOSHIBA modelo XARIO-200, contrato que empezó a ejecutarse el día 05 de octubre del 2018 el cual fue renovado en un término de 1 mes hasta el 31 de diciembre de 2018, con un canon de arrendamiento mensual de $8.200.000 y en el mes de diciembre fue de $7.380.000 generando un valor total de $23.780.000, el cual fue cancelado en la vigencia 2018.
El contrato N°242 con la firma ORMA DISTRIBUCIONES cuyo objeto fue el alquiler de un Digitalizador para radiología VITA XR CR, el cual tiene un término de ejecución de 7 meses o hasta agotar monto, con un canon de arrendamiento mensual de $ 8.000.000, contados a partir del 22 de mayo del 2019 hasta el 22 de diciembre del 2019 y por este arrendamiento el HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E., cancelara en la presente vigencia $56.000.000.
N° DE CONTRATO NOMBRE DE CONTRATISTA VALOR DE CONTRATO TERMINO DE EJECUCIÓN EQUIPO
400ECOFAST MD DIAGNOSTICO
POR IMAGEN S.A.S 8.200.000 1 mes Ecógrafo Doppler
467ECOFAST MD DIAGNOSTICO
POR IMAGEN S.A.S8.200.000 1 mes Ecógrafo Doppler
551ECOFAST MD DIAGNOSTICO
POR IMAGEN S.A.S7.380.000 27 Dias Ecógrafo Doppler
242 ORMA DISTRIBUICIONES 56.000.0007 meses a partir de la
suscripcion del contrato Digitalizador
220ANYELINE FERNANDA
ROJAS79.760.000
7 meses a partir de la
suscripcion del contrato
Ecografo con tres
transductores
62 IVERMEDICA LTDA 26.989.2003 meses a partir de la
suscripcion del contrato Arco en C
205 IVERMEDICA LTDA 26.989.2003 meses a partir de la
suscripcion del contrato Arco en C
334 IVERMEDICA LTDA 26.989.2003 meses a partir de la
suscripcion del contrato Arco en C
183 CARE DOSIMETRY S.A.S 33.934.8009 meses a partir de la
suscripcion del contrato Dosimetro
CONTRATOS DE EQUIPOS EN ARRENDAMIENTO 2018 - 2019
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DIGITALIZADOR PARA RADIOLOGÍA VITA XR CR
El contrato N° 220 con la firma ANYELINE FERNANDA ROJAS cuyo objeto fue el alquiler de un Ecógrafo con tres transductores marca PHILIPS modelo AFFINITI 70G, el cual tiene un término de duración de 7 meses, con un canon de arrendamiento mensual de $ 9.970.000, contados a partir del 03 de mayo de 2019 hasta el 31 de diciembre del 2019 y el HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E., pagara a 31 de diciembre de 2019 $79.760.000, por concepto de este arrendamiento.
ECOGRAFO PHILIPS MODELO AFFINITI 70G
El contrato N° 205 con la firma INVERMEDICAL LTDA cuyo objeto fue el alquiler de un ARCO EN C marca SIMENS. Este empezó a ejecutarse a partir del 01 de enero de 2019, con un canon de arrendamiento mensual de $8.996.400 y a septiembre de 2019 se ha cancelado $80.967.600.
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ARCO EN C MARCA SIMENS MONITORES DEL ARCO EN C
OBSERVACION N° 5 Analizado el contrato de arrendamiento N°205 del 11 de abril de 2019 en su CLAUSULA 7° SEPTIMA LITERAL C, a la fecha de la auditoria se puede evidenciar que el contratista debe incluir todos los componentes necesarios para que el equipo ARCO EN C, opere efectivamente, pero en el trabajo de campo se pudo establecer que el contratista no ha hecho entrega del certificado del control de calidad y ambiental del equipo al HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E., documento que debe ser revisado, valorado y aprobado por la SECRETARIA DEPARTAMENTAL DEL CAUCA, por lo que existe una presunta violación a la Resolución 482 del 2018 y esto le puede ocasionar a nuestra entidad de salud multas o sanciones por dicha omisión cuya responsabilidad contractualmente es de la firma INVERMEDICAL LTDA. El contrato N°183 con la firma CARE DISIMETRY S.A.S., cuyo objeto fue el alquiler de 60 DOSIMETROS, los cuales, 53 pertenecen al área de Cirugía, 6 al área de Imagenologia, 1 de referencia que reposa en el proceso de Recursos Ambientales, Contrato que está siendo ejecutado a partir de las siguientes actividades: Lectura mensual dosimetría personal TLD cuerpo entero y Asesoría oficial de protección radiológica – visitas 5 horas 1 vez al mes, el cual tiene un término de duración de 9 meses, con un canon de arrendamiento mensual de $1.190.000.
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DOSIMETRO OBSERVACIÓN N°6 Se evidencia que la factura de venta N° CA 797 pertenece al periodo 01 de abril del 2019, cuenta que es causada el 27 de mayo del 2019, teniendo en cuenta el Decreto 2649 de 1993, la causación de esta cuenta debió realizarse en el mes de abril de 2019, teniendo en cuenta lo indicado en el principio de causación y realización, ya que los gastos de una entidad deben causarse en el momento en que se ejecutan, por lo tanto hay una presunta violación a la citada norma. 8. EVALUAR LAS CONDICIONES DE TRABAJO DE LOS EMPLEADOS DEL
SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO En visita de auditoria interna realizada el día 20 de Septiembre de 2019, al área de imágenes, se evaluaron las condiciones de trabajo de los empleados del Subproceso de Imagenología y Ultrasonido y por cual se pudo establecer que cuentan con 4 escritorios, de los cuales 3 están en mal estado, las sillas están en buenas condiciones, la mesa donde está el computador del digitalizador se encuentra en mal estado. También esta área cuenta con un ventilador.
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MESA Y ESCRITORIOS
ESPACIO PARA EXTINTOR DE INCENDIOS AREA DE IMAGENOLOGIA
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A la fecha de la auditoria se pudo establecer que no había extintor, pero a finales de noviembre del presente año ya se contaba con esta en el servicio de Imagenología y ultrasonido.
AREA DE IMAGENOLOGIA
En visita de campo se evidencio que el Subproceso de Imagenología y Ultrasonido, cuenta con 15 trabajadores contratados por el SINDICATO SANARTE, ocho (8) son técnicos, cuatro (4) auxiliares administrativos y un (1) facturador. También hay dos (2) radiólogos contratados por prestación de servicios. Es importante citar que dos (2) técnicos realizan turno en el día y uno (1) en la noche, en el día hay 2 empleados administrativos, los cuales laboran de lunes a viernes hasta las 6:00pm y sábados hasta el mediodía. En la noche no hay empleados administrativos.
La Oficina de Control Interno solicito al Dr. Edwin Farith Obando García, líder del PROCESO APOYO DIAGNOSTICO Y COMPLEMENTACIÓN TERAPEUTICA, la lista de los asociados participes del área de Imagenología del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., controles de calidad, hoja de vida y reportes de mantenimiento: los cuales se relaciona en el siguiente cuadro:
NOMBRE DEL COLABORADOR
LIDER CEDULA CARGO
FECHA DE INGRESO 2019
Edwin Farith Obando García
10.301.712 Líder proceso 01/01/2019
NOMBRE DEL COLABORADOR ULTRASONIDO
Cedula Cargo Fecha de ingreso
2019
Amalfi del Socorro Ordoñez Ñañez
34.548.779 Radióloga 01/01/2019
Diana Katherine Realpe Amortegui
1.061.688.056 Radióloga 01/01/2019
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9. EVALUAR LOS EQUIPOS QUE A LA FECHA CUENTA EL SUBPROCESO
IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO DEL HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E.
En visita de campo realiza el 29 de agosto del 2019 al área de Imagenología, se llevó a cabo el seguimiento y evaluación a los equipos de propiedad del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., para lo cual la Ing. Beatriz Anacona entrego ficha técnica, controles de calidad, hoja de vida y reportes de mantenimientos realizados a estos, tal como se indica en el siguiente cuadro:
Deisy Marcela Collazos
1.061.685.720 Auxiliar administrativo ecografía 01/01/2019
Yuri Marcela Narváez Espinosa
1.061.725.403 Auxiliar administrativo ecografía 01/01/2019
Patricia Marcela Orozco Delgado
1.061.708.940 Auxiliar administrativo ecografía 01/01/2019
NOMBRE DEL COLABORADOR IMAGENOLOGIA
CEDULA CARGO FECHA DE
INGRESO 2019
Yesid Aimer Guzmán Orozco
4.617.967 Técnico rayos X
01/01/2019
Dolly Hoyos 25.283.200 Técnico rayos X
01/01/2019
Ana Sofía Martínez Anaya
34.658.571 Técnico rayos X
01/01/2019
Víctor Mario Muñoz García
10.547.624 Técnico rayos X
01/01/2019
Armando Prado Muñoz
10.286.156 Técnico rayos X
01/01/2019
María Fernanda Rojas
25.635.013 Técnico rayos X
01/01/2019
Álvaro Ramón Quistial Zambrano
4.730.024
Técnico intensificador de imágenes
01/01/2019
Mauricio Alejandro Dorado
Pabón 1.061.685.480
Técnico intensificador de imágenes
01/01/2019
Lida Luxora Castro Londoño
34.317.462 Auxiliar administrativo rayos X 01/01/2019
Yahaira Ramos Arboleda
1.002.967.301 Auxiliar administrativo rayos X 21/08/2019
José Yamith Cerón Parra
76.293.847 Facturador 01/01/2019
NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E. CALLE 15 N° 17 A – 196 LA LADERA, TEL: 8211721 – 8309700 TELEFAX: 8381151 PÁGINA: WWW.HOSUSANA.GOV.CO POPAYÁN, CAUCA – COLOMBIA
El cuadro anterior nos ilustra que el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., cuenta con un EQUIPO DE RAYOS X marca TOSHIBA serie
COSTO DEL
EQUIPO
EQUIPO DE
RAYOS X
GESTION
DESEMPEÑO
INTERNO
NINGUNA 10 AÑOS TOSHIBA RADREX G3C13Z2090 009322INVIMA 2009
EBC-0003588NO APLICA NO APLICA NA 27 8 2014 99.992.000 27 8 2014
EQUIPO DE
RAYOS X
PORTATIL
SI , 10 AÑOS SIEMENS
POLYMOBIL
III 45 64
100X381
03121 S16 093037INVIMA 2008EBC-
0002444*UN BOMBILLO NO APLICA NA 22 9 2003 19.057.618 22 9 2003
ARCO EN C SI EQUIPO PROPIO 10 AÑOS PHILIPSBV LIBRA
7180221619 009309
2008EBC-
0002664NO APLICA NO APLICA
Impresora Marca
Sony Modelo UP
897ME Serie
141271,
Grabadora Digital
Marca NAI Tech
Products Modelo
MDR Video Serie
11724,
Portachasis
Marca Philips
Modelo
989600006952
Serie 001815,
Pantalla LCD
Marca Flex Scan
Modelo EIZE
Serie 99647097,
Pedal Marca
Philips Modelo
989600193111
Serie 103376.
18 11 2008 168.200.000 18 11 2008
EQUIPO DE
RAYOS X
PORTATIL
GESTION
DESEMPEÑO
INTERNO
NINGUNA 10 AÑOS INTERMEDICAL 100-30 005/11/00956 LEA-01030INVIMA 2011
EBC-0007552NO APLICA NO APLICA NO APLICA 6 4 2011 69.020.000 6 4 2011
EQUIPO DE
RAYOS X
PORTATIL
GESTION
DESEMPEÑO
INTERNO
CONTROL DE
CALIDAD
REALIZADO EN
2018
10 AÑOS SIEMENSPOLYMOBIL
PLUS51108 5829
INVIMA 2008EBC-
0002444NO APLICA NO APLICA NA 15 7 2016 127.600.000 15 7 2016
DIA MES AÑO
VALOR EN
MILES DE
PESOS
DIA
FECHA DE
COMPRA
FECHA DE
INSTALACIÓN
MES AÑO
SERIEPLACA DE
INVENTARIO
REGISTRO
INVIMAREPUESTOS INSUMOS
COMPONENT
ESEQUIPO CALIBRADO
OBSERVACI
ON
VIDA
UTILMARCA MODELO
COSTO DEL
EQUIPO
ECOGRAFO
GESTION
DESEMPEÑO
INTERNO
PROPIO 10 AÑOS TOSHIBA NEMIO 20 P5614442 71945INVIMA 2008DM-
0002313NO APLICA NO APLICA NO APLICA 3 3 2006 121.800.000 3 3 2006
ECOGRAFO
GESTION
DESEMPEÑO
INTERNO
PROPIO 10 AÑOS ALOKAPROSOUND
ALPHA 5 SVM02076 72112
INVIMA2009DM-
0003829NO APLICA NO APLICA NA 20 3 2007 191.400.000 20 3 2007
DIA MES AÑO
VALOR EN
MILES DE
PESOS
DIA
FECHA DE
INSTALACIÓN
MES AÑO
COMPONENT
ESEQUIPO CALIBRADO OBSERVACION
VIDA
UTILMARCA MODELO SERIE
PLACA DE
INVENTARIO
REGISTRO
INVIMAREPUESTOS INSUMOS
FECHA DE
COMPRA
NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E. CALLE 15 N° 17 A – 196 LA LADERA, TEL: 8211721 – 8309700 TELEFAX: 8381151 PÁGINA: WWW.HOSUSANA.GOV.CO POPAYÁN, CAUCA – COLOMBIA
G3C13Z2090, con una vida útil de 10 años, adquirido el 27 de agosto de 2014 por valor de $ 99.992.000 y este equipo se encuentra en el área de imagenologia. Existen soportes que evidencian dos (2) visitas de mantenimiento preventivo por cada año, desde la vigencia 2015 hasta la vigencia 2019, los cuales fueron realizados por la firma TOP MEDICAL SYSTEMS S.A., representante exclusivo de TOSHIBA. OBSERVACIÓN N° 7 En visita técnica realizada por la firma TOP MEDICAL SYSTEMS S.A., representante exclusivo de TOSHIBA, según protocolo de mantenimiento preventivo N° 4576, el contratista indico que se debía reemplazar el riel de bandeja, pero a la fecha de la auditoria se pudo establecer que no se atendió dicho requerimiento, ya que no se cuenta con una evidencia documental, ni fotográfica donde se pueda establecer que se cambió este repuesto.
EQUIPO DE RAYOS X PORTATIL MARCA SIEMENS
El Hospital Susana López de Valencia cuenta con un EQUIPO DE RAYOS X PORTATIL marca SIEMENS serie 03121S16, con una vida útil de 10 años, adquirido el 22 de septiembre de 2003, en $19.057.618. Este equipo de rayos X cumplió su vida útil el 22 de septiembre del 2013. El equipo se encuentra en el área de Imagenología del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E. En la auditoria se verifico que existen evidencias de visitas trimestrales de mantenimientos preventivos realizados cada año y también mantenimientos correctivos cuando se requieren, los cuales se ejecutaron desde el año 2004 hasta el año 2019.
NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E. CALLE 15 N° 17 A – 196 LA LADERA, TEL: 8211721 – 8309700 TELEFAX: 8381151 PÁGINA: WWW.HOSUSANA.GOV.CO POPAYÁN, CAUCA – COLOMBIA
EQUIPO DE RAYOS X PORTATIL MARCA SIEMENS
OBSERVACIÓN N° 8
El HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E., cuenta con un ARCO EN C marca PHILIPS serie N°1619. Este equipo se encuentra ubicado en cirugía y fue adquirido por nuestra entidad de salud el 18 de noviembre de 2008 por valor de $168.200.000.
Según el Protocolo de mantenimiento preventivo Código: 31021, se evidencia una visita de mantenimiento preventivo por la firma PHILIPS del año 2019.
ARCO EN C MARCA PHILIPS MONITORES ARCO EN C
NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E. CALLE 15 N° 17 A – 196 LA LADERA, TEL: 8211721 – 8309700 TELEFAX: 8381151 PÁGINA: WWW.HOSUSANA.GOV.CO POPAYÁN, CAUCA – COLOMBIA
OBSERVACIÓN N° 9
En la auditoria se pudo establecer que nuestra entidad de salud adquirió el 18 de noviembre de 2008, un ARCO EN C marca PHILIPS serie N°1619. Este arco en C, tiene una vida útil de 10 años y el 18 de noviembre de 2018, cumplió sus años de vida útil, por lo cual es importante evaluar técnicamente si todavía puede ser usado y no se pueden dar alteraciones en los exámenes que este realiza.
El HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E., cuenta con un EQUIPO DE RAYOS X PORTATIL marca INVERMEDICAL serie 005/11/00956, con una vida útil de 10 años, este equipo fue comprado el día 06 de abril del 2011, en $69.020.000 y cuenta con 2 años más de vida. El equipo se encuentra en el área de mantenimiento desde el año 2017 hasta el momento. Se encontraron registros de visitas trimestrales de mantenimiento preventivo de realizado cada año por la firma JOMEDICAL LTDA, MCL DE COLOMBIA y HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA. Cabe mencionar que no se evidenciaron los registros de mantenimientos respectivos del año 2014 y 2015. En visita técnica realizada por la firma JOMEDICAL LTDA según el Protocolo de mantenimiento correctivo del 26 de abril 2011, fecha en la que el equipo empieza a evidenciar daños físicos, el contratista indica que el mecanismo de freno se encuentra desajustado. El 07 de septiembre de 2011, se le realizo el cambio del manejo correspondiente al sistema de frenos, pero este vuelve a presentar fallas, además de un ruido en el sistema de rotación desde el día 11 de octubre del 2011, pero se realizó mantenimiento correctivo el día 05 de enero de 2012 y se ajustó el sistema de frenos. Se evidencia registro de visita de mantenimiento correctivo realizado el 02 de Febrero del 2012 por la firma JOMEDICAL LTDA, donde se realiza ajuste al botón de disparo porque presentaba una línea desconectada, por una mala manipulación. Se evidencia registro de visita de mantenimiento preventivo realizado el 20 de Diciembre de 2012 por la firma MCL DE COLOMBIA, por fallas de batería, equipo sin clavija adecuada, sin polo a tierra. En el análisis de los protocolos de mantenimiento de este equipo posteriores no se evidencia que dicho requerimiento haya sido atendido. Se evidencio registro de visita de mantenimiento preventivo realizado el 05 de Julio de 2013 por la firma JOMEDICAL SAS, donde se indicó que el teclado se encontraba roto por una mala manipulación en el servicio el cual requería cambio, pero a la fecha de la auditoria se pudo evidenciar que no se ha atendido dicho requerimiento ya que no se evidencia registro de protocolos de mantenimiento del año 2014 y 2015 que soporten los ajustes requeridos anteriormente.
NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E. CALLE 15 N° 17 A – 196 LA LADERA, TEL: 8211721 – 8309700 TELEFAX: 8381151 PÁGINA: WWW.HOSUSANA.GOV.CO POPAYÁN, CAUCA – COLOMBIA
Se evidencia registro de visita técnica trimestral realizada el 09 de marzo de 2016, por personal de mantenimiento del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E. Según el protocolo de mantenimiento preventivo realizado el 09 de marzo de 2016, el equipo requería Hand Swiche, el cual se realizó su pedido. Se evidencia registro de visita técnica trimestral realizada el 14 de Julio de 2016, por personal de mantenimiento del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E. Según el Protocolo de mantenimiento preventivo, expresa que la parte mecánica del brazo se cae solo y no alcanza la altura y se realiza el arreglo correspondiente. Se evidencian también registros de visitas técnicas trimestrales, según el Protocolo de mantenimiento preventivo del año 2017, donde se realiza limpieza de cable y ruedas. No se evidencian registros del momento en que el equipo es enviado a mantenimiento por daño permanente. Se evidencia que la mayoría de los daños del EQUIPO DE RAYOS X PORTATIL marca INVERMEDICA serie 005/11/00956, han sido causados por una inadecuada manipulación de parte del personal. Por lo anterior es recomendable socializar nuevamente el manual del funcionamiento del equipo con el Ingeniero Biomédico y el personal técnico.
EQUIPO DE RAYOS X PORTATIL MARCA INVERMEDICAL
El HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., también cuenta con un EQUIPO DE RAYOS X PORTATIL marca SIEMENS serie 51108, con una vida útil de 10 años, adquirido el día 15 de Julio del 2016, por valor de $ 127.600.000. Es importante mencionar que este equipo cuenta con siete (7) años más de vida útil y en estos momentos el equipo se encuentra en el área de UCIN.
NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E. CALLE 15 N° 17 A – 196 LA LADERA, TEL: 8211721 – 8309700 TELEFAX: 8381151 PÁGINA: WWW.HOSUSANA.GOV.CO POPAYÁN, CAUCA – COLOMBIA
Se evidencia registro de visitas trimestral de mantenimiento preventivo realizado cada año por personal de mantenimiento del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., las firmas GRAND y MACCOB TECNOLOGIA LTDA. Es importante mencionar que este equipo no ha presentado fallas hasta la fecha de la auditoria.
EQUIPO DE RAYOS X PORTATIL MARCA SIEMENS
El HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., cuenta con un ECOGRAFO marca TOSHIBA serie P5614442, adquirido el día 03 de Marzo del 2006, por valor de $121.800.000. Es importante mencionar que el 03 de marzo del 2016 este equipo cumplió su vida útil. En estos momentos el equipo se encuentra en el área de CIRUGIA. Se evidencia registro de visitas de mantenimiento preventivo realizados cada año, por la firma TOP MEDICAL SYSTEMS S.A, INVERMEDICA LTDA y HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E. Cabe mencionar que en la hoja de vida del equipo no se evidencia los registros de mantenimientos respectivos del año 2007, 2014 y 2015. Es importante expresar que este equipo está incluido en el informe de obsolescencia el cual fue realizado por la Ingeniera Beatriz Anacona, líder del Subproceso Ingeniería Hospitalaria, para que se realice reposición.
NUESTROS VALORES: TRABAJO EN EQUIPO - HONESTIDAD – RESPETO - PASION
HOSPITAL SUSANA LÓPEZ DE VALENCIA E.S.E. CALLE 15 N° 17 A – 196 LA LADERA, TEL: 8211721 – 8309700 TELEFAX: 8381151 PÁGINA: WWW.HOSUSANA.GOV.CO POPAYÁN, CAUCA – COLOMBIA
ECOGRAFO MARCA TOSHIBA
El HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., cuenta con un ECOGRAFO marca ALOKA serie M02076 y fue adquirido en $191.400.000 el día 20 de Marzo del 2007. Es importante resaltar que este equipo culmino su vida útil el 20 de marzo del 2017. A la fecha el equipo se encuentra ubicado en el área de CONSULTA EXTERNA.
Existen soportes que evidencian dos visitas de mantenimientos preventivos realizados durante el año 2017 y 2019, por la firma HOSPIMEDICS E INVERMEDICA LTDA. Hay que mencionar que este equipo está incluido en el informe de obsolescencia para su pronta reposición.
ECOGRAFO MARCA ALOKA
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10. REVISAR EL PLAN DE ACCIÓN DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE 2019
Durante el primer semestre de 2019 se realizó seguimiento al Plan de Acción del Subproceso de Imagenología y Ultrasonido, arrojando un resultado del 60%, ya que no se ejecutaron en su totalidad las siguientes actividades:
Entrega oportuna de las evidencias del PAMEC de forma trimestral.
Ejecutar actividades definidas en el Plan de Gestión Clínica y Seguridad del Paciente.
Realizar entrega de los indicadores definidos a cargo del proceso o subproceso durante los veinte (20) días finalizando el trimestre, con análisis, acciones o logros, los cuales deberán ser reportados.
Reportar a Talento Humano dentro de los cinco (5) días siguientes de finalizado el trimestre y en los formatos establecidos, las sesiones breves y capacitaciones realizadas o la no programación del periodo.
11. REVISAR EL MAPA DE RIESGO DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y
ULTRASONIDO, DURANTE EL PRIMER SEMESTRE DE 2019
Atendiendo a lo estipulado en la Ley 87 de 1993, el artículo 73 de la Ley 1474 de 2011, el Decreto 1083 de 2015, la Oficina de Control Interno, realizó seguimiento y evaluación a la gestión de los seis (6) riesgos identificados en el Subproceso de Imagenología y Ultrasonido, el cual se encuentra delimitado entre el 01 de enero de 2019 y el 30 de junio de 2019, evaluando la formulación de los riesgos identificados, conjuntamente con los controles establecidos y las acciones que se pretenden ejecutar durante la vigencia 2019, a fin de evitar la materialización de los mismos, por lo que se pudo establecer que el control y la acción definida en estos son adecuadas para el proceso y se acoplan a ellos para evitar la materialización de dicho riesgo. A través de la auditoria se puede concluir que se cumplieron con las siguientes actividades de control:
Reporte de estudios rechazados por identificación errónea. Consolidado del subproceso para el abraso de seguridad. Socializar proceso y procedimientos del servicio de imágenes. Implementar en las autorondas unos ítems de Identificación cruzada. Evaluar adherencia. Cronograma de mantenimiento de equipos. Reporte de estudios rechazados. Reporte de estudios rechazados. Cumplimiento al protocolo de procedimientos. Adherencia a los lineamientos de IAAS. Identificación Cruzada.
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12. REALIZAR UN DIAGNÓSTICO SITUACIONAL AL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO
En el transcurso de la auditoria del subproceso de APOYO DIAGNOSTICO Y COMPLEMENTACIÓN TERAPEUTICA se pudo evidenciar que uno de los mayores hallazgos es la falta de oportunidad y el tiempo de entrega de los estudios diagnósticos del subproceso con el proveedor CIMO. El contrato de prestación de servicios N°. 375 con el proveedor CLINICA DE OCCIDENTE, refiere que la CLAUSULA SEXTA: OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA en COMPETENCIAS ESPECIFICAS N° 7. Realizar toma y lectura de estudios radiológicos garantizando oportunidad en la lectura de lunes a viernes en un tiempo no mayor a 6 horas en pacientes de urgencias, 12 horas para paciente hospitalizado y 72 horas para pacientes de consulta externa, esta lectura debe ser realizada por un radiólogo. Los términos contractuales del contrato manifiestan que no hay oportunidad de toma y lectura los fines de semana, además las horas se extendieron hasta 3 días para pacientes de consulta externa, lo cual no es recomendable para la entidad ya que en estos momentos se encuentran habilitados los servicios de UCI adultos y UCIN ya que son servicios que necesitan de soluciones rápidas. 13. ANALISIS DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES IMAGENOLOGÍA Durante la auditoria se pudo establecer que las glosas y/o devoluciones del Centro de Costos de Imagenología, periodo comprendido 01 de enero de 2018 al 30 de septiembre de 2018, fueron $160.301.864 y del 01 de enero de 2019 al 30 de septiembre de 2019, alcanzaron un valor de $287.870.905, generándose un crecimiento de $127.569.041, con una variación del 79,58% entre los dos periodo comparados, presentándose un incremento bastante alto, lo cual es muy preocupante para el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., por las pérdidas financieras que se generan. Cabe anotar que de los valores que nos glosaron, aceptamos para el periodo del 01 de enero de 2018 al 30 de septiembre de 2018, un valor de $ 13.065.519 y del 01 de enero de 2019 al 30 de septiembre de 2019, un valor de $ 9.332.641. Es importante aclarar que la diferencia resultante presuntamente será reconocida mediante mecanismo de conciliación por las EPS ASMET SALUD y AIC. Para el caso de las empresas promotoras de salud CAPITAL SALUD EPS S.A.S, COMPAÑIA SURAMERICANA DE SEGUROS, COOMEVA EPS S.A., SANITAS S.A., LA PREVISORA S A COMPANIA DE SEGUROS, NUEVA EMPRESA PROMOTORA DE SALUD NUEVA EPS S.A., SALUD TOTAL EPS-S S.A., SALUD TOTAL EPS S.A., SEGUROS COLPATRIA, SEGUROS DEL ESTADO S.A., SEGUROS MUNDIAL y SEGUROS MUNDIAL, se debe esperar a que ellos fijen la cita de conciliación para saldar el saldo pendiente, además hay que precisar que las EPS nunca reconocen el 100% del saldo restante de las glosas y/o devoluciones.
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Las EPS ASMET SALUD y AIC, son las únicas que concilian mes radicado. A continuación se presenta cuadro comparativo de las glosas y/o devoluciones 2018 y 2019 del Centro de Costos de Imagenología.
Cuadro N°01 Glosas y/o devoluciones de enero de 2018 a septiembre de 2018 Centro de Costos Imagenología
Cuadro N°02 Glosas y/o devoluciones de enero de 2019 a septiembre de 2019 Centro de Costos Imagenología
Es importante mencionar que durante la vigencia 2019 se aumentaron las glosas y/o devoluciones del Centro de Costos de Imagenología en un 79,58% y el mayor concepto de glosas es por tarifas, pertinencia, facturación y soportes. Adicionalmente las entidades y compañías de seguros que más nos han glosado en la vigencia 2019, son Salud Vida, Colpatria, Nueva EPS y Compañía Suramericana de Seguros.
MES CENTRO DE COSTOS VALOR GLOSADO VALOR ACEPTADO VALOR PENDIENTE DE CONCILIAR
ENERO IMAGENOLOGIA 15.593.516 1.517.473 14.076.043
FEBRERO IMAGENOLOGIA 6.585.508 524.378 6.061.130
MARZO IMAGENOLOGIA 9.320.474 765.182 8.555.292
ABRIL IMAGENOLOGIA 11.345.534 929.202 10.416.332
MAYO IMAGENOLOGIA 19.598.498 1.446.254 18.152.244
JUNIO IMAGENOLOGIA 14.079.806 293.425 13.786.381
JULIO IMAGENOLOGIA 6.807.324 1.821.474 4.985.850
AGOSTO IMAGENOLOGIA 13.428.994 3.109.586 10.319.408
SEPTIEMBRE IMAGENOLOGIA 63.542.210 2.658.545 60.883.665
160.301.864 13.065.519 147.236.345
GLOSAS Y/O DEVOLUCIONES DEL ENERO DE 2018 A SEPTIEMBRE DE 2018
TOTAL GLOSAS
MES CENTRO DE COSTOS VALOR GLOSADO VALOR ACEPTADO VALOR PENDIENTE DE CONCILIAR
ENERO IMAGENOLOGIA 6.327.679 534.320 5.793.359
FEBRERO IMAGENOLOGIA 24.931.701 1.458.183 23.473.518
MARZO IMAGENOLOGIA 56.606.395 64.160 56.542.235
ABRIL IMAGENOLOGIA 18.797.355 211.380 18.585.975
MAYO IMAGENOLOGIA 57.086.927 1.196.689 55.890.238
JUNIO IMAGENOLOGIA 29.479.864 407.325 29.072.539
JULIO IMAGENOLOGIA 26.179.621 1.201.125 24.978.496
AGOSTO IMAGENOLOGIA 20.736.431 1.199.180 19.537.251
SEPTIEMBRE IMAGENOLOGIA 47.724.932 3.060.279 44.664.653
287.870.905 9.332.641 278.538.264
GLOSAS Y/O DEVOLUCIONES DEL ENERO DE 2019 A SEPTIEMBRE DE 2019
TOTAL GLOSAS
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OBSERVACIÓN N° 10
En ejercicio de auditoria se pudo concluir según evidencias documentales, que del 01 de enero de 2019 al 30 de septiembre de 2019, las glosas y/o devoluciones en el servicio de Imagenología han tenido una variación relativa de $127.569.041 y absoluta del 79,58%, con respecto al periodo 01 de enero de 2018 al 30 de septiembre de 2018, tal como se observa en los cuadros N°01 y 02, lo cual presuntamente puede ocasionar pérdidas financieras para el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., porque la mayoría de las EPS nunca reconocen en las conciliaciones el 100% de las glosas y/o devoluciones, además concilian cuando quieren.
14. ANALISIS DE GLOSAS Y DEVOLUCIONES ELECTROCARDIOGRAMAS
En el proceso de auditoria también se verificaron las glosas del centro de costos electrocardiogramas, tal como lo indica el siguiente cuadro:
Cuadro N°03 Glosas y/o devoluciones de enero de 2019 a septiembre de 2019 Centro de Costos Electrocardiogramas
Cuadro N°04 Glosas y/o devoluciones de enero de 2018 a septiembre de 2018 Centro de Costos Electrocardiogramas
MES CENTRO DE COSTOS VALOR GLOSADO VALOR ACEPTADO VALOR PENDIENTE DE CONCILIAR
ENERO ELECTROCARDIOGRAMAS 901.234 6.989 894.245
FEBRERO ELECTROCARDIOGRAMAS 2.619.067 36.699 2.582.368
MARZO ELECTROCARDIOGRAMAS 11.677.714 0 11.677.714
ABRIL ELECTROCARDIOGRAMAS 7.021.897 372.900 6.648.997
MAYO ELECTROCARDIOGRAMAS 15.936.406 29.400 15.907.006
JUNIO ELECTROCARDIOGRAMAS 9.185.812 370.000 8.815.812
JULIO ELECTROCARDIOGRAMAS 4.905.673 50.800 4.854.873
AGOSTO ELECTROCARDIOGRAMAS 2.822.839 58.800 2.764.039
SEPTIEMBRE ELECTROCARDIOGRAMAS 12.483.125 70.984 12.412.141
67.553.767 996.572 66.557.195
GLOSAS Y/O DEVOLUCIONES DEL ENERO DE 2019 A SEPTIEMBRE DE 2019
TOTAL GLOSAS
MES CENTRO DE COSTOS VALOR GLOSADO VALOR ACEPTADO VALOR PENDIENTE DE CONCILIAR
ENERO ELECTROCARDIOGRAMAS 3.528.840 246.498 3.282.342
FEBRERO ELECTROCARDIOGRAMAS 1.773.355 397.570 1.375.785
MARZO ELECTROCARDIOGRAMAS 4.110.554 177.485 3.933.069
ABRIL ELECTROCARDIOGRAMAS 5.232.950 537.000 4.695.950
MAYO ELECTROCARDIOGRAMAS 2.879.955 100.636 2.779.319
JUNIO ELECTROCARDIOGRAMAS 2.091.949 0 2.091.949
JULIO ELECTROCARDIOGRAMAS 1.303.400 514.100 789.300
AGOSTO ELECTROCARDIOGRAMAS 8.945.030 1.535.720 7.409.310
SEPTIEMBRE ELECTROCARDIOGRAMAS 3.554.211 418.167 3.136.044
33.420.244 3.927.176 29.493.068
GLOSAS Y/O DEVOLUCIONES DEL ENERO DE 2018 A SEPTIEMBRE DE 2018
TOTAL GLOSAS
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De acuerdo al análisis realizado en los Cuadros N°03 y N°04, se pudo establecer que las glosas y/o devoluciones del Centro de Costos de Electrocardiogramas, del periodo comprendido entre el 01 de enero de 2018 al 30 de septiembre de 2018, fueron $33.420.244 y del 01 de enero de 2019 al 30 de septiembre de 2019, alcanzaron un valor de $67.553.767, generándose un crecimiento de $34.133.523, con una variación del 102,13% entre los dos periodo comparados, presentándose un incremento muy alto, lo cual es preocupante para el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., por las pérdidas financieras que se generan. Cabe anotar que los valores que nos glosaron, aceptamos para el periodo del 01 de enero de 2018 al 30 de septiembre de 2018, un valor de $ 3.927.176 y del 01 de enero de 2019 al 30 de septiembre de 2019, un valor de $ 996.572. Es importante aclarar que la diferencia resultante presuntamente será reconocida mediante mecanismo de conciliación por las EPS, pero se debe esperar a que ellas fijen la cita de conciliación para saldar el saldo pendiente, pero hay que precisar que las empresas promotoras de salud nunca reconocen el 100% del saldo restante de las glosas y/o devoluciones. OBSERVACIÓN N° 11
En ejercicio de auditoria se pudo concluir según evidencias documentales, que del 01 de enero de 2019 al 30 de septiembre de 2019, las glosas y/o devoluciones del centro de costos electrocardiogramas han tenido una variación relativa de $34.133.523 y absoluta del 102,13%, con respecto al periodo 01 de enero de 2018 al 30 de septiembre de 2018, tal como se observa en los cuadros N°03 y 04, lo cual presuntamente puede ocasionar pérdidas financieras para el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., porque la mayoría de las EPS nunca reconocen en las conciliaciones el 100% de las glosas y/o devoluciones, además concilian cuando quieren.
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15. FORTALEZAS DEL SUBPROCESO IMAGENOLOGÍA Y ULTRASONIDO
Se resalta el grado de responsabilidad y compromiso, desplegados en todos
los niveles del subproceso de Imagenología y ultrasonido, en cada uno de sus colaboradores para atender la auditoría.
El Subproceso Imagenología y Ultrasonido, cumplió con las dos (02) acciones correctivas asociadas al control contenidas en el Mapa Anticorrupción del HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., Vigencia 2019, para evitar, compartir o reducir sus riesgos de corrupción.
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16. RECOMENDACIONES
Implementar las acciones necesarias para alcanzar las metas proyectadas
en el Plan de Acción, para garantizar así el cumplimiento de los objetivos del subprocesos de Imagenología y ultrasonido.
Cumplir con las actividades contenidas en los Planes de Acción para lograr los objetivos del subprocesos de Imagenología y ultrasonido.
Seguir realizando el monitoreo y análisis a los Riesgos del subproceso de Imagenología y ultrasonido, para establecer si los controles y acciones son efectivas.
Contratar también estudios diagnósticos (TAC y Resonancias), con proveedores que tengan disponibilidad continua de 24 horas/7 días a la semana, ya que no contar con este servicio es continuamente es riesgoso, teniendo en cuenta que se presta el servicio de UCI adultos y UCIN, además la no continuidad en la prestación puede llegar a ocasionarle al HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E., estancias prolongadas, complicaciones del paciente y tomar decisiones en el manejo de este.
Realizar un Plan de Contingencia o Plan de Trabajo, para lograr reducir al máximo el monto de las glosas y adelantar seguimiento continuo a las tareas u acciones e iniciar acciones disciplinarias si estas no se cumplen, por las pérdidas financieras que presuntamente se están generando para el HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E.
Realizar los mantenimientos preventivos y correctivos a los equipo de Imagenología con el objetivo de prevenir daños en estos.
GUILLERMO MOSQUERA ZAMBRANO
Jefe de Control Interno HOSPITAL SUSANA LOPEZ DE VALENCIA E.S.E.