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Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
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ContenidoGestión Financiera Hechosrelevantesqueimpactaronlosresultadosfinancierosenelperiodo Balance general Contratación y compras
Planeación Empresarial Responsabilidad Social Empresarial –RSE-
Seguimiento a las inversiones Gestiónenproyectosdeacueductoyalcantarillado
Gestión Técnica Indicadoresoperativos
Gestión Comercial Indicadores comerciales Relacionamiento con comunidades
Gestión Jurídica Secretaría General Procesos jurídicos
Auditoría Interna Planes de mejoramiento
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Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Palabras del Gerente
1. Gestión Financiera
Con el presente informe Aguas de Occidente entrega a sus grupos de interés el avance de la gestiónrealizadaentrejulioyseptiembrede2013,comouncompromisoconlatransparenciaylainformaciónpermanentequesebrindaaAlcaldíasyConcejosMunicipales,JuntaDirectivay comunidad en general.
Duranteeltrimestre,seresaltaelrelacionamientocontinuoconloshabitantesdeloscuatromunicipiosdelaRegional,atravésdelasestrategiasdeeducacióndiseñadasydirigidasnosóloalosusuariossinotambiénapúblicoinfantilyjuvenil,fundamentalparacrearconscienciaambientaleincentivarelusoracionaldelrecursohídrico.
Igualmente,avanzanlasobraseinversionesquerealizalaempresaparaoptimizarcadavezmás su servicio, garantizando la continuidad y la calidad como premisas fundamentalespara lograr laexcelenciaoperativa.Asímismo, trabajamosparapropiciareldesarrollodeterritorios sostenibles brindando la oportunidad de tener agua potable y saneamiento básico para mejorar la calidad de vida de los habitantes de la región.
Invitamosentoncesaleeresteinformedegestiónparaconocerelavancedetodasnuestrasáreasdetrabajoy loshechosmás importantesquemarcaronel tercer trimestredelaño,unperiododecambiossignificativosgraciasalanuevaetapaqueiniciaelGrupoEPMyquebuscaunamayorsinergiaentretodassusempresasparalograrlosobjetivostrazadoscomoGrupo Empresarial.
DentrodelagestióndelÁreaFinancierarealizadaduranteeltercertrimestrede2013,seresaltaapresentacióndelbalanceNIIF(NormasInternacionalesdeInformaciónFinanciera)a laJuntaDirectivadeAguasdeOccidente; así comoel inicio (conel acompañamientodel personal deActivosFijosdeEPM),delavalúodelosactivosdelaempresa,conelfindeactualizaryreflejarunvalormásadaptadoalarealidaddelosbienesconquecuentalacompañía.Enestasentido,seclasificaronlosbienesexistentes,altiempoqueseconstruyóelpreliminardelManualdeActivosFijosdeAguasdeOccidenteparallevarloaaprobacióndeJuntaDirectiva.
Porotraparte,enelmesdeoctubre,seatendiólaauditoríarealizadatantoporlaRevisoríaFiscalparainiciarconelinformedecierredeaño,comoporlaContraloríaparaconfirmarelciclodeingresos,facturaciónyrecaudoquesellevaactualmente.
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
REGIONAL OCCIDENTE
Ejecución a septiembre
de 2013
A septiembre
2013
% Ejec.
% Var.
Presupuesto a septiembre
de 2013
Presupuesto 2013
Ingresos operacionales netos
Excedente(Déficit)operacional
Costos y Gastos
Otrosnooperativos
EBITDA
Excedente(Déficit)del ejercicio
4,128
497
3,274
26
853
266
6,234
1,809
3,739
(546)
2,495
799
4,620
1,183
2,953
(246)
1,667
592
4,510
803
3,169
(131)
1,341
519
98%
68%
107%
53%
80%
88%
9%
62%
-3%
-604%
57%
95%
Hechos relevantes que impactaron los resultados financieros con corte a septiembre
Tarifas
Financiero y tributario
Inversiones, usuarios, consumos
Costos y gastos
•Aplicaciónapartirdeenerode2013,indexacióndetarifasdel3,15%.
• Cobro de Subsidios y contribuciones bajo decreto 1013 porvalorde$222millonesdepesos.
•Causacióndelacuotadeimpuestoalpatrimonioysobretasadelmismoapartirdelmesdeenerode2013.
•Reclasificacióndelasutilidades2012apérdidasacumuladasdevigenciasanterioresporvalorde$214millonesdepesos.
•Cumplimientodeusuariosacueductoyalcantarilladode99%.
•Cumplimientodeconsumosyvertimientosenun99%.
• Construcción de inversiones de infraestructura por $2.975millones,conunporcentajedeejecucióndel42%delaño.
•ResultadosdecalificaciónderiesgosconlafirmaFitch,A+cortoylargoplazo.
•Adquisicióndeuncréditopor$3.000millones,aunatasadelDTF+2.75%por10años,conBancolombia.
Cifras en millones de pesos
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Costos de ventas y operación
REGIONAL OCCIDENTEEjecución
septiembre de 2012
% Ejec.
% Var.
Ejecución septiembre
de 2013
Presupuesto septiembre
2012
Órdenes y Contratos Otros Serv.
Servicios Personales
Costos Generales
Materiales
Consumo insumos directos
Arrendamientos
ContratosMttoyreparaciones
Servicios Públicos
Impuestos
Seguros
Servicios personales
Gastos Generales
Impuestos,Contrib.yTasas
Total Costos y Gastos
Costos de Ventas y Operación
Gastos Operacionales
1,617
508
121
105
83
57
17
22
35
2
389
166
152
3274
2,567
707
502
717
245
52
192
169
31
37
31
-
533
241
203
2953
1,976
977
608
713
161
205
117
128
1
50
119
27
486
313
241
3169
2,129
1,040
121%
99%
66%
394%
61%
76%
3%
135%
384%
NA
91%
130%
119%
107%
108%
106%
-62%
40%
33%
95%
41%
125%
-94%
127%
236%
1659%
25%
89%
59%
-3%
-17%
47%
Cifras en millones de pesos
Laejecuciónde los ingresosacumuladosoperacionalesascendióa$4,510correspondienteaunaejecucióndel99%yauncrecimientodel9%respectoalmismoperíododelañoanterior.
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Paraelmesdeseptiembresepresentóunamenorejecuciónde$15millonesenloscostosygastos,principalmente por:
Consumos de insumos: Subejecuciónde$22debidoaltrasladodelafacturacióndelconsumodeseptiembreparaelmesdeoctubreporvalor$16.
Servicios personales: Subejecuciónde$28originadaporloscambiosenlaLey1607demayo2013,soloseprovisionaICBFySENAporlosempleadosquedevenguensalariossuperioresa10SMMLV.Además por la renuncia de cuatro empleados.
Materiales: Sobreejecuciónde$17porelconsumodeinventarios,paradañosenredesdeacueductoyalcantarilladodeSantaFedeAntioquia.
Órdenes y contratos otros servicios: Sobreejecuciónde$12originadaporlossobrecostosenenvíosdenotificacionesalosusuariospordesviacionessignificativasdealtosconsumos.
Loscostosygastosacumuladospresentanunamayorejecuciónporvalorde$216,principalmenteporloscostosasociadosalcontratocomercialdetalladoenlacuentaÓrdenesycontratospor$106.Además por el consumo de materiales por valor de $153 originado por la construcción de dosestacionesreguladoraspor$28,compraadicionalde216medidorespor$35,adecuacióndefiltros,desarenadoresycompuertaspor$30ydañosenredespor$27.
Los activos totales aumentaron $2.324 respecto a diciembre de 2012. Los activos corrientespresentaronunadisminuciónde$1.086originadapor la cancelacióndeobrasde infraestructura.Porsuparte,losactivosnocorrientespresentaronunaumentoenlacuentadePropiedad,plantayequiponeta,correspondientealaconstruccióndeobrasdeinfraestructuraporvalorde$2.975,compradeotrosactivospor$75,reclasificacióndeanticiposparacontratistaspor$921,algrupode
BALANCE GENERAL
Disponible
ActivoCorriente
ActivoNoCorriente
TotalActivos
Total Pasivos
Patrimonio
Total Pasivos y Patrimonio
1.070
2.613
14.362
16.975
5.144
11.831
16.975
% Part.
6%
15%
85%
100%
30%
70%
100%
% Part.
15%
25%
75%
100%
23%
77%
100%
% Var.
-50%
-30%
31%
16%
54%
5%
16%
Dic. 2012
2.156
3.719
10.932
14.651
3.338
11.313
14.651Cifras en millones de pesos
Septiembre 2013
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
nocorrientes,yporlascausacionesdedepreciacionesyamortizacionespor-$579.
Elpasivototalpresentóunincrementoporvalorde$1.806originadoprincipalmenteporlaobtencióndeuncréditoenelmesdeeneropor$1.000parafinanciarproyectosdeinversiónyporlafacturacióndelaobrasdeinversiónycomprasdeterrenosporvalorde$806.Igualmente,elpatrimoniopresentóunaumentode$519generadoporlosresultadosacumuladosduranteel2013.
Compras y contratación
Teniendo en cuenta el Reglamento de Contratación y respetando los principios y normas generales que rigenlacontrataciónenRegionaldeOccidenteS.A.E.S.P.,acontinuaciónserelacionalainformacióndecontratacióndelaempresaduranteeltercertrimestredelaño:
El62%del totalde loscontratosseencuentraenejecución.Sepresentaunpequeño incrementocon respecto al primer semestre que corresponde básicamente a obras de inversión y adquisición de servicios.
Total contratos Registrados (acumulado)
Terminados
En ejecución
91
34
57Terminados
Total contratado
En ejecución
$ 1.089
$ 9.383
$8.294
Cifras en millones de pesos
Tipo contratoValor contrato
(cifras en millones) Porcentaje (%)
Arrendamientos
Compra
Inversión
Patrocinios
Servicio
Suministro
TOTAL
$ 47
$466
$6,608
$5
$2,038
$220
$9,384
0,50%
4,97%
70,43%
0,05%
21,72%
2,34%
100,00%
Total contratado por tipo
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Responsabilidad Social Empresarial (RSE)
2. Planeación Empresarial
Construcción de trayectoria y Palanca de Valor RSE
Apartirdeldiagnósticoelaboradoylosresultadospresentados(actividadesdelaFase1delEsquemaparaincorporarlaRSEenloscomportamientosempresariales),seiniciólaFase2:ConstruccióndeTrayectoria. Lasactividadesdeesta fasepretenden trazarun caminodeevoluciónen losdiferentesaspectosevaluadoseneldiagnóstico,comprendiendoladefiniciónde: •Puntodepartida-iniciodetrayectoria •Avancedelosaspectoseneltiempo trayectoria completa •Identificacióndeacciones •ArticulaciónaplanesEsasícomoseelaboróelplandeacción2013–2014quecomprendeunasactividadesgeneralesyespecíficasparaellogrodelosresultadosfrentealasmetasquesehanpropuestoenelperíodo2013–2016yquesonlassiguientes:
ComopartedelGrupoEPM,AguasdeOccidenteasumelaResponsabilidadSocialEmpresarialcomounpropósito fundamental quenospermitepermanecer, creando valor compartido connuestrosgruposdeinterés,atravésdeunaactuaciónqueequilibrelosresultadosfinancieros,económicos,socialesyambientalesyquefavorezcaeldesarrolloconequidad,enunarelacióndebeneficiomutuoenlosterritoriosdondeestamospresentes.Paralograrlo,laempresaavanzóduranteestetrimestreeneldesarrollodelassiguientesactividadesquebuscanfomentaryafianzarlaRSEcomoprincipiobásico de actuación en la cultura del Grupo Empresarial EPM:
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3. Seguimiento a las inversionesGestión de proyectos de acueducto y alcantarillado
Principios
Estrategia y planeación
Prácticas
Verificaciónycomunicación
Asimilación
Total General
Nivel RSE
Proyecto que se encuentra en un 48% de ejecución con la instalación de 5 km de tubería entre 6”, 12” y 16”, desde el área urbana del municipio de Sopetrán pasando por el corregimiento de Córdoba. A la fecha se han generado 50 empleos directos para personal no calificado de la zona. Con la construcción de esta Red Matriz se podrá llevar agua potable desde Sopetrán hasta La Florida, trayecto en el que se podrán beneficiar más de 7.000 usuarios del Corregimiento de Córdoba y de veredas como La Miranda, La Mirandita y El Ciruelal (en Sopetrán); y sectores cercanos a La Florida (en Olaya).
58%
24%
33%
33%
12%
32%
2-Medio
58%
36%
41%
40%
31%
41%
2-Medio
72%
47%
48%
49%
44%
51%
2-Medio
72%
58%
58%
58%
58%
60%
3-Alto
AGUAS DE OCCIDENTE
Construcción de la Red matriz de acueducto en el tramo Sopetrán – La Florida. Municipios Sopetrán y Olaya
Dimensiones Autodiagnóstico(estadoactual)2013
Trayectoria(meta)2014
Trayectoria(meta)2015
Trayectoria(meta)2016
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Se ha construido un muro transversal en bocatoma, dos barreras de rieles y adecuación del canal de bocatoma. Además, 35 metros lineales (ml) de muro de contención reforzado y (8) metros lineales de muro de gravedad para proteger la red de aducción en el río Tonusco, con un avance del 60%. Actualmente se generan 10 empleos directos para personal no calificado de la zona. Gracias a este proyecto, se podrán beneficiar más de 7000 usuarios de Santa Fe de Antioquia puesto que permitirá garantizar la continuidad en la prestacion del servicio de acueducto.
Proyecto que registra un avance de ejecución del 40% en la entrada de la Parcelación Vegas del Aurra, con la instalación de 530 metros de tubería de 6”. Se han generado, en promedio, siete empleos con personal no calificado de la zona. Gracias a esta inversion, se podrá ampliar la cobertura para la prestación del servicio de acueducto en el municipio de San Jerónimo, especialmente hacia el sector de Vegas del Aurra y otros sectores aledaños.
Construcción de obras de protección para la bocatoma y sectores críticos de la aducción del municipio de Santa Fe de Antioquia
Optimización del sistema de acueducto del municipio de San Jerónimo mediante la construcción de la tercera etapa del Anillo (circuito Leticia – El Rincón – Piedecuesta – La Lomita – Sector Centro)
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
4. Gestión Técnica
5. Gestión Comercial
Indicadores operativos
Indicadores comerciales
Cobertura Acueducto
Cobertura Alcantarillado
Calidad del Agua
Continuidaddelservicio
Aguanocontabilizada
VARIABLESPromedio Ponderado
Real 2013 septiembre
Metas septiembre
2013
% de Cumplimiento a30 de septiembre de
2013
99,31%
84,9%
0,00%
98,9%
32,15%
ICO 97,13%
100,4%
85,1%
0<IRCA<5
99,5%
28,2%
98,89%
99,72%
100,00%
99,36%
87,67%
REGIONAL DE OCCIDENTE S.A. E.S.P.
INDICE DE CALIDAD OPERATIVA SEPTIEMBRE DE 2013
Unidades físicas deacueducto vendidas
(Metros cúbicos - m3-)1.991.000 2.102.000 105%
Unidades físicas dealcantarillado vendidas(Metros cúbicos - m3-)
1.162.000 1.189.000 102%
Nivel de Ingresos(cifras es millones) 3.006 3.993 132%
Indicador de Quejas 0.05% 0.03% N /A
Indicador de Reclamos 0.05% 0.055% N /A
Nivel de Servicio(Atención telefónica) 85% 85.83% 97%
Porcentaje de recaudo 90% 100% 100%
INDICADOR META EJECUCIÓN %
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Estosindicadoressondesumaimportanciaparalaempresa,puesreflejanlarelacióncomercialquetenemosconnuestrosusuariosymidennuestraeficiencia.Enestesentido,elIndicadordeQuejashace referencia a esos requerimientos expresados tanto a través de la línea telefónica como en las oficinasdeatenciónal cliente, relacionados con la calidaden laprestacióndel servicio (atenciónbrindadapornuestroscolaboradores,calidaddelaguaquellegaaloshogares,continuidaddelosservicios,cumplimientoenlostiemposderespuesta,entreotros).Paraeltrimestrejulio-septiembreesteindicadorreflejaunmuybuendesempeñoycumplimientoenlaprestacióndelosserviciosdeacueductoyalcantarillado,lametaesestarpordebajode0.05%ylogramosestaren0.03%.
Porsuparte,elindicadordereclamacionesserefiereainconvenientesquepuedentenerlosusuariosconrespectoalafacturaciónyquedebenserinterpuestasúnicamenteenlasoficinasdeatenciónalcliente,demanerapresencial.Eneste indicadorestamosmuycercanosa lameta, razónpor lacualtrabajamosparamejorarpermanentementelosprocesosdelectura,facturaciónyrecaudoparacontinuarreduciendolasreclamaciones.
Finalmente, el Nivel de Servicio (Atención telefónica) mide nuestra eficiencia, claridad y tiempode respuesta en la línea de atención al cliente 4444115. Actualmente, trabajamos paramejorareste indicador que mide la calidad de este servicio operado directamente por Empresas Públicas deMedellínenlosmunicipiosqueatiendeAguasdeOccidente.Otrasestrategiasparamejorarlosindicadores son:
•ContinuartrabajandoconelÁreaFinancieraparaladepuracióndelacartera.•Continuarfortaleciendolosprogramasdeeducaciónalcliente.•Conocerlasnecesidadesyexpectativasdelosusuariospotencialesconrespectoalosserviciosqueofrecelaempresa,atravésdeestudiosdemercado,visitaspuertaapuertayaplicacióndeencuestas. •Mejorarelprocesocomerciala travésde losespaciosenreunionesconel interventordelcontrato.
Estrategias para mejorar los indicadores
Vinculación de usuarios
Acueducto
Alcantarillado
Acumuladotrimestre III
2013
92 27 60 136 150 88 66 83 136
66 22 48 112 50 79 119 49 102
Usuarios vinculados servicio de acueducto 836
Usuarios vinculados servicio de alcantarillado 647
MES Enero Febrero Marzo Abril Mayo Junio Julio Agosto Sept.
EVOLUCIÓN EN LA VINCULACIÓN DE USUARIOS AÑO 2013
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Gestión Ambiental
En septiembre Aguas de Occidente presentó a Corantioquia la propuesta para lamodificación yactualizacióndelosPlanesdeSaneamientoyManejodeVertimientos-PSMV–,delosmunicipiosque conforman la Regional de Occidente S.A E.S.P.
DentrodeestapropuestaseincluyólareduccióndecargacontaminantevertidaporlossistemasdealcantarilladomunicipaldeloscentrosurbanosdelosmunicipiosdeOlaya,SanJerónimo,SantaFedeAntioquiaySopetrán,ademásdelCorregimientodeSucre,ademásdelosformatosdepropuestademetaindividualycronogramadecumplimientoparaprestadoresdeserviciosdealcantarillado,convigenciaparaelquinquenio2014-2018.TodoloanterioracogiéndosealametodologíayplazosestipuladosenlaResolucion040-1306-18270del14dejuniode2013expedidaporCorantioquia,ylacomunicación110-1308-3204del14deagostode2013delSubdirectordeCalidadAmbientaldela misma Corporación.
Paraelaño2013setieneestablecidaunametade vincular 925 usuarios, lo que equivale a unpromedio de 77 usuarios por mes.A la fecha se está cumpliendo con la meta mensual en un 100%, logrando vincular93 usuarios enpromedio al mes. Lametadeejecuciónaseptiembrede2013esde13.560usuariosysellevanejecutados13.365conunporcentajede98.5%.Actividadesrepresentativas
•Conexióndevariosproyectosurbanísticoscomo Mirador del Cauca, Constructora
CiudadelayValleRealenSantaFedeAntioquia;Case Tejas en San Jerónimo; LaMontaña y LosMicos en Sopetrán. •Ajustealabasededatosidentificandoclientesdirectosenterreno.Serealizavisitasencampodeacuerdo al reporte de los lectores o reclamaciones de los clientes.• Visita a urbanizadores con el fin de acelerarel trámite de vinculación de los clientes con los proyectosavanzados.• Ajuste tarifario según puntaje DEA en losmunicipiosdeSanJerónimo,SopetrányOlaya.•Relacionamientoscongruposdeinterés.
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Durante el trimestre, nos vinculamos con iniciativas artísticas, culturales y académicas de loscuatromunicipiosdeinfluencia.Atendimossolicitudesdepatrociniosyapoyamoslarealizacióndeeventos,enlosquetrabajamosenequipoconlascomunidades,lograndoasícercanía,diálogoe interacción con éstas.
Jornadas de educación en instituciones educativas
Entrega de kits escolares
Carpa móvil
Publicaciones de prensa
Programas radiales
Socialización de proyectos
Educación al cliente
Patrocinios
Visitas puerta a puerta
Cuatro instituciones educativas visitadas para trabajar con más de 500 niños y jóvenes.
700 kits escolares entregados durante el trimestre en instituciones educativas de los cuatro municipios de influencia.
Educación, información corporativa, hidratación y recreación en cinco eventos masivos organizados por las administraciones municipales, teniendo contacto con más de 3.000 personas.
Cuatro publicaciones relacionadas con nuestra gestión en los periódicos El Santafereño y Notioccidente.
Realización de 18 programas radiales que se emiten por emisoras de Sopetrán, Santa Fe de Antioquia y San Jerónimo.
Socialización de nuestros dos grandes proyectos:
• Construcción de la Red Matriz Sopetrán- La Florida en el Corregimiento de Córdoba. 60 participantes
• Optimización de redes de acueducto en el Sector El Espinal (Santa Fe de Antioquia). Participación de 20 habitantes del Sector El Espinal.
Tres programas radiales, un comercial de televisión y una cuña radial, enfocados al tema de interpretación de la factura, así como lectura y comprensión de la factura didáctica.
En el trimestre nos vinculamos comercialmente con más de 10 iniciativas comunitarias.
Visitamos más de 160 familias en Sopetrán y Santa Fe de Antioquia.
EVENTOS DESCRIPCIÓN
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
6. Gestión JurídicaContrataciónParaeltrimestrejulio-septiembre,laempresarealizólossiguientescontratos:
039
045
042
043
Acta de ejecución
No.20
044
040
041
Interventoría financiera, técnica y administrativa del contrato de obra civil para la optimización del sistema de acueducto del municipio de San Jerónimo mediante la construcción de la tercera etapa del circuito Leticia- El Rincón- Pie de cuesta- La Lomita-Sector Centro.
Prestación de servicios para el diseño de las obras para la construcción y puesta en marcha de dos tanques de almacenamiento de agua de 600 m3 para el municipio de Sopetrán y 400 m3 para el municipio de Olaya y su futura ampliación
Prestación de servicios para la realización del estudio de suelos en los lotes para los tanques del recreo del municipio de Sopetrán y La Florida en el municipio de Olaya
Pago por reconocimiento de la construcción de sobrediámetro de 2,34 km de tubería para el proyecto urbanístico Poblado del Hato en el municipio de San Jerónimo.
MANDATO ESPECIAL para seleccionar el contratista para el suministro de tuberías 2014
Suministro de plástico marcado para empacar agua potable en bolsas.
Patrocinio para torneo de fútbol Municipal (Olaya)
Prestación del servicio de confección de uniformes deportivos para patrocinio de campeonato de fútbol en el corregimiento de Sucre, municipio de Olaya
IC Ingeniería Y Construcción Ltda.
Ramiro Duarte
Luis Fernando Quintero López
Promotora Ciudadela San Jerónimo
Empresas Públicas de Medellín
Inversiones Timbramos Ya
Walter Gutiérrez, Líder comunitario Olaya.
Sandra Liliana Gil Bedoya
No. DECONTRATO
OBJETO CONTRATISTA
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Secretaría General
Jurídica
DesdelaSecretaríaGeneralsehanrealizadolasactividadesencargadasparalarealizacióndedossesionesdeJuntaDirectivascorrespondientesalosmesesdejulioyagosto.Tambiénsecuentan,dentrode lasactividadesadministrativasdeestaÁrea, laproyecciónderespuestas a los diferentes accionistas de la empresa y demás grupos de interés cuando así lo hayarequeridoelGerentedelaSociedadyqueparaesteúltimotrimestresumanuntotalde12oficios.Deigualmanera,secoordinó,asesoróyacompañóelinformedeobservacionesalaAuditoríadeGestiónyResultadosvigencia2012realizadaporlaAuditoríaGeneraldeMedellín.
Paraelúltimotrimestresehanrealizado18consultasjurídicasentreexpress(consultasderápidarespuesta queno requieren formalidad alguna) y otrasmás elaboradas que requierendeuntiempoprudencialparasuestudio.
Los procesos judiciales en los que hace parte Regional de Occidente S.A. ESP y que son atendidos poreláreadeGestiónJurídicason:
2010-00109, Nulidad y restablecimiento del
derecho
2011-00680, Reparación directa
Proceso sancionatoria mbiental (Exp. Hx4-10-38) Disposición final de
lodos de la laguna.
Proceso sancionatorio ambiental. (Exp. Hx7-
02015) Vertimientos S.J.
Proceso sancionatorio ambiental. (Hx4-11-125)
Descarga La Lomita.
2012-00370, Reparación directa
Demanda por adjudicación en proceso contractual. Condena en primera instancia (declaración de nulidad de la resolución que adjudicó), se encuentra para sentencia de segunda instancia.
Perjuicios de particular por obra civil de alcantarillado. Se envió notificación poravisos a los llamados en garantía realizado por REGIONAL DE OCCIDENTE.
Afectaciones ambientales generadas al suelo y al agua originadas por la mala disposición de los lodos extraídos de la laguna anaerobia. Pendiente de acto administrativo decisorio.
Revocatoria permiso de vertimiento S.J. Pendiente de acto administrativo decisorio.
Descarga superficial aguas residuales La Lomita. Inicio de trámite sancionatorio
Demanda por omisión en pago contractual. Audiencia de trámite
23/05/2013
22/05/2013
Enero/2012
29/11/2012
29/11/2012
30/08/2013
Enero de 2010
Enero de 2012
Junio de 2010
Enero de 2012
Agosto de 2012
Febrero 2013
PROCESO FECHA DE INICIO FECHACOMENTARIOS
(PRETENSIÓN Y ESTADO)
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Interacción con entes externos de control
7. Auditoría InternaLaOficinadeAuditoríaInternadeAguasdeOccidentepresentaaseptiembrede2013,elavancealagestiónrealizadaparaelmejoramientocontinuodelosprocesosdelaorganización,medianteelcumplimientode lasdirectricesy lineamientosestablecidospor la JuntaDirectiva, laDireccióndeControl Interno de EPM y la Gerencia.ParaeldesarrollodelalaborejecutadasetuvocomoreferenciaelMECIylaNormaGP1000:2005
1. Formación, sensibilización y asesoría en
control
2. Interación con Entes
Externos de Control
3. Evaluacion del SCI y Control Interno Contable
de acuerdo al DAFP y CGN
4. Planes de mejoramiento
5. Autoevaluación
del Control
6. Plan general de auditoría
Primicias del Sistema de Control
Interno
• Acompañamiento en la Auditoría Regular 2012• Seguimiento a la Rendición de la cuenta vigencia 2013 (Bimensual, Fiducias)• Coordinación elaboración planes de mejora• Seguimiento planes de mejora
• Seguimiento al Sistema de Control Interno (MECI) vigencia 2013
• Seguimiento a los Reportes Deudores, contables y presupuesto - vigencia 2013• Seguimiento trimestral al reporte de información SUI
ENTE DE CONTROL
Contraloría General de Medellín- CGM-
Departamento Administrativo de la Función Pública –DAFP-
Contaduría General de la Nación –CGN-
Superintendencia de Servicios Públicos Domiciliarios –SSPD-
ACCIÓN DE LA EMPRESA
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Sediocumplimientoenun100%alosrequerimientossolicitadosporlosentesexternosdecontrolen la vigilancia.
- Formación: Capacitación en la caracterización de los procesos y Modelo Estándar de ControlInterno(MECI),Códigodeéticayriesgos,diligenciamientodelaautoevaluacióndelcontrolconsieteempleados.
-Asesoría:ParticiparenlosdiferentesGruposprimariosgeneralesydeGerenciaydemásespaciosycomitésexistentes,asícomolasolucióndepreguntaseinquietudesenlosdiferentesprocesosdelaorganización
-Sensibilización:Seabordantemasdevalores,ética,riesgosdefraudeyelprocesodeautoevaluacióndel control
La empresa cuenta en la actualidad con 10 planes demejoramiento, producto de las auditoríasexternas,internasydelosprocesos.Suniveldecumplimientoacumuladoestáen42%,unresultadoconsecuente frente a los planes de mejora planeados que se presentan para el tercer trimestre de 2013.
SedebetrabajarenelPlandemejoradelaAuditoríadeRevisiónalactadeSantaFeAntioquiaylaAuditoríaInternadecontratosdeobrayGestiónHumana,quenosehaelaborado,peroyafuesolicitadoalosauditados.Lasdemásaccionesdemejoraestándentrodelprocesodecierre,tantoporlaContraloríacomoporlaAuditoríaInterna.Estosresultadosserelacionanacontinuaciónconsuavance:
Planes de mejoramiento
Formación, sensibilización y asesoría en control
Auditoría Contratos de Obra 2011
Auditoría de revisión al Acta de entrega Sistema de Santa Fe de Antioquia 2012
Auditoría adquisición de bienes y servicios (contratos de obra) 2013
Auditoría al Proceso de Gestión Humana 2013
Autoevaluación del control en los procesos 2012
TOTAL AVANCE PLAN DE MEJORAMIENTO
Auditoría especial- Entrega Conhydra 2012Auditoría fiscal y financiera 2013
Indicador de transparencia 2012
Auditoría gestión y resultados 2012
Auditoría Gestión Presupuestos 2012
Auditoría Interna
Auditoría Interna
Auditoría Interna
Auditoría Interna
Procesos
CGMCGM
Procesos
CGM
Auditoría Interna
6
0
0
0
6
65
85
14
23
3
5
0
0
0
5
45
50
9
20
1
73%
0%
0%
0%
83%
42%
50%30%
64%
86%
30%
EVALUCIÓN FUENTE
NIVEL DE IMPLEMENTACIÓNAcciones de mejora definidas
Acciones de mejora ejecutadas
%
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Puntos de atención y avance a los Planes de mejora
IPSOS-NAPOLEÓN FRANCO
AUDITORÍAS INTERNAS
CONTRALORÍA GENERAL DE
MEDELLÍN
Mejorar nivel de satisfacción en los usuarios
-Auditoría de revisión al Acta de entrega al Sistema de Santa Fe de Antioquia -Auditoría a la gestión presupuestal 2012- Auditoría de contratación de obra 2012
Auditoría especial Conhydra: en el análisis realizado por el equipo auditor a la información presentada por la auditoría financiera sobre las operaciones de caja del Operador Conhydra S.A.E.S.P., se observó que no se reconocieron gastos y costos por no ser inherentes a su objeto social, los cuales ascendieron en el 2011 a $48.305.921 y hasta el mes de julio de 2012 a $44.101.345, quedando por revisar el mes de agosto. En este sentido, se violó el principio de eficiencia ya que son gastos no reconocidos por la auditoría financiera por la suma de $92.407.266, generándose en una deficiencia fiscal, la cual puede derivarse en un hallazgo fiscal si no se dirime la controversia, de acuerdo a la cláusula décima tercera del contrato antes de su liquidación.
Auditoría fiscal y financiara 2012: al efectuarse el proceso de conciliación de los saldos de operaciones recíprocas al final del año 2012, con la casa matriz EPM, y evaluados sus resultados por el equipo auditor, se evidenció que la Regional de Occidente S.A. E.S.P. no registró facturas por $2.749.659, como cuentas por pagar a EPM, hecho que generó una subestimación de las cuentas por pagar por no haberse causado contablemente por parte de la Regional de Occidente S.A. E.S.P. incumpliéndose con el principio de causación
Cumplimiento en el tercer trimestre en un 100%, realizando talleres de formación en centros educativos, visitas puerta a puerta, actividades barriales, capacitaciones internas al personal, programas radiales y avisos de prensa.
No se ha documentado el plan de mejoramiento
Está en proceso y avanza de acuerdo al plan
Al plan no se le han elaborado las acciones de mejora de acuerdo a las observaciones
Todo el plan está inconcluso por cuanto no se ha cerrado el proceso de finiquito del acta final con el anterior operador Conhydra
Se avanza en el proceso de conciliar las cuentas mes a mes, con el fin de mitigar cualquier riesgo.
01-04-2013
Diciembre 2012
Mayo 2013
Agosto 2013
Tercer trimestre 2012
Marzo-2013
31-12-2013
Julio 2012
Diciembre 2013
Enero 2014
Septiembre 30 2013
Diciembre 2013
ENTIDAD SOLICITANTE
PUNTO DE ATENCIÓN AVANCEFECHA DE INICIO
FECHA FINALIZACIÓN
Informe de Gestión - Tercer Trimestre 2013
Plan General de Auditoría
LaOficina de Auditoría Interna de Aguas deOccidente, en conjunto con la Dirección de ControlInternoyelComitéCoordinadordeControlInternodelaorganización,planearonparaelaño2013sieteauditorías.Altercertrimestre2013soncuatroauditoríasrealizadas:enelprocesodeapoyodeadquisicióndebienesyservicios(Contratación),GestiónHumana,GestiónPresupuestalyProcesoComercial, encontrandoque sus riesgos y controles sonadecuados,pero sedebe trabajaren lasrecomendacionespresentadas.Dentrodelaplaneación,seconsideranlosseguimientosyapoyoalosprocesos,cuyoavanceseobservaenlasiguientetabla:
DIRECCIÓN DE CONTROL INTERNO
SISTEMA ÚNICO DE INFORMACIÓN SUI-
SPPD.
Auditoría de Gestión Humana
-Autoevaluación del control en los procesos
-Indicador de Transparencia
Informes por cargar
No se ha elaborado el plan de mejoramiento y no se tuvo respuesta satisfactoria del auditado.
Se elabora la encuesta de autoevaluación mes de septiembre. Se entrega, para el mes de octubre, los resultados de la encuesta realizada en junio.
Se están cargando actualmente y para el mes septiembre quedan 236 tópicos pendientes.
Agosto2013
Octubre 2012 Septiembre 2013
Junio 2013
ENTIDAD SOLICITANTE
PUNTO DE ATENCIÓN AVANCEFECHA DE INICIO
FECHA FINALIZACIÓN
CUMPLIMIENTO PLAN DE TRABAJO
ASEGURAMIENTO Y CONSULTA
SEGUIMIENTOS
OTRAS ACTIVIDADES
DATOS
Trabajos planeadosTrabajos ejecutados de los planeados
Trabajos ejecutados no planeadas
PlaneadosEjecutadosPlaneadas
PlaneadasEjecutadas
440
556
66
INDICADOR
100%
100%
100%