Post on 04-Jul-2015
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Gestor de Procesos de Negocio
Contenido
• Valor de Negocio
– Claves de la necesidad
• Valor GPN6
– Claves de la solución
• Demostración práctica
– GPN6 Modelado
– GPN6 ejecución
• Dudas y preguntas
VALOR DE NEGOCIO“Normalizar, organizar, automatizar lo que no lo estaba”
Normalizar, organizar y automatizar procesos de negocio
¿Qué es un proceso de Negocio?
«Un PROCESO DE NEGOCIO es un CONJUNTO DE ACTIVIIDADES, que se realizan de forma COORDINADA, encaminadas a obtener un resultado u OBJETIVO DE NEGOCIO.»
En Aleph Software entendemos los procesos de negocio como la mejor forma de representar la
realidad cotidiana de las empresas.
Nuestro objetivo es definir y automatizar los procesos de las empresas para ayudarles a obtener
MEJORES RESULTADOS
Definir un proceso
• Proceso de negocioEs una serie de actividades que se pueden definir por un conjunto de
• EstadosEstán contenidos entre uno inicial y otro final. En cada estado pueden realizarse
• OperacionesLas operaciones están predefinidas. Las realizan uno o varios
• RolesSon personas que tienen asignada una determinada función el el proceso. Una operación especial es la
• Transición entre estadosPara la que deben cumplirse una serie de reglas y en la que pueden realizarse acciones o enviarse avisos
VALOR NEGOCIO
Definir los procesos es un paso importante hacia
la Calidad
Automatizar los procesos es un avance importante
en la Productividad
Monitorizar los procesos mejora la Eficiencia
Implementar rápidamente cambios: imprescindible para la
Competitividad
GPN6
Normalizar, organizar y automatizar procesos de
negocio.
Claves de la necesidad
• El trabajo en las empresas se basa en los procesos
– Los procesos, en muchas ocasiones, no están descritos, están en la cabeza de las personas que los ejecutan y cada una de ellas los interpreta de forma diferente
– Cuando la persona abandona la organización se pierde conocimiento
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad
• Automatizar procesos es productivo
– Cuando un proceso se automatiza un porcentaje importante de las tareas (evaluación de reglas, cambios de estatus, envío de alertas) las realiza el propio sistema
– El sistema ayuda a los usuarios en la gestión y realización de sus tareas pendientes
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad
• El control y la medición ayudan a evaluar
– Un proceso normalizado es susceptible de ser medido
– Podemos definir indicadores sobre las métricas de un proceso
– Los indicadores nos dan información sobre la eficiencia de un proceso
– Conociendo que va mal podemos actuar para corregirlo
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Claves de la necesidad
• Las organizaciones innovadoras necesitan reorganizar sus procesos para mejorarlos
– Cada vez es más necesario modificar la forma de trabajar para poder sobrevivir
– Es necesario permiten implementar cambios en los procesos sin grandes y costosos desarrollos
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Propuesta de valor Aleph Software
GPN6, una herramienta BPM para la Automatización
de Procesos de Negocio.
CALIDAD PRODUCTIVIDAD
EFICIENCIA COMPETITIVIDAD
GPN6
Propuesta de valor GPN6
• GPN6 es una suite BPM que dispone de herramientas de Modelado, Ejecución de Procesos y Monitorización, y que permite operar desde un entorno WEB o desde un entorno móvil con PDA o correo empresa.
• GPN6 RRHH es una especialización BPM para el área de recursos humanos que cuenta con 50 procesos de negocio específicos para automatización del área RRHHGPN6
Movilidad
BPM
RRHH
Valor para los actores
Con GPN6 los usuarios conocen los procesos en los que participan, los expedientes que tienen vivos y las operaciones que deben realizar en cada expediente. Pueden coordinar las actividades suyas y las que implican a otros.
Con GPN6 los expertos de negocio diseñan procesos y analizan los resultados y pueden adaptar las políticas de gestión por aspectos tácticos o estratégicos.
Con GPN6 los responsables de TI pueden integrar sus sistemas actuales conectándolos con el BPM. Cuentan con una herramienta muy ágil para poner en marcha nuevos procesos o modificar los que existen.
Con GPN6, la empresa tiene procesos de negocio definidos, controlados, medibles y previsibles.
Utilización por áreas
Financiera
Administración
RRHH
Fabricación
Operaciones
Marketing y Ventas
• I+D• Diseño• Producción• Control calidad
• Selección• Incorporación• Formación• Administración• Desempeño• Riesgos Laborales • Relación canal ventas
• Campañas marketing• Generación de leads• Pre-cualificación• Preventas• Negociación y cierre
• Contratos• Alquileres• Calidad procesos
• Recepción• Compras• Ventas• Envíos• Devoluciones
• Planificación• Presupuestos• Reporting• Solicitud inversión• Auditoria
GPN6 “Para modelar y automatizar rápidamente procesos”
Mejora continua
GPN6
Análisis Procesos
Modelado
Ejecución
Feedback
DepartamentosUsuarios NegocioUsuarios TI
Usuarios NegocioUsuarios TI
Usuarios Centros
Usuarios Negocio
FACTORES CLAVE GPN6
ORIENTACION A PROCESOSAGILIDAD
CALIDADPRODUCTIVIDADEFICIENCIACOMPETITIVIDAD
Claves de la solución
Diseño procesos
Modelo de organización
•Usuarios
•Centros
•Roles
Modelo de Procesos de negocio
•Procesos, estados, transiciones
•Documentos y formularios
Ejecución Expedientes
Ejecutar procesos
•Crear expedientes
•Documentar expedientes
•Cambiar de estado
Comunicar
•Enviar avisos
•Automatizar cambios
•Recibir ordenes desde móvil
Monitorización Procesos
expedientes
Controlar los expedientes y su estado
•Cuantos expedientes
•En que estados
•Tiempos previstos
Análisis rendimiento y cambios en el modelo
•Replantear procesos
•Reorganizar recursos
Diseñar
•Modelo de procesos
•Qué procesos, qué requisitos, qué reglas de negocio
•Modelo de organización
•Quiénes participan, con qué roles, qué responsabilidades
Identificar necesidades de
proceso
•Documentar en GPN6 los procesos, los estados y las transiciones, las reglas de negocio
•Diseñar plantillas de documentos
•Documentar en GPN6 el modelo de organizaciónModelar Procesos
•Construir los formularios específicos
•Programar reglas especificas
•Prototipo para validación
•Ajustes del modelo
•Poner en producción
Construcción, prueba
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Operar
•Acceso de usuarios a sus expedientes
•Ejecución de las operaciones previstas en cada expediente por cada usuario
Expedientes
GPN6
•Gestión automatizada de transiciones entre estados
•Gestión de comunicación de avisos a las personas y usuarios que participan en un expediente
Automatización de procesos
•Completar información asociada a los expedientes y que es empleada por los mismos
•Captura de datos desde otros sistemas
Mediante las aplicaciones corporativas
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Monitorizar
• Procesos vivosMonitor GPN6
• Informes e indicadores de procesos
• Evaluar reasignaciones
• Controlar la calidad operacional
Business Performance
• Revisar plantillas de procesos
• Mejora procesos
• Redefinir procesos de negocioAnalizar
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Algunas Definiciones
Definición Descripción Ejemplo
Proceso de Negocio Conjunto de definiciones de un proceso de negocio a
automatizar.
Alta de un empleado, Liquidación de un
empleado, Adquisiciones
Estados Conjunto de pasos que definen un proceso.
Siempre hay un estado de inicio y otro de finalización
Factura emitida pendiente de visar,
liquidación autorizada.
Operaciones Actividades que se realizan en un estado y que conforman las
tareas a llevar a cabo en un proceso.
Firmar, documentar, dictaminar, rellenar
cuestionario, aprobar, comentar, riesgo
Rol Función que desempeñan un conjunto de empleados en un
proceso de negocio.
Gerente de centro, gerente regional,
administrativo de ventas, jefe de
compras,
Transición Variación controlada de un expediente cuando cambia de estado
y que desencadena unas acciones y unos avisos de
comunicación.
Enviar a departamento asociado, enviar
a contabilidad., pasar al estado de
confirmar
Expediente Caso real de un expediente que responde a un flujo de trabajo
concreto.
La liquidación del empleado Nº1234,
Garantía gestionada, compra realizada
Usuario Usuarios del sistema que interviene en los procesos de negocio
en un estado concreto del expediente. Un usuario puede asumir
más de un rol.
Usuario al cargo del registro. Jefe de
sección, Gerente, mecánico,
entrevistador
Personas/empresas Personas externas, empresa externas o personal interno que
participan en el proceso pero no intervienen en la operativa
Personal convocado a cursos,
candidatos selección , empresas
transportistas, externos
Ejemplos de Procesos
PROCESOS
Organización del Modelado
ORGANIZACION
PERSONAS
USUARIOS
Sustituciones
Región
CENTRO
ROLES
GRUPOS DE USUARIOS
PROCESO
ESTADO
TRANSICION
Fases Documentos Riesgos Scores listas reglas avisos
Operaciones Roles Destinatarios Nombramientos
Reglas transición Acciones transición Avisos transición
PERSONAS/ EMPRESAS
PAPEL que desempeñan
Directivos región
Directivos centro
Cuestionarios
EN DIRECTO“Una demostración de las capacidades de modelado y ejecución”
Demostración Práctica
• Modelo de organización
• Modelo de procesos
Demostración GPN6
MODELADO
• Nuevo expediente
• Gestión de un expediente
Demostración GPN6
EXPEDIENTES
Roles
Centros
Procesos
Un proceso
Un estado. Operaciones permitidas
Transiciones entre estados
Ejemplos de pantallas de Personas/empresas
Procesos de un usuario
Expedientes de un proceso
Alta de un nuevo expediente
Operaciones en el estado
Adjuntar documento
Datos scores
Cambio de estado
GPN6 movilidad
Proceso y expedientes
Operaciones
Operaciones con scores
Muchas Gracias
Para ampliar información pueden contactar con
Aleph Software, s.a.C/ Buganvilla 5, 1º Oficina A
+34 91 383 2224
gpn6@alephsoft.eshttp://www.gpn6.com