1

El mapa de processos com a palanca organitzativa per

generar valor social.

Tallers pràctics sobre els Sistemes de Qualitat (3a. Edició)

RICARD DE LA VEGA març 2010

2

Què em vull endur?

1………….

2………….

3………….

3

1. Els conceptes marc2. Els conceptes tècnics 3. Els mapes i les icones4. Una pràctica “ take away”

El full de ruta:

4

1. Els conceptes marc

5

Quin és el propòsit d’una organització?

6

7

NO

VALOR

ECONÒMIC

SINÓ

SOCIAL

8

Per aconseguir-ho, necessitem

EINES

9

CAUSES

EFECTES

VI VD

10

E O P

UN MODEL PER CREAR VALOR

11

Si acceptem que la UPC ha de crear

VALOR SOCIAL

12

Com i quan crea valor social la teva unitat?

Com mesureu la creació de valor social?

13

Ens organitzem correctament per crear valor social?

14

Tradicionalment, per generar valor, les organitzacions:

es doten de

Que agrupen en

Per assolir l’

15

Quant a les eines que fem servir

No sembla que hàgim evolucionat gaire en dos mil·lennis !

16

HISTÒRICAMENT, LA COORDINACIÓ S’ASSOLIA AMB LA JERARQUÍA I ESPECIALITZACIÓ

Un exemple, la legió romana: 1) legió 2) cohort i 3) centúria

Adrian Goldsworthy. El ejército rrrrrrr

D’AQUÍ VA NÉIXER L’ORGANIGRAMA

17

d’agrupar treballadors en unitats coordinats per un cap

L’efecte col·lateral són els SITGES FUNCIONALS (manca de coordinació, asincronia, visió parcial, sub optimització global, fragmentació,....

Direcció

GestióConeixement i recerca

Planificació i Acció Territorial

Desenvolupament iProjecció

Difusió i Explotació

Direcció

GestióConeixement i recerca

Planificació i Acció Territorial

Desenvolupament iProjecció

Difusió i Explotació

REGNES DE TAIFES

El problema...

18

El problema...

19

Economia del coneixement (intangibles)

Wicked problems

Swarming (múltiples actors)

Expectatives dels treballadors

Tot està connectat

Multi propòsit

Fem servir les solucions de sempre en un món que ha canviat força !

20

Els directius han de liderar el nucli fonamental, no l’organigrama !

És un error dissociar el nucli del suport al nucli. NO dos mapes diferents !

La GPP dona resposta abastant-ho tot com un conjunt (no dissociació)

UNA REFLEXIÓ CRUCIAL:

21

2. Els conceptes tècnics

22

Has vist alguna vegada la força de la gravetat?

24

Com podem definir el concepte procés?

25

26

27

28

29

30

Els processos són una entelèquia, una construcció mental.

No existeixen en el món real; els creem nosaltres com una eina.

31

Però, si voleu una definició de procés

“Conjunt d’activitats mutuament relacionadas o que interactúen, les quals transformen elements d’entradaen resultats” (ISO 9000:2000)

… dues regles d’orun procés SEMPRE

Amb un verb en infinitiu (prohibit GESTIONAR) No s’identifica amb una unitat organitzativa

32

I de procediment

PROCEDIMIENT procedir (= forma d’executar o pasara l’acció, la cadena d’activitats, la seqüència…)

“3.4.5. Forma específica per portar a terme unaactivitat o un procés” rISO 9000r2000r

33

Processos vs Procedimentsquè? rrrr

34

Adaptació a l’AUDIT

35

36

El guióDe què va la pel·lícula de l’AUDIT ?

AUDIT 2009 - 2010Directiu Procés

1. Definir política i objectius de qualitat de la formació1.1 Definir política i objectius de qualitat de la formació

2. Garantir la qualitat dels seus programes formatius2.1 Garantir la qualitat dels seus programes formatius

3. Desenvolupar els seus programes formatius per afavorir l’aprenentatge de l’estudiant

3.1 Definició de perfils d’ingrés/graduació i admissió

3.2 Suport i orientació als estudiants 3.3 Metodologia d’ensenyament i avaluació3.4 Gestió de la mobilitat de l'estudiant3.5 Gestió de l'orientació professional3.6 Gestió de les pràctiques externes3.7 Gestió d'incidències, reclamacions i suggeriments

4. Garantir la qualitat del personal acadèmic i d’administració i serveis

4.1 Definició de les polítiques de PDI i PAS4.2 Captació i selecció de PDI i PAS4.3 Formació de PDI i PAS4.4 Avaluació, promoció i reconeixement del PDI i PAS

5. Garantir la qualitat dels recursos materials i serveis5.1 Gestió i millora dels recursos materials5.2 Gestió i millora dels serveis

6. Recollir i analitzar els resultats per a la millora dels programes formatius

6.1 Recollida i anàlisi dels resultats

7. Publicar la informació i retre comptes sobre els programes formatius7.1 Publicació d'informació i rendició de comptes sobre els programes

formatius

37

Les meta fases(P/D/C/A)

Re formular

Proposar

Aprovar

Gestionar

Avaluar

Retre Comptes

De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?

38

Inici

Anàlisi i revisió oferta formativa

Equip Deganal

Acta Junta Facultat

S’aprova ?No

Si

ℵ Marc normatiu UPC per la definició/ extinció titulacions

ℵ Titulacions Facultatℵ Informació entornℵ Titulacions referència ( IEEE, ACM,

ECET)

Debat i aprovació proposta nou catàleg

titulacions

Equip DeganalJunta Facultat

Cal modificar-la?

Elaboració proposta nou catàleg titulacions

Equip Deganal

Si

Tramesa de la proposta a la Universitat

Degà/na

S’aprova ?No

Si

Debat i aprovació proposta objectius i perfil

egressat

Equip DeganalJunta Facultat

S’aprova ?

Elaboració proposta objectius i perfil egressat

Equip Deganal

Si

No

1

No

Acta Junta FacultatObjectius i perfil egressat

titulacions

Són adequats objectius i perfil?

1

Si

Nou catàleg titulacions

La proposta implica suspensió

de titulacions?

No

Fi

No

Procés de suspensió de titulacions

Consell de GovernJunta de Facultat

La trama ocapítols

Norma, reglament,directriu, política,instrucció,...

En paperinformàtica

De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?

39

Els actors (agents i òrgans) Plànol Executiu

Plànol Aprovatiu

Plànol Assessor

Plànol Consultiu

Vicedegans

Degà GPAQ

AGENTS D’INTERÈS

VicedegàJunta Facultat

Vicedegà PE

EQ

ED

CPJC

AI

De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?

40

Els papers dels actors (competències)

• Elaborar / Proposar• Aprovar• Assessorar• Validar • Opinar / Recomanar• Revisar

De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?

41

Procés

Directriu

Subprocés

Procediment

El llenguatge del model (4 opcions)

De què va la pel·lícula de l’AUDIT ?

42

o com fem les coses aquí

3. El Mapes i les icones

43

Què és un mapa de processos?

44

QUÈ FEM o MAPA D’ACTIVITATS

COM HO FEM oMAPA DE PROCESSOS

QQ (QUI fa QUÈ) o qui fa el que fem.

Tres capes que ens expliquen com fem les coses aquí

45

CLAU

ESTRATÈGICS

FONAMENTALS

SUPORT

Quatre tipus de processos per il·lustrar com ho fem

46

ESTRATÈGICS

Estratègics

Proporcionen directrius, metodologies, guies, plans, pautes… diuen com s’han de fer els F/S, despleguen la missió.

47

FONAMENTALS

Fonamentals

Tot allò que l’organització ofereix i que el client espera rebre. Són les activitats visibles per l’usuari, tenen per tant impacte directe en la seva satisfacció. Porten a terme la missió de l’organització

48

SUPORT

Suport

Aporten els recursos per desenvolupar els fonamentals i els estratègics. Són “caixa negra” pels clients, cal fer-los per tal que la organització pugui funcionarr

49

CLAUS

Una 2ª classificació:Per les seves característiques sonbàsics per assolir l’estratègia del’organització,

rrr rrrrrrr rrrrrr rrrrrrrrrr r rr UPC r rr

rrrrrr rrr rrrrrrr

50https://epsc.upc.edu/ca/fitxers/Mapa%20de%20processos%20de%20l%27EPSC%20%282008%29.pdf

51

Exemples a la UPC

52

TRAMITAR CONCESSIONS

TRAMITAR COMPRES

TRAMITAR ACTUACIONS

CONTRACTAR

ASSESSORAR INFORMAR REGISTRAR

CONTRACTAR

DONAR SUPORT A LA PRESA DE

DECISIONS

LLOGAR ESPAIS SOL·LICITAR ESPAISARRANJAR ESPAIS

AVALUAR SERVEIS

ADMINISTRAR

CONTROLAR

53

54

FONAMENTALS

ESTRATÈGICS

SUPORT

3AVALUAR LA FORMACIÓ

OFERTA

2DETECTAR

NECESSITATS

1ELABORAR EL SISTEMA DE FORMACIÓ (PLURIANUAL )

8NEGOCIAR AMB

REPRESENTANTS SINDICALS

4DISSENYAR EL PLA

DE FORMACIÓ ANUAL

(accions formatives )

6ELABORAR LA MEMORIA OFA

5PROPORCIONAR

INFORMACIÓ PER LA PRESA DE DECISIONS

12DIFONDRE L’OFERTA

FORMATIVA

13TRAMITAR

SOL.LICITUDS DE FORMACIÓ

14COMUNICAR A LES

PERSONES

15REALITZAR L’ACCIÓ

FORMATIVA

9PUBLICAR

L’EXPEDIENT FORMATIU

11OFERIR

CONSULTORIA “ADHOC”

17MANTENIR ELS

SISTEMES D’INFORMACIÓ

18ANALITZAR LES SOL.LICITUDS

19ASSIGNAR

PERSONES A EDICIONS

20REORGANITZAR ELS

GRUPS

21ORGANITZAR LA LOGÍSTICA DELS

CURSOS

23TRAMITAR

PAGAMENTS

Caps UnitatsPAS/ PDI

7CONTRACTE PROGRAMA

16VALORAR

L’EFICÀCIA I L’EFICIÈNCIA DE

L’ACCIÓ FORMATIVA

22CONTROLAR

PRESSUPOST

10DEFINIR LES

ACCIONS FORMATIVES PERTINENTS

55

56

Mapa Processos Mobilitat Àmbit RR.II.

Fona

men

tal

Est

ratè

gic

Sup

ort

Definir Política Unitat Bàsica

Desenvolupar Xarxa i Aliances

Generar CAPs (Convenis,

Acords i Projectes)

Suggerir CAPs (PDI)- Estudiantat- PAS

Formalitzar CAP

Avaluar Acció Mobilitat

Definir política UPC

Obtenir recursos fundrising

Donar Suport a l’Organització de Congressos, Reunions de Projectes

Internacionals, Seminaris, Visites i TallersPRISMA

Contractar de Personal (si és necessari)l

Via SP Intercanvi Documents

CAPs

Autoregistre (IN)

Administrar Convenis, Acords i Projectes

Via CTT i altres UU.BBs

Administrar Sistemes d’informació (Intranet

ARI, WEB )

Es podria convertir en un

CAP?

Assignar promotor

intern

Es podria encabir

en un CAP?

És una proposta exterior?

Validar sol·licituds

Elaborar documentació / Informe Estada

Generar proposta

CAP

TRAMITAR SOL·LICITUD

Assignar Finançament

Informar oferta (places i programes)

Acreditar Estada

Es pot donar suport?

Connectar CAP ad

personamFi del procés

ASSESSORAR

Formular Proposta Mobilitat (PDI, PAS,

Est.)

Modificar Expedient Acadèmic

(Estudiantat)

Donar suport

Difondre Oferta

DIFONDRE

INFORMAR

Valorar Acadèmicament

PropostaProjectar la Institució a

l’Exterior

Liquidar Finançament

Preparar Estada

Actualització:30/06/08

Convenis Acadèmics

PDI No Mobilitat

SÍ

NO NO NO NO

SÍ

SÍ

Estudiantat, PDI, PAS OUT

Estudiantat, PDI, PAS IN

Estada Mobilitat

Modificar Expedient (PDI, PAS)

FÈNIX//DRAC

57

Qui Què

AC Processos Fonamentals Atendre el client Data de revisió:

Res

pons

able

d’

aten

ció

al c

llien

tE

quip

Tèc

nic

Dire

cció

Clie

nt in

divi

dual

(e

stud

iant

)

Plateja una necessitat

Acull al client Cal derivar la necessitat /petició?

És una de les prestacions de la

unitat ?Cal fer una matrícula ?

Certificar estudiants/tes?

Dissenyar solucions

Fer la gestió acadèmica

Fi del procés

Atendre la proposta

S’adequa a la missió? L’hem entès? Existeix una solució?Identificar

necessitats

Aportar solucions

Formalitzar els requeriments

client

no

no

si no

si si

no

si

Fi del procés

no

no

si

si

no

Mapa QQ

58

59

MEMBRE/S ÀREA DEL CONSELL DE DIRECCIÓ VICERECTOR/A I/o DIRECTOR/A DEL ÀREA A ÀREA CONSELL DE DIRECCIÓ ON NEIX LA PROPOSTA VICERECTOR/A I/o DIRECTOR/A DEL ÀREA B ALTRA ÀREA DEL CONSELL DE DIRECCIÓ

QUE HA D’APROVAR TAMBÉ LA PROPOSTA SECETARIA GENERAL CONSELL DE DIRECCIÓ DE LA UPC ORGAN DE CONSULTA, DE REPRESENTACIÓ O DE GOVERN DE LA UPC

Elabora contingut de la proposta que cal debatre a

l’àrea

Rep sol.licitiud d’incloure en ordre del dia de reunió de

l’àrea i documentació vinculada a la proposta que

cal.

Convoca la reunió amb ordre del dia i “penja” la documentació de treball

Tots els membres reben la comunicació: data i ordre del dia i l’avis de la documentació

dipsonible a la BBDD

Rep dades de : convocatoria i ordre

del dia

Temps espera

Es debate la proposta

S’aprova?

Reformula la proposta amb les aportacions de

la reunió??NO

SI

Fi procés

NO

Penja “l’acord” i informa

desenvolupament

SI

Cal presentar-lo per l’aprovació a d’altres

àrees?

Rep la informacióSI

Rep sol.licitiud d’incloure en ordre del dia de reunió de

l’àrea i documentació vinculada a la proposta que cal.

SI

Convoca la reunió amb ordre del dia i “penja” la documentació de treball

Rep dades de : convocatoria i ordre

del dia

Tots els membres reben la comunicació: data i ordre del dia i l’avis de la documentació

dipsonible a la BBDD

Temps espera

Es debate la proposta

S’aprova?Penja “l’acord” i informa

desenvolupament

SI

Rep la informacióSI

Fi procésProcés de difusió

dels acords CD

NO

Es debate la proposta (NO QUEDA CLAR QUI

COMUNICA, CONVOCA?)

S’aprova?

SI

Elabora versió definitiva del

document

SI

SI

ES RETORNA A QUI

EXACTAMENT ???

NO

???? Diferents processos pel que fa als circuits de

decisió amb diferents agents.

Interrelació amb el procés de difusió

Inclou?

SIFi procés

NO

NO

Un quart nivell: el mapa de flux

60

Inici - Fi

Procés o Adtivitat

Subprocés

Anotació

Conector de página

FL

UX

Modus paral·lel

Document

Documentmúltiple

BBDD documentació

Ecaneig

DOCU

MEN

T E

LECT

RÒNI

C

Arxiu

Signatura

Destruir

Decisió

Missatge

Externalitat

Consulta / Enmagatzematge

Visualització en pantalla

Auditoria

DE

SC

RIP

CIÓ

Activitat

de control

Les icones

61

62

Manual de Processos Fitxa de procediment

Estructura documental:

(estat document, vida document, coordinació i responsables, revisió, millora...)

Contingut: com ho fem

Com documentar ?

¿Què hauríem de posar?

► ¿Què ens interessa posar?

¿Què podem posar?

63

4. Unes pràctiquesTake away

64

CAS 1

Servir una hamburguesa

65

CAS 2

Comprar a la UPC

66

CAS 3

Promociona’t

67

The old north to south style of management is too one-dimensional… .our perspective must sw ing around such that we’re mainly thinking west to east, all the way across the company. The secret is to start managing sideways. The sooner the better. Because to a very large degree, our processes determine our destiny.

Price Pritchett.

Change is 30 percent logical and 70 percent emotional. The soft stuff is the hard stuff.

Una reflexió final

68I una mica d’humor

69

Que la força us acompanyi !!FI

http://www.estrategiayprocesos.com/