Post on 24-Jul-2015
Formacions continuades d’expedientsJornada d’usuaris
Novembre del 2011
Índex
1. Procediment genèric
2. Signatura electrònica de documents
3. Compulsa electrònica i digitalització certificada de factures
4. Còpies autèntiques1. Generació de còpies autèntiques
2. Validació de còpies autèntiques
www.absis.es
2. Validació de còpies autèntiques
5. Resolució de relacions – agrupació d’assumptes
6. Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSIS1. Esquema general solució
2. Enfocament i evolució – full de ruta
Procediment genèric
Procediment genèric
ConcepteConcepteConcepteConcepte
Procediment amb un conjunt de tràmits i plantilles genèriques que permet incoar i tramitar qualsevol tipus d’expedient
Objectiu principalObjectiu principalObjectiu principalObjectiu principal
Informatització ràpida de tots els expedients tramitats per l’administració sense necessitat de definició previa d’un procediment diferent per cada tipus d’expedient
www.absis.es
necessitat de definició previa d’un procediment diferent per cada tipus d’expedient
TipusTipusTipusTipus
- Procediment genèric simplificat
- Procediment genèric bàsic
Procediment genèric simplificat
CaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiques
- És registren tots els expedients – Registre d’expedients
- És crea una carpeta electrònica per cada expedient tramitat – expedients controlats
- Fàcil localització i accés a les carpetes dels expedients/documents
- Control de la documentació de l’expedient – custodia
- Possibilitat de normalització de la documentació – ús de plantilles de documents
- Només queda constància dels documents de cada expedient - no hi ha full de ruta
www.absis.es
- Només queda constància dels documents de cada expedient - no hi ha full de ruta de l’expedient
Procediment genèric simplificat
Passos implantacióPassos implantacióPassos implantacióPassos implantació
- Dissenyar totes les plantilles de documents – models que es volen fer servir (opcional)
- Dissenyar un procediment amb 1 tràmit que permeti generar i capturar els documents de l’expedient (mínim un)
- Crear els llibres per numerar els expedients (mínim un)
- Crear una Unitat Organitzativa (UT) i un grup d’usuaris amb tots els usuaris tramitadors
www.absis.es
tramitadors
Procediment genèric bàsic
CaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiques
- El procediment inclou un tràmit per cadascuna de les fases del PAC
- Facilita el control de l’estat de la tramitació - que fase s’ha fet i quina queda per fer en cada expedient
www.absis.es
Aspectes importants de la implantació
Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs Implantació segons el tipus de control d’accés als expedients, tràmits i docs
Opció1 : Control d’accés totalOpció1 : Control d’accés totalOpció1 : Control d’accés totalOpció1 : Control d’accés total
Tots els tramitadors poden veure i tramitar qualsevol expedient de qualsevol de
les àrees – només cal informatitzar un procediment
Opció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àrees
www.absis.es
Opció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesOpció2: Control d’accés per àreesEls tramitadors d’un àrea poden accedir i tramitar només els expedients de la seva àrea - cal informatitzar un procediment per àrea, un grup d’usuaris per area i
i un llibre per àrea (opcional)
Aspectes importants de la implantació
Implantació segons el tipus d’ integració amb Acords i ResolucionsImplantació segons el tipus d’ integració amb Acords i ResolucionsImplantació segons el tipus d’ integració amb Acords i ResolucionsImplantació segons el tipus d’ integració amb Acords i Resolucions
Opció1 : Amb integració amb SecretariaOpció1 : Amb integració amb SecretariaOpció1 : Amb integració amb SecretariaOpció1 : Amb integració amb SecretariaSi ha integració – cal afegir al procediment el tràmit proposta o petició d’acord/resolució, el temporitzador per bloquejar l’expedient i les plantilles proposta i notificació
www.absis.es
Opció2: Sense integració amb SecretariaOpció2: Sense integració amb SecretariaOpció2: Sense integració amb SecretariaOpció2: Sense integració amb SecretariaSi no hi ha integració – cal afegir al procediment el tràmit proposta o petició d’acord/resolució, el temporitzador per bloquejar l’expedient i les plantilles proposta i notificació
Signatura electrònica de documents
Signatura electrònica de documents
Definició de signatura electrònicaDefinició de signatura electrònicaDefinició de signatura electrònicaDefinició de signatura electrònicaConjunt de dades en forma electrònica consignat junt amb d’altres o associat a elles, que poden ser utilitzats com a mitjà d’identificació del signat
Objectiu principal de la signatura electrònica dels documentsObjectiu principal de la signatura electrònica dels documentsObjectiu principal de la signatura electrònica dels documentsObjectiu principal de la signatura electrònica dels documentsGarantir la integritat, autentificació i no repudi dels documents electrònics - validesa jurídica
www.absis.es
Tipus de signaturesTipus de signaturesTipus de signaturesTipus de signatures-Segons el lloc on s’ emmagatzema: SeparadaSeparadaSeparadaSeparada o Adjunta-Segons el format de les dades que formen la signatura: CADESCADESCADESCADES, XADES, PDF, etc...-Segons el seu reconeixem legal: bàsica, reconeguda, avançadaavançadaavançadaavançada-Segons si s’utilitza o no certificat electrònic per generar-la: Amb certificat Amb certificat Amb certificat Amb certificat o Sense Sense Sense Sense certificatcertificatcertificatcertificat
Signatura electrònica de documents
ConfiguracióConfiguracióConfiguracióConfiguració
- Conveni amb la Plataforma de Serveis de Certificació (PSC) que es farà servir
PSIS, @Firma, etc...
- Sol·licitar les targetes TCAT o els certificats que es faran servir les persones que han d’aprovar documents amb signatura electrònica amb certificat
- Configurar el sistema amb les dades d’accés a la PSC (absconfig.xml)
- Configurar els classificadors de documents que s’han de signar (opcional)
www.absis.es
- Configurar els càrrecs de han d’aprovar els documents (opcional)
- Configurar les alertes que han de rebre les persones que intervenen en l’aprovació (opcional)
- Crear un circuits d’aprovació (lògiques) per cada conjunt de persones que han de signar uns determinats tipus de document.
- Configurar els procediments per tal de que els expedients quedin a l’espera de l’aprovació d’un determinat document (opcional)
Signatura electrònica de documents
OperatoriaOperatoriaOperatoriaOperatoria- Un cop preparat el document s’envia a aprovar (s’inicia el procés d’aprovació del document)- Cada signant va reben el document en el moment en que ha de donar la seva aprovació- l’ordre d’aprovació s’indica en el circuit (lògica) d’aprovació
Des Des Des Des d’ond’ond’ond’on es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?es pot aprovar o rebutjar l’aprovació d’un document ?- Des del portasignatures : cada usuari veu tots els documents que en un moment donat té pendents d’aprovar
www.absis.es
pendents d’aprovar -Des de la carpeta de l’expedient-Des d’un tràmit (safata de tramitació)
Validació de les signatures electròniques Validació de les signatures electròniques Validació de les signatures electròniques Validació de les signatures electròniques –––– validació del documentvalidació del documentvalidació del documentvalidació del document- Accés al document des de la carpeta de l’expedient- Accés al document des dels cercadors de documents
Signatura electrònica adjunta amb segell de temps – format PDF
www.absis.es
Signatura electrònica separada amb segell de temps
www.absis.es
Compulsa electrònica de documents
Compulsa electrònica
Marc legalMarc legalMarc legalMarc legal
-Llei 30/1992 Article 46 – Validesa i eficàcia de documents i còpies
-Llei 11/2007 Article 30 - Còpies electròniques – punts 3 i 4
“30.330.330.330.3 Las Administraciones Públicas podrán obtener imágenes electrónicas de los documentosdocumentosdocumentosdocumentos privadosprivadosprivadosprivados aportadosaportadosaportadosaportados por los por los por los por los ciudadanosciudadanosciudadanosciudadanos, con su misma validez y eficacia, a través de procesos de digitalización que garanticen su autenticidad, integridad y la conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtención
www.absis.es
conservación del documento imagen, de lo que se dejará constancia. Esta obtenciónpodrá hacerse de forma automatizada, mediante el correspondiente sello electrónico”
“30. 430. 430. 430. 4 En los supuestos de documentos emitidos originalmente en soporte papel de los que se hayan efectuado copias electrónicas de acuerdo con lo dispuesto en esteartículo, podrápodrápodrápodrá procederseprocederseprocederseprocederse a la a la a la a la destruccióndestruccióndestruccióndestrucción de los de los de los de los originalesoriginalesoriginalesoriginales en los términos y con las condiciones que por cada Administración Pública se establezcan”
Compulsa electrònica - Esquema general
Document en format paper
(1) Digitalització del
document
(2) Validació imatge
digital
(3) Signatura
imatge digital
(4) Captura
metadades
www.absis.es
Còpia digital Còpia digital
signada
Metadades
compulsa
Còpia digital compulsada = Compulsa electrònica
Implantació
RequisitsRequisitsRequisitsRequisits
-Disposar del serveis d’una Plataforma de Serveis de Certificació (PSC) -PSIS, @Firma,..
-Disposar dels certificats electrònics personals reconeguts que faràn servir els compulsadors per signar les compulses (TCAT, eDNI, idCAT, ...)
-Dispositius digitalitzador accessible des de les estacions clients (mínim un)
Passos implantacióPassos implantacióPassos implantacióPassos implantació
www.absis.es
- Configurar les característiques de les compulses que es generaran (paràmetres)
- Afegir l’autorització “Compulsar electrònicament” als perfils del usuaris que realitzaran compulses
Configurar el servidor d’aplicacions webConfigurar el servidor d’aplicacions webConfigurar el servidor d’aplicacions webConfigurar el servidor d’aplicacions web
-Configurar les dades de connexió a la PSC (absconfig.xml)
Implantació
Estacions clients (Estacions clients (Estacions clients (Estacions clients (PCsPCsPCsPCs))))
- Instal·lació del driver twain del dispositiu digitalitzador
- Instal·lació dels drivers per fer servir el certificat electrònic (TCAT, eDNI, etc...)
- Instal·lació de la màquina virtual de java per executar l’aplicació de signatura
www.absis.es
Configuració paràmetres generació de compulses
www.absis.es
Metadades d’una compulsa electrònica
www.absis.es
Components d’una compulsa electrònicaSignatura electrònica
Metadades
www.absis.es
Imatge digital amb el contingut
del document
Digitalització certificada de factures (ABSDoc DC)
Digitalització certificada de factures
Marc legalMarc legalMarc legalMarc legal
- Real decret 1496/2003 reglament obligacions de facturació
- Ordre EHA/962/2007 desenvolupament disposicions sobre facturació telemàtica i conservació electrònica de factures
CaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiquesCaracterístiques
- Generació de còpies electròniques de les factures en format paper que tenen la
www.absis.es
mateixa validesa jurídica que la factura original i que per tant permet prescindir de la factura original
- Mòdul independent homologat per l’AEAT (ABSDoc DC)
- Integració del mòdul ABSDoc DC amb el Registre d’entrades
Esquema general
www.absis.es
Còpies autèntiques
Generació de còpies autèntiques amb CSV
Marc legalMarc legalMarc legalMarc legalLlei 11/2007 Article 30 punts 2 i 5
“30.2. Las copias realizadas por las Administraciones Públicas, utilizando medios electrónicos, de documentos emitidos original-mente por las Administraciones Públicas en soporte papel tendrán la consideración de copias auténticas siempre que se cum-plan los requerimientos y actuaciones previstas en el artículo 46 de la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común.”
www.absis.es
Procedimiento Administrativo Común.”
“30.5 Las copias realizadas en soporte papel de documentos públicos administrativos emitidos por medios electrónicos y firmados electrónicamente tendrán la consideración de copias auténticas copias auténticas copias auténticas copias auténticas siempre que incluyan la impresión de un código generado electrónicamente u otros sistemas de verificación que permitan contrastar su autenticidad mediante el acceso a los archivos electrónicos de la Administración Pública, órgano o entidad emisora”
Generació de còpies autèntiques amb CSV
Definició de CSVDefinició de CSVDefinició de CSVDefinició de CSV
Codi Segur de Verificació = Localitzador inclòs a les còpies autèntiques que permet localitzar el document original per tal de validar la autenticitat de la còpia
Característiques de les còpies autèntiques emesesCaracterístiques de les còpies autèntiques emesesCaracterístiques de les còpies autèntiques emesesCaracterístiques de les còpies autèntiques emeses
- Format: PDF
- Signatura electrònica : Attach amb segell electrònic d’òrgan (opcional)
www.absis.es
- Mecanisme de validació: CSV + URL del validador de documents
Generació de còpies autèntiques amb CSV
Document electrònic original custodiat per l’administració (amb o sense signatures)
www.absis.es
Generació de còpies autèntiques amb CSVOpcions de generació
www.absis.es
Generació de còpies autèntiques amb CSV
Segell
electrònic
d’òrgan
www.absis.es
CSV
Informació per
validar la còpia
Validació d’una còpia autèntica d’un document
www.absis.es
Validació d’una còpia autèntica d’un document
www.absis.es
Resolució de relacions – agrupació d’assumptes
Resolució de relacions
ObjectiuObjectiuObjectiuObjectiu
Resoldre amb una única resolució (acord o decret) un conjunt d’assumptes(expedients) que estan a l’espera d’una aprovació
ConceptesConceptesConceptesConceptes
- Petició d’aprovació – no té document propi
- Proposta tipus relació – document amb la relació d’assumptes a aprovar
www.absis.es
- Acord / Decret
- Certificats individualitzats de l’aprovació de cadascun dels assumptes
- Notificacions individualitzats de l’aprovació de cadascun dels assumptes
Esquema general
www.absis.es
Configuració
Producte: Acords i resolucionsProducte: Acords i resolucionsProducte: Acords i resolucionsProducte: Acords i resolucions
Plantilles de documentsPlantilles de documentsPlantilles de documentsPlantilles de documents
- Configurar una plantilla de proposta per cada tipus d’aprovació agrupada
- Configurar una plantilla certificat per cada tipus d’aprovació agrupada
- Configurar una plantilla notificació per cada tipus d’aprovació agrupada (opcional)
www.absis.es
ÒrgansÒrgansÒrgansÒrgans
- Associar les plantilles als òrgans que hagin de resoldre i definir els permisos d’accés
Configuració
Producte: ExpedientsProducte: ExpedientsProducte: ExpedientsProducte: Expedients
ProcedimentsProcedimentsProcedimentsProcediments
- Afegir un tràmit des del que es generà i enviarà la petició d’aprovació- Afegir un temporitzador per esperar la resolució de la petició d’aprovació i el certificat de la resolució (opcional)- Afegir i configurar un tràmit per tramitar la notificació des de l’expedient (opcional)
www.absis.es
Tramitació
ÀREESÀREESÀREESÀREES
- Els tramitadors : tramiten els expedients fins arribar al tràmit “Petició d’aprovació”
- El responsable de crear les relacions d’aprovació : crea una proposta tipus relació amb una relació que inclou tots els expedients que proposa a l’organ que resolgui amb un únic acord o decret, i envia la proposta a l’òrgan resolutori
SECRETARIASECRETARIASECRETARIASECRETARIA
www.absis.es
- Es prepara la sessió d’òrgan col·legiat (en cas d’aprovació per acord) , es reuneix l’òrgan i s’adopten els acords
- Es genera l’acta de la sessió (documentació dels acords) o es genera el decret (document, numeració i signatura) segons sigui el cas
- Se generen certificats individualitzats per cadascun dels expedients
- Se generen notificacions individualitzades per cadascun dels expedients
Tramitació
ÀREESÀREESÀREESÀREES
- Els tramitadors : continuen la tramitació dels expedients segons el configurat al procedimentadministratiu corresponent.
www.absis.es
Solució de gestió documental i d’arxiu d’ABSIS
Objectiu
Disposar d’una solució completa que permeti una gestiócompleta del cicle de vida dels expedients/documents des de la seva incoació fins a la seva destrucció definitiva o transferènciaa un repositori d’arxiu per la seva conservació permanent o de llarg termini
www.absis.es
Esquema general
Sistema
Productor
d’Expedients i
Documents
Emmagatzemar document Gestor documental i d’arxiu
(Alfresco DM/RM)Recuperar document
Arxivar expedient
Un
ita
ts p
rod
uct
ore
s
Fase
inactiva
Fase
activa
www.absis.es
Documents
Plataforma de preservació i
custodia documental
Transferència
Un
ita
ts p
rod
uct
ore
s
Esquema general de la solució
www.absis.es
Enfocament i evolució – Full de ruta
Fase1Fase1Fase1Fase1- Integració amb l’Alfresco DM – gestor documental- Informatització del quadre de classificació a l’Alfresco DM i RM- Càrrega i configuració de les sèries documentals a ABSIS- Classificació dels expedients- Informatització de l’esquema de metadades de preservació dels documents- Automatizar la captura de les metadades de preservació dels documents- Emmagatzematge i recuperació de documents a l’Alfresco RM (contingut,
www.absis.es
- Emmagatzematge i recuperació de documents a l’Alfresco RM (contingut, metadades i signatures)
Fase2Fase2Fase2Fase2- Integració amb l’Alfresco RM - transferència d’expedients a l’arxiu- Panel de control d’arxiver – Definir i aplicar calendaris de disposició (cicle de vida)- Auditoria disposicions – transferències i eliminacions
Enfocament i evolució – Full de ruta
Fase3Fase3Fase3Fase3
Integració amb la plataforma de custodia i preservació documental (iArxiu) –transferència d’expedients/documents
Calendari disponibilitat fase1 i fase2Calendari disponibilitat fase1 i fase2Calendari disponibilitat fase1 i fase2Calendari disponibilitat fase1 i fase2
Primer trimestre 2012
www.absis.es
Quadre de classificació documental
www.absis.es
Categoria o sèrieExpedient
Funció
Documents de l’expedient
Càrrega i configuració de les sèries documentals
www.absis.es
Classificació dels expedients
o Assignació de la sèrie documental a l’expedient durant la seva incoació
www.absis.es
Moltes gràciesDavid Sánchez
www.absis.es
David Sánchez
dsanchez@absis.es