FIDUPREVISORA S.A. Informe Pormenorizado del Estado del ... · 1.La Dirección de Talento Humano,...

DimensiónAspecto

DimensiónTalentoHumanoDimensiónDireccionamientoEstratégicoyPlaneación DimensiónGestionconValoresparaelResultado DimensiónEvaluacióndeResultados DimensiónInformaciónyComunicación DimensiónGestióndelConocimiento DimensiónControlInterno

Responsablesasignados

Autodiagnóstico

Análisisdebrechasfrentealoslineamientosdelaspolíticas ActividadesincluidasenelplandecierredebrechasFURAG:CrearydivulgarelCódigodeIntegridaddelaEntidad;CrearydivulgarelPlanEstratégicodelTalentoHumanodelaEntidad;ConstruirBasededatosdelosservidoresdelaentidadconlainformacióndemográfica;Actualizarlosprocedimientosdeselecciónycontratacióndelpersonal;SolicitarajustesenlaspreguntasaplicablesdelcomponenteTalentoHumano,paranuestraEntidaddeEconomíaMixta;Efectuarelplandesensibilizaciónalosfuncionariosporposiblesretiros;Identificarlasmetodologíasqueaplicalaentidadparaelconocimientoadquiridoporlosservidores;EjecucicióndelPlandeBienestardeacuerdoalcronogramaestablecido;RealizarseguimientoycontrolalasactividadesplaneadasenelProgramadeBienestarSocialdelaEntidadparaelaño2018;EjecucióndelPlanInstitucionaldeCapacitación(PIC)orientadodeldesarrollodelascompetenciaslaboralesypersonales;EvaluarelniveldesatisfacciónycumplimientodelPlanInstitucionaldeCapacitación(PIC);ActualizarlosManualesdeFuncionesyCompetenciasLaboralesdelaentidad;ElaboracióndePlanesdeMejoramientoIndividualdeacuerdoalosresultadosobtenidosdelaEvaluacióndeDesempeñodelaVigencia2016;PublicacióndelasvacantesenellinktrabajeconnosotrosdelapáginaWebdelaFiduprevisora,paralavigencia2018;RealizarelregistroparadarcumplimientoaloestablecidoenelArt227dedecreto019de2012,enloreferentealosreportesalSistemadeInformaciónyGestióndelEmpleoPúblico-SIGEP,paraelaño2017.

Dadalacalificaciónobtenidamediantelaaplicacióndelosautodiagnósticosasignadosaladimensiónyacadaunadesuspolíticasasociadas;laentidadconsideropriorizarlasactividadesquerequierenaccionesinmediatasafindefortalecerlosaspectosquehoysondebilidadesparalaentidad;unaveznormalizadosestostemasdesarrollaraestrategiasparacontinuarconlaconsolidacióndelmodeloMIPGdesdecadaunadelasdimensionesquelosustentan.

Actividadesincluidasenelplandecierredebrechas:ImplementaciónalaAtencióndeConsultasCiudadanas;GenerarestadísticaquepermitancontrolarlosregistrosgeneradosenlaaplicaciónFomag-Móvil;Encuestasdesatisfacciónalusuario;PlanEstratégicodeTI(PETI);CatálogodeserviciosdeTI;Identificaciónytratamientodelosriesgosdeseguridadyprivacidaddelainformación;Monitorearlosplanesdetratamientoderiesgosalaseguridaddelainformación;MedirlosresultadosdelModelodeSeguridadyPrivacidaddelaInformación-MSPI;Validarquelapolíticadeseguridadyprivacidaddelainformaciónseencuentrealineadaconlosobjetivosestratégicosdelaentidad;DesarrollarelPlanInstitucionaldeCapacitaciónenseguridaddelainformaciónyprivacidad;ReportaravancesdelaimplementacióndelSistemadeGestióndeSeguridaddelaInformación;IdentificacióneintercambiodeinformacióndeincidentesdeseguridadconGrupodeRespuestaaEmergenciasenCybersegurity;SeguimientoalaejecucióndelosgastospresupuestadosdelaEntidadvigencia2018;SeguimientoalPlandeComprasdelaEntidadvigencia2018.

ActividadesincluidasenelplandecierredebrechasFURAG:CumplimientoalaGestiónPQRS;Diseñarestudiospreviosyadelantarprocesosdeapropiaciónpresupuestal;Generarelprogramadeauditoriadelagestióndocumentalparalavigencia2019;GenerarelProgramadeGestiónDocumental-PGD;ActualizacióndelasTablasdeRetenciónDocumental-TRD;ElaborarlasTablasdeValoraciónDocumental;ActualizarelFormatoÚnicodeInventarioDocumentaldelacervodocumentaldelaentida.

Cronogramaparalaimplementaciónoprocesodetransición

Planesdemejoraparalaimplementaciónoprocesodetransición ActividadesincluidasenelplandecierredebrechasFURAG:CrearydivulgarelCódigodeIntegridaddelaEntidad;CrearydivulgarelPlanEstratégicodelTalentoHumanodelaEntidad;ConstruirBasededatosdelosservidoresdelaentidadconlainformacióndemográfica;Actualizarlosprocedimientosdeselecciónycontratacióndelpersonal;SolicitarajustesenlaspreguntasaplicablesdelcomponenteTalentoHumano,paranuestraEntidaddeEconomíaMixta;Efectuarelplandesensibilizaciónalosfuncionariosporposiblesretiros;Identificarlasmetodologíasqueaplicalaentidadparaelconocimientoadquiridoporlosservidores;EjecucicióndelPlandeBienestardeacuerdoalcronogramaestablecido;RealizarseguimientoycontrolalasactividadesplaneadasenelProgramadeBienestarSocialdelaEntidadparaelaño2018;EjecucióndelPlanInstitucionaldeCapacitación(PIC)orientadodeldesarrollodelascompetenciaslaboralesypersonales;EvaluarelniveldesatisfacciónycumplimientodelPlanInstitucionaldeCapacitación(PIC);ActualizarlosManualesdeFuncionesyCompetenciasLaboralesdelaentidad;ElaboracióndePlanesdeMejoramientoIndividualdeacuerdoalosresultadosobtenidosdelaEvaluacióndeDesempeñodelaVigencia2016;PublicacióndelasvacantesenellinktrabajeconnosotrosdelapáginaWebdelaFiduprevisora,paralavigencia2018;RealizarelregistroparadarcumplimientoaloestablecidoenelArt227dedecreto019de2012,enloreferentealosreportesalSistemadeInformaciónyGestióndelEmpleoPúblico-SIGEP,paraelaño2017.

Actividadesincluidasenelplandecierredebrechas:ImplementaciónalaAtencióndeConsultasCiudadanas;GenerarestadísticaquepermitancontrolarlosregistrosgeneradosenlaaplicaciónFomag-Móvil;Encuestasdesatisfacciónalusuario;PlanEstratégicodeTI(PETI);CatálogodeserviciosdeTI;Identificaciónytratamientodelosriesgosdeseguridadyprivacidaddelainformación;Monitorearlosplanesdetratamientoderiesgosalaseguridaddelainformación;MedirlosresultadosdelModelodeSeguridadyPrivacidaddelaInformación-MSPI;Validarquelapolíticadeseguridadyprivacidaddelainformaciónseencuentrealineadaconlosobjetivosestratégicosdelaentidad;DesarrollarelPlanInstitucionaldeCapacitaciónenseguridaddelainformaciónyprivacidad;ReportaravancesdelaimplementacióndelSistemadeGestióndeSeguridaddelaInformación;IdentificacióneintercambiodeinformacióndeincidentesdeseguridadconGrupodeRespuestaaEmergenciasenCybersegurity;SeguimientoalaejecucióndelosgastospresupuestadosdelaEntidadvigencia2018;SeguimientoalPlandeComprasdelaEntidadvigencia2018.

ActividadesincluidasenelplandecierredebrechasFURAG:CumplimientoalaGestiónPQRS;Diseñarestudiospreviosyadelantarprocesosdeapropiaciónpresupuestal;Generarelprogramadeauditoriadelagestióndocumentalparalavigencia2019;GenerarelProgramadeGestiónDocumental-PGD;ActualizacióndelasTablasdeRetenciónDocumental-TRD;ElaborarlasTablasdeValoraciónDocumental;ActualizarelFormatoÚnicodeInventarioDocumentaldelacervodocumentaldelaentida.

Avancesacordealcronogramayplanesdemejora Actividadescumplidasduranteelsegundocuatrimestre2018:

1.LaDireccióndeTalentoHumano,plasmaráatravésdeundocumentotodalaplaneacióndelTalentoHumano,teniendoencuentacadaprocesoqueinvolucraeldesarrolloyadministracióndeloscolaboradores.

2.LaDireccióndeTalentoHumano,reunirálainformacióndemográfica(edad,género,estudios,experiencialaboral,idiomas,etnia,discapacidad)delosservidorespúblicosdelaentidad.

3.LaDireccióndeTalentoHumanoactualizarálosprocedimientosdeselecciónycontraccióndelpersonalparatenerencuentalosaspectosaevaluardeuncandidatoparaocuparuncargoenlaentidad

4.LaDireccióndeTalentoHumanoidentificarátodaslaspreguntasdelaevaluacióndelFURAGquenosonaplicablesalaentidad,porlanaturalezayámbitodeaplicacióndeesta,comolosonlaaplicabilidaddeCarreraAdministrativa,GerentesPúblicos,entreotros;ycualessiaplicamoscomosoninducciones,climaorganizacionalydesempeño;paraasíenviarunasolicitudaFunciónpublicaparaqueenlapróximaevaluacióndelFURAGsepuedamediradecuadamenteeldesempeñodelTalentoHumanodelaEntidad.

5.LaDireccióndeTalentoHumanocrearáunasensibilizaciónparaimpartiralosfuncionarosquepuedanserretiradosporlaEntidad,encasodepensióny/oreestructuración.

Actividadescumplidasduranteelsegundocuatrimestre2018:

1.Verificarqueseencuentreestablecidaformalmentelaspolíticasyqueesténalineadosconlosnuevosobjetivosestratégicosdelaentidad,asegurandoqueseencuentrepublicadaenlaherramientadegestióndocumentalypaginawebdelaentidad.

Lasactividadestrazadasseencuentranenejecuciónysuseguimientoyvaloracióntendránlugarduranteeltercercuatrimestre2018.

Otrosaspectos

ComitéInstitucionaldeGestiónyDesempeño

FIDUPREVISORAS.A.InformePormenorizadodelEstadodelSistemadeControlInterno(Ley1474de2011)

Julio-Octubre2018Entidad:

FiduprevisoraS.A.esunaSociedaddeEconomíaMixtadecarácterindirectoydelordennacional,sometidaalrégimendeEmpresaIndustrialyComercialdelEstado,vinculadaalMinisteriodeHaciendayCréditoPúblico,vigiladaporlaSuperintendenciaFinancieradeColombiayconcontrolfiscalreglamentadoporlaContraloríaGeneraldelaRepública.AdemáscuentaconlaRevisoríaFiscaldelafirmaKPMGS.A.S.

Introducción:

LaimplementacióndelmarcodereferenciaMIPGenFiduprevisoraS.Abuscadirigir,planear,ejecutar,hacerseguimiento,evaluarycontrolarlagestiónalinteriordesusprocesos,conelfindegenerarresultadosqueatiendanlosplanesdedesarrolloyresuelvanlasnecesidadesyproblemasdelosciudadanos,conintegridadycalidadenelservicio.Envirtuddeloanterioryenelmarcodelodispuestonormativamente,seentregaenelpresentedocumentoquecontiene:

1.ResultadosdelseguimientocuatrimestralalEstadodelSistemadeControlInterno.2.Recomendacionesysugerenciasqueproductodeesteseguimientoseestimanpertinentes.

Antecedentesdelinforme:LaLey1474de12dejuliode2011“Porlacualsedictannormasorientadasafortalecerlosmecanismosdeprevención,investigaciónysancióndeactosdecorrupciónylaefectividaddelcontroldelagestiónpública”,enelartículoNo.9,estableciólosiguiente:

“Artículo9°.Reportesdelresponsabledecontrolinterno.Modifíqueseelartículo14delaLey87de1993,quequedaráasí:…EljefedelaUnidaddelaOficinadeControlInternodeberápublicarcadacuatro(4)mesesenlapáginawebdelaentidad,uninformepormenorizadodelestadodelcontrolinternodedichaentidad,sopenadeincurrirenfaltadisciplinariagrave”.

Con la expedición del Decreto 1499 de 2017 se integró el Sistema de Desarrollo Administrativo y el Sistema de Gestión de la Calidad, definiéndose un solo Sistema de Gestión, el cual se articula con el Sistema de Control Interno definido en la Ley 87 de 1993 "Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y organismos del Estado y sedictanotrasdisposiciones".

ElinformefueestructuradosiguiendoelmodeloMIPGatravésdelassiete(7)dimensionesenlasqueseencuentrefundamentado:TalentoHumano,DireccionamientoestratégicoyPlaneación,GestiónconValoresparaResultados,EvaluacióndeResultados,ControlInterno,GestióndelaInformaciónylaComunicaciónyGestióndelConocimientoylaInnovación.

AuditorCorporativoNoviembre9de2018

1.ConsiderandoqueenrelaciónconelSistemadeGestión,elDecreto1499de2017,establecequeestáconformadoporlaspolíticas,normas,recursoseinformación,necesariosparadirigirlagestiónpúblicaalmejordesempeñoinstitucionalyalaconsecuciónderesultados,parasatisfacerlasnecesidadesylosderechosdelosciudadanos,elcualsecomplementayarticula,entreotros,conlosSistemasNacionaldeServicioalCiudadano,deGestióndelaSeguridadySaludenelTrabajo,deGestiónAmbientalydeSeguridaddelaInformación.QueelDecretomencionadoconsagraquelaspolíticasdeDesarrolloAdministrativodequetratalaLey489de1998,sedenominaránpolíticasdeGestiónyDesempeñoInstitucional,seregiránporlasnormasquelasregulanoreglamentanyseimplementaránatravésdeplanes,programas,proyectos,metodologíasyestrategias.EnconsecuenciaseencuentraenproyectolaresoluciónpormediodelacualsedistandisposicionesGeneralesenelmarcodelModeloIntegradodePlaneaciónyGestión(MIPG)dentrodeFiduprevisora.

Laresolucióndictadisposicionesapartirdelossiguientescapítulos:

1.Adopcióndelmodelointegradodeplaneaciónygestión2.Operacióndelmodelointegradodeplaneaciónygestión3.Comitéinstitucionaldegestiónydesempeño

2.Desdelaterceralíneadedefensasevienenadelantandotareasdeevaluaciónymonitoreocontinuoalmejoramientodeprocesos,actualizacióndelasmatricesderiesgoyactividadesdesensibilizaciónyfortalecimientodelosprincipiosquecaracterizanalMECI;esasícomoduranteelmesdeoctubre;laOficinaDeAuditoriaCorporativa;adelantosesionesdecapacitaciónlideradasporelJefedelaoficinadeControlInterno,DoctorJuanDavidLemusPacheco;duranteunasemanadeformacontinuaafindedarcubrimientoal100%defuncionariosdelaentidadconelanimodesocializarconceptosyconsolidarunsoloentendimientodelaculturadecontrolinternodesdelaperspectivayaportedecadaunodelosfuncionarios.

Recomendaciones

1.AuditoriaCorporativarecomiendacontinuarconlaejecucióndeactividadesincluidasenelcronogramaparalaimplementacióndelMIPGyelcierredebrechasidentificadas,apartirdelosresultadosdelejerciciodeautodiagnóstico,dispuestoporelDAFP.

2.AuditoriaCorporativarecomiendaadelantarlaactualizacióndelosmapasderiesgodelosprocesos,deacuerdoconlodispuestoenlaDirectiva13de2018ylaGuíaParalaAdministracióndelRiesgoyelDiseñodeControlesver4,formalizadaporfunciónpública,duranteelmesdeoctubrede2018.

3.AuditoriaCorporativarecomiendadaraplicaciónalodispuestoporeldecreto612de2018“PorelcualsefijandirectricesparaaIntegracióndelosplanesinstitucionalesyestratégicosalPlandeAcciónporpartedelasentidadesdelEstado”.

4.AuditoriaCorporativarecomiendaestablecerpolíticasinternasclarasyarticuladasparaoperarlasdistintasdimensionesdelModelo;entendiendoporpolíticainterna,ellineamientoquedefineeimpartelaaltadirecciónconelfindeorientarlaejecucióndelasactividadesfrenteauntemaenparticulary,suarticulaciónconotraspolíticasydimensionesdelmodelo.

5.AuditoriaCorporativarecomiendaqueelcomitéenusodesusfuncionesdeimplementadoryevaluadorconozcaysepronuncieenrelaciónalresultadodelasautoevaluacionesaplicadasporcadaunadelasdependencias;loanteriorconelfindedarcumplimientoalafuncionalidaddelMIPGdesdesuestructuraintegradadeInstitucionalidad,operaciónymedición.

6. Auditoria Corporativa recomienda definir la periodicidad con la que serán aplicados los autodiagnosticos; acciión requerida teniendo en cuenta que el autodiagnóstico es concebido por el modelo MIPG, como una herramienta de análisis periódico de los procesos y resultados de la gestión, con el fin de identificar áreas de mejora para la implementación de planes de mejoramiento adecuados a lasrealidadesinstitucionales.

Fuente:SecretaríaTécnicadelComitédeDesarrollodeGestiónyDesempeñoInstitucionaldeFiduprevisoraS.A.,ejercidaporlaGerenciaNacionaldePlaneación.

JuanDavidLemusPacheco

ActividadNo1:Realizardiagnósticopartiendodeldecreto1499de2017paraimplementacióndelMIPGII;Actividadejecutadaduranteelprimercuatrimestre2018.ActividadNo2:IdentificarlasáreasresponsablesporcadaunadelasdimensionesdelMIPG;SolicitarlosformatosdeAutodiagnósticoalosresponsablesporcadaunadelasdimensionesypolíticasdelMIPG;Actividadejecutadaduranteelprimercuatrimestre2018.ActividadNo3:ConstruirelborradordelMIPGIIdeacuerdoalDecreto1499de2017partiendodelosAutodiagnósticos,resultadosdelFURAG,PAAC,MECI,pordimensionesypolíticasgenerandoactividadesquemitigenlasbrechas;Actividadejecutadaduranteelprimercuatrimestre2018ActividadNo4:Realizarmesasdetrabajoconlasáreasparavalidarlasactividades,responsables,entregablesyfechasqueseencuentrarelacionadasenelPlandeCierredeBrechas2018;Actividadejecutadaduranteelsegundocuatrimestre2018.ActividadNo5:Gestionarfirmasdeaprobación;Actividadejecutadaduranteelsegundocuatrimestre2018.ActividadNo6:SeguimientodelPlandeCierredeBrechas;Actividadejecutadaduranteelsegundocuatrimestre2018.ActividadNo7:Realizacióndelapresentaciónconlosseguimientos.Actividadenejecuciòn,lavalidaciòntendralugarduranteeltercercuatrimestre2018.ActividadNo8:RealizarComitéInstitucionaldeGestiónyDesempeño;lavalidaciòntendralugarduranteeltercercuatrimestre2018.ActividadNo9:Realizarelactadelcomité;lavalidaciòntendralugarduranteeltercercuatrimestre2018.

EstaráconformadoporelSecretarioGeneraldelaentidad,quiénlopresidiráylosdemásintegrantesdelComitédePresidencia.

ElComitédePresidenciaseencuentraconformadoporelgrupodedirectivosdemásaltoniveldentrodelaentidad,ellosson:ElPresidentedelaFiduciaria,VicepresidentedeAdministraciónFiduciaria,VicepresidenteComercialydeMercadeo,VicepresidenteJurídico,VicepresidenteFinanciero,VicepresidenteFondodePrestacionesSocialesdelMagisterio,GerentedeOperaciones,GerenteAdministrativo,GerenteNacionaldePlaneación,GerentedeRiesgosyAuditorCorporativo.

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