Archivo Municipal de Barcelona | 29 de Noviembre de 2012

EVOLUCIÓN HISTÓRICA DEL ACCESO A LA

INFORMACIÓN Y A LOS ARCHIVOS EN

BARCELONA

II Seminario Internacional: "Archivos: Gestión, Accesibilidad y Preservación Documental”

29 de Noviembre de 2012

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Introducción

El Sistema Muncipal de Archivos de Barcelona

Alcance y fundamentos del acceso

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ALCANCE

• Derecho de los ciudadanos a la información en el sector público (ámbito municipal)

• Exclusión de la comunicación de información entre administraciones (coordinación interadministrativa o concepto de interoperabilidad)

• Evolución del acceso a documentos y archivos de la Administración Municipal (Ayuntamiento de Barcelona)

• Marco cronológico (época democrática, últimos 30 años).

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FUNDAMENTOS

• Derecho de los ciudadanos al acceso a la información y a la documentación es un aspecto esencial en sociedades democráticas (algunas se regulan explícitamente por leyes de acceso a la información).

• Reconocimiento al acceso del ciudadanos a documentación de un procedimiento (iniciado a instancia del ciudadano, de la administración o terceros) por interés propio.

• Incremento de les consultas de carácter cultural, docente científica o de investigación (antes centrada en archivos históricos, actualmente en documentación reciente).

• Reutilización de la información pública para finalidades comerciales de los particulares.

• Obligación de difundir documentos y información pública a los ciudadanos sin que se requiera solicitud previa (facilidad a través de las nuevas tecnologías).

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Marco legal

Marco legal Español

Marco legal Catalan

Marco legal de la Unión Europea

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Marco legal del Estado Español

Acceso:

• Constitución Española de 1978

• Ley 30/1992 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común

• Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español

• Ley 7/1985 Reguladora de las Bases del Régimen Local

• Ley 11/2007 de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos

• Ley 37/2007 sobre reutilización de la información del sector público (LRISP)

Protección de datos:

• Ley orgánica 1/1982 sobre protección civil del derecho a la honor, a la intimidad personal y familiar y a la propia imagen

• Ley orgánica 15/1999 de protección de los datos de carácter personal – LOPD

• Real Decreto 1720/2007 por el que se aprueba el reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica 15/1999 de protección de datos de carácter personal.

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Marco legal autonómico de

Cataluña

Acceso:

• Ley 10/2001 de archivos y documentos

• Ley 9/1993 de patrimonio cultural catalán

• Decreto 13/2008 sobre acceso, evaluación y selección de documentos

• Ley 26/2010 de régimen jurídico y de procedimiento de las administraciones públicas de Cataluña.

Protección de datos:

• Ley 32/2010 de la Autoridad Catalana de Protección de Datos

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Marco legal de la Unión Europea

Acceso:

• Carta de Derechos Fundamentales de la UE (2000)

– Art. 42 "Cualquier ciudadano de la Unión o cualquier persona física o jurídica que tenga su domicilio social en un Estado miembro tiene derecho a acceder a los documentos del Parlamento Europeo, del Consejo y de la Comisión".

• Tratado de la Unión Europea (Tratado de Maastricht) (2002)

– Art. 1.3 [...] nueva era "en la que las decisiones serán tomadas de la forma más abierta y más cercana al ciudadano que sea posible".

• Recomendaciones europeas (2000) 13 y (2002) 2 sobre comunicación de los archivos y acceso a los documentos

Protección de datos:

• Recomendación 81/679/CEE relativa al Convenio del Consejo de Europa sobre protección de las personas respecto al tratamiento automatizado de datos de carácter personal

• Directiva 95/46/CE relativa a la protección de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de datos personales ya la libre circulación de estos datos

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Evolución en el Ayuntamiento de Barcelona Reglamentos y normativa municipales

Fundamentos

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Normas municipales de

incidencia en el acceso

• Carta municipal de Barcelona (1998)

• Administración electrónica: – Ordenanza reguladora de la administración electrónica (ORAE)

• Protección de datos: – Norma respecto al tratamiento de datos de carácter personal en el

Ayuntamiento de Barcelona (NPD)

– Norma técnica para la protección de datos de carácter personal en soporte papel en el Ayuntamiento de Barcelona

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Evolución histórica del acceso a

la documentación y archivos

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1990 1992 2010 2013

Normas reguladores de Organización y funcionamiento del Sistema Municipal de Archivos (1990). Instrucción relativa a

los Archivos Municipales de Distrito (1991).

Reglamento del Sistema Municipal de Archivos

Norma de acceso y consulta de la documentación municipal. Políticas de gestión

documental

Reglamento del Archivo Municipal

•La Ley 30/1992 Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común

•La Ley 16/1985 del Patrimonio Histórico Español

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Reglamento del Sistema Municipal de

Archivos (2010): Funciones

• El acceso a los documentos y la difusión del patrimonio documental: – Promover y facilitar el acceso a los documentos por parte

de los ciudadanos.

– Facilitar la consulta de los documentos por parte de los órganos y unidades de la Administración municipal.

– Atender las necesidades de información o documentación.

– Fomentar la investigación sobre la historia de Barcelona.

– Dar a conocer el patrimonio documental del municipio.

– Llevar a cabo programas de actividades de difusión.

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Reglamento del Sistema

Municipal de Archivos (2010)

Funciones Comisión Municipal de Evaluación y Acceso a la Documentación:

a. Determinar el calendario de conservación de los documentos.

b. Dar pautas sobre la aplicación de la normativa de acceso y de reserva de los documentos.

c. Definir el procedimiento administrativo para la tramitación de las propuestas de evaluación, así como los protocolos de eliminación.

d. Elaborar las normativas e instrucciones necesarias, a las que deberán estar sujetas las oficinas municipales, en lo referente a las competencias de la Comisión.

e. Elaborar manuales de procedimientos sobre acceso, eliminación y conservación de los documentos.

f. Asesorar e informar a los órganos y servicios municipales en materia de evaluación, eliminación y acceso a la documentación.

g. Informar sobre las reclamaciones, quejas o sugerencias en materia de acceso a los documentos.

h. Colaborar con el síndico / a de Quejas del Ayuntamiento en la atención y propuesta de resolución de las quejas o denuncias presentadas por particulares en materia de acceso a los documentos.

i. Emitir de forma preceptiva del informe regulado en el artículo 37.1 de este Reglamento.

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Criterios generales y aspectos procedimentales

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• La Administración Municipal tiene la obligación de favorecer el ejercicio del derecho de acceso.

• Todos los ciudadanos tienen derecho a acceder a los documentos sin otras limitaciones que las previstas en las leyes.

• Acceso personas interesadas en un procedimiento: podrán acceder a la documentación siguiendo las pautas establecidas en la normativa de procedimiento administrativo.

• Soporte de consulta: se debe facilitar la consulta de la documentación en el suporte material que el solicitante haya elegido.

• Solicitud con fines de reutilización: se favorecerá de acuerdo con la normativa municipal (Directiva 2003/98/CE)

• Recursos al servicio del acceso: el Ayuntamiento facilitará a los ciudadanos recursos para identificar los documentos disponibles para consulta.

• Acceso a los documentos privados: según condiciones especiales o en su defecto las generales para la documentación pública.

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CRITERIOS GENERALES: PRINCIPIOS

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CRITERIOS GENERALES:

EXCEPCIONALIDADES Y LIMITES

LEGALES

• Excepciones al régimen de acceso:

– Acceso a documentos excluidos de consulta se puede permitir excepcionalmente y previo informe preceptivo.

– Acceso a documentos no excluidos de consulta se podrán denegar siempre cuando se considere que perjudican intereses generales o de personas.

– Acceso a documentos denegado temporalmente mientras no hayan sido objeto de clasificación o restauración, si la consulta perjudica su integridad y seguridad.

• Quedan excluidos de consulta los documentos en curso de elaboración y los auxiliares (borradores o anotaciones personales).

• Documentos con datos protegidos: se facilitará el acceso parcial a la documentación con datos de especial protección.

• Duración de los plazos de reserva: les exclusiones de consulta de documentos públicos quedan sin efecto al cabo de 30 años, salvo que la legislación disponga otra cosa (documentos con datos personales).

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PROCEDIMIENTOS DE ACCESO

• Formalización de las solicitudes • Denegación del acceso • Plazos de respuesta • Protección a la intimidad • Plazo final de reserva (30 años de la producción del

documento) • Fomento de la investigación y los derechos a la

intimidad, honor e imagen. • Acceso parcial a los documentos • La derogación de la reserva

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ACCESO DE LOS DOCUMENTOS EN

LOS CENTROS: CRITERIOS

• Tipos de consultas. • Edad mínima de acceso al servicio de consulta. • Instrumentos de consulta: los centros ponen a disposición

de los usuarios sus instrumentos de descripción. • Máximo de unidades documentales de consulta. • Condiciones de reproducción de documentos. • Uso de las reproducciones. • Copias compulsadas y acreditaciones. • Las limitaciones de acceso constaran el los instrumentos de

descripción y otros recursos de soporte. • La consulta es gratuita.

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ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE

LOS CENTROS: CONDICIONES

• Fondos accesibles

• Recursos de apoyo a la consulta

• Usuarios

• Consultas con finalidades de investigación

• Acceso a los documentos privados

• Procedimiento de solicitud en los centros de archivo

• Número de documentos objeto de consulta

• Plazos de respuesta en los centros de archivo

• Derogación de la reserva

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ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE

LOS CENTROS: CONDICIONES

• Responsabilidad en la divulgación de información afectada por reserva

• Responsabilidad del usuario con relación a los documentos

• Acceso a los espacios de los centros • Consulta de los fondos sin descripción • Consulta de los documentos en caso de deterioro • Consulta de documentos especiales • Reserva en sala • Forma de citar la procedencia

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Recapitulación

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Hacia donde debería ir el maco

legal • CONTEXTO GENERAL:

– Proyecto de ley de transparencia, Acceso a la Información Pública y Buen Gobierno (Gobierno del Estado Español) y reforma del artículo 37 de la Ley 30/1992.

– Dictámenes de la Comisión Nacional de Acceso, Evaluación y Selección Documental (Gobierno Autonómico Catalán)

• CONTEXTO MUNICIPAL:

– Aprobación de la Norma de acceso y consulta de la documentación municipal. – Desarrollo de la normativa interna de los centros. – Impulso de las competencias sobre acceso de la Comisión Municipal de

Evaluación y Acceso a la Documentación y puesta en marcha de los mecanismos de regulación.

– Aprobación de las Políticas de gestión documental – Desarrollo de buenas prácticas sobre acceso.

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Acciones a seguir

• Impulsar las políticas municipales para fomentar el acceso de los ciudadanos a la información: normas de acceso a la documentación, procedimientos y mecanismos informativos…..

• Profundizar en los mecanismos para hacer efectivo el acceso y consulta de los documentos electrónicos y las bases de datos.

• Buscar un equilibrio entre las normativas municipales en favor del acceso a la información y la protección de datos de carácter personal.

• Facilitar el acceso a la información en las distintas fases de la evolución documental, no solo la documentación con valor histórico.

• Incrementar el acceso en línea con nuevas plataformas tecnológicas de consulta (portales, webs, catálogos en línea, etc.).

• Fomentar el concepto de Open data.

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