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CLASES DE CONTROLCLASES DE CONTROL
SEGÚN QUIENSEGÚN QUIEN LO REALICELO REALICE
FINANCIEROFINANCIERO
INFORMATICOINFORMATICO
OPERATIVOOPERATIVO
ADMINISTRATIVOADMINISTRATIVO
PREVIOPREVIO
PERCEPTIVOPERCEPTIVO
POSTERIORPOSTERIOR
EXTERNOEXTERNO
INTERNOINTERNO
SEGÚN SUSEGÚN SU NATURALEZANATURALEZA
SEGÚN MOMENTO SEGÚN MOMENTO DE SU APLICACIÓNDE SU APLICACIÓN
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SISTEMA DE CONTROL SISTEMA DE CONTROL MARCO LEGALMARCO LEGAL
NORMAS
CONSTITUCION NACIONALCONSTITUCION NACIONAL
LEY 42 DE 1993LEY 42 DE 1993
LEY 80 DE 1993LEY 80 DE 1993
LEY 87 DE 1993LEY 87 DE 1993
LEY 119 DE 1994LEY 119 DE 1994
RESOLUCION 049 DE 1998RESOLUCION 049 DE 1998
LEY 190 DE 1995LEY 190 DE 1995
LEY 200 DE 1995LEY 200 DE 1995
DECRETO 2150 DE 1995DECRETO 2150 DE 1995
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MISION Y VISION
OBJETIVOS
POLITICAS
PLANES
PROGRAMAS
PROYECTOS
ESTRUCTURA ORGANIZACIONALESTRUCTURA ORGANIZACIONAL
FUNCIONES
PROCESOS
PROCEDIMIENTOS
SISTEMAS DEINFORMACION
SISTEMA DE EVALUACION Y CONTROL
SISTEMASDE SEGURIDAD
SISTEMA DE SISTEMA DE CONTROL INTERNOCONTROL INTERNO
NORMAS
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RESPONSABILIDADRESPONSABILIDAD DEL DEL
CONTROLCONTROL
La aplicación de los métodos y La aplicación de los métodos y procedimientos al igual que la procedimientos al igual que la calidad, eficiencia y eficacia, será calidad, eficiencia y eficacia, será de responsabilidad de los de responsabilidad de los Jefes...Jefes...
“ “El establecimiento y desarrolloEl establecimiento y desarrollo
del sistema de Controldel sistema de Control
será de responsabilidad del será de responsabilidad del Representante Legal...Representante Legal...
A las A las Oficinas Oficinas les corresponde la les corresponde la verificación y verificación y evaluación del evaluación del
sistema de control. sistema de control.
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ENFOQUES DEL ENFOQUES DEL CONTROLCONTROL
EJERCERSE EN FORMA PERMANENTEEN TODO EL SENA
HACER PARTE INTEGRAL DE LA FUNCION GERENCIAL
FACILITAR LA PARTICIPACIONCIUDADANA EN EL CONTROL
DE LA GESTION DEL SENA
SER DESCONCENTRADO Y DESCENTRALIZADO.
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INTEGRADO A TRAVES DE SISTEMAS DE INFORMACION.
PROPICIAR LA CALIDAD DE LOS SERVICIOS.
PROPICIAR LA CULTURA DEL AUTOCONTROL DE LA GESTION.
ENFOQUES DEL CONTROL INTERNOENFOQUES DEL CONTROL INTERNO
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Enfoque:Mejoramiento Continuo
Objetivo :Calidad
Dónde ?Procesos Quiénes ?
Todos Controlan
Cuándo ?Permanente
Cómo ?Técnicas,Indicadores,Normas
CONCEPTO MODERNO DEL CONTROLCONCEPTO MODERNO DEL CONTROL
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NUEVOS CONCEPTOS NUEVOS CONCEPTOS DEL CONTROLDEL CONTROL
En el trabajo se vuelven En el trabajo se vuelven importantes ciertosimportantes ciertos
aspectos considerados aspectos considerados sutiles que pueden afectarsutiles que pueden afectar
significativamente la significativamente la calidad, y con frecuenciacalidad, y con frecuencia
sólo son controlables sólo son controlables eficientementeeficientemente
por el propio funcionario.por el propio funcionario.
AutocontrolAutocontrol
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ACTITUD CLAVE Y ACTITUD CLAVE Y DETERMINANTE PARA LA DETERMINANTE PARA LA
EFECTIVIDAD DEL CONTROLEFECTIVIDAD DEL CONTROL
ACTITUD CLAVE Y ACTITUD CLAVE Y DETERMINANTE PARA LA DETERMINANTE PARA LA
EFECTIVIDAD DEL CONTROLEFECTIVIDAD DEL CONTROL
~~
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PRINCIPIOS DE CONTROLPRINCIPIOS DE CONTROL
SEGREGACION DE FUNCIONES
RESPONSABILIDADESDELIMITADAS
AMPARO DE BIENESY VALORES
ACTUACIONES ACORDESCON LAS NORMAS Y
PROCEDIMIENTOS VIGENTES
SEGURIDAD EN INSTALACIONES Y PROTECCION
DE LA INFORMACION
SISTEMA DEEVALUACION
DEL DESEMPEÑO MONITOREO
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Comprenda bien los enfoques.
Tome acciones en ese sentido.
Eduque a todos los funcionarios.
Efectúe diagnósticos del controlFormule planes de mejoramiento.
PARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROLPARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL RECUERDE LO SIGUIENTE ...RECUERDE LO SIGUIENTE ...
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PARA MEJORAR EL SISTEMA DEPARA MEJORAR EL SISTEMA DE CONTROL RECUERDE LO CONTROL RECUERDE LO SIGUIENTE ...SIGUIENTE ...
Establezca puntos claves de control.
Asigne responsables de verificar los procesos.
Efectúe controles selectivos.
Aplique técnicas de control.
Haga seguimiento y evaluación
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CONTROLES EN CONTROLES EN PROCESOSPROCESOS
Y PROCEDIMIENTOS Y PROCEDIMIENTOS
PROCESO PROCESO
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTONOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
RESPONSABLERESPONSABLE PUNTO DEAPLICACION
PUNTO DEAPLICACION
ACTIVIDADESDE CONTROL
ACTIVIDADESDE CONTROL
PERIODICIDAD .....
PERIODICIDAD .....
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EVALUACION DEL CONTROLEVALUACION DEL CONTROL
Qué ? Examen de los elementos que componen el sistema de control interno del SENA.
Para qué ? Para tener un diagnóstico del estado actual del control interno y establecer acciones de mejoramiento.
Cómo ? Con técnicas e instrumentos tales como : listas de chequeo, análisis de datos, voz del cliente.
Dónde ? En toda la Entidad, en una Regional específica, en un Centro de Formación Profesional ó de empleo.
Cuándo ? Permanentemente.
Quiénes ? Directivos, Jefes de dependencia, Oficinas de Control, Contraloría de la República.
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EXAMENEXAMEN
DIAGNOSTICO DE CONTROLDIAGNOSTICO DE CONTROL
PlaneaciónPlaneación
OrganizaciónOrganización
RecursosRecursos
InformaciónInformación
VerificaciónVerificación
EELLEEMMEENNTTOOSS
CRITERIOSCRITERIOS
Plan demejoramiento
FortalezasDebilidades
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PLAN DE MEJORAMIENTO
Elemento deControl Deficiencias
Acciones deMejoramiento
Responsables y Fecha de Ejecución
Regional : __________________________ Fecha : ____________________
Dependencia : _______________________ Elaborado Por : _____________
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TECNICAS DE CONTROLTECNICAS DE CONTROL
MÉTODOS
OBTENER INFORMACIÓNOBTENER INFORMACIÓN
ANALIZAR INFORMACIÓNANALIZAR INFORMACIÓN
EVALUAR CONTROLESEVALUAR CONTROLES MÉDIOS
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TECNICAS DE CONTROLTECNICAS DE CONTROLPARA CONTROLPARA CONTROL DE LEGALIDAD DE LEGALIDAD
Y EXACTITUDY EXACTITUD
OBSERVACIÓN INSPECCIÓNCOMPROBACIÓNEXAMEN DE EXACTITUDREVISIÓN ANALÍTICACONCILIACIÓNCONFIRMACIÓN
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INSPECCION
Para qué sirve ?
Para constatar técnicamente en un objeto, proceso, o situación aspectos como Cantidades, Valores Seguridad, Características
Atributos Técnicos
Ejemplos :
Recepción de equiposMantenimiento de instalacionesSeguridades de acceso a equipos
Para qué sirve ?
Para constatar técnicamente en un objeto, proceso, o situación aspectos como Cantidades, Valores Seguridad, Características
Atributos Técnicos
Ejemplos :
Recepción de equiposMantenimiento de instalacionesSeguridades de acceso a equipos
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EXAMEN DE EXACTITUD
Consiste en verificar la precisión de cualquier operación, documento o transacción, teniendo en cuenta :
• Numeración secuencial• Unidades de medida• Cantidades• Valores• Operaciones aritméticas• Firmas Autorizadas
Ejemplos:Informes de ResultadosCuentas de CobroMemorandos
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COMPROBACION
Para qué sirve ?
Examinar los soportes y registros que apoyan una transacción, obteniendo evidencias suficientes para corroborar que se ajustan a los procedimientos establecidos.
Ejemplos:
• Cuenta de Cobro• Préstamo Hipotecario• Pago de Horas Extras
Para qué sirve ?
Examinar los soportes y registros que apoyan una transacción, obteniendo evidencias suficientes para corroborar que se ajustan a los procedimientos establecidos.
Ejemplos:
• Cuenta de Cobro• Préstamo Hipotecario• Pago de Horas Extras
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CONCILIACION
Consiste en establecer la correspondencia y confiabilidad entre dos registros independientes pero relacionados entre si, para aclarar las diferencias que se presenten, analizar sus causas y efectuar los ajustes del caso.
Ejemplos:
Cuentas corrientes Almacenes
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CONFIRMACION
Para qué sirve ?
Cerciorarse de la validez de lasoperaciones realizadas, mediante comunicación directa con clientes internos o externos, queconocen las condiciones de loque desea confirmar.
Ejemplos :Recibo de la mercancía.Tiempo de entrega.Unidades recibidas.Devoluciones.
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Lluvia de ideas Hoja de verificación Diagrama de flujo Diagrama de Paretto Diagramas de dispersión Gráfico de desarrollo Diagrama causa-efecto Gráficas de control Histogramas Solución de problemas en equipo
TECNICAS DE CONTROL
PARA ANALISIS DE DATOSPARA ANALISIS DE DATOS
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LLUVIA DE IDEAS
QUE ES ?
UNA HERRAMIENTA PARA GENERAR IDEAS A TRAVES DEL TRABAJO EN EQUIPO.
PARA QUE SIRVE ?
ESTIMULAR LA CREATIVIDAD Y LA PARTICIPACION EN EL ANALISIS Y LA SOLUCION DE PROBLEMAS.
QUE ES ?
UNA HERRAMIENTA PARA GENERAR IDEAS A TRAVES DEL TRABAJO EN EQUIPO.
PARA QUE SIRVE ?
ESTIMULAR LA CREATIVIDAD Y LA PARTICIPACION EN EL ANALISIS Y LA SOLUCION DE PROBLEMAS.
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HOJA DE VERIFICACION
QUE ES ?
Herramienta para el registro y organización de datos.
PARA QUE ?
• Para cuantificar fallas y errores en procesos.
• Para reducir los riesgos
• Para el análisis y la toma de decisiones
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HOJA DE VERIFICACION : EJEMPLO
Tipo Error Lunes Martes Mierc. Juev. Viernes Total
Fecha Diferente
CódigoErradoLiquidaciónIncorrecta
Falta ControlPrevio
TOTAL
II I I II II 8
I II I III II 9
II I I I II 7
I I I I 4
286 4 4 7 7
Registrado Por : _________________
Lugar : _________________________ Fecha : _______
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DIAGRAMA CAUSA-EFECTO( ESPINA DE PESCADO )
QUE ES ?
DIAGRAMA QUE MUESTRA LA RELACION ENTREUN EFECTO O UN PROBLEMA Y LAS POSIBLESCAUSAS QUE LO GENERAN.
PARA QUE ?
REPRESENTAR GRAFICAMENTE LAS CAUSASDEL PROBLEMA AYUDANDO AL EQUIPO DE TRABAJO A IDENTIFICAR CAUSAS PROBABLES DELOS PROBLEMAS O EFECTOS..
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ATENCIONA LOS CLIENTES
METODO
Ausencia Manuales
AusenciaSistematización
Falta de capacitación
Insuficiencia de Personal
TALENTO HUMANO
EQUIPOS
Obsoletos
Insuficientes
MEDIOAMBIENTE
LocalizaciónInadecuada
DIAGRAMA CAUSA-EFECTO : EJEMPLO
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PROCESO DE SOLUCION DE PROBLEMAS EN EQUIPO
Listado de soluciones
PASOS A QUE RESPONDE RESULTADO
1. Identifique y seleccione el problema.
Qué se quiere cambiar?
Claridad sobre el problema vs. situación deseable
2. Análisis del problema
Que nos impide llegaral estado deseable?
Identificación y priorización de causas
3. Generación de soluciones.
Cómo podriamoshacer el cambio?
4. Selección de la mejor solución
Cuál es la mejor forma de hacerlo ?
Plan para hacer ymonitorear el cambio.
Criterios de selección
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PROCESO DE SOLUCION DE PROBLEMAS EN EQUIPO
PASOS A QUE SE RESPONDE RESULTADO
5. Montaje de la solución
Estamos siguiendo elplan ? Solución en “el sitio”
6. Evaluaciónde la solución
Qué tan buena resultóla solución ?
Verificación de que el problema está resuelto.
Continuación