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Néstor Gabriel Zamudio Bermùdez |
Descripción brevePor la cual se establece la funcionalidad y la implementación de las tablas de retención documental para aumentar la eficacia y productividad de la gestión
administrativa en Otrans Help Logistic S. A. S.
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Otrans Help Logistic S. A. S.
COMITÉ DE ARCHIVO
Secretario GeneralNelson Poveda Cárdenas
Asesor de planeación y/o informaciónIngrid Baquero
Asesor JurídicoClaudia Duque
Responsable del área de archivoIsabel Castellanos
Bogotá, 24 de enero de 2012
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Tabla de contenidoIntroducción 1
Tabla de retención documental (T. R. D.) 3
Proceso de elaboración de las tablas de retención documental 5
Codificación 6
Codificación Estructural de Otrans Help Logistic 6
Cuadro de Clasificación Documental 7
Cuadro de Valorización Documental 12
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IntroducciónLa necesidad de mejorar las labores administrativas y operativas en Otrans Help Logistic S. A. S., estableció el requerimiento de emprender acciones que encaminen a elaborar y presentar las tablas de retención documental, situación que ha ocasionado innumerables dificultades, debido al poco conocimiento que se tiene sobre dicha temática.
Consiente de esta necesidad, el comité de archivo de la empresa, preparo el presente documento, como parte de la organización del archivo de la misma, como una herramienta que describe paso a paso cada una de las actividades que se elaboraron al interior de esta entidad, explicando de forma sencilla, con un lenguaje claro y a partir de ilustraciones, la metodología que se usara a partir de la fecha, para garantizar la conservación de los documentos gestionados por las dependencia y que se adapta a las políticas establecidas por el órgano rector de la gestión archivística en el país.
Este documento, pretende convertirse en una fuente de consulta para todos los funcionarios en el momento que regulen el almacenaje de los documentos que dentro de sus dependencias gestionen.*
* Este texto ha sido preparado por Néstor Gabriel Zamudio Bermùdez, Director Archivístico mediante el contrato de prestación de servicios celebrado en la entidad.
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Tabla de retención documental (T. R. D.)La tabla de retención documental, es el listado de series y subseries con sus, correspondientes tipos documentales, a las cueles se les asigna el tiempo de permanencia en el archivo de gestión y en el archivo central y se establece su disposición final, bien sea con el propósito de conservarlas totalmente, seleccionarlas o eliminarlas.
A continuación se presenta un formato de tabla de retención documental, el cual ha sido descargado desde la página del Archivo General de la Nación (Ver Anexo 1).
Archivo General de la NaciónFORMATO TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
Entidad Productora: ____________________________________ Hoja ___ de ___
Oficina Productora: ____________________________________
CódigoSERIES
y tipos documentales
Retención Disposición finalProcedimientosArchivo
GestiónArchivo Central
CT E M S
Convenciones:CT – Conservación Total Firma del Responsable: ______________________________________
E – Eliminación Jefe de Archivo
M - Microfilmación
S – Selección Fecha: _______________________
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Proceso de elaboración de las tablas de retención documental
La elaboración de las tablas de retención documental, se siguió basándose en los pasos que a continuación se relacionan.
1. Compilación de la información empresarial de Otrans Help Logistic S. A. S.Para la recopilación de esta información se hizo referente en la información contenida en los documentos administrativos de la Empresa, para tal motivo se realizó el estudio específico de cada uno de los documentos que se relacionan a continuación.
Actos administrativos sobre la creación y funciones de las dependencias que conforman como tal a la entidad.
Normas vigentes a la fecha que inciden en la producción, trámite y conservación de los documentos.
Manuales de funciones de las dependencias. Manuales de Procedimientos (Pendientes por actualizar) Organigrama que refleja la estructura actual de cada una de las
dependencias y que están en plena concordancia con los actos administrativos que fijen la organización de la Entidad (Pendiente por analizar al detalle)
Resoluciones y actas que permitieron la creación, composición y funciones de los comités de la Entidad.
2. Entrevista con los jefes de dependencia.La entrevista consistió en aplicar a cada uno de los jefes de dependencias y titulares de los cargos, el formato de Encuesta de Estudio de Unidad Documental” (Ver Anexo 2).
Este formato consta de dos partes: La primera, va hasta la pregunta 8, e identifica los principales aspectos de la oficina y solo se diligencio una hoja por cada dependencia constituida en la empresa. La segunda parte, se diligencio una por cada unidad documental producida, tramitada o conservada en cumplimiento de las funciones propias de las dependencias encuestadas.
3. Análisis e interpretación de la información recolectada.Una vez compilada toda la información, se procedió a:
Establecer la codificación de la estructura orgánica, teniendo en cuenta los niveles de dependencia jerárquica y la asignación de un código a las dependencias y grupos de trabajo que están debidamente creadas mediante acto administrativo.
Elaborar el cuadro de Clasificación Documental, en el que se definió para todas las dependencias, de acuerdo con el análisis de la información recolectada, y las funciones específicas, las SERIES y SUBSERIES documentales.
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Adelantar la Valorización documental, teniendo en cuenta las respuestas obtenidas de los ítems 5, 7, 9, 10, 11, 12, 13 y 14 de la Encuesta de Estudio Unidad Documental (parte II) y el análisis de la legislación vigente que aplica al cumplimiento de las funciones específicas de la Entidad y dependencias Administrativas de la misma.
CodificaciónLa codificación que se presenta a continuación se plantea ante el comité de archivo de Otrans Help Logistic S. A. S. y fue estudiada por parte del mismo para su aprobación e implementación en la empresa.
Codificación Estructural de Otrans Help Logistic
Junta Directiva0100
Presidencia2000
Gerencia Administrativa y
Financiera2100
Contaduria2110
Tesoreria2111
Asistencia Contable2112
Coodinacion Administrativa
2120
Asistencia Administrativa y de
Archivo2121
Secretariado y recepcion
2122
Mensajeria2123
Servicios Generales2124
Coordinacion de Proyectos
2130
Gerencia Comercial y Operativa
2200
Asesoria Comercial2210
Jefatura de Seguridad y Operaciones
2220
Administracion de Oficina Cartagena
2221
Administracion de Oficina
Buenaventura2222
Administracion Oficina Barranquilla
2223
Despachos2224
Treafico2225
Jefatura de Patio2240
Comite de Archivo1000
Revisor Fiscal3000
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Cuadro de Clasificación DocumentalA continuación se presenta el cuadro en donde según la Encuesta realizada a la totalidad de funcionarios, se clasifica según la procedencia y las dependencias que gestionan los procesos, toda la documentación que se maneja en la Empresa.
Cód.
Dependencia Código Serie Subseries
0100
Junta Directiva 100.01100.01.01
ActasDe junta Directiva
2000
Presidencia
2100
Gerencia Administrativa y Financiera
2110
Contaduría 2110.01
2110.02
2110.032110.03.012110.03,02
Estados FinancierosCertificaciones contablesRenta anual
ReciboSoporte
2111
Tesorería 2111.01
2111.01.012111.01.022111.02
2111.02.012111.02.022111.03
2111.03.012111.03.022111.04
2111.04.012111.04.02
Documentos Bancarios
Comprobantes de egreso
Recibos de caja
Notas contables
Cartas bancariasCertificaciones Bancarias
Comprobante de egresoSoportes
Recibo de cajaConsignación
CausaciónSoportes
2112
Asistencia Contable 2112.01
2112.01.012112.01.022112.02
Cuentas por pagar
Impuestos
CausaciónSoportes
CausaciónFormulario
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7
2112.02.012112.02.022112.03
2112.03.012112.03.022112.04
2112.04.012112.04.022112.04.032112.05
2112.05.012112.05.022112.062112.06.012112.06.022112.06.03
Causaciones de nómina
Conciliaciones bancarias
Cámaras de comercio
Provisión ICA
Nota contable de nominaSoportes
Conciliación BancariaExtracto bancarioExtracto de libro contable
FormulariosRecibo de pago
CausaciónFormularioSoportes
2120
Coordinación Administrativa 2120.012120.01.022120.01.032120.01.042120.01.052120.01.062120.01.072120.01.082120.01.092120.01.102120.01.11
2120.01.12
Hojas de vida Fotocopia de cedula
CertificacionesFotocopia de libreta militarFotocopia de DiplomaPruebas psicotécnicasPruebas de conocimientoInforme de entrevistaRegistro de inducciónExamen medicoApertura de cuenta bancariaAutorización de consulta en información judicialConsulta de antecedentes judicialesConsulta de OFACConsulta de RUAFRegistro de huellasAcuerdo de confidencialidadContratoRegistro de visita
8
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2120.01.13
2120.01.142120.01.152120.01.162120.01.17
2120.01.182120.01.19
2120.01.202120.01.212120.02
2120.02.012120.02.022120.02.032120.02.042120.02.052120.02.062120.02.072120.02.082120.02.092120.02.102120.032120.04
2120.05
2120.05.012120.05.02
Contrataciones para independientes
ParafiscalesLiquidación nominaRetiro de personal
Salud Ocupacional
IndicadoresControl
domiciliariaIncapacidadesSolicitud de permiso
AprobaciónEntrevistaFotocopia de cedulaHoja de vidaCertificaciones laboralesCertificaciones personalesVisita domiciliariaContratoPropuestaPólizas
LiquidaciónDevolución de implementosActa de entrega
Programa de gestión de salud en el trabajoActas de apertura del comitéConvivenciaMatrizEvaluación de riesgos
De llaves
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9
2120.05.032120.06
2120.06.01
2120.06.02
2120.06.032120.06.042120.06.052120.07
2120.07.01
2121
Asistencia Administrativa y de Archivo
2121.012121.01.012121.01.022120.012120.01.222120.01.232120.01.242120.01.25
2120.01.262120.01.272120.01.282120.01.292120.02
2120.02.112120.02.122120.02.132120.02.1
Activos Fijos
Hojas de vida
Contrataciones para independientes
Proveedores
FacturaSoporte
Verificación de datosAsignación de carnetMemorandosAfiliación a caja de compensaciónAfiliación a EPSAfiliación a AFPAfiliación a ARLAfiliación a póliza fúnebre
CotizacionesAfiliación a EPSAfiliación a ARLAfiliación a AFP
Hoja de vidaAcuerdo con proveedoresEvaluación de proveedorVisita domiciliariaRegistro de visitaCopia de la cámara de comercioCopia de la cedula de ciudadaníaCopia del RUTSoporte de consulta en OFAC
10
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42121.022121.02.012121.02.022121.02.032121.02.042121.02.052121.02.06
2121.02.07
2121.02.082121.02.09
2121.02.10
2121.02.11
2121.03
Oficios
Soporte de consulta en ProcuraduríaSoporte de consulta del RUE
2122
Secretariado y recepción 2122.012122.01.012122.01.022122.01.03
2122,01.042122.01.05
ControlDe mensajería enviadaDe mensajería entranteDe ingreso y salida de visitantesDe inventario de papeleríaDe Documentación Radicada
2123
Mensajería
2124
Servicios Generales
2130
Coordinación de Proyectos
2200
Gerencia Comercial y Operativa
2210
Asesor Comercial 2210.012210.01.012210.02
Cotización
ControlA clientes
Visita de clientes |
11
2210.02.012210.032210.03.012210.04
2210.052210.05.01
Hoja de Vida
Indicadores de GestiónOrden
De clientesMedidas de Satisfacción de Clientes
De Servicio
2220
Jefatura de Seguridad y Operaciones
2220.01
2220.01.01
2220.01.022220.01.03
2220.01.04
2220.01.05
2220.01.062220.01.07
2220.01.082220.01.092220.01.102220.01.11
2220.01.122220.01.13
2220.01.14
2220.02
2220.02.012220.02.02
Hojas de vida conductores
Control Interno
Formato de revisión de vehículosFotografías del conductorFormato hoja de vida del vehículoRegistro de huellas de conductorAutorización de validación de datosAcuerdo de compromisoCopia de cedula de ciudadaníaCopia de paseCopia de carnet de EPSCopia de carnet de ARPCopia de licencia de transitoCopia del SOATCopia del carnet de afiliaciónCopia del certificado de revisión tecno- mecánicaCopia del R
Manifiesto de cargaRemesaRemesas de clientesOrden de cargueDocumentación de puertoNotas de inspecciónComodatoRegistro de SalidaPlan de ruta
12
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2220.02.032220.02.042220.02.05
2220.02.062220.02.072220.02.082220.02.09
2221
Administración de Oficina Cartagena
2221.012221.01.012221.022221.042221.052221.06
Ordenes
RemesasManifiestosPlan de RutasComprobante de recibo de Planilla
De Carga
2222
Administración de Oficina Buenaventura
2222.012222.01.012222.022222.042222.052222.06
Ordenes
RemesasManifiestosPlan de RutasComprobante de recibo de Planilla
De Carga
2223
Administración de Oficina Barranquilla
2223.012223.01.012223.022223.042223.052223.06
Ordenes
RemesasManifiestosPlan de RutasComprobante de recibo de Planilla
De Carga
2224
Despachos 2224.012224.01.012224.022224.042224.052224.06
Ordenes
RemesasManifiestosPlan de RutasComprobante de recibo de Planilla
De Carga
2225
Trafico 2224.01
2224.022224.02.0
Estudio de SeguridadReporte
De Vehículos en Transito |
13
12224.03
Control Interno
2240
Jefatura de Patio
Cuadro de Valorización DocumentalEste proceso de valorización documental permitió asignar el tiempo que se deben conservar las series y subseries documentales tanto en los Archivos de Gestión y Archivo Central, para así establecer, cuáles de ellas van a conservarse totalmente, a seleccionarse o a eliminarse.
Serie
Archivo
Gestión
Archivo
Central
Disposiciones finales
CT E M S
Actas 3 30 X XImpuestos 2 30 X XDocumentos Bancarios 2 20 X XCausaciones de nómina 2 20 X XConciliaciones bancarias 3 20 X XComprobantes de egreso 2 20 X XRecibos de caja 2 20 X XNotas contables 2 20 X XRenta anual 2 30 X XCámaras de comercio 2 20 X XProvisión ICA 2 20 X XHojas de vida 2 12 X XProveedores 2 12 X XOficios 2 20 X XParafiscales 2 30 X XLiquidación nomina 2 12 X XRetiro de personal 2 15 X XSalud Ocupacional 3 20 X XIndicadores 2 20 X XControl 1 7 XCotización 2 12 X XOrden 2 12 X XControl Interno 2 15 X X
Como consecuencia del estudio realizado, se han planteado los cuadros anteriores, en donde se reúne la información necesaria para diligenciar las Tablas de Retención Documental, aunque estas como tal se diligenciaran únicamente hasta el final del proceso Archivístico, pues puede producirse que durante el proceso se recopile información que no ha sido obtenida por ninguno de los medios anteriores, para que así se proceda a aplicarlas a partir de la fecha en que el proceso finalice como tal.
De igual forma, el presente documento está expuesto a cualquier tipo de replantación, modificación o mejora que el Comité de Archivo de Otrans Help Logistic S. A. S. considere necesario, en cualquier parte del proceso archivístico, teniendo en cuenta estudios posteriores que se realicen en la empresa. El presente documento se autoriza para la publicación entre los funcionario de la empresa, y empieza a regir a partir de los treinta días del mes de enero. Firman
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Néstor Gabriel Zamudio Bermúdez.Director de Gestión Documental
Asesor de planeación y/o información
Ingrid Baquero
Secretario GeneralNelson Poveda Cárdenas
Asesor JurídicoClaudia Duque
Responsable del área de archivoIsabel Castellanos
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