Diseño organizacional de la empresa cultural

El Museo y su gestiónM.A Ana Lucía Recaman Mejia

Enero 30 de 2010

Lugar de las empresas Culturales

Por el contenido de las obras propuestas

Por las formas que ellas utilizan

Por la importancia de su presencia

Por la forma de consumo

Reflejan nuestra identidad culturalReflejan nuestra identidad cultural

ORGANIZACIONES CULTURALES

Establecimientos y empresas de producción y difusión:

artes de interpretación (teatro, música, danza, ópera)artes visuales (galerías de arte y museos) bibliotecas patrimonio

Industrias culturales (cine, discos, espectáculos de variedades, ediciones, artesanías etc..)Medios de comunicación (radio, televisión, periódicos, revistas, etc..)

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¿Qué es una organización?

• Las organizaciones son:– Entidades sociales que– Están dirigidas por metas – Están diseñadas como sistemas de actividad

deliberadamente coordinada y estructurada y– Están vinculadas con el entorno

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Elemento clave de la organización

• La organización está compuesta por personas y por sus relaciones interpersonales.

• Una organización existe cuando las personas interactúan entre si para realizar funciones esenciales que ayuden a lograr las metas.

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Definición

Las organizaciones son sistemas humanos de cooperación y en coordinación acoplados dentro de unos límites definidos para perseguir metas y objetivos compartidos.

B.J Hodge et al. Teoria dela organización p.13

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Dimensiones del diseño organizacional

Estas dimensiones, describen a las organizaciones de la misma forma que los

rasgos físicos y de la personalidad describen a la gente

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Tecnología

Tamaño

Metas yEstrategias

ENTORNO

CulturaEstructurales

FormalizaciónEspecialización

Jerarquía y autoridadCentralización

ProfesionalismoRazones de personal

Dimensiones estructurales y contextualesContextuales

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Dimensiones contextualesDimensiones contextuales

• Las metas y estrategias de una organización definen el propósito y las técnicas competitivas que la distinguen de otra organización.– Una estrategia es el plan de acción que describe la

distribución de los recursos y las actividades para hacer frente al entorno y para alcanzar las metas organizacionales.

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Dimensiones contextuales

• La cultura organizacional es el conjunto subyacente de valores, creencias, acuerdos y normas cruciales, compartido por todos los empleados. Representa el elemento aglutinante que mantiene unidos a los miembros de la organización. – Comportamiento ético– Compromiso con los empleados– Afectividad– Servicio al cliente

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Dimensiones contextuales

Una cultura organizacional se hace patente en su– Historia– Slogans– Ceremonias– Vestido– Diseño del lugar.

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Dimensiones estructurales

• Formalización: documentación escrita que describe el comportamiento y las actividades– Procedimientos, descripción de puestos,

regulaciones y manuales de políticas.

• Especialización: es el grado al cual las tareas organizacionales están subdivididas en trabajos separados (división laboral)

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Dimensiones estructurales

• Jerarquía y autoridad: se refiere quien reporta a quien y el tramo de control de cada gerente o directivo.

• Centralización: se refiere al nivel jerárquico que la autoridad tiene para tomar una decisión.

La función de la gestión en la E.C

Facilita la toma de decisiones

Inspira

DirigeControla

Comunica

Evalúa

Misión

Políticas

Planes

Metas Objetivos

PresupuestosCalendario

Mandato

Relaciones con Otras instituciones

EficienciaEficacia

FuncionesActividades

FuncionesActivos

Fuente:Lord B y Lord G.D Manual de gestión de museos. Ariel Patrimonio histórico, Barcelona 1998.

El propósito de la gestión

• La gestión se propone hacer más llevadera al personal de una organización la realización de sus tareas a base de facilitarles la toma de decisiones que conducen a la consecución de la misión de la empresa, al cumplimiento de su mandato y a la ejecución de sus objetivos a corto y a largo plazo para cada una de sus funciones.

Administración

• Proceso de realizar actividades y terminarlas eficientemente con y a través de otras personas.– Eficiencia: hacer las cosas bien. Relación que

existe entre insumos y producción, busca minimizar los costos de los insumos.

– Eficacia: hacer lo correcto. Alcanzar la meta

Funciones de la administración

Alcanzar el objetivo Establecido

Por la organización

Planeación:Definir metasEstablecer estrategiasDesarrollar subplanes paraCoordinar actividades

Organización:Que se necesita hacerCómo se realizaráQuién lo realizará

DirecciónDirigir y motivar a todas las partes involucradas y resolver conflictos

ControlSeguimiento de actividades para asegurarse de que se estén cumpliendo

Conducen

Administración de las empresas culturales

• Facilita la toma de decisiones que conducen a la consecución de la misión de la empresa cultural, al cumplimiento de su mandato y a la ejecución de sus objetivos a corto y a largo plazo para cada una de sus funciones.

• La empresa cultural hace parte de un sistema dinámico que interactúa y responde a su ambiente

Metas operativas

• Las metas operativas diseñan los fines a alcanzar mediante los procedimientos operativos existentes y explican lo que la organización está tratando de hacer.

• Describen resultados específicos cuantificables y a menudo están relacionados con el corto plazo.

• Las metas específicas para cada tarea primordial proporcionan cual es el camino a seguir para las decisiones y las actividades diarias dentro de los deptos.

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Estrategia

• Una estrategia es un plan para interactuar con el entorno competitivo a fin de alcanzar las metas organizacionales.

Las metas definen hacia dónde desea ir la compañía y la estrategia define cómo lo logrará.

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Función de la alta dirección en la dirección, el diseño y la

efectividad de la organización

Misión

• La declaración de una institución cultural presenta la forma de una afirmación breve, objetiva e inspiradora sobre su razón de ser o relevancia.

• Dirige su atención hacia las razones más permanentes y profundas de la existencia de la empresa cultural.

• Es el fundamento de cualquier línea de acción o desarrollo posterior

Misión

• Ejemplo La misión del museo Regional X es preservar y

comunicar a la gente de esta región y a los turistas la historia y el espíritu creativo de aquellos que han vivido aquí desde el principio de los tiempos.

El mandato

• En la empresa cultural se refiere al objeto de dedicación de la institución, es decir la gama de cultura material por el cual asume unas determinadas responsabilidades.

El mandato

• El mandato puede formularse en términos de:– Disciplina académica– Extensión geográfica– Marco cronológico– Especialidad científica– Relaciones del mandato con otras instituciones

interesadas en el mismo tema

EntornoOportunidades

AmenazasIncertidumbre

Disponibilidad de recursos

Director General, Equipo de la alta

dirección

Situación InternaFortalezas

DebilidadesCompetencia distintiva

Estilo de liderazgoDesempeño Pasado

Elegir Metas Operacionales,Estrategias competitivas

Dirección Estratégica

Definirmisión,metas

oficiales

Diseño OrganizacionalForma estructural(Aprendizaje o eficiencia)

Sistema de información yControl.

Tecnología de producción

Política deRecursos humanose incentivos

Cultura OrganizacionalVínculos Interorganizacionales

Resultados deEfectividad

RecursosEficiencia

Logro de MetasValores Competitivos 26M.A ANA LUCÍA RECAMAN MEJÍA

Entorno de la empresa cultural

Usuar

ios

ProveedoresCompetencia

Públicos

EntornoTecnológiconatural

EntornoDemográficoEconómico

EntornoPolítico legalEntorno

sociocultural

Fuente: adaptado de Kotler et al. Marketing, pag.46

Empresa cultural

MICRO ENTORNO

MACRO ENTORNO

Arredondo A. y Cols., 2009.

FASE 1,IDENTIFICACIÓN DEFORTALEZAS, OPORTUNIDADES,DEBILIDADES Y AMENAZAS

FASE 2, IDENTIFICACIÓN DEPOTENCIALIDADES, DESAFIOS,RIESGOS Y LIMITACIONES

FASES DEL FODA

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Planificación Estratégica y Matriz FODA.

* Planificar es prever y decidir las procesos para identificar y organizar los recursos en acciones que nos pueden llevar desde el presente hasta un futuro DE RESULTADOS DESEABLES. No se trata de hacer predicciones acerca del futuro sino de tomar las decisiones pertinentes para que ese futuro ocurra.

• Estrategia es un conjunto de decisiones, criterios y acciones por los cuales una institución, programa o proyecto se orienta hacia el logro de sus objetivos. Resalta su propósito general y establece un marco conceptual-metodológico eje por medio del cual, se transforma y se adapta al dinámico medio interno y externo en que se encuentra inserta para el logro de RESULTADOS ÓPTIMOS.

29M.A ANA LUCÍA RECAMAN MEJÍA

Planificación Estratégica y Matriz FODA.

* El concepto de planificación estratégica se refiere a la capacidad de observación y de anticipación frente a FORTALEZAS Y OPORTUNIDADES vs. DEBILIDADES y AMENAZAS que se generan, tanto de las condiciones externas e internas a una organización, programa o proyecto en el corto, mediano o largo plazo.

* La planificación estratégica debe ser entendida como un proceso participativo, que no va a resolver todas las incertidumbres, en torno a POTENCIALIDADES, RIESGOS, DESAFÍOS Y LIMITACIONES ; pero que permitirá trazar una línea de objetivos, metas, procedimientos y acciones para actuar en consecuencia.

* La convicción en torno a que el futuro de resultados deseados es posible, permite la construcción de una comunidad de intereses entre todos los involucrados en el proceso de cambio, lo que resulta ser un requisito básico para alcanzar los objetivos y las metas propuestas.

30M.A ANA LUCÍA RECAMAN MEJÍA

Planificación Estratégica y Matriz FODA.

* Las Fortalezas , son todos aquellos elementos internos y positivos que diferencian al programa o proyecto de otros de igual clase o similares.

* Las Oportunidades , son aquellas situaciones externas, positivas, que se generan en el entorno y que una vez identificadas pueden y deben ser aprovechadas.

* Las Debilidades, son problemas internos, que una vez identificados y desarrollando una adecuada estrategia, pueden y deben eliminarse.

* Las Amenazas, son situaciones negativas, externas al programa o proyecto, que pueden atentar contra éste, por lo que llegado al caso, puede ser necesario diseñar una estrategia adecuada para poder sortearla.

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Planificación Estratégica y Matriz FODA.

* las fortalezas deben utilizarse

* las oportunidades deben aprovecharse

* las debilidades deben eliminarse

* las amenazas deben sortearse

32M.A ANA LUCÍA RECAMAN MEJÍA

Planificación Estratégica y Matriz FODA.

* Las potencialidades, surgidas de la combinación de fortalezas con oportunidades señalan las líneas de acción más prometedoras para el cumplimiento de metas y resultados del proyecto bajo análisis.

* Las limitaciones, determinadas por una combinación de debilidades y amenazas, colocan una seria advertencia para el cumplimiento de metas y resultados.

* Los riesgos y los desafíos, determinados por su correspondiente combinación de factores, exigen una cuidadosa consideración a la hora de marcar el rumbo que el proyecto o programa deberá asumir hacia el futuro deseable.

* Existe una diferencia entre el estado presente y el estado deseado del proyecto, por lo que la determinación de los objetivos va a implicar cambios y transformaciones para algunas de sus áreas, y estabilización o consolidación para otras.

33M.A ANA LUCÍA RECAMAN MEJÍA

Arredondo A. y Cols., 2009.

MATRIZ FODA-I: IDENTIFICACION DE FORTALEZAS, DEBILIDADES, OPORTUNIDADES Y AMENAZAS

FACTORES INTERNOS

Controlables

FACTORES EXTERNOS

No Controlables

FORTALEZAS

(+)

OPORTUNIDADES

(+)

DEBILIDADES

(-)

AMENAZAS

(-)

34M.A ANA LUCÍA RECAMAN MEJÍA

Arredondo A. y Cols., 2009.

MATRIZ FODA-II: IDENTIFICACION DE POTENCIALIDADES, DESAFÍOS,RIESGOS Y LIMITACIONES

 ITEM BAJO ANÁLISIS MATRICIAL. OPORTUNIDADES AMENAZAS

FORTALEZAS Potencialidades

++

Riesgos

-+

DEBILIDADES Desafíos

+-

Limitaciones

--

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Arredondo A. y Cols., 2009.

FASES METODOLÓGICAS PARA EL DESARROLLO DE PLAN ESTRATÉGICO EN LA MEJORA COTINUA DE PROGRAMAS DE POSGRADO

FASE 1, MATRIZ FODA-IIDENTIFICACIÓN DEFORTALEZAS, OPORTUNIDADES,DEBILIDADES Y AMENAZAS

FASE 2, MATRIZ FODA -2IDENTIFICACIÓN DEPOTENCIALIDADES, DESAFIOS,RIESGOS Y LIMITACIONES

FASE 3, MATRICES SOBRE:-Exposiciones-Talleres y conferencias-Coloquios-Boutique-Procuración de fondos-Amigos del museo

INTEGRACIÓN DE PLAN ESTRATÉGICO A DESARROLLAR 36

M.A ANA LUCÍA RECAMAN MEJÍA

FUNCIONES DE LOS MUSEOS

Las funciones de un museo (objetivos)

ACTIVIDADES•Investigación•Exposición•Interpretación /Difusión

ACTIVOS•Colección•Documentación•Conservación

Funciones Intrínsecas

Funciones Extrínsecas

Regeneración urbana

Impacto económico (sectorial,territorial,

Valores simbólicos

Branding

City Marketing

Otros fines sociales(democratización del acceso a la cultura)

Reconversión estructuraeconómica

Funciones del Museo• Funciones Intrínsecas

–Activos–Actividades

Funciones intrínsecasActivos

COLLECCIONAR

Funciones intrínsecasActivos

DOCUMENTAR

Funciones intrínsecasActivos

CONSERVAR

INVESTIGACIÓN

Funciones intrínsecasActividades

Funciones intrínsecasActividades

• EXPONER

Funciones intrínsecasActividades

INTERPRETACIÓN

Y DIFUSIÓN

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Implicaciones de la teoría de sistemas

La adaptación y la innovación de la organización: implica que las organizaciones no son entidades estáticas, son flexibles y adoptivas innovan continuamente para hacer frente a restricciones cambiantes del entorno del sistema.

Los canales de comunicación externa se utilizan para recolectar la información relevante del entorno e informar a los miembros acerca de las necesidades del cambio.

Funciones que impactan en la comunidad

• Impacto económico (sectorial,territorial)• Regeneración urbana• Reconversión estructura económica• Otros fines sociales (democratización del

acceso a la cultura)• Valores simbólicos