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Plantilla 2.1
MINISTERIO DE FINANZAS PÚBLICAS
MANUAL DE NORMAS, PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS
Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado
Guatemala, mayo 2018
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 2
Índice
Índice ___________________________________________________________________________ 2
Introducción _____________________________________________________________________ 4
Propósito del manual ______________________________________________________________ 4
1. PROCESO DE GESTIÓN DE CONTRATO ABIERTO _____________________________________________5
1.1 PREPARACIÓN, ADJUDICACIÓN Y CONTRATACIÓN ____________________________________________ 5
1.2 GENERACIÓN DE FORMULARIO DE OFERTA _________________________________________________ 11
1.3. GENERACIÓN DE REPORTE DE CONSOLIDADO DE PRECIOS_____________________________________ 12
1.4. CATALOGACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS EN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE BASES DE CONTRATO
ABIERTO ____________________________________________________________________________________ 12
1.5. MODIFICACIÓN DE BASES O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN UN EVENTO DE CONTRATO ABIERTO ___ 14
1.6. CONTRATACIÓN DEL SUBSIGUIENTE CALIFICADO ____________________________________________ 15
2. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ABIERTO ______________________________________________ 42
2.1. PRÓRROGAS CONTRACTUALES ______________________________________________________________ 42
2.2. GENERACIÓN DE ANEXOS _______________________________________________________________ 44
2.3. GENERACIÓN DE LISTADO DE PRODUCTOS ADJUDICADOS O PRORROGADOS _____________________ 44
2.4. FLUCTUACIÓN DE PRECIOS ______________________________________________________________ 45
2.5. AUTORIZACIÓN DE PERÍODO DE REABASTECIMIENTO ________________________________________ 46
2.6. INFORME DE PERÍODO DE REABASTECIMIENTOS DE PRODUCTOS _______________________________ 47
2.7. EJECUCIÓN DE SEGURO DE CAUCIÓN DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA ___________________________ 47
2.8. EJECUCIÓN DE SEGURO DE CAUCIÓN DE CUMPLIMIENTO _____________________________________ 48
2.9. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE CALIDAD EN EVENTO DE CONTRATO ABIERTO ______________ 49
2.10. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA EN EVENTO DE CONTRATO _____________________ 50
ABIERTO ____________________________________________________________________________________ 50
2.11. CÁLCULO DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA _________________________________ 51
2.12. VERIFICACIÓN DE CANTIDADES ESTIMADAS ________________________________________________ 52
2.13. AUTORIZACIÓN DE FINIQUITO ___________________________________________________________ 52
2.14. ACTUALIZACIÓN DE INSUMOS EN EL MANUAL DE CÓDIGOS DE ADQUISICIONES DE CONTRATO ABIERTO
53
3. CAPACITACIÓN _____________________________________________________________________ 84
CAPACITACIÓN ______________________________________________________________________________ 84
4. PROCESO DE NORMATIVIDAD _________________________________________________________ 87
GESTIÓN DE NORMATIVIDAD ___________________________________________________________________ 87
5. ASESORÍA _________________________________________________________________________ 90
5.1 ASESORÍA LEGAL ______________________________________________________________________ 90
5.2 ASESORÍA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA GUATECOMPRAS _________________________ 91
6. ADMINISTRACIÓN DE GUATECOMPRAS _________________________________________________ 95
6.1 GENERACIÓN DE USUARIOS _____________________________________________________________ 95
6.2 EMISIÓN DE CONSTANCIAS A PROVEEDORES _______________________________________________ 95
7. CONCEPTUALIZACIÓN DE SISTEMAS ____________________________________________________ 99
8. ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA- ______________________________________ 101
9. SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA- ______________________________________ 104
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 3
10. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES _____________________ 107
11. SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC- ______________________ 110
12. ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO ________________________________ 112
13. RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES INDIVIDUALES
PRESTADO __________________________________________________________________________ 114
13.1. Reconocimiento de Gastos Anticipo ________________________________________________________ 114
13.2. Reconocimiento de gastos liquidación ______________________________________________________ 115
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 4
Introducción El presente manual de normas, procesos y procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas se elaboró considerando la importancia de definir
y estandarizar los criterios y procedimientos para gestionar los procesos, y dar cumplimiento a lo estipulado
por las Normas Generales de Control Interno Gubernamental y Ley de Acceso a la Información Pública.
Las autoridades de la dependencia son responsables de custodiar, divulgar, actualizar y capacitar a su personal
sobre el contenido de este manual, para su correcta aplicación en el ámbito de sus responsabilidades para el
logro eficiente y eficaz de los objetivos asignados, y de esta manera contribuir a los resultados institucionales
que buscan producir un impacto positivo en el desarrollo de Guatemala.
Propósito del manual Ser un instrumento administrativo de orientación para el usuario, de utilidad para la gestión interna
institucional y el correcto desarrollo de las labores del personal de la Dirección Normativa de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado. Asimismo, es una fuente de información oficial para los demás funcionarios de la
institución y otras partes interesadas, que detalla el propósito, las actividades y su secuencia, responsables y
normatividad aplicable a los procedimientos de la dependencia de acuerdo al marco legal que establece su
competencia y funciones.
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 5
1. PROCESO DE GESTIÓN DE CONTRATO ABIERTO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Gestión de Contrato Abierto 02 1 de 37
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
PROCESO DE GESTIÓN DE CONTRATO ABIERTO
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Proporcionar los lineamientos necesarios para preparar, adjudicar y contratar bienes, suministros y servicios de uso constante, solicitados por las instituciones contempladas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado en la modalidad de compra por Contrato Abierto, realizando los procedimientos y actividades necesarias para la elaboración de los eventos, en cumplimiento a la normativa legal vigente. Inicia: Con la solicitud de dos o más instituciones de las contempladas en el artículo 1 de la Ley de Contrataciones del Estado, a excepción de los Ministerios de Salud Pública y Asistencia Social, Educación, Gobernación y el Instituto Guatemalteco de Seguridad Social, que lo podrán hacer de manera individual. Finaliza: Contratación de proveedores de Contrato Abierto.
NORMATIVA APLICABLE: a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
b) Decreto No. 119-96 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de lo Contencioso Administrativo
c) Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Judicial
d) Decreto No. 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo
e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
f) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
g) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
1.1 PREPARACIÓN, ADJUDICACIÓN Y CONTRATACIÓN
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
La Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado -DNCAE-, recibe solicitud de la entidad requirente para la elaboración de un evento en la modalidad de Contrato Abierto. Nota: En el caso sea una entidad requirente deberá cumplir con lo establecido en el artículo 46 Bis del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado.
Director
2. Emite nombramiento para designar al Asistente del Evento, de conformidad con el Artículo 46 bis literal e) de la Ley de Contrataciones del Estado -LCE-.
Director
3.
Solicita a la Entidad Requirente lo siguiente: a. Nombramiento de servidor(es) público(s) que representarán a la entidad y conformarán la Comisión para la Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas, b. Informe que le permita establecer que existe en el mercado más de un proveedor de los insumos adquirir. c. Listado preliminar de insumos a adquirir en el evento.
Asistente del Evento
4. Convoca a reuniones de trabajo a los miembros de la Comisión para la elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas.
Asistente del Evento
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. Elabora el Proyecto de Bases y Especificaciones Técnicas. Comisión para la Elaboración de
Bases y Especificaciones Técnicas
6. Verifica en el Manual de Códigos de Adquisiciones de Contrato Abierto vigente, el número de renglón y área, de los insumos a requerir en el concurso.
Comisión para Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas
7. Traslada a Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios, el archivo con las especificaciones técnicas de los productos a solicitar.
Asistente del Evento
8.
Asigna número de correlativo y verifica en el Catálogo de Insumos los códigos asignados a los productos por la Comisión Técnica, sí alguno de ellos no existe, solicita su creación por medio de ticket a la Dirección Técnica de Presupuesto, quien es la entidad responsable de acuerdo a los lineamientos de Catalogación de definir el código de insumos, que después de su creación se traslada a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Supervisor de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios
9. Traslada al Asistente del Evento, el listado de insumos codificados. Supervisor del Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios
10. Recibe listado de insumos codificados y traslada a la Comisión para la Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas.
Asistente del Evento
11. Solicita número que identificará el Evento de Contrato Abierto a la Subdirección de Normas Técnicas y Control.
Comisión para la Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas
12. Asigna número de evento y notifica por medio de oficio a la Comisión Técnica.
Subdirección de Normas Técnicas y Control
13.
Revisa el cumplimiento de la normativa vigente, redacción y ortografía a los documentos que contienen las Bases y Especificaciones Técnicas. Separa por carpetas las áreas de los insumos, para la respectiva publicación del proyecto de bases en Guatecompras.
Asistente del Evento
14. Traslada el Proyecto de Bases a la Subdirección de Normas Técnicas y Control, para su revisión.
Comisión de Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas
15. Revisa proyecto de bases y traslada por escrito el documento que contiene las observaciones en caso aplique, para que la Comisión considere su incorporación.
Subdirección de Normas Técnicas y Control
16.
Solicita nombramiento del personal técnico (uno por cada entidad en caso aplique), que integrará la Comisión que emitirá opinión sobre el contenido de los documentos (Bases y Especificaciones Técnicas), la que en adelante se denominará "Comisión Técnica".
Subdirección de Normas Técnicas y Control
17. Convoca a reunión de trabajo a las personas nombradas para integrar la Comisión Técnica para la emisión de Opinión, así como a la Comisión para la Elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas.
Asistente del Evento
18. Emite opinión sobre el contenido de los documentos. Comisión Técnica
19. Publica en el Sistema Guatecompras, el proyecto de bases e imprime constancia de la publicación para ser incluida en el expediente.
Asistente del Evento
20.
Verifica diaria y constantemente en el número de operación Guatecompras -NOG- del evento, si han presentado preguntas, observaciones o inconformidades. En caso de existir pronunciamientos, inmediatamente traslada por escrito a la Comisión Técnica lo concerniente.
Asistente del Evento
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
21. Elabora respuestas a las preguntas u observaciones si las hubiera; y realizan cambios a las bases del evento en caso proceda, para lo cual debe atender el contenido del numeral 18 de éste documento.
Comisión Técnica
22.
Integra el expediente del evento, revisa el orden cronológico de las fechas de los documentos (fechas recientes al final del expediente), la pertinencia de los documentos originales dentro del expediente y proyecto de contrato. Al finalizar la revisión procede a foliar cada hoja del expediente y elabora informe circunstanciado.
Asistente del Evento
23. Elabora providencia para trasladar el expediente a Dirección de Asesoría Jurídica de éste Ministerio para que emita la opinión jurídica correspondiente.
Asistente del Evento
24. Emite opinión jurídica sobre el contenido de los documentos. Dirección de Asesoría Jurídica del
MINFIN.
25. Realiza modificaciones (si aplica), derivado de la Opinión Jurídica. Comisión Técnica
26. Elaboran cronograma del evento. Asistente del Evento, Subdirector de
Normas Técnicas y Control y Subdirector de Contrato Abierto.
27.
Solicita al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, generar Programa de Formulario de Oferta de los insumos a adquirir en el evento, indicando las características propias que dicho formulario debe cumplir.
Asistente del Evento
28. Genera formulario de oferta de los insumos a adquirir en el evento y traslada Programa de Formulario de Oferta al Asistente del Evento. (Ver procedimiento 1.2 Generación del Formulario de Oferta).
Jefe Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
29. Solicita a entidades requirentes las anuencias por escrito respecto al contenido de las bases y especificaciones técnicas. Convoca a las autoridades de cada entidad para firmar y sellar los documentos.
Asistente del Evento / Comisión Técnica
30. Envían por escrito a DNCAE, anuencia sobre el contenido de las Bases y Especificaciones Técnicas.
Entidades Requirentes
31. Realiza informe técnico del evento, mismo que se anexa al expediente. Asistente del Evento
32. Traslada oficio a la Dirección -DNCAE- para la aprobación de la publicación de la convocatoria a recepción de ofertas. Literal c), numeral 4 del Artículo 46 Bis.
Asistente del Evento
33. Emite resolución de aprobación de bases. Director
34. Solicita precios de referencia al Instituto Nacional de Estadística, adjunta cronograma del evento que contiene la fecha de recepción de plicas.
Asistente del Evento
35. Registra la convocatoria del evento en el Sistema Guatecompras, adjuntando los documentos de soporte.
Asistente del Evento
36. Publica los documentos del concurso en el Sistema Guatecompras e imprime la convocatoria, misma que se anexa al expediente.
Asistente del Evento / Subdirector de Normas Técnicas y Control
37. Elabora oficio a la Contraloría General de Cuentas informando la publicación, adjunta impresión de la convocatoria.
Asistente del Evento
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
38. Solicita a la Dirección de Comunicación Social MINFIN, la publicación del evento en el Diario de Centroamérica.
Asistente del Evento
39. Publica la convocatoria en el Diario de Centroamérica. Dirección de Comunicación Social,
MINFIN.
40. Recorta la publicación de la convocatoria en el Diario de Centroamérica, misma que se anexa al expediente.
Asistente del Evento
41.
Verifica el NOG durante el plazo de 40 días, mismo que corresponde al período de preguntas u observaciones. En caso de existir pronunciamientos, inmediatamente traslada por escrito a la Comisión Técnica lo concerniente. Si procede se realizarán modificaciones a los documentos, (ver numeral 17 de éste documento) y procede a elaborar nuevo cronograma en conjunto con la Subdirección de Contrato Abierto.
Asistente del Evento
42. Elabora informe circunstanciado del evento y traslada por medio de providencia el expediente a la Subdirección de Contrato Abierto, para la prosecución del evento.
Asistente del Evento
43. Recibe el expediente del Evento de Contrato Abierto para iniciar las gestiones correspondientes según el orden cronológico indicado en el cronograma de actividades.
Subdirector de Contrato Abierto
44. Nombra a Asistente de Contrato Abierto para diligenciar el nuevo concurso.
Director
45.
Solicita el nombramiento de los miembros que integrarán la Junta de Calificación a entidades requirentes. Solicita al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones la publicación de la invitación a observadores de entidades del sector público y privado de acuerdo a lo estipulado en las bases del concurso.
Asistente de Contrato Abierto
46. Recibe nombramientos de los integrantes de la Junta de Calificación por parte de las entidades requirentes y de los observadores del Sector Público y Privado (si hubieren).
Asistente de Contrato Abierto
47.
Verifica constantemente dentro del plazo estipulado en el Sistema Guatecompras, si han efectuado preguntas relacionadas al evento de contrato abierto. ¿Efectuaron preguntas? Sí: informa por escrito al Asistente del Evento en la Subdirección de Normas Técnicas y Control sobre las preguntas efectuadas en el Sistema Guatecompras, y continúa con el paso No.48. No: ver paso No.52.
Asistente de Contrato Abierto
48.
Convoca las veces que sean necesarias, a la Comisión Técnica para analizar, responder y determinar si procede realizar modificaciones en las bases de Evento de Contrato Abierto, de acuerdo a las preguntas planteadas y continúa con el paso No. 49. ¿Procede realizar cambios? Si: solicita expediente al Asistente de Contrato Abierto y realiza la modificación a las bases del Evento de Contrato Abierto y continúa con el paso No. 50. No: ver paso 52.
Asistente del Evento
49. Publica respuestas efectuadas por la Comisión Técnica en el Sistema Guatecompras, archivándolas en el expediente del Concurso.
Asistente de Contrato Abierto
50. Publica la modificación de las bases del Evento de Contrato Abierto, en el Sistema Guatecompras.
Subdirector de Normas Técnicas y Control
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
51. Traslada expediente a Subdirector de Contrato Abierto. Asistente del evento
52. Convoca a la Junta de Calificación y coordina la capacitación sobre sus responsabilidades como miembros de la junta previo a la apertura de plicas.
Asistente de Contrato Abierto
53. Imparte capacitación a la Junta de Calificación sobre Evento de Contrato Abierto en la Modalidad de compra por Contrato Abierto.
Asistente de Contrato Abierto Jefe de Departamento de
Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto
54. Coordina la logística para la recepción de las ofertas del evento de Contrato Abierto.
Asistente de Contrato Abierto
55. Recibe plicas de ofertas de acuerdo al cronograma de actividades del concurso y extiende recibo para constancia del oferente.
Junta de Calificación
56. Entrega Precios de Referencia a la Junta de Calificación en sobre cerrado. Subdirector de Contrato Abierto
57. Publica precios de referencia en el Sistema Guatecompras. Asistente de Contrato Abierto
58. Apertura plicas en presencia de los oferentes, identificando: Oferente, monto de la oferta, seguro de caución de sostenimiento de oferta así como datos que la Junta de Calificación considere necesarios.
Junta de Calificación
59. Rubrica ofertas, verifica folios, elabora acta de recepción. Junta de Calificación
60. Publica acta de recepción y apertura, adjuntando copias de los formularios de ofertas en el Sistema Guatecompras.
Asistente de Contrato Abierto
61. Revisa y verifica que el Programa de Formulario de Oferta se encuentre incluido en medio electrónico y lo envía al Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Junta de Calificación Asistente de Contrato Abierto
62. Recibe, genera y consolida la totalidad de precios ofertados por renglón y traslada el consolidado de precios a la Junta de Calificación. (Ver procedimiento 1.3 Generación de Reporte de Consolidado de Precios)
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
63.
Revisa ofertas y verifican la siguiente información:
Aspectos legales de acuerdo a las Bases
Especificaciones técnicas
Formularios de ofertas recibidos
Junta de Calificación
64.
Determina cumplimiento de requisitos de acuerdo a las Bases del Concurso. ¿Las ofertas recibidas cumplen los requisitos? Sí: ver paso No.64. No: solicita aclaraciones, muestras, documentos no fundamentales no incluidos en las ofertas y si lo considera conveniente solicita asesores especializados de las entidades requirentes y realiza visitas a las instalaciones de los oferentes para calificar y adjudicar.
Junta de Calificación
65. Califica y adjudica los productos. Junta de Calificación
66. Elabora acta de adjudicación y Resolución de Adjudicación. Junta de Calificación
67. Firma Acta y Resolución de Adjudicación. Junta de Calificación
68. Publica el Acta y Resolución de Adjudicación en el Sistema Guatecompras. Asistente de Contrato Abierto
69.
Consulta en el Sistema Guatecompras, si existen inconformidades derivadas de la adjudicación. ¿Existen inconformidades? Sí: Ver paso No.70. No: Ver paso No.73.
Asistente de Contrato Abierto
70. Convoca a la Junta de Calificación para que responda las inconformidades.
Asistente de Contrato Abierto
71.
Delibera si son procedentes las inconformidades presentadas para aceptar o rechazar las mismas en Guatecompras y determinar si es necesario modificar la adjudicación. ¿Es necesario modificar la adjudicación? Sí: elabora Acta y Resolución de Modificación de la adjudicación y publica en el Sistema Guatecompras, continúa con el paso No.72.
Junta de Calificación Asistente de Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 10
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
No: continúa con el paso No.72.
72. Publica respuestas a inconformidades e imprime constancia. Asistente de Contrato Abierto
73.
Revisa la documentación incluida en el expediente, numera los folios y elabora informe circunstanciado del evento, así mismo gestiona que la Junta de Calificación firme la providencia para su traslado al Despacho del Ministerio de Finanzas Públicas para aprobación de la adjudicación.
Asistente de Contrato Abierto
74. Aprueba o imprueba lo actuado por la Junta y devuelve el expediente a ésta por medio de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas
75.
Recibe y verifica si la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas aprobó o improbó lo actuado por la Junta de Calificación. ¿Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas aprobó lo actuado por la Junta de Calificación? Sí: espera el plazo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado para la interposición de Recursos de Reposición y continúa con el paso No.76. No: revisa nuevamente la adjudicación rectificando o ratificando su decisión y emite Acta y Resolución de Revisión, la cual es publicada en el Sistema Guatecompras. Nuevamente traslada el expediente al Despacho del Ministerio de Finanzas Públicas, para que se apruebe, impruebe o prescinda de la negociación. Devuelve expediente a la DNCAE y espera el plazo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado para la interposición de Recursos de Reposición y continúa con el paso 76.
Junta de Calificación
76.
Solicita a Secretaría General información de la existencia de Recursos de Reposición por parte de los oferentes. ¿Existen Recursos de Reposición? Si: Publica información recibida de Secretaría General en el Sistema Guatecompras, deja en espera los renglones afectados hasta que sean resueltos los Recursos de Reposición y continúa con el paso No.77. No: Para los renglones adjudicados que no fueron afectados por los Recursos de Reposición, solicita se emitan los anexos de los contratos, al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones y continúa con el paso No. 78.
Asistente de Contrato Abierto Jefe del Departamento de
Coordinación de Licitación y
Adjudicación de Contrato Abierto
77.
Convoca a la Junta de Calificación para que evacúe audiencia. Posteriormente la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas resuelve los Recursos de Reposición interpuestos por medio de Resolución Ministerial, de conformidad con las evacuaciones de audiencia recibidas.
Asistente de Contrato Abierto Jefe del Departamento de
Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto
78. Emite y entrega anexos de los contratos y traslada al Jefe del Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto.
Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico
de Contrataciones y Adquisiciones
79. Elabora contratos y verifica que en los anexos estén incluidos los renglones adjudicados y aprobados.
Asistente de Contrato Abierto Jefe del Departamento de Coordinación Licitación y
Adjudicación de Contrato Abierto
80. Solicita a los proveedores adjudicados firma de contrato, anexos, presentación de seguro de caución de cumplimiento y Declaración Jurada de Calidad, si aplica.
Asistente de Contrato Abierto
81. Coordina la firma de contratos por parte de las entidades requirentes y del funcionario público que delegue el Ministro de Finanzas Públicas.
Asistente de Contrato Abierto
82. Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación de los contratos.
Asistente de Contrato Abierto
83. Revisa y aprueba proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación de los contratos.
Jefe del Departamento de Coordinación Licitación y
Adjudicación de Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 11
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Subdirector de Contrato Abierto Director
84. Traslada al Despacho Superior el Acuerdo Ministerial. Subdirector de Contrato Abierto
Director
85. Firma Acuerdo Ministerial y traslada al Director de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Ministro de Finanzas Públicas
86. Publica en el Sistema Guatecompras, carátulas, listados de empresas y productos, bienes o servicios adjudicados.
Asistente de Contrato Abierto
87. Solicita que incluyan productos adjudicados al catálogo de productos de Contrato Abierto al Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Asistente de Contrato Abierto
88. Envía listados de empresas y productos, bienes o servicios adjudicados a los Jefes de los departamentos de abastecimiento, compras y/o adquisiciones de las entidades requirentes.
Asistente de Contrato Abierto
89. Envía por medio del Portal en línea de la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos suscritos.
Asistente de Contrato Abierto
90. Publica en el Sistema Guatecompras, copia de los contratos, acuerdo ministerial de aprobación de contratos, envío a la Contraloría General de Cuentas e imprime constancia de publicación en Guatecompras.
Asistente de Contrato Abierto
91. Finaliza el concurso en el Sistema Guatecompras, para publicar los montos contratados por proveedor.
Asistente de Contrato Abierto
92.
¿Existen Resoluciones de Recursos de Reposición pendientes de notificar? Si: Notifica las Resoluciones de los Recursos de Reposición a la Junta de Calificación y a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y continúa con el paso No. 93. No: Continúa con el paso No. 94.
Secretaría General
93.
Publica las Resoluciones Ministeriales de los Recursos de Reposición en el Sistema Guatecompras, y procede según lo resuelto: Con lugar: Verifica si el oferente adjudicado, con el reglón recurrido tiene contrato. ¿Tiene contrato con renglones adjudicados no recurridos? Si: solicita al Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones la emisión de los anexos y requiere que los proveedores firmen dichos anexos y continúa con los pasos del No. 78 al 94. No: solicita al Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones la emisión de los anexos y realiza las actividades de los puntos del No.78 al No. 94. Si el renglón no está adjudicado ni aprobado, se convoca a la Junta de Calificación para que realice los pasos del No. 65 al No. 94. Sin lugar: Si el renglón recurrido estaba adjudicado y aprobado a otro oferente, se contrata, en caso contrario el renglón continúa en el estado original de adjudicación.
Asistente de Contrato Abierto
94. Custodia el expediente hasta la finalización de la vigencia del contrato y posteriormente se archiva.
Asistente de Contrato Abierto
1.2 GENERACIÓN DE FORMULARIO DE OFERTA
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de dictamen de aprobación que contiene las especificaciones técnicas que se utilizarán en el evento de Contrato Abierto, por parte del Asistente del Departamento de Normas Técnicas,
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 12
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Control y Asesoría.
2.
Verifica la existencia de un evento que tenga similares características. ¿Existe evento con características similares? Sí: selecciona como referencia y adapta la plantilla a las nuevas especificaciones. No: crea una nueva plantilla con las necesidades del evento.
Jefe del Departamento de
Administración y Control Estadístico
de Contrataciones y Adquisiciones
3. Realiza pruebas para verificar que los cálculos que se generen en los reportes estén correctos.
Jefe del Departamento de
Administración y Control Estadístico
de Contrataciones y Adquisiciones
4. Elabora reporte e imprime.
Jefe del Departamento de
Administración y Control Estadístico
de Contrataciones y Adquisiciones
5. Entrega la base de datos al Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
1.3. GENERACIÓN DE REPORTE DE CONSOLIDADO DE PRECIOS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe ofertas presentadas por cada proveedor en medio magnético, y los precios de referencia a utilizar para el consolidado, mismos que fueron trasladados por la Junta de Calificación por medio del Asistente de Contrato Abierto encargado del evento.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2. Descarga el contenido de la información recibida en medio magnético en una base de datos (Access).
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Verifica el precio menor ofertado por renglón para generar el reporte con el rango del 3% de precios.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4. Verifica y genera estatus de precios ofertados menores al precio de referencia, por renglón.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
5. Imprime el reporte consolidado de precios por renglón. Asistente del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
6. Elabora respuesta y entrega a Jefatura para su aprobación. Asistente del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
7. Verifica la respuesta elaborada, aprueba y traslada a la Junta de Calificación por medio del Asistente de Contrato Abierto, la impresión del reporte consolidado de precios.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
1.4. CATALOGACIÓN DE NUEVOS PRODUCTOS EN EL PROCESO DE ELABORACIÓN DE BASES DE
CONTRATO ABIERTO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 13
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe oficio que envía el Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, solicitando participación del Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios para el nuevo evento que se iniciará.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2. Nombra Asistente que será el encargado de acudir a las reuniones necesarias relacionadas con las especificaciones técnicas.
Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y
Servicios
3. Traslada vía correo electrónico el archivo con las especificaciones técnicas de los productos a solicitar.
Asistente del Departamento de Normas, Técnicas Control y Asesoría
4. Analiza las especificaciones técnicas de lo solicitado verificando en el Manual de Códigos de Adquisiciones para establecer los nuevos insumos.
Supervisor y Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación
de Bienes y Servicios
5. Verifica en el catálogo de insumos si ya existen o si hay productos similares y traslada al Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría.
Supervisor y Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación
de Bienes y Servicios
6. Convoca a Comisión nombrada para la elaboración de bases y especificaciones técnicas para consensuar las observaciones de los puntos anteriores y mejorar las descripciones de los productos a ofertar.
Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
7. Corrige las descripciones, completándolas o suprimiendo renglones y traslada al Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, para continuar con la codificación que falte.
Comisión de elaboración de bases y especificaciones técnicas
8.
¿Es necesario modificar o crear insumos? Si: Crea ticket de solicitud conforme al formato proporcionado por la Dirección Técnica del Presupuesto. No: Traslada el archivo a Supervisor y Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios para que solicite mediante oficio a la Dirección Técnica del Presupuesto que emitan opinión por escrito.
Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
9. Analiza, revisa, ratifica o rectifica el código presupuestario y el código de insumo que no haya sido aplicado correctamente.
Dirección Técnica del Presupuesto
10. Solicita vía correo electrónico a la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios, que mejore características o aclare dudas si es necesario.
Dirección Técnica del Presupuesto
11. Traslada información al Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, para hacer las correcciones necesarias en los casos que corresponda.
Supervisor y Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación
de Bienes y Servicios.
12.
Convoca a Comisión para elaborar bases y especificaciones técnicas para hacer las correcciones necesarias en los casos que corresponda y se traslada nuevamente vía correo electrónico a la Dirección Técnica del Presupuesto.
Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
13. Ratifica o rectifica los códigos presupuestarios y traslada a Supervisor y Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios, la versión corregida.
Dirección Técnica del Presupuesto
14. Traslada a Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, las especificaciones técnicas con los códigos correspondientes.
Asistente de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y
Servicios
15.
Emite listado final de especificaciones técnicas, incluyendo los códigos de insumo correspondientes, ordenado y clasificado de menor a mayor por código presupuestario, área y correlativo y traslada al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones para generar el archivo en Access que se publicará en el Sistema Guatecompras.
Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 14
1.5. MODIFICACIÓN DE BASES O ESPECIFICACIONES TÉCNICAS EN UN EVENTO DE CONTRATO
ABIERTO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Verifica en el número de operación Guatecompras -NOG- del evento, si han realizado preguntas, observaciones o inconformidades. En caso de existir pronunciamientos, inmediatamente traslada por escrito a la Comisión Técnica lo concerniente.
Asistente del Evento
2. Convoca a la Comisión Técnica para analizar, responder y determinar si es procedente realizar modificaciones en las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas del evento de Contrato Abierto.
Asistente del Evento
3. Publica respuestas efectuadas por la Comisión Técnica en el Sistema Guatecompras e imprime constancia para adjuntar al expediente.
Asistente del Evento
4.
Verifica ¿Procede realizar cambios a las Bases o Listado de Especificaciones Técnicas? Si: Elabora opinión técnica sobre las modificaciones a las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas, una por cada una y continua con el Paso No. 5. No: Continúa con el Paso No. 15.
Comisión Técnica
5. Solicita a entidades requirentes las anuencias por escrito respecto al contenido de las modificaciones a las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas.
Asistente del Evento/Comisión Técnica
6.
Verifica ¿Entidades requirentes envían anuencias sobre las modificaciones de las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas? Si: Continúa con el paso No. 7. No: Se imprueba modificación.
Asistente del Evento
7. Realiza opinión técnica de la modificación de las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas y traslada a Director para Visto Bueno.
Asistente del Evento
8. Aprueba modificaciones a las Bases o Listado de Especificaciones Técnicas. Director
9.
Verifica si es necesario trasladar expediente a Dirección de Asesoría Jurídica de este Ministerio. ¿La modificación se realizó a las Bases del evento? Elabora providencia para trasladar el expediente a Dirección de Asesoría Jurídica de este Ministerio para que emita opinión jurídica sobre las modificaciones realizadas. ¿La modificación se realizó al Listado de Especificaciones Técnicas? Continúa con el Paso No. 12.
Asistente del Evento
10. Emite opinión jurídica sobre la modificación a las Bases del evento. Dirección de Asesoría Jurídica del
MINFIN
11. Realiza modificaciones (si aplica), derivado de la opinión jurídica y repite Pasos del No. 5 en adelante.
Comisión Técnica
12. Elaboran cronograma del evento, derivado de las modificaciones realizadas.
Asistente del Evento, Subdirector de Normas Técnicas y Control y
Subdirector de Contrato Abierto
13. Emite Resolución de Aprobación de modificación a Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas.
Director
14. Publica la modificación de las Bases y/o Listado de Especificaciones Técnicas del Evento de Contrato Abierto, en el Sistema Guatecompras e imprime constancia para adjuntar al expediente.
Subdirector de Normas Técnicas y Control
15. Traslada por medio de providencia, el expediente a Subdirector de Contrato Abierto para la prosecución del expediente.
Asistente del Evento
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 15
1.6. CONTRATACIÓN DEL SUBSIGUIENTE CALIFICADO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado la no suscripción del contrato abierto, o bien si un contrato suscrito se rescindiere total o parcialmente y verifica la existencia de subsiguiente calificado.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
2.
¿Es procedente la contratación del subsiguiente calificado? Sí: consulta por escrito al proveedor subsiguiente calificado si desea proveer al Estado. No: archiva el expediente.
Asistente de Contrato Abierto
3. Responde por escrito sobre solicitud de ser proveedor del Estado. Proveedor Subsiguiente Calificado
4.
Recibe respuesta del proveedor subsiguiente calificado. ¿La respuesta es afirmativa? Si: verifica si el proveedor subsiguiente calificado tiene contrato firmado en el Concurso Nacional de Precios correspondiente. No: archiva el expediente. ¿Tiene Contrato firmado? Si: continúa con el paso No.5 al No. 8 y continúa con el paso No. 19 No: continúa con el paso No.10.
Asistente de Contrato Abierto
5. Solicita anexo de contrato correspondiente, al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Asistente de Contrato Abierto
6. Genera anexos del contrato y traslada al Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto
Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
7. Firma anexos, para adjuntar al contrato ya existente. Proveedor Subsiguiente Calificado
8. Entrega a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones, endoso de Seguro de Caución de Cumplimiento por el nuevo valor del contrato.
Proveedor Subsiguiente Calificado
9.
Elabora contrato y gestiona la firma del nuevo contrato con las entidades involucradas (Proveedor, Entidades Requirentes y DNCAE) y el Seguro de Caución de cumplimiento del subsiguiente calificado, debiendo cumplir con los pasos del 5 al 8.
Asistente de Contrato Abierto
10. Solicita anexo de contrato correspondiente al Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente de Contrato Abierto
11. Genera anexos del contrato y traslada a Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
12. Firma anexos para adjuntar al nuevo contrato del proveedor subsiguiente calificado.
Proveedor Subsiguiente Calificado
13. Entrega endoso de Fianza de Cumplimiento por el nuevo valor del contrato.
Proveedor Subsiguiente Calificado
14. Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para aprobación de contrato y traslada a Director.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
15. Aprueba y traslada al Ministro de Finanzas Públicas el Acuerdo Ministerial. Director
16. Firma Acuerdo Ministerial y traslada a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para continuar con el trámite.
Ministro de Finanzas Públicas
17. Solicita listado de productos al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Asistente de Contrato Abierto
18. Genera y entrega el listado de productos adjudicados al Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto
Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
19. Publica en el Sistema Guatecompras el listado de productos contratados con sus respectivas carátulas y listados de empresas y luego lo envía a las
Asistente de Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 16
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
entidades requirentes.
20. Envía por medio del Portal en línea de la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos suscritos.
Asistente de Contrato Abierto
21. Publica en el Sistema Guatecompras, copia de los contratos, acuerdo ministerial de aprobación de contratos, envío a la Contraloría General de Cuentas e imprime constancia de publicación en Guatecompras.
Asistente de Contrato Abierto
22. Archiva el expediente. Asistente de Contrato Abierto
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Preparación, adjudicación y contratación (1 de 13)
Director Asistente del EventoComisión para la elaboración de Bases y Especificaciones Técnicas
Supervisor de Registro de Precios y Catalogación de
Bienes y Servicios
Subdirección de Normas Técnicas y Control
INICIO
Recibe solicitud para realizar un
evento de Contrato Abierto
Emite nombramiento para
designar al Asistente del Evento
Convoca a reuniones de trabajo a los
miembros de la Comisión para la elaboración de
Bases y Especificaciones
Técnicas
Inicia con la elaboración del
Proyecto de Bases y Especificaciones
Técnicas
Verifica en el Manual de Códigos de Adquisiciones de Contrato Abierto, el número de renglón
y área de los insumos a requerir
Traslada archivo con las especificaciones
técnicas de los productos a solicitar
Verifica en el Catálogo de
Insumos, los códigos asignados a los
productos por la Comisión Técnica
Solicita número que identificará el
Concurso
Asigna número que identificará el
Concurso
Revisa en los documentos el
cumplimiento de la normativa vigente y
ortografía
Traslada proyecto de bases a
Subdirección de Normas Técnicas y
Control
Revisa proyecto de bases y traslada por
escrito sus observaciones a la
Comisión
1
Traslada listado de insumos codificados
Solicita a la entidad requirente
nombramiento de servidor público, informe de que
existe mas de un proveedor en el
mercado y listado preliminar de
insumos a adquirir
Recibe listado de insumos codificados
y traslada a la Comisón para la elaboración de
Bases y Especificaciones
Técnicas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 18
Preparación, adjudicación y contratación (2 de 13)
Dirección de Asesoría JurídicaSubdirector de Normas Técnicas
y ControlAsistente del Evento Comisión Técnica
1
Solicita nombramiento del personal técnico que integrará la Comisión que
emitirá opinión sobre el contenido de los documentos
Convoca a reunión de trabajo a la
Comisión Técnica para que emita
opinión así como a la Comisión para la
elaboración de documentos y
especificaciones técnicas
Emite opinión sobre el contenido de los
documentos
Publica en Guatecompras
proyecto de bases e imprime constancia
de publicación
Verifica diariamente en Guatecompras si
han realizado preguntas u
observaciones
Responde a las preguntas u
observaciones si las hubiera
Integra expediente del evento, en
orden cronológico, verificando
documentos originales y agrega números de folio
cada hoja del mismo
Elabora providencia para traslado del
expediente a Asesoría Jurídica de
éste Ministerio
Emite opinión jurídica sobre el contenido de los
documentos
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 19
Preparación, adjudicación y contratación (3 de 13)
Comisión Técnica
Asistente del evento, Subdirector de Normas Técnicas
y Control y Subdirector de Contrato Abierto.
Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente del Evento/Comisión Técnica
Entidades Requirentes Asistente del Evento
2
3
Realiza modificaciones (si
aplica), derivado de la opinión jurídica
Elaboran cronograma del
evento
Solicita generar Programa de
Formulario de Oferta de los
insumos a adquirir en el evento
Traslada oficio a DNCAE para la
aprobación de la publicación de la
convocatoria
Genera formulario de oferta de los
insumos a adquirir en el evento y
traslada Programa de Formulario de
Oferta
Solicita a entidades requirentes las anuencias por
escrito respecto al contenido de las
bases y especificaciones
técnicas. Convoca a las autoridades de
cada entidad a firmar y sellar documentos
Envían por escrito a la DNCAE, anuencia sobre el contenido
de las bases y especificaciones
técnicas
Realiza informe técnico del evento,
mismo que se anexa al expediente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 20
Preparación, adjudicación y contratación (4 de 13)
Asistente del EventoDirectorAsistente del Evento /
Subdirección de Normas Técnicas y Control
Dirección de Comunicación Social Ministerio de Finanzas Públicas
3
Emite resolución de aprobación de bases
Registra la convocatoria del
evento en Guatecompras, adjuntando los documentos de
soporte
Publica los documentos del
evento en Guatecompras e
imprime la convocatoria
Solicita precios de referencia al
Instituto Nacional de Estadística,
adjunta cronograma del evento que
contiene la fecha de recepción de plicas
Solicita la publicación del
evento en el Diario de Centroamerica
Publica la convocatoria en el
Diario de Centroamerica
Verifica el NOG si han realizado preguntas u
observaciones en el evento
Recorta la publicación de la
convocatoria en el Diario de
Centroamérica y anexa al expediente
Elabora informe circunstanciado del evento y traslada
por medio de providencia a la Subdirección de Contrato Abierto
4
Elabora oficio a la Contraloría General
de Cuentas informando de la
publicación, adjunta impresión de la
convocatoria
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 21
Preparación, adjudicación y contratación (5 de 13)
Subdirector de Contrato Abierto Director Asistente de Contrato Abierto
4
Recibe expediente del nuevo concurso
para iniciar las gestiones según el
cronograma de actividades
Nombra a asistente de contrato abierto para diligenciar el nuevo concurso
Solicita el nombramiento de los miembros que integrarán la Junta
de Calificación a entidades
requirentes
Solicita al Jefe del Departamento de Control Estadístico
de Contrataciones y Adquisiciones la publicación de la
invitación a observadores de
entidades del sector público y privado
Recibe nombramientos de los integrantes de la Junta de Calificación
de las entidades reqirentes y de los observadores del sector público y
privado si hubieren
Verifica dentro del plazo estipulado en Guatecompras, si
han efectuado preguntas
relacionadas al concurso
¿Efectuaron preguntas?
SI Informa al Asistente del Evento
5
No
6
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 22
Preparación, adjudicación y contratación (6 de 13)
Asistente del EventoAsistente de Contrato AbiertoSubdirector de Normas Técnicas y
Control
5
7
Convoca a la Comisión Técnica para responder,
analizar y determinar si
procede realizar cambios en las
bases
¿Procede realizar cambios
en las bases?SI
Realiza modificación a las bases
NO
Convoca a la Junta de Calificación y
coordina la capacitación sobre
sus responsabilidades
Publica en Guatecompras
respuestas efectuadas por la Comisión Técnica
Publica la modificación de las bases del concurso en Guatecompras
6
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 23
Preparación, adjudicación y contratación (7 de 13)
Subdirector de Contrato AbiertoAsistente de Contrato Abierto
Asistente de Contrato Abierto/Jefe de Departamento de
Coordinación y Licitación y Adjudicación de Contrato
Abierto
Junta de CalificaciónJunta de Calificación/Asistente
de Contrato Abierto
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
7
8
Imparten capacitación a la
Junta de Calificación
Coordina logística para la recepción de
las ofertas del evento
Recibe plicas de acuerdo a
cronograma y extiende constancia
al oferente
Publica precios de referencia en
Guatecompras
Apertura plicas en presencia de los
oferentes
Rubrica ofertas, verifica folios,
elabora acta de apertura
Publica acta de recepción y apertura,
adjuntando formularios de
oferta en Guatecompras
Revisa y verifica que el Programa de Formulario de
Oferta se encuentre incluido en medio
electrónico
Recibe, genera y consolida la
totalidad de los precios ofertados
por renglónRevisan ofertas y verifican aspectos
legales, especificaciones
técnicas y formularios de oferta recibidos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 24
Preparación, adjudicación y contratación (8 de 13)
Junta de Calificación Asistente de Contrato Abierto
8
¿Las ofertas recibidas cumplen
los requisitos?
Elabora y firma acta de adjudicación y
resolución de adjudicación
Publica acta y resolución de
adjudicación en el Sistema
Guatecompras
Consulta en Guatecompras si
existen inconformidades derivadas de la
adjudicación
9
NO
Solicita aclaraciones,
muestras, documentos no
fundamentales no incluidos en las
ofertas
SI
Califica y adjudica los productos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 25
Preparación, adjudicación y contratación (9 de 13)
Asistente de Contrato AbiertoJunta de Calificación/Asistente de
Contrato AbiertoAutoridad Superior del Ministerio de
Finanzas Públicas
9
10
¿Existen inconformidades?
Convoca a la Junta de Calificación para
que responda las inconformidades
NO
Revisa la documentación
incluida en el expediente, numera
folios y elabora informa
circunstanciado
Elabora providencia para su traslado al
Despacho del Ministerio de
Finanzas Públicas
Delibera si son procedentes las inconformidades presentadas para
aceptar o rechazar las mismas en Guatecompras
Elabora acta y resolución de
modificación de la adjudicación
Determina si es necesario modificar
la adjudicación
¿Es necesario modificar la
adjudicación?
SI
Publica respuestas a inconformidades e imprime constancia
SI
NO
SI
Aprueba o imprueba lo
actuado por la Junta de Calificación
Verifica si la Autoridad
Superiordel Ministerio de
Finanzas Públicas aprobó o improbó lo actuado por la
Junta de Calificación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 26
Preparación, adjudicación y contratación (10 de 13)
Junta de CalificaciónAsistente de Contrato Abierto
Jefe del Departamento de y Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto
Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas Públicas
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
10
¿Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas
Públicas aprobó lo actuado por la Junta de Calificación?
Espera el plazo establecido en la
Ley de Contrataciones del
Estado para la interposición de
Recursos de Reposición
Ratifica o rectifica su decisión y emite Acta y Resolución de Revisión, nuevamente traslada el expediente al Despacho
del Ministerio de Finanzas Públicas
Solicita a Secretaría General de la existencia de Recursos de
Reposición por parte de los oferentes
¿Existen recursos de reposición?
SI
Publica información recibida de
Secretaría General en Guatecompras, deja en espera los
renglones afectados hasta que sean
resueltos los Recursos de Reposición.
NO
Solicita se emitan los anexos de los contratos de los
renglones adjudicados.
NO
Emite y entrega anexos de los
contratos
11
Convoca a la Junta de Calificación para
que evacue audiencia
Aprueba, imprueba o prescinde de la
negociación.
Resuelve Recursos de Reposición por
medio de Resolución Ministerial
Si
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 27
Preparación, adjudicación y contratación (11 de 13)
Asistente de Contrato Abierto
Asistente de Contrato AbiertoJefe del Departamento de Coordinación Licitación y Adjudicación de Contrato
Abierto
Jefe del Departamento de Coordinación, Licitación y
Adjudicación de Contrato Abierto/Subdirector de Contrato Abierto
Subdirector de Contrato Abierto/Director
Ministro de Finanzas Públicas
11
12
Elabora contrato y verifica que en los
anexos estén incluidos los
renglones adjudicados y
aprobados
Solicita a proveedores
adjudicados firma de contrato, anexos,
presentación de garantías de
cumplimiento y declaración jurada
de calidad
Coordina la firma de contratos por parte
de las entidades requirentes y el
funcionario público que el Ministro de Finanzas Públicas
delegue
Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación
de los contratos
Revisa y aprueba proyecto de
Acuerdo Ministerial para la aprobación
de los contratos
Traslada al Despacho Superior
el Acuerdo Ministerial
Firma Acuerdo Ministerial
Publica en Guatecompras,
carátulas, listados de empresas y
productos, bienes o servicios
adjudicados
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 28
Preparación, adjudicación y contratación (12 de 13)
Asistente de Contrato Abierto Secretaría General
12
Envía listados de empresas y
productos, bienes o servicios
adjudicados a los Jefes de los
departamentos de abastecimiento,
compras y/o adquisiciones de las
entidades requirentes
Solicita al Jefe de Departamento de Administración y
Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones que incluyan productos
adjudicados al catálogo de
productos de Contrato Abierto
Envía por medio del Portal en línea de la Contraloría General de Cuentas copia de
los contratos suscritos
Publica en Guatecompras
copia de los contratos, acuerdo
ministerial de aprobación de
contratos, envío a la Contraloría General
de Cuentas e imprime constancia
de publicación
Finaliza el concurso en el Sistema
Guatecompras, para publicar los montos
contratados por proveedor.
Notifica las resoluciones de
recursos de reposición a la Junta de Calificación y a la
DNCAE
Publica en Guatecompras Resoluciones
Ministeriales de los Recursos de Reposición
¿Existen resoluciones de
recursos de reposición
pendientes de notificar?
Si
14
13
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 29
Preparación, adjudicación y contratación (13 de 13)
Asistente de Contrato Abierto
13
¿Cómo fue la Resolución de la Autoridad Superior del Ministerio de Finanzas
Públicas en relación a los Recursos de Reposición?
CON LUGAR
Verifica si el oferente adjudicado
con el renglón recurrido tiene contrato con
renglones adjudicados no
recurrdios
Si el renglón recurrido estaba
adjudicado y aprobado a otro
oferente, se contrata, en caso
contrario el renglón continúa en el
estado original de adjudicación
SIN LUGAR
¿Tiene contrato?
SI
Solicita la emisión de los anexos y
elabora proceso de firma de contratos hasta finalizar el
concurso en Guatecompras. Si el
renglón no está adjudicado ni
aprobado realiza proceso de
adjudicación hasta finalizar el concurso en Guatecompras
NO
Solicita la emisión de los anexos y
realiza proceso de elaboración y firma de contratos hasta
finalizar el concurso en Guatecompras
FIN
Custodia el expediente hasta la
finalización de la vigencia del contrato y
posteriormente se archiva
14
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 30
Generación del formulario de oferta (1 de 2)
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Inicio
Recibe solicitud de dictamen de
aprobación que contiene las
especificaciones técnicas que se utilizarán en el
evento de Contrato Abierto
Verifica la existencia de un evento que
tenga similares caracteristicas
¿Existe evento con
carácteristicas similarees?
Realiza pruebas para verificar que los cálculos que se
generen en los reportes estén
correctos
Selecciona como referencia y adapta
la plantilla a las nuevas
especificaciones
Sí
Crea una nueva plantilla con las necesidades del
evento
No
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 31
Generación del formulario de oferta (2 de 2)
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Elabora reporte e imprime
Entrega la base de datos al
Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
Fin
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 32
Generación de reporte de consolidado de precios (1 de 1)
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Recibe ofertas presentadas por cada proveedor en medio
magnético, y los precios de referencia a utilizar para el
consolidado
Descarga el contenido de la información recibida en medio magnético en una
base de datos (Acces)
Verifica el precio menor ofertado por
renglón para generar el reporte
con el rango del 3% de precios
INICIO
Verifica y genera estatus de precios ofertados menores
al precio de referencia, por
renglón
Imprime el reporte consolidado de
precios por renglón
Elabora respuesta y entrega a Jefatura para su aprobación
Verifica la respuesta elaborada, aprueba y traslada a la Junta de
Calificación por medio del Asistente de Contrato Abierto, la impresión
del reporte consolidado de precios
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 33
Catalogación de nuevos productos en el proceso de elaboración de bases de Contrato Abierto (1 de 3)
Jefe del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Supervisor de la Sección de Registro de Precios y
Catalogación de Bienes y Servicios
Asistente del Departamento de Normas, Técnicas Control y
Asesoría
Asistente y Supervisor de la Sección de Registro de Precios y
Catalogación de Bienes y Servicios
Inicio
Recibe oficio solicitando
participación del Asistente de la
Sección de Registro de Precios y
Catalogación de Bienes y Servicios
para el nuevo evento de contrato
abierto que se iniciará
Nombra Asistente que será el
encargado de acudir a las reuniones
necesarias relacionadas con las
especificaciones técnicas
Traslada vía correo electrónico el
archivo con las especificaciones técnicas de los
productos a solicitar
Analiza las especificaciones
técnicas de lo solicitado
verificando en el Manual de Códigos
de Adquisiciones para establecer los
nuevos insumos
Verifica en el catálogo de insumos si ya existen o si hay productos similares.
Convoca a Comisión para elaborar bases y especificaciones
técnicas para mejorar las
descripciones de los productos a ofertar
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 34
Catalogación de nuevos productos en el proceso de elaboración de bases de Contrato Abierto (2 de 3)
Comisión para la elaboración de bases y especificaciones técnicas
Asistente y Supervisor de la Sección de Registro de Precios y
Catalogación de Bienes y Servicios
Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
Dirección Técnica del Presupuesto
1
Corrige las descripciones,
completándolas o suprimiendo
renglones
Solicita que emita opinión por escrito
Solicita vía correo electrónico a la
Sección de Registro de Precios y
Catalogación de Bienes y Servicios,
que mejore características o
aclare dudas
¿Es necesario modificar o
crear insumos?
NO
SI
Crea ticket de solicitud conforme
al formato proporcionado por la Dirección Técnica
del Presupuesto
Analiza, revisa, ratifica o rectifica el
código presupuestario y el código de insumo que no haya sido
aplicado correctamente
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 35
Catalogación de nuevos productos en el proceso de elaboración de bases de Contrato Abierto (3 de 3)
Asistente y Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de
Bienes y Servicios
Asistente del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
Dirección Técnica del Presupuesto
Jefe Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Traslada información al Asistente del
Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
Convoca a la comisión para
elaborar bases y especificaciones
técnicas para hacer las correcciones
necesarias
Ratifica o rectifica los códigos
presupuestarios y traslada archivo con
versión corregida
FIN
2
Traslada especificaciones técnicas con los
códigos correspondientes
Emite listado final de especificaciones
técnicas
Genera archivo en Access que se publicará en el
Sistema Guatecompras
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 36
Modificación de bases o especificaciones técnicas en un evento de Contrato Abierto (1 de 3)
Asistente del Evento
INICIO
Verifica en el Número de Operación
Guatecompras, si han realizado
preguntas
Informa por escrito a la Comisión
Técnica lo concerniente
Convoca a la Comisión Técnica
para analizar, responder y
determinar si es procedente realizar
modificaciones
Publica respuestas efectuadas por la
Comisión Técnica en el Sistema
Guatecompras
Imprime constancia para adjuntar al
expediente
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 37
Modificación de bases o especificaciones técnicas en un evento de Contrato Abierto (2 de 3)
Comisión TécnicaAsistente del Evento/Comisión
TécnicaAsistente del Evento Director
¿Procede realizar cambios a las Bases o
Listado de Especificaciones
Técnicas?
SI
Elabora opinión técnica sobre las
modificaciones a las Bases o Listado de Especificaciones
Solicita a entidades requirentes,
anuencias por escrito respecto a las modificaciones
¿Entidades requirentes
envían anuencias?
SI
Realiza opinión técnica de la
modificación de las Bases o Listado de Especificaciones
Técnicas
Se imprueba modificación
Aprueba modificaciones a las Bases o Listado de Especificaciones
Técnicas
Verifica si es necesario trasladar
expediente a Dirección de
Asesoría Jurídica de este Ministerio
¿La modificación se realizó a las Bases o al Listado de Especificaciones Técnicas?
BASES DEL EVENTO
Elabora providencia para trasladar expediente a Dirección de
Asesoría Jurídica
4
1
2No
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 38
Modificación de bases o especificaciones técnicas en un evento de Contrato Abierto (3 de 3)
Dirección de Asesoría Jurídica Comisión Técnica
Asistente del Evento, Subdirector de Normas Técnicas
y Control y Subdirector de Contrato Abierto
DirectorSubdirector de Normas Técnicas y
Control
4
Emite opinión jurídica
¿Necesita realizar
modificaciones?NO
Elaboran cronograma del
evento
Emite Resolución de Aprobación de
modificación a las Bases o Listado de Especificaciones
Técnicas
Publica la modificación en el
Sistema Guatecompras
Traslada por medio de providencia, el
expediente a Subdirector de
Contrato Abierto para la prosecución
del expediente
FIN
2
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 39
Contratación del subsiguiente calificado (1 de 3)
Asistente de Contrato AbiertoJefe del Departamento de
Administración de Ejecución de Contrato Abierto
Proveedor Subsiguiente Calificado
INICIO
Informa a la DNCAE la no suscripción del Contrato Abierto, o bien si un contrato
suscrito se rescindiere total o
parcialmente
Verifica la existencia de subsiguiente
calificado del producto
adjudicado
¿Es procedente la contratación del
subsiguiente calificado?
Consulta por escrito al proveedor subsiguiente
calificado si desea proveer al Estado
SI
Archiva el expediente
NO
¿La respuesta es afirmativa?
Archiva ExpedienteNO
Verifica si el proveedor
subsiguiente calificado tiene
contrato firmado en el Concurso
Nacional de Precios correspondiente
SI
3
Responde por escrito sobre
solicitud de ser proveedor del
Estado
A
A
2
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 40
Contratación del subsiguiente calificado (2 de 3)
Asistente de Contrato AbiertoJefe de Departamento de Administración y
Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Proveedor Subsiguiente Calificado
3
¿Tiene contrato firmado?
Solicita anexo de contrato
correspondiente
SI
Elabora contrato y gestiona la firma del nuevo contrato con
las entidades involucradas (Proveedor, Entidades
Requirentes y DNCAE) y la garantía
de cumplimiento del subsiguiente
calificado
NO
Genera anexos del contrato
Firma anexos, para adjuntar al contrato
ya existente
Entrega a la Dirección Normativa de Contrataciones y
Adquisiciones, endoso de Fianza de Cumplimiento por el
nuevo valor del contrato
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 41
Contratación del subsiguiente calificado (3 de 3)
Asistente de Contrato AbiertoJefe de Departamento de Administración y
Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Jefe del Depto. de Administración de Ejecución de Contrato Abierto/
Asistente del EventoDirector Ministro de Finanzas Públicas
Genera y entrega al listado de productos
adjudicados
Publica en el Sistema
Guatecompras el listado de productos
contratados con carátulas y listados
de empresas
Envía por medio del portal en línea de la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos
suscritos
Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial
Aprueba y traslada al Ministro de
Finanzas Públicas el Acuerdo Ministerial
Firma Acuerdo Ministerial
Solicita listado de productos
Publica en el Sistema
Guatecompras, copia de los
contratos, Acuerdo Ministerial de aprobación de
contratos, envío a la Contraloría General
de Cuentas
FIN
4
2
Archiva el expediente
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 42
2. ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ABIERTO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ABIERTO 03 1 de 42
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE CONTRATO ABIERTO
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Gestionar las solicitudes de prórroga contractual que las entidades requirentes soliciten a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, de conformidad con los plazos establecidos en las bases del evento de Contrato Abierto, trasladando a los proveedores para que remitan su aceptación por escrito. En el caso que el proveedor solicite la prórroga será enviada a las entidades requirentes para su respectivo análisis y determinar si la prórroga puede ser autorizada, garantizando el abastecimiento a las entidades compradoras en Contrato Abierto.
Inicia: Solicitud de la parte interesada (Proveedor o Entidad Requirente).
Finaliza: Publica Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos de prórroga.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
b) Decreto No. 119-96 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de lo Contencioso Administrativo
c) Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Judicial Decreto No. 2-89
d) Decreto No. 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo
e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
f) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
g) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
2.1. PRÓRROGAS CONTRACTUALES
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe, revisa y analiza la solicitud de prórroga contractual y la traslada al Asistente de Contrato Abierto para su diligenciamiento.
Jefe de Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abieto
2.
¿La solicitud de prórroga contractual es del proveedor adjudicado o de la entidad requirente? Proveedor Adjudicado: Informa a DNCAE sobre los renglones que serán objeto de prórroga, así como la justificación de los que no prorrogará y continua con el paso No. 3. Entidad Requirente: DNCAE solicita al proveedor adjudicado su aceptación por escrito de la prórroga y continúa con el paso No. 5.
Jefe de Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto Asistente de Contrato Abierto
3.
Solicita anuencia de prórroga con el aval de la Subdirección de Contrato Abierto y la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado a las entidades requirentes del concurso a prorrogar, adjuntando los documentos que para el efecto, se le soliciten y continua con el paso No. 4
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
4. Emiten y trasladan a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado las anuencias de prorroga solicitadas, con los documentos de soporte que se consideren.
Entidades Requirentes
5. Envía su aceptación por escrito de la prórroga. Proveedor adjudicado
6. Emite Proyecto de Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga y traslada para su revisión al Jefe del Departamento de Administración y Ejecución de Contrato
Asistente de Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 43
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Abierto.
7. Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga y traslada al Subdirector de Contrato Abierto y Director para su revisión y aprobación.
Jefe del Departamento de Administración y Ejecución de
Contrato Abierto
8. Avala el proyecto de Acuerdo Ministerial y lo traslada conjuntamente con el expediente al Despacho Superior para firma.
Director o Subdirector de Contrato Abierto
9. Firma Acuerdo Ministerial de prórroga y devuelve a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para continuar con el procedimiento.
Ministro de Finanzas Públicas
10. Publica el Acuerdo Ministerial en el Sistema Guatecompras y solicita al Director de Comunicación Social la publicación del Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga en el Diario de Centroamérica.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
11. Gestiona publicación del Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga en el Diario de Centroamérica.
Director de Comunicación Social
12. Elabora contratos abiertos de prórroga. Asistente de Contrato Abierto
13. Solicita la emisión de anexos de los contratos abiertos al Jefe de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
14. Emite anexos de los contratos abiertos y traslada al Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Jefe de Administración y Control Estadístico de
Contrataciones y Adquisiciones
15. Gestiona firma de los contratos por parte de las entidades requirentes, proveedores y del funcionario público que delegue el Ministro de Finanzas Públicas, así mismo solicita seguro de caución de cumplimiento a los proveedores.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
16. Solicita el listado de productos al Jefe de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
17. Genera y revisa listado de productos y traslada al Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Jefe de Administración y Control Estadístico de
Contrataciones y Adquisiciones
18. Emite proyecto de Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos de prórroga y traslada para su revisión al Jefe del Departamento de Administración y Ejecución de Contrato Abierto; y emite carátulas y listado de empresas contratadas.
Asistente de Contrato Abierto
19. Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos de prórroga y traslada al Subdirector y Director para su revisión y aprobación.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto
20. Avala el proyecto de Acuerdo Ministerial y lo traslada conjuntamente con los contratos y el expediente respectivo, al Despacho Superior para firma.
Director o Subdirector
21. Firma Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos de prórroga y devuelve a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para continuar con el procedimiento.
Ministro de Finanzas Públicas
22. Publica en el Sistema Guatecompras el listado de productos contratados con sus respectivas carátulas y listados de empresas.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
23. Actualiza los montos prorrogados a los proveedores, en el Sistema Guatecompras. Asistente de Contrato Abierto
24. Solicita al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, que los productos prorrogados sean incluidos en
Asistente de Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 44
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
el catálogo para efectos de compra.
25. Envía por medio del Portal en línea de la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos suscritos.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
26. Publica en el Sistema Guatecompras, Acuerdo Ministerial de aprobación de contratos e imprime constancia de publicación en el Sistema Guatecompras.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
27. Archiva el expediente. Asistente de Contrato Abierto
2.2. GENERACIÓN DE ANEXOS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud emitida por el Jefe del Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto para generar anexos del evento, por proveedor.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
2.
Actualiza los números de contrato asignados por el Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto a cada proveedor en la base de datos consolidada del evento, así como la vigencia del mismo.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
3. Genera el anexo por proveedor, revisa que tenga incluidos los renglones, y verifica e informa si los proveedores se encuentran habilitados para poder suscribir los anexos.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
4. Elabora respuesta, imprime y entrega los anexos al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, para su validación y Visto Bueno.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
5. Revisa, valida y entrega los anexos al Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2.3. GENERACIÓN DE LISTADO DE PRODUCTOS ADJUDICADOS O PRORROGADOS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto con información de los anexos firmados por el proveedor.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2. Verifica que toda la información requerida se incluya en la solicitud enviada.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Ingresa a la base de datos, correspondiente al evento solicitado, para generar el listado de base a los anexos proporcionados.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4. Imprime el reporte que genera el sistema con los datos ingresados. Asistente del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
5. Verifica el informe generado, conforme a los anexos del proveedor y lo Jefe del Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 45
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
aprueba. Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
6. Entrega la información generada al Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2.4. FLUCTUACIÓN DE PRECIOS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe del Proveedor solicitud por escrito de fluctuación de precios en más (incremento) o en menos (decremento) y traslada a Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría.
Subdirector de Normas Técnicas y Control
2.
Verifica la documentación de acuerdo al Artículo 9 del Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado. ¿Es procedente el trámite?: Si: Ver paso No.4. No: Ver paso No.3.
Asesor
3. Notifica al proveedor indicando las razones por las cuales no es procedente la solicitud realizada y regresa al paso No. 1 (inicia el proceso).
Asesor
4.
¿La solicitud es en más (incremento) o en menos (decremento)? Mas (incremento): Remite a entidades requirentes, la solicitud de fluctuación de precio realizada por el proveedor adjudicado, para que elabore informe detallado que justifique dicho ajuste y continúa con el paso No. 5. Menos (decremento): Emite opinión técnica y traslada a Director/Subdirector para su aprobación.
Asesor
5. Recibe informes de la totalidad de las entidades requirentes para continuar con el trámite.
Asesor
6.
Verifica si las entidades requirentes enviaron informe detallado que justifique la fluctuación de precios. ¿Entidades requirentes enviaron informe detallado justificando la fluctuación de precios? Si: traslada el expediente a la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas para que se emita la opinión jurídica respectiva y continúa con el paso No.7. No: notifica al proveedor indicando que la Dirección se vio imposibilitada de continuar con el proceso y archiva expediente.
Asesor
7. Emite opinión jurídica. Asesor Jurídico Ministerio de
Finanzas Públicas
8.
Recibe de la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas, el expediente de la fluctuación solicitado y elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para la aprobación del incremento o decremento de precio.
Asesor
9. Solicita validación del proyecto del Acuerdo Ministerial a las Autoridades de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y traslada el expediente al Despacho Ministerial.
Asesor
10.
Firma el Acuerdo Ministerial de aprobación de incremento o decremento de precio y lo traslada a la Secretaría General para continuar con el trámite respectivo. De no aprobar el incremento o decremento se procede a archivar el expediente.
Ministro de Finanzas Públicas
11. Recibe de la Secretaría General del Ministerio de Finanzas Públicas, certificación del Acuerdo Ministerial.
Asesor
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 46
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
12. Registra en el Sistema Guatecompras el Acuerdo Ministerial. Asesor
13. Solicita a la Dirección de Comunicación Social MINFIN, la publicación del Acuerdo Ministerial en el Diario de Centroamérica.
Asesor
14. Publica Acuerdo Ministerial en el Diario de Centroamérica. Dirección de Comunicación Social
MINFIN
15. Anexa al expediente la publicación del Diario de Centroamérica. Asesor
16. Elabora oficio de traslado del expediente, debidamente foliado, de la fluctuación de precios, al Subdirector de Contrato Abierto.
Asesor
17. Recibe y rubrica el expediente y traslada al Jefe de Departamento de Administración y Ejecución de Contrato Abierto.
Subdirector de Contrato Abierto
18. Traslada al Asistente de Contrato Abierto para que se encargue de diligenciar el expediente.
Jefe de Departamento de Administración y Ejecución de
Contrato Abierto
19. Solicita generación de anexos al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Asistente de Contrato Abierto
20. Emite anexos con el nuevo precio autorizado y traslada al Asistente de
Contrato Abierto.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
21. Elabora y envía notificación al proveedor y gestiona firmas de los anexos. Asistente de Contrato Abierto
22. Si la fluctuación es en más (incremento) solicita al proveedor el seguro de caución de cumplimiento por la diferencia del valor actual y el nuevo valor. Si la fluctuación es en menos (decremento) continua con el paso No. 26.
Asistente de Contrato Abierto
23. Solicita emisión de listados de productos adjudicados al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Asistente de Contrato Abierto
24. Genera el listado de productos adjudicados con los nuevos precios y traslada Asistente de Contrato Abierto.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
25. Recibe listado de productos adjudicados y anexos. Asistente de Contrato Abierto
26. Firma anexos y entrega el seguro de caución de cumplimiento. Proveedor
27. Traslada al Director de la Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado los anexos y listado de productos adjudicados para firma.
Asistente de Contrato Abierto
28. Firma los anexos y listado de productos adjudicados. Director
29. Publica en el Sistema de Guatecompras, informes detallados de las entidades requirentes que justifican la fluctuación de precios, anexos y listado de productos adjudicados con nuevos precios.
Asistente de Contrato Abierto
30. Solicita actualización de fluctuación de precios en los archivos Guatecompras al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
31. Archiva y cierra el expediente en el sistema de Expedientes Web. Asistente de Contrato Abierto
2.5. AUTORIZACIÓN DE PERÍODO DE REABASTECIMIENTO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de autorización de período de reabastecimiento por parte del proveedor y traslada al Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Secretaria de Subdirección de Contrato Abierto
Subdirector de Contrato Abierto
2.
Verifica los puntos siguientes: ¿Está completo el expediente? Sí: Margina solicitud, asigna y traslada expediente al Asistente de Contrato Abierto para que continúe con el paso 4. No: Margina al Asistente de Contrato Abierto para que continúe con el
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 47
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
paso 3.
3. Elabora oficio para solicitar información documental que justifique la autorización del período de reabastecimiento.
Asistente de Contrato Abierto
4. Solicita al Jefe de Departamento Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones información del proveedor en relación a si ha tenido reabastecimientos con anterioridad.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
5. Determina el número de reabastecimientos previos solicitados por el proveedor y traslada a Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
6.
Elabora: Informe de actuaciones (reabastecimiento), Nota técnica, Oficio de confirmación al proveedor y oficios de notificación a entidades requirentes de Contrato Abierto, (otorgamiento de período de reabastecimiento en los términos que especifica la nota técnica de mérito).
Asistente de Contrato Abierto
7. Traslada para aprobación los documentos elaborados y gestiona firmas con: Director, Subdirector de Contrato Abierto y Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Asistente de Contrato Abierto
8. Publica en Sistema Guatecompras los documentos elaborados con las firmas correspondientes.
Asistente de Contrato Abierto
9. Notifica por medio de oficio a proveedores y entidades requirentes, la autorización de período de reabastecimiento.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
10. Archiva y cierra el expediente en el sistema de Expedientes Web. Asistente de Contrato Abierto
2.6. INFORME DE PERÍODO DE REABASTECIMIENTOS DE PRODUCTOS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de verificación de reabastecimientos previos del proveedor, emitida por el Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2. Revisa documentación y realiza la validación de la descripción del producto solicitado.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Verifica en el Sistema Guatecompras si existen publicadas notas técnicas de reabastecimiento, sobre el producto adjudicado y proveedor indicado en la solicitud, durante la vigencia del Contrato Abierto.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4. Verifica si existen otros proveedores adjudicados al producto en la vigencia actual del evento de Contrato Abierto.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
5. Elabora respuesta y traslada a Jefe de Departamento de Administración y Control Estadístico para su Visto Bueno.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
6. Valida y entrega el informe de respuesta al Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2.7. EJECUCIÓN DE SEGURO DE CAUCIÓN DE SOSTENIMIENTO DE OFERTA
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe la solicitud del proveedor para retiro de producto adjudicado en Jefe de Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 48
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Contrato Abierto antes de ser contratado, el proveedor no se presenta a firmar el contrato, o no presenta Seguro de Caución de Cumplimiento dentro del plazo establecido en la Ley de Contrataciones del Estado (cualquiera de los tres escenarios anteriores da lugar a la Ejecución del Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta) y asigna expediente al Asistente de Contrato Abierto para trámite del mismo.
Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto
2. Solicita el cálculo del monto para la Ejecución del Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta al Jefe del Departamento Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Asistente de Contrato Abierto Jefe de Departamento de
Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto
3. Realiza el cálculo del monto para la ejecución del Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta y traslada al Jefe de Departamento de Coordinación de Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4. Elabora Resolución de Ejecución de Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta y traslada al Subdirector de Contrato Abierto y Director, para su aprobación.
Asistente de Contrato Abierto
5. Revisa, aprueba y firma la Resolución de Ejecución de Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta.
Director
6. Solicita notificación de la Resolución de Ejecución de Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta al proveedor.
Asistente de Contrato Abierto
7. Recibe notificación de la Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta.
Proveedor
8.
Verifica depósito del monto correspondiente al Seguro de Caución de Sostenimiento de Oferta por parte del Proveedor en el Banco Crédito Hipotecario Nacional ¿Proveedor realiza depósito? Sí: presenta copia de la boleta a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado y continua con la actividad No.10. No: continúa con el paso No.9.
Asistente de Contrato Abierto
9. Envía recordatorio de pago al proveedor hasta que realice el depósito Asistente de Contrato Abierto
10. Traslada la copia de la boleta de pago a la Dirección Financiera Asistente de Contrato Abierto
11.
¿Tiene el producto subsiguiente calificado? Si: Traslada expediente al Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto para su trámite No: Archiva el expediente.
Asistente de Contrato Abierto
2.8. EJECUCIÓN DE SEGURO DE CAUCIÓN DE CUMPLIMIENTO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe y analiza la solicitud para retirar el producto adjudicado en contrato abierto y asigna expediente a Asistente de Contrato Abierto para trámite del mismo.
Jefe de Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
2. Solicita el cálculo del monto para la ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento, al Jefe de Departamento Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Asistente de Contrato Abierto
3. Recibida la información del cálculo del monto, elabora Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento y traslada a Subdirector y Director para su aprobación.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
4. Revisa y aprueba la Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento.
Director Subdirector de Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 49
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
5. Firma Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento. Director
6. Notifica al Proveedor la Resolución de Ejecución del Seguro de Caución de Cumplimiento.
Asistente de Contrato Abierto
7.
Verifica que el proveedor haya realizado el depósito en el Banco Crédito Hipotecario Nacional, por el monto correspondiente al Seguro de Caución de Cumplimiento. ¿Proveedor realiza depósito? Sí: continúa con el paso No.10. No: continúa con el paso No.8.
Asistente de Contrato Abierto
8. Envía al proveedor recordatorio de pago. Asistente de Contrato Abierto
9. Realiza el depósito en el Banco Crédito Hipotecario Nacional. Proveedor
10. Traslada copia de boleta de pago a Dirección Financiera y archiva expediente.
Asistente de Contrato Abierto
11. Elabora nota técnica y publica en el Sistema Guatecompras. Asistente de Contrato Abierto
2.9. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE CALIDAD EN EVENTO DE CONTRATO ABIERTO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe de la unidad compradora afectada, el expediente de denuncia por sospecha de incumplimiento de calidad, debidamente documentado.
Director DNCAE
2.
Solicita los nombramientos de la Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo de Contrato Abierto, la cual está integrada por un titular y un suplente de las entidades requirentes del producto del concurso afectado. (De conformidad con lo que establece las Bases del Evento de Contrato Abierto del producto objeto de investigación).
Director DNCAE
3.
Convoca y traslada el expediente a la Comisión de Vigilancia Seguimiento y Monitoreo de Contrato Abierto, para que se analice cada uno de los documentos que contiene la misma, una vez recibido el requerimiento de opinión técnica, la Comisión contará con un plazo de diez días hábiles para remitir dicha opinión. (El plazo lo determina las bases del evento del producto objeto de investigación).
Director DNCAE
4. Conoce el caso de incumplimiento de calidad, revisa la documentación y verifica los documentos que contiene la misma, para que cumpla con el procedimiento establecido en las Bases del Concurso que corresponda.
Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo
5.
Corre audiencia al proveedor denunciado para que presente las pruebas de descargo, a efecto de cumplir con el principio de debido proceso y derecho de defensa, regulado en la Constitución Política de la República de Guatemala.
Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo
6. Inicia un expediente con los antecedentes y constancias que prueben el incumplimiento de entrega y/o de calidad que se trate.
Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo
7. Da seguimiento y monitoreo a la denuncia respectiva, diligenciándolo con las instancias respectivas de cada institución afectada y/o requirente del producto objeto de denuncia.
Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo
8.
Levanta actas de lo resuelto en cada reunión y elabora los documentos que se estime pertinentes, así como las investigaciones correspondientes, derivado de las deliberaciones y conclusiones, a la que la Comisión haya acordado en cuanto a la denuncia respectiva.
Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo
9. Acompaña opinión técnica de la Comisión al expediente, con las recomendaciones y/o sanciones propuestas, si procediera, después de
Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 50
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
agotadas las instancias pertinentes.
10.
Eleva las actuaciones al Director, para que si procede, aplique las sanciones correspondientes conforme lo regulado en los artículos 85, 86, 87 y 88 del Decreto número 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus Reformas.
Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo
11. Analiza Opinión Técnica con las recomendaciones y/o sanciones propuestas por la Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo.
Director DNCAE
12.
¿Procede sanción al Proveedor? Si: Realiza las gestiones respectivas en base a la Opinión Técnica de la Comisión de Vigilancia, Seguimiento y Monitoreo. No: Notifica lo procedente en la Opinión Técnica emitida, a las autoridades superiores de las entidades requirentes y denunciantes.
Director DNCAE
13. Traslada a Encargado de Archivo el expediente concluido para su resguardo, en la bodega de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Director DNCAE
2.10. SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA EN EVENTO DE CONTRATO
ABIERTO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe expediente emitido por la entidad denunciante y traslada al Subdirector de Contrato Abierto.
Director
2. Asigna al Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto, para el respectivo análisis.
Subdirector de Contrato Abierto
3. Revisa expediente y verifica si el producto denunciado se encuentra adjudicado y vigente en Contrato Abierto aprobado del año 2005 hacia atrás.
Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
4. ¿El Contrato Abierto fue aprobado en el año 2005? Si: Continúa con el paso No. 5. No: Continúa con el paso No. 12.
Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
5. Elabora providencia para que el proveedor se pronuncie en relación a la denuncia presentada y traslada a Subdirector de Contrato Abierto para firma.
Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
6. Realiza notificación al proveedor y devuelve la cédula de notificación y copia de la providencia firmada y sellada por el proveedor, al Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto.
Secretaria de Subdirección de Contrato Abierto
7. Se pronuncia respecto a la denuncia presentada dentro del plazo de tres días hábiles después de la notificación.
Proveedor
8. Verifica la respuesta del Proveedor. Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
9. ¿Procede autorizar Nota de No Objeción? Si: Elabora Nota de No Objeción y continúa con el paso No. 10. No: Informa por escrito a la entidad denunciante y proveedor.
Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
10. Aprueba y firma Nota de No Objeción. Subdirector de Contrato Abierto
11. Envía Nota de No Objeción a entidad denunciante. Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
12. Verifica la documentación que evidencia el incumplimiento del proveedor. ¿El incumplimiento es procedente?
Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 51
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Si: Realiza sanción con base al análisis de los documentos de respaldo incluidos en el expediente, donde consta que no entregó el producto a tiempo o sigue sin entregarse. No: Solicita a la entidad denunciante ampliar los documentos que justifiquen el incumplimiento.
13.
Determina los días de incumplimiento. ¿Procede realizar sanción? Si: Traslada expediente para cálculo de monto de la sanción al Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones y continúa con el paso No.14. No: elabora Resolución de Archivo, la cual debe contar con el Visto Bueno del Subdirector de Contrato Abierto y la firma de Dirección, notificando a los interesados.
Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto
14. Emite cálculo del monto a sancionar y devuelve a Secretaria de Subdirección de Contrato Abierto.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
15. Asigna número y elabora Resolución de Sanción y traslada para el Visto Bueno y firmas de las autoridades correspondientes.
Secretaria de Subdirección de Contrato Abierto
16. Revisa y aprueba la Resolución de Sanción y traslada a Director para firma.
Subdirector de Contrato Abierto
17. Firma Resolución de Sanción y traslada a Subdirección de Contrato Abierto para su notificación.
Director
18. Elabora cédula de notificación y envía al proveedor. Secretaria de Subdirección Contrato
Abierto
19.
Verifica si el Proveedor realizó el pago por el monto de la sanción. ¿Proveedor realizó pago por el monto de la sanción? Si: recibe boleta de depósito del Banco de Crédito Hipotecario Nacional, realiza informe de boletas de pago y continúa con el paso No.22. No: Envía oficio de recordatorio de pago.
Secretaria de Departamento de Contrato Abierto
20. Interpone Recurso de Revocatoria o se manifiesta al respecto. Proveedor
21.
Verifica si existe Recurso de Revocatoria interpuesto. ¿Procede Recurso de Revocatoria? Si: Elabora providencia de Resolución de trámite, se adjunta informe circunstanciado y se traslada para Secretaria General para lo que corresponde. No: Se emite Resolución rechazando el Recurso de Revocatoria y se traslada a la Secretaria General para que notifique.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
22. Traslada la copia amarilla de boletas de pago a Dirección Financiera por medio de un memo, para el control global de ingresos de la Tesorería Nacional por concepto de incumplimiento de entrega de producto.
Secretaria de Departamento de Normas, Técnicas Control y Asesoría
23. Traslada a Encargada de Archivo el expediente concluido para su resguardo, en la bodega de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Secretaria de Departamento de Normas, Técnicas Control y Asesoría
2.11. CÁLCULO DE SANCIONES POR INCUMPLIMIENTO DE ENTREGA
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe solicitud emitida por el Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, para él cálculo de sanción, adjuntando la siguiente información: Nombre del producto, período a sancionar, días a sancionar, unidad compradora, cantidad de unidades a sancionar, código del producto, NIT, nombre del proveedor y No. de Evento de Contrato Abierto.
Asistente del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 52
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2. Verifica la información presentada y obtiene el precio del producto del listado de adjudicaciones del evento.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Ingresa la información presentada en la base de datos del evento correspondiente para calcular el monto de la sanción.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4. Genera e imprime el informe de la sanción y valida los cálculos efectuados.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
5. Entrega el informe a Secretaria del Departamento de Normas Técnicas Control y Asesoría.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2.12. VERIFICACIÓN DE CANTIDADES ESTIMADAS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recepción de solicitud del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto, para la determinación de cantidades estimadas, acompañado de los documentos que respaldan dicha solicitud (facturas y reportes de cantidades vendidas por factura).
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2. Revisa los documentos y realiza el conteo de las cantidades vendidas por cada factura y determina el total de unidades vendidas por producto.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Compara el total de unidades vendidas contra la cantidad de unidades estimadas y/o solicitadas de ese producto en el evento de contrato abierto.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4.
Elabora informe de respuesta para indicar si el proveedor cumplió o no con la distribución de las cantidades solicitadas en el evento y traslada a Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico, para aprobación.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
5. Aprueba y entrega informe de respuesta al Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto para elaboración de Finiquito.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2.13. AUTORIZACIÓN DE FINIQUITO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe solicitud de finiquito del proveedor, revisa la documentación y la traslada al Asistente de Contrato Abierto.
Jefe de Departamento de Administración y Ejecución de
Contrato Abierto
2.
Solicita al Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, la cantidad despachada por parte de la entidad solicitante, adjuntando copia de facturas (certificadas) proporcionadas por el Proveedor, para verificar el cumplimiento de la entrega de cantidades estimadas y definidas en las bases y también si existe otro proveedor adjudicado.
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
3. Traslada la información en relación al cumplimiento de entrega de cantidades estimadas.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4. Verifica cumplimiento de la cantidad estimada. Jefe del Departamento de
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 53
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿Cumplió con la entrega de la cantidad estimada? Sí: Elabora certificación de Finiquito, Nota Técnica, Oficios para proveedor y entidades requirentes informando del finiquito y solicita retiro del producto del Catálogo. No: Emite oficio informando al proveedor la cantidad que falta por entregar.
Administración de Ejecución de Contrato Abierto y
Asistente de Contrato Abierto
5. Revisa y aprueba documentos de Finiquito.
Jefe del Departamento de Administración y Ejecución de
Contrato Abierto Subdirector de Contrato Abierto
Director
6. Autoriza finiquito y finalización de relación con la entidad para el producto determinado.
Director
7. Publica en el Sistema Guatecompras, los documentos emitidos para la autorización del Finiquito.
Asistente de Contrato Abierto
8. Notifica al proveedor y archiva el expediente. Asistente de Contrato Abierto
2.14. ACTUALIZACIÓN DE INSUMOS EN EL MANUAL DE CÓDIGOS DE ADQUISICIONES DE
CONTRATO ABIERTO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe el oficio solicitando verificar en el catálogo de insumos de la Dirección Técnica del Presupuesto el código presupuestario y asigna el diligenciamiento a la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2.
Verifica el nombre del producto en el manual de códigos de adquisiciones, para corroborar si existe el insumo, área y correlativo vigentes, así como en el catálogo de insumos de la Dirección Técnica del Presupuesto y solicita vía correo electrónico rectificar o ratificar código presupuestario.
Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios
3. Asigna código presupuestario y código de insumo y envía oficio de respuesta a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Dirección Técnica del Presupuesto.
4. Recibe respuesta de la Dirección Técnica del Presupuesto si hubo cambio de código presupuestario asigna correlativo según área que le corresponda.
Supervisor Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y
Servicios
5.
¿El insumo está adjudicado en contrato abierto vigente y cambió de renglón presupuestario? Si: Emite oficio donde informa el cambio y traslada a Subdirección de Contrato Abierto. No: continua con el paso No. 7
Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y
Servicios
6. Da Visto Bueno al oficio de respuesta y traslada a Asistente de Contrato Abierto.
Director/Subdirector
7. Notifica el informe de respuesta al solicitante, elabora Nota Técnica y publica en el NOG correspondiente el cambio de código presupuestario.
Asistente de Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 54
Prórrogas contractuales (1 de 4)
Jefe Depto de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto
Jefe Depto de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato
Abierto
Entidades RequirentesProveedor Adjudicado Asistente de Contrato Abierto
INICIO
Recibe, revisa y analiza solicitud de
prórroga
Informa a DNCAE sobre los renglones que serán objeto de prórroga, así como la justificación de
los que no prorrogará
¿La solicitud de prórroga es del proveedor
adjudicado o de la entidad requirente?
PROVEEDORADJUDICADO
ENTIDAD REQUIRENTE
Solicita al proveedor adjudicado su aceptación por
escrito de la prórroga
Emite por escrito su aceptación de la
prórroga
Solicita anuencia de prórroga a las
entidades requirentes
Emiten y trasladan a la DNCAE las anuencias de
prórroga con los documentos de
soporte
1
Emite proyecto de Acuerdo Ministerial de autorización de prórroga y traslada
para su revisión
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 55
Prórrogas contractuales (2 de 4)
Jefe Depto de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto
Jefe Depto de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto y Asistente de Contrato
Abierto
Director/Subdirector de Contrato Abierto
Ministro de Finanzas Públicas
2
Revisa el proyecto de Acuerdo
Ministerial de autorización de
prórroga
Avala el proyecto de Acuerdo Ministerial
y lo traslada conjuntamente al
expediente al Despacho Superior
para firma
Firma Acuerdo Ministerial de
prórroga y devuelve a la DNCAE
Publica Acuerdo Ministerial en
Guatecompras y solicita publicación
en el Diario de Centroamérica
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 56
Prórrogas contractuales (3 de 4)
Asistente de Contrato Abierto
Jefe Depto de Administración de Ejecución
de Contrato Abierto
Jefe Depto de Administración de Ejecución de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
Jefe Depto. de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y
Adquisiciones
Dirección de Comunicación Social
2
3
Elabora contratos de prórroga
Solicita la emisión de anexos de los
contratos.
Emite anexos de los contratos
Gestiona firma de los contratos por
parte de las entidades
requirentes, proveedores y
Director
Solicita la garantía de cumplimiento de
contrato a proveedores
Solicita listado de productos
Genera y revisa listado de productos
Emite proyecto de Acuerdo Ministerial
de aprovación de contratos de
prórroga
Emite carátulas y listado de empresas
contratadas
Revisa proyecto de Acuerdo Ministerial de aprobación de
contratos de prórroga
Gestiona publicación del
Acuerdo Ministerial en el Diario de Centroamérica
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 57
Prórrogas contractuales (4 de 4)
Asistente de Contrato Abierto
Jefe Depto de Administración de Ejecución de Contrato
Abierto y Asistente de Contrato Abierto
Director/Subdirector de Contrato Abierto
Ministro de Finanzas Públicas
3
Actualiza los montos prorrogados a los Proveedores, en Guatecompras
Solicita que los productos
prorrogados sean subidos al catálogo
para efectos de compra
Publica en Guatecompras notificación a la
Contraloría General de Cuentas y
Acuerdo Ministerial de Aprobación de
contratos
Imprime constancia de publicación en
Guatecompras
FIN
Archiva expediente
Avala proyecto de Acuerdo Ministerial
Firma Acuerdo Ministerial
aprobación de contratos de
prórroga
Publica en Guatecompras
listado de productos contratados con sus
respectivas carátulas y listados
de empresas y envía a entidades requirentes
Envía por medio del Portal en línea de la Contraloría General de Cuentas, copia de los contratos
suscritos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 58
Generación de Anexos (1 de 1)
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO
Recibe solicitud emitida por la Jefatura del Departamento de
Coordinación y Adjudicación de Contrato
Abierto para generar anexos del evento por
proveedor
Actualiza números de contrato a cada
proveedor en la base de datos
consolidada del evento, así como la vigencia del mismo
Genera el anexo por proveedor, revisa
que estén incluidos los renglones e informa a los proveedores
habilitados para suscribir anexos
Elabora respuesta, imprime y entrega anexos al Jefe del Departamento de Administración y
Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones para
su validación
Revisa, valida y entrega los anexos
al Departamento de Coordinación de
Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 59
Generación de listado de productos adjudicados o prorrogados (1 de 1)
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Jefe del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO
Recibe solicitud de Jefe de
Departamento de Administración de
Ejecución de Contrato Abierto
con información de los anexos firmados
por el proveedor
Verifica que toda la información
requerida se incluya en la solicitud
enviada
Ingresa a la base de datos,
correspondiente al evento solicitado,
para generar el listado de base a los
anexos proporcionados
Imprime el reporte que genera el
sistema con los datos ingresados.
Verifica el informe generado, conforme
a los anexos del proveedor y lo
aprueba
Entrega la información
generada al Jefe de Departamento de Administración de
Ejecución de Contrato Abierto
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 60
Fluctuación de precios (1 de 4)
Subdirector de Normas Técnicas y Control
Asesor Asesoría Jurídica
INICIO
Recibe del Proveedor solicitud
por escrito de fluctuación de
precios
Verifica la documentación
¿Es procedente el trámite?
SI
¿La solicitud es incremento o en
decremento?
NO
Notifica al proveedor
indicando las razones por la cual no es procedente la solicitud realizada
INCREMENTO
Solicita informe detallado que
justifique dicho ajuste
DECREMENTO
Emite opinión técnica y traslada a
Director/Subdirector para su
aprobación¿Entidades requirentes
enviaron informe?
SIEmite opinión
jurídica
NO
Notifica al proveedor y archiva
3
A
A
Recibe informes de la totalidad de las
entidades requirentes
Verifica si las entidades
requirentes enviaron informe
detallado que justifique la
fluctuación de precios
B
1
1
2
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 61
Fluctuación de precios (2 de 4)
Asesor Ministro Secretaría General
2
Recibe de la Secretaria General
Certificación de Acuerdo Ministerial
Registra en el Sistema
Guatecompras Acuerdo Ministerial
Solicita validación del proyecto del
Acuerdo a las Autoridades de la DNCAE y traslada
expediente al Despacho Ministerial
Firma Acuerdo Ministerial
Certifica Acuerdo Ministerial
Elabora proyecto de Acuerdo Ministerial para aprobación de
la fluctuación de precios
3
Solicita a la Dirección de
Comunicación Social, la
publicación en el Diario de
Centroamérica
Recibe expediente de fluctuación de
precios
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 62
Fluctuación de precios (3 de 4)
Jefe Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente de Contrato AbiertoJefe Departamento de
Administración y Ejecución de Contrato Abierto
Subdirector de Contrato AbiertoAsesor Dirección de Comunicación Social
Elabora y envía notificación al proveedor y
gestiona firmas de los anexos
Verifica si el nuevo precio sufrió incremento o decremento
3
Emite anexos con el nuevo precio autorizado y
traslada al Asistente de Contrato Abierto
Solicita generación de anexos
4
Recibe y rubrica el expediente y
traslada al Jefe de Departamento de Administración y
Ejecución de Contrato Abierto
Traslada al Asistente de
Contrato Abierto
Anexa al expediente la publicación del
Diario de Centroamérica
Publica Acuerdo Ministerial en el
Diario de Centroamérica
Elabora oficio de traslado del expediente,
debidamente foliado, de la
fluctuación de precios, al
Subdirector de Contrato Abierto
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 63
Fluctuación de precios (4 de 4)
Jefe Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente de Contrato Abierto Proveedor Director
¿La fluctuación de precios es en incremento o decremento?
Solicita al Proveedor la garantía de
cumplimiento por la diferencia del valor
actual y el nuevo valor
4
Genera listado de productos
adjudicados con los nuevos precios
Firma anexos y entrega seguro de
caución de cumplimiento
Firma anexos y listado de productos
adjudicados
Publica en el Sistema
Guatecompras anexos y listado de
productos adjudicados con nuevos precios
Actualiza en los archivos de
Guatecompras, la fluctuación de
precios
Archiva y cierra expediente en el
sistema de Expedientes Web
FIN
INCREMENTO
DECREMENTO
5
Solicita emisión de listados de productos
adjudicados
Recibe listado de productos
adjudicados y anexos
Traslada al Director la Normativa, los
anexos y listado de productos
adjudicados para firma
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 64
Autorización de período de reabastecimiento (1 de 2)
Jefe Departamento de Administración de Ejecución Contrato Abierto
Secretaria Subdirección de Contrato Abierto
Asistente de Contrato AbiertoJefe Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO
Recibe y traslada solicitud de
Reabastecimiento
Verifica si el expediente está
completo
¿Está completo el expediente?
Solicita información de reabastecimientos aprobados para el
Proveedor
SI
Solicita información documental que
justifique la autorización del
período de reabastecimiento
NO
Determina número de reabastecimientos
previos solicitados por el proveedor
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 65
Autorización de período de reabastecimiento (2 de 2)
Jefe Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente de Contrato Abierto
INICIO
Elabora: Informe de actuaciones, Nota Técnica Oficio de confirmación al
proveedor y notificación a
entidades requirentes
1
Traslada para aprobación los documentos
elaborados y gestiona firmas
Publica en Sistema Guatecompras los
documentos elaborados con las
firmas
Notifica por medio de oficio a proveedores y entidades requirentes
la autorización de período de
reabastecimiento
Publica en Sistema Guatecompras los
documentos elaborados con las
firmas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 66
Informe de período de reabastecimientos de productos (1 de 1)
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO
Recibe solicitud de verificación de
reabastecimientos previos del
proveedor, emitida por el Jefe de
Departamento de Administración de
Ejecución de Contrato Abierto
Revisa documentación y
realiza la validación de la descripción del producto solicitado
Verifica en el Sistema
Guatecompras si existen publicadas notas técnicas de reabastecimiento, sobre el producto
adjudicado y proveedor indicado
en la solicitud, durante la vigencia
del Contrato Abierto
Verifica si existen otros proveedores
adjudicados al producto en la
vigencia actual del evento de Contrato
Abierto
Elabora respuesta y traslada a Jefe de Departamento de Administración y
Control Estadístico para su Visto Bueno
Valida y entrega el informe de
respuesta al Jefe de Departamento de Administración de
Ejecución de Contrato Abierto
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 67
Ejecución de seguro de caución de sostenimiento de oferta (1 de 2)
Jefe de Departamento de Coordinación de Licitación y
Adjudicación de Contrato Abierto
Asistente de Contrato Abierto Jefe de Departamento de Coordinación de
Licitación y Adjudicación de Contrato Abierto
Jefe del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente de Contrato Abierto
INICIO
Recibe solicitud del proveedor para
retiro de producto adjudicado en
Contrato Abierto
Solicita el cálculo del monto para la Ejecución de
la Garantía de Sostenimiento
Realiza el cálculo del monto para la ejecución de
Garantía
Elabora Resolución de Ejecución de
Garantía de Sostenimiento y
traslada al Subdirector de
Contrato Abierto y Director, para su
aprobación
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 68
Ejecución de seguro de caución de sostenimiento de oferta (2 de 2)
Asistente de Contrato Abierto Proveedor
Director Jefe de Departamento de Coordinación de Licitación
Adjudicación de Contrato Abierto
Subdirector de Contrato Abierto
1
¿Proveedor realiza
depósito?
Verifica depósito del monto
correspondiente a la garantía por parte del Proveedor en el
Banco Crédito Hipotecario
Nacional
Presenta copia de la boleta de depósito a
la DNCAE
Envía recordatorio de pago al proveedor
No
Traslada la copia de la boleta de pago a
la Dirección Financiera
SI
¿Tiene el producto
proveedor subsiguiente calificado?
SI
Traslada expediente al Departamento de
Ejecución de Contrato Abierto para su trámite
NO
Archiva Expediente
FIN
Revisa, aprueba y firma la Resolución de
Ejecución de Garantía de Sostenimiento
Solicita notificación de la Resolución de
Ejecución de Garantía de
sostenimiento al proveedor
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 69
Ejecución de Seguro de Caución de Cumplimiento (1 de 2)
Asistente de Contrato AbiertoJefe de Departamento de
Administración de Ejecución de Contrato Abierto
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de
Contrato Abierto yAsistente de Contrato Abierto
DirectorSubdirector de Contrato Abierto
Director
INICIO
Analiza la solicitud para retirar el
producto adjudicado en
contrato abierto y asigna expediente a
Asistente de Contrato Abierto
Solicita el cálculo del monto para la
ejecución del seguro de caución de cumplimiento
Elabora Resolución de Ejecución del
seguro de caución de cumplimiento
Revisa y aprueba la Resolución de
seguro de caución de cumplimiento
Firma Resolución de Ejecución del seguro
de caución de cumplimiento
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 70
Ejecución de Seguro de Caución de Cumplimiento (2 de 2)
Asistente de Contrato Abierto Proveedor
¿Proveedor realiza depósito?
Traslada copia de boleta de pago a
Dirección Financiera archiva expediente
FIN
Notifica al Proveedor la
Resolución de seguro de caución de cumplimiento
Verifica que el proveedor haya
realizado el depósito en el Banco Crédito
Hipotecario Nacional, por el
monto correspondiente al seguro de caución de cumplimiento
NOEnvía al proveedor
recordatorio de pago
SI
Realiza depósito en el Banco Crédito
Hipotecario Nacional
Elabora nota técnica y publica en el
Sistema Guatecompras
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 71
Sanciones por incumplimiento de calidad en evento de Contrato Abierto (1 de 2)
Comisión de Vigilancia Seguimiento y Monitoreo
Director DNCAE
INICIO
Recibe de la unidad compradora afectada, el
expediente de denuncia por sospecha de
incumplimiento de calidad,
debidamente documentado
Solicita los nombramientos de
la Comisión de Vigilancia,
Seguimiento y Monitoreo de
Contrato Abierto
Conoce el caso de incumplimiento de calidad y revisa la documentación
Corre audiencia al proveedor
denunciado para que presente las
pruebas de descargo
Inicia un expediente con los
antecedentes y constancias que
prueben el incumplimiento de
entrega y/o de calidad que se trate
Da seguimiento y monitoreo a la
denuncia respectiva,
diligenciándolo con las instancias
respectivas de cada institución afectada y/o requirente del producto objeto de
denuncia
Levanta actas de lo resuelto en cada reunión y elabora
documentos pertienentes, así
como las investigaciones
correspondientes
1
Convoca y traslada el expediente a la Comisión para que
analice los documentos
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 72
Sanciones por incumplimiento de calidad en evento de Contrato Abierto (2 de 2)
Comisión de Vigilancia Seguimiento y Monitoreo
Director DNCAE
1
Acompaña opinión técnica de la Comisión al
expediente, con las recomendaciones y/
o sanciones propuestas, si
procediera, después de agotadas las
instancias pertinentes
Eleva las actuaciones al
Director
Analiza opinión técnica con las
recomendaciones y/o sanciones
propuestas por la Comisión de Vigilancia,
Seguimiento y Monitoreo
Notifica lo procedente en la Opinión Técnica
emitida, a las Autoridades
Superiores de las entidades
requirentes y denunciantes
Traslada a Encargado de
Archivo el expediente
concluido para su resguardo
FIN
¿Procede sanción al
Proveedor?SI
Realiza las gestiones respectivas en base a la opinión técnica de la Comisión de
Vigilancia, Seguimiento y
monitoreo
No
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 73
Sanciones por incumplimiento de entrega en evento de contrato abierto (1 de 5)
Director Subdirector de Contrato AbiertoAsistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato
Abierto
INICIO
Recibe expediente emitido por la
entidad denunciante y
traslada al Subdirector de
Contrato Abierto
Asigna al Asistente del Departamento De Administración
de Ejecución de Contrato Abierto,
para análisis
Revisa expediente y verifica si el
producto denunciado se
encuentra adjudicado y
vigente en Contrato Abierto aprobado del año 2005 hacia
atrás
Elabora providencia para que el
proveedor se pronuncie en relación a la
denuncia preentada y traslada a
Subdirector de Normas Técnicas y Control para firma
2
¿El Contrato Abierto fue aprobado en el
año 2005?
SI
NO1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 74
Sanciones por incumplimiento de entrega en evento de contrato abierto (2 de 5)
Subdirector de Contrato AbiertoAsistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato
Abierto
Secretaria de Subdirección de
Contrato AbiertoProveedor
¿Procede autorizar Nota de No Objeción?
Elabora Nota de No Objeción
Informa por escrito a la entidad
denunciante y proveedor
NO
Aprueba y firma Nota de No
Objeción
Envía Nota de No Objeción a entidad
denunciante
2
Realiza notificación al proveedor y
devuelve la cédula de notificación y
copia de providencia firmada
y sellada por el proveedor, al
asistente
Se pronuncia respecto a la
denuncia presentada dentro del plazo de tres
días hábiles después de la notificación
Verifica la respuesta del proveedor
SI
SI
Verifica la información que
evidencia el incumplimiento del
proveedor
3
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 75
Sanciones por incumplimiento de entrega en evento de contrato abierto (3 de 5)
Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto
¿El incumplimiento es procedente?
Solicita a entidad denunciante ampliar los
documentos que justifiquen el
incumplimiento
NO
Realiza la sanción con base al análisis de los documentos
de respaldo incluidos en el
expediente, donde consta que no
entregó el producto a tiempo o sigue sin
entregarse
SI
¿Procede la sanción?
Elabora Resolución de Archivo, la cual debe contar con el
Visto Bueno y la firma de dirección
NO
Notifica a los interesados
Traslada expediente para cálculo de
monto de la sanción
SI
5
Determina los días de incumplimiento
3
1
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 76
Sanciones por incumplimiento de entrega en evento de contrato abierto (4 de 5)
Director Subdirector de Contrato Abierto
Asistente del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Secretaria de Subdirección de Contrato Abierto
5
Emite cálculo del monto a sancionar
Asigna número y elabora Resolución
de Sanción
Revisa y aprueba Resolución de
Sanción
Firma Resolución de Sanción
Elabora cédula de notificación
Verifica si el Proveedor realizó el pago por el monto
de la sanción.
¿Proveedor realizó pago por el monto de
la sanción?
Recibe boleta de depósito del Bando
de Crédito Hipotecario
Nacional y realiza informe de boleta
de pago
Envía oficio de recordatorio de
pago
6
SI
Traslada copia amarilla de boletas de pago a Dirección
Financiera del Ministerio
Traslada a Archivo para su resguardo
NO
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 77
Sanciones por incumplimiento de entrega en evento de contrato abierto (5 de 5)
Asistente del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato AbiertoProveedor
6
Verifica si procede Recurso de Revocatoria
impuesto
¿Procede Recurso de Revocatoria
impuesto?
Elabora providencia de Resolución de
Trámite y se traslada a Secretaría General para lo que
corresponde
Se emite Resolución rechazando el
recurso de revocatoria y se
traslada a la Secretaria General para que notifique
NO
FIN
Interpone Recurso de Revocatoria o se
manifiesta al respecto
SI
4
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 78
Cálculo de sanciones por incumplimiento de entrega(1 de 1)
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y
Adquisiciones
INICIO
Recibe solicitud emitida por el
Departamento de Normas Técnicas,
Control y Asesoría, para él cálculo de
sanción, adjuntando la siguiente información
Verifica la información presentada y
obtiene el precio del producto del listado de adjudicaciones
del evento
Ingresa la información
presentada en la base de datos del
evento correspondiente para calcular el
monto de la sanción
Genera e imprime el informe de la
sanción y valida los cálculos efectuados.
Entrega el informe a Secretaria del
Departamento de Normas Técnicas
Control y Asesoría
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 79
Verificación de cantidades estimadas(1 de 1)
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO
Recepción de solicitud del
Departamento de Administración de
Ejecución de Contrato Abierto,
para la determinación de
cantidades estimadas
Revisa los documentos y
realiza el conteo de las cantidades
vendidas por cada factura y determina el total de unidades
vendidas por producto.
Compara el total de unidades vendidas contra la cantidad
de unidades estimadas y/o
solicitadas de ese producto en el
evento de contrato abierto.
Elabora informe de respuesta para
indicar si el proveedor cumplió
o no con la distribución de las
cantidades solicitadas en el
evento
Aprueba y entrega informe de respuesta al
Departamento de Administración de
Ejecución de Contrato Abierto
para elaboración de Finiquito.
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 80
Autorización de finiquito (1 de 2)
Jefe de Departamento de Administración y Ejecución de
Contrato Abierto
Jefe del Departamento de Administración de Ejecución de Contrato Abierto y Asistente de Contrato Abierto
Jefe del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Inicio
Recibe solicitud de finiquito del
proveedor, revisa la documentación y la traslada al Asistente de Contrato Abierto
Solicita la cantidad despachada por parte de
la entidad solicitante, adjuntando copia de facturas (certificadas) proporcionadas por el
proveedor
Traslada la información en
relación al cumplimiento de
entrega de cantidades estimadas
Verifica el cumplimiento de la cantidad estimada
Cumplió con la entrega de la cantidad estimada
Emite oficio informando al proveedor la
cantidad que falta por entregar
No
Elabora certificación de Finiquito, Nota
Técnica, Oficios para proveedor y
entidades requirentes
informando del finiquito y solicita
retiro del producto del Catálogo
Sí
2
A1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 81
Autorización de Finiquito (2 de 2)
Jefe del Departamento de Administración y Ejecución de
Contrato Abierto, Subdirector de Contrato Abierto, Director
Director Asistente de Contrato Abierto
Revisa y aprueba documentos de
Finiquito
Autoriza finiquito y finalización de relación con la entidad para el
producto determinado
Pública en el Sistema
Guatecompras, los documentos
emitidos para la autorización del
Finiquito
Notifica al proveedor y archiva
el expediente
Fin
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 82
Actualización de insumos en el manual de códigos de adquisiciones de Contrato Abierto (1 de 2)
Sección de Registro de Precios y Catalogación de Bienes y Servicios
Jefe del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Supervisor de la Sección de Registro de Precios y Catalogación
de Bienes y ServiciosDirección Técnica del Presupuesto
INICIO
Recibe oficio solicitando verificar
en el catálogo de insumos código presupuestario
Verifica el nombre del producto en el manual de códigos de adquisiciones y en el catálogo de
insumos
Solicita a la Dirección Técnica del Presupuesto
rectificar o ratificar código
presupuestario
Recibe respuesta de la Dirección Técnica del Presupuesto si hubo cambio de
código presupuestario
asigna correlativo según área que le
corresponda
Asigna código presupuestario y
código de insumo y envía oficio de respuesta a la
DNCAE
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 83
Actualización de insumos en el manual de códigos de adquisiciones de Contrato Abierto (2 de 2)
Asistente de Contrato AbiertoSupervisor de la Sección de Registro de Precios
y Catalogación de Bienes y ServiciosDirector/Subdirector
Notifica informe de respuesta al solicitante
1
¿El insumo está adjudicado en contrato abierto vigente
y cambió de renglón presupuestario?
Elabora nota técnica y publica en el
Sistema Guatecompras
FIN
SI
Emite oficio donde informa el cambio
de código presupuestario
Da Visto Bueno al oficio de respuesta
y traslada a Asistente de
Contrato Abierto
NO
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 84
3. CAPACITACIÓN
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
CAPACITACIÓN 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CAPACITACIÓN
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Atender solicitudes de capacitación sobre temas relacionados con la Ley de Contrataciones del Estado para facilitar la correcta aplicación de la normativa y el uso del Sistema Guatecompras. Inicia: Solicitud de capacitación. Finaliza: Base de registro de capacitaciones actualizada con los datos estadísticos de los participantes.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
b) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI-.
d) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Margina solicitud de capacitación emitida por la entidad interesada al Subdirector de Normas Técnicas y Control.
Director
2.
Recibe, revisa y verifica que la solicitud cumpla con los requisitos indicados en Guatecompras y se comunica con las entidades para coordinar la asistencia del personal. ¿Solicitud cumple con los requisitos? Sí: Coordina con las entidades solicitantes la asistencia del personal. No: Informa a la entidad que debe completar los requisitos.
Coordinador de Capacitación
3. Elabora programa semanal de capacitación comunicando a los capacitadores el desarrollo de la misma, traslada a Subdirección para revisión y firma.
Coordinador de Capacitación
4. Revisa, aprueba, y firma el programa semanal de capacitación. Director o Subdirector
5. Notifica por medio de correo electrónico respuesta para la entidad solicitante, con fechas de asignación.
Coordinador de Capacitación
6.
Traslada programa por correo electrónico a Secretaria del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría, Capacitadores, Subdirector de Normas Técnicas y Control, Jefe Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones y a Supervisor de Servicios Administrativos.
Coordinador de Capacitación
7.
Imparte capacitación conforme a lo establecido en el programa y a lo solicitado por la entidad, entrega a los participantes para firma el listado de asistencia, mismo que traslada al Coordinador de Capacitación.
Capacitador
8. Actualiza la base de registro de capacitaciones con los datos estadísticos de los participantes.
Coordinador de Capacitación
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 85
Capacitación (1 de 2)
Director Coordinador de Capacitación Director o Subdirector
Inicio
Margina solicitud de capacitación
emitida por la entidad interesada al Subdirector de
Normas Técnicas y Control
Recibe, revisa y verifica que la
solicitud cumpla con los requisitos indicados en
Guatecompras y se comunica con las entidades para
coordinar la asistencia del
personal
¿Solicitud cumple con los requisitos?
Coordina con las entidades
solicitantes la asistencia del
personal
Sí
Informa a la entidad que debe completar
los requisitos
No
Elabora programa semanal de capacitación
Revisa, aprueba y firma el programa
semanal de capacitación
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 86
Capacitación (2 de 2)
Coordinador de Capacitación Capacitador
Notifica por medio de correo electrónico respuesta para la
entidad solicitante, con fechas de
asignación
Traslada programa de capacitaciones al
Departamento de Normas Técnicas, Capacitadores y Supervisor de
Servicios Administrativos
Imparte capacitación conforme a lo establecido
en el programa y a lo solicitado por la entidad.
Entrega a los participantes listado de asistencia para
firma
Actualiza la base de registro de
capacitaciones con los datos
estadísticos de los participantes
FIN
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 87
4. PROCESO DE NORMATIVIDAD
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Normatividad 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
GESTIÓN DE NORMATIVIDAD
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los lineamientos que sugieren modificar o adicionar de acuerdo al ámbito de competencia de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, la normativa vigente relacionada a las contrataciones y adquisiciones del Estado.
Inicia: Identifica necesidad de reforma a la legislación y traslada solicitud a la autoridad superior o a quien corresponde.
Finaliza: Divulgación, socialización y publicación de normativa, y posterior archivo de la documentación.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
b) Decreto No. 119-96 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de lo Contencioso Administrativo
c) Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Judicial
d) Decreto No. 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo
e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
f) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
g) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Identifica la necesidad o recibe solicitud por medio de oficio para reformar la ley vigente, reglamentos, procedimientos, o normas internas de la DNCAE en materia de contrataciones y adquisiciones del Estado.
Director
2.
Designa a la persona o equipo técnico en materia de reglamentos, procedimientos o normas internas en materia de contrataciones y adquisiciones del Estado para que estudien el objeto y viabilidad de la propuesta.
Director
3. Evalúa la necesidad y factibilidad de la propuesta identificada, el tipo de proyecto y la posible vía para gestionarse.
Coordinador designado
4. Genera proyecto de modificación a la ley, reglamentos, procedimientos, manuales o guías, según corresponda.
Coordinador designado
5. Traslada el proyecto que contiene la propuesta de modificación (según corresponda) para su revisión a la Dirección de Asesoría Jurídica del Ministerio de Finanzas Públicas.
Coordinador designado
6.
Emite opinión y devuelve al Coordinador designado. ¿La opinión contiene comentarios y/o modificaciones? Sí: Ver paso No. 7 No: Ver paso No. 9
Dirección de Asesoría Jurídica o Especialista
7. Analiza la opinión y adecúa el proyecto de la propuesta de modificación y traslada a Subdirector de Normas Técnicas y Control y/o Director para su visto bueno.
Coordinador designado
8. Valida el proyecto de la propuesta de modificación. Director y/o Subdirector de Normas
Técnicas y Control
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 88
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
9. Elabora documento legal que respaldará la propuesta de modificación y lo traslada al Despacho Superior.
Director
10. Gestiona aprobación del proyecto o propuesta ante autoridades según corresponda de acuerdo a la ley.
Despacho Superior
11. Gestiona publicación de la normativa aprobada según indique la ley, de acuerdo a su competencia.
Director
12. Divulgación y socialización de normativa, de acuerdo a su competencia. Director / Dirección de Comunicación
Social
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 89
Gestión de Normatividad (1 de 1)
Coordinador designadoDirector/SubdirectorDirección de Asesoría Jurídica o
EspecialistaDespacho Superior
Dirección de Comunicación Social
INICIO
Identifica la necesidad solicitud
por escrito para reforma a ley
vigente, reglamentos,
procedimientos o normas internas
Evalúa la necesidad y factibilidad de la
propuesta
Emite opinión jurídica.
¿La opinión contiene comentarios y/o modificaciones?
Analiza opinión y adecúa el proyecto
de modificaciónSi
Valida el proyecto de modificación
Gestiona aprobación del
proyecto o propuesta ante
autoridades, según corresponda de acuerdo a la ley
Divulga y socializa la normatuva
FIN
Elabora documento legal de respaldo a
la propuesta de modificación
Designa a persona o equipo técnico para
estudiar objeto y viabilidad de la
propuesta
NO
Genera proyecto de modificación a la ley, reglamentos, procedimientos, manuales o guías
Traslada el proyecto que contiene la propuesta de
modificación para revisión
Gestiona publicación de la
normativa aprobada, según
indique la ley
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 90
5. ASESORÍA
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Asesoría 02 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ASESORÍA
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Atender consultas sobre temas relacionados con la Ley de Contrataciones del Estado, para facilitar la correcta aplicación de la normativa y el uso del Sistema Guatecompras. Inicia: Solicitud de asesoría de entidades o personas del sector público o privado. Finaliza: Notifica la respuesta a la parte interesada.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
b) Decreto No. 119-96 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de lo Contencioso Administrativo
c) Decreto No. 2-89 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Judicial
d) Decreto No. 114-97 del Congreso de la República de Guatemala, Ley del Organismo Ejecutivo
e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
f) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
g) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
5.1 ASESORÍA LEGAL
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Recibe consultas o solicitudes físicas de asesoría de entidades o personas del sector público o privado.
Cuando estas consultas son por vía telefónica o por correo electrónico las mismas son atendidas de forma inmediata.
Director
Subdirector de Normas Técnicas y Control
Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
2.
Analiza el expediente y determina si la consulta es competencia de la Dirección o si debe responderse conjuntamente con otra Dirección del Ministerio de Finanzas Públicas.
¿Debe responderse en conjunto con otra Dirección?
Si: continúa con el paso No.3.
No: margina y traslada dicho expediente al Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría y continúa con el paso No.4.
Director
Subdirector de Normas Técnicas y Control
3.
Remite copia del expediente a la Dirección del Ministerio de Finanzas Públicas que responderá la consulta en conjunto con la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, a través de una providencia, para la emisión de opinión.
Asesor del Departamento Normas Técnicas, Control y Asesoría
4. Emite proyecto de respuesta y traslada para su análisis, validación y aprobación correspondiente, al Subdirector de Normas Técnicas y Control.
Asesor del Departamento Normas Técnicas, Control y Asesoría
5. Revisa y aprueba la respuesta u opinión emitida y traslada a Director. Subdirector de Normas Técnicas y
Control
6. Revisa, aprueba y firma la respuesta u opinión emitida y traslada a Asesor del Departamento Normas Técnicas, Control y Asesoría.
Director
7. Notifica la respuesta u opinión emitida y archiva el expediente. Asesor del Departamento Normas
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 91
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Técnicas, Control y Asesoría
5.2 ASESORÍA SOBRE EL FUNCIONAMIENTO DEL SISTEMA GUATECOMPRAS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. 11
Recibe solicitud emitida por la parte interesada, verifica el contenido y la traslada al Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones.
Jefe del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2. Analiza e investiga diferentes fuentes del tema.
Asistente del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Elabora propuesta y la traslada a Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones para la aprobación.
Asistente del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4. Revisa la propuesta emitida.
Jefe del Departamento de
Administración y Control Estadístico de
Contrataciones y Adquisiciones
5.
Determina si la propuesta necesita correcciones. ¿Necesita corregir propuesta? Sí: devuelve al Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones, para realizar los cambios necesarios. No: aprueba respuesta y lo traslada a Director para Visto Bueno.
Jefe del Departamento de
Administración y Control Estadístico de
Contrataciones y Adquisiciones
6. Revisa y da Visto Bueno a la respuesta emitida. Director
7. . Notifica la respuesta a la parte interesada. Secretaria de Subdirección de
Normas Técnicas y Control
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 92
Asesoría Legal (1 de 2)
Director, Subdirector de Normas Técnicas y Control,
Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y
Asesoría
Director, Subdirector de Normas Técnicas y Control
Asesor del Departamento Normas Técnicas, Control y
Asesoría
Inicio
Recibe consultas o solicitudes físicas de
asesoría legal de entidades o
personas del sector público o privado
Analiza el expediente y
determina si la consulta es
competencia de la Dirección o si debe
responderse conjuntamente con otra Dirección del
Ministerio de Finanzas Públicas
¿Debe responderse en conjunto con otra
Dirección?
Remite copia del expediente a la Dirección del Ministerio de
Finanzas Públicas que responderá la
consulta en conjunto con la
Dirección Normativa de Contrataciones y
Adquisiciones del Estado, para la
emisión de opinión
Sí
Emite proyecto de respuesta y traslada
para su análisis, validación y aprobación
correspondiente, al Subdirector de
Normas Técnicas y Control
Margina y traslada dicho expediente al
Asesor del Departamento de Normas Técnicas, Control y Asesoría
No
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 93
Asesoría Legal (2 de 2)
Subdirector de Normas Técnicas y Control DirectorAsesor del Departamento de
Normas Técnicas, Control y Asesoría
Revisa, aprueba y firma la respuesta u
opinión emitida y traslada a Asesor
del Departamento de Normas
Técnicas, Control Y Asesoría
Revisa y aprueba la respuesta u opinión
emitida
1
Notifica la respuesta u
opinión remitida y archiva el
expediente
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 94
Asesoría sobre el funcionamiento del Sistema Guatecompras (1 de 1)
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
DirectorSecretaria de Subdirección de
Normas Técnicas y Control
INICIO
Recibe solicitud emitida por la parte interesada, verifica
el contenido y la traslada
Analiza e investiga diferentes fuentes
del tema
Elabora propuestaRevisa la propuesta
emitida
¿La propuesta necesita correciónes?
Realiza los cambios necesarios
SI
Aprueba respuesta
NO
Revisa y da visto bueno a la
respuesta emitida
Notifica la respuesta a la parte
interesada
FIN
A
A
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 95
6. ADMINISTRACIÓN DE GUATECOMPRAS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administración de Guatecompras 02 1 de 4
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ADMINISTRACIÓN DE GUATECOMPRAS
PROPÓSITO Y ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO
Atender las solicitudes de los usuarios del Sistema de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, para optimizar la utilización del Sistema Guatecompras.
Inicia: Solicitud de usuario para entidades compradoras para el uso del Sistema Guatecompras. Solicitud de una constancia de inscripción del proveedor.
Finaliza: Notificación al interesado sobre requerimiento relacionado al uso del Sistema Guatecompras.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
d) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
6.1 GENERACIÓN DE USUARIOS
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recepción de solicitud emitida por la entidad, con la información de la persona que será responsable del acceso solicitado.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
2. Verifica que la información requerida esté completa en la solicitud enviada, si estuviera incompleta, se solicita que la misma sea completada por el solicitante.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Ingresa al portal para registrar los datos del usuario a generar, en el perfil de la entidad solicitante.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
4. Imprime la confirmación que genera el sistema con los datos del usuario creado.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
5. Entrega los datos del usuario creado al solicitante vía correo electrónico o en forma personal.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
6. Confirma que el solicitante recibió el usuario. Asistente del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
6.2 EMISIÓN DE CONSTANCIAS A PROVEEDORES
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recepción y revisión de solicitud de constancia de parte del proveedor. Asistente del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 96
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
2. Ingresa al Sistema Guatecompras para verificar la información del solicitante ingresando el número de identificación tributaria, e imprime constancia.
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Se entrega constancia de inscripción de proveedor. Asistente del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 97
Generación de usuarios (1 de 1)
Jefe del Departamento de Admiistración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Inicio
Recepción de solicitud emitida
por la entidad, con la información de la
persona que será responsable del acceso solicitado
Verifica que la información
requerida esté completa en la
solicitud enviada, si estuviera incompleta,
se solicita que la misma sea
completada por el solicitante
Ingresa al portal para registrar los
datos del usuario a generar, en el perfil
de la entidad solicitante
Imprime la confirmación que genera el sistema con los datos del usuario creado
Entrega los datos del usuario creado
al solicitante vía correo electrónico o en forma personal
Confirma que el solicitante recibió el
usuario
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 98
Emisión de constancias a proveedores(1 de 1)
Asistente del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
INICIO
Recepción y revisión de solicitud de
constancia de parte del proveedor
Ingresa al Sistema Guatecompras para
verificar la información del
solicitante ingresando el
número de identificación tributaria, e
imprime constancia
Se entrega constancia de inscripción de
proveedor
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 99
7. CONCEPTUALIZACIÓN DE SISTEMAS
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Administración y Control 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
CONCEPTUALIZACIÓN DE SISTEMAS
PROPÓSITO Y ALCANCE DEL PROCEDIMIENTO
Desarrollar los documentos de respaldo para describir nuevas funcionalidades para ser incorporadas al portal del Sistema Guatecompras. Inicia: Necesidad de realizar modificaciones al Sistema Guatecompras. Finaliza: Incorporación al Sistema Guatecompras de la nueva funcionalidad.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
b) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas
c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
d) Resolución No. 11-2010 de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del Ministerio de Finanzas Públicas, Normas para el Uso del Sistema de Información de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Guatecompras.
DISPOSICIONES INTERNAS:
No existen disposiciones internas para este procedimiento.
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Detecta la necesidad de hacer alguna modificación en el Sistema Guatecompras.
Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones
y Adquisiciones
2. Recopila información y elabora documento de especificaciones respecto a la nueva funcionalidad a incorporar y se traslada a la Subdirección de Normas Técnicas y Control para consideración y aprobación el documento.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
3. Hace las observaciones del documento conceptual de la nueva funcionalidad a incorporar.
Subdirector de Normas Técnicas y Control
4. Envía documento de especificaciones a la Dirección de Tecnologías de la Información para obtener la opinión y cronograma de actividades para su desarrollo.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
5. Envía la información solicitada con el cronograma de actividades y las observaciones respectivas sobre documento de especificaciones.
Dirección de Tecnologías de la Información
6. Envía la solicitud adjunto al documento de especificaciones definitivo para que la Dirección de Tecnologías de la Información inicie con el desarrollo informático.
Subdirector de Normas Técnicas, Control y Asesoría
7. Realiza reuniones con el Programador designado por la Dirección de Tecnologías de la Información para validar el desarrollo informático.
Jefe del Departamento de Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
8. Implementa la nueva funcionalidad. Dirección de Tecnologías de la
Información
9. Elabora el manual de aplicación o instructivo, cuando corresponda. Jefe del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
10. Socializa y/o capacita sobre la nueva funcionalidad. Jefe del Departamento de
Administración y Control Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 100
Conceptualización de Sistemas(1 de 1)
Subdirector de Normas Técnicas y Control
Jefe del Departamento de Administración y Control
Estadístico de Contrataciones y Adquisiciones
Departamento de Administración y Control Estadístico de
Contrataciones y Adquisiciones
Dirección de Tecnologías de la Información
INICIO
Detecta la necesidad de hacer alguna modificación
en el Sistema Guatecompras
Recopila información y
elabora documento de especificaciones respecto a la nueva
funcionalidad a incorporar
Hace las observaciones al
documento conceptual de la
nueva funcionalidad a incorporar
Envía la información solicitada con el cronograma de actividades y las observaciones
respectivas sobre documento de
especificaciones
Envía la solicitud adjunto al
documento de especificaciones
definitivo para que la Dirección de
Tecnologías de la Información inicie con el desarrollo
informático
Realiza reuniones con el Programador
designado por la Dirección de
Tecnologías de la Información para
validar el desarrollo informático
Implementa la nueva funcionalidad
Elabora el manual de aplicación o
instructivo, cuando corresponda
Socializa y/o capacita sobre la
nueva funcionalidad
FIN
Envía documento de especificaciones a la
DTI para obtener información y
cronograma de actividades
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 101
8. ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los objetivos operativos que alcanzará la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Con la recepción de circular para la elaboración del Plan Operativo Anual emitido por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional. Finaliza: Con la entrega del Plan Operativo Anual a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas” –ROI- d) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Circular de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional del ejercicio fiscal que corresponda 2) Acuerdo Ministerial No. 96-2014, aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización
administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe circular emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional, que contiene normas para la elaboración del Plan Operativo Anual para el año fiscal que corresponda.
Director/Subdirector
2. Analizan las directrices y prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos institucionales en reunión conjunta y traslada.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
3.
Elabora memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, que de acuerdo a las necesidades envíen los productos y subproductos (metas), resultados esperados durante el año fiscal a programar, en los formatos establecidos para el efecto.
Enlace Administrativo Financiero
4. Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas.
Jefes de Departamentos
5. Recibe y consolida la información generada en los formatos establecidos y traslada.
Enlace Administrativo Financiero
6. Revisa y traslada oficio y POA consolidado a la Dirección para Visto Bueno.
Director/Subdirector
7.
Recibe y en reunión conjunta revisan y analizan detalladamente el POA, verificando que se ajuste a las prioridades del MINFIN y de la dependencia para dar respuesta a los lineamientos estratégicos instituciones. No hay modificaciones: EL Director/Subdirector aprueba y firma. Si hay modificaciones: Regresa a Enlace Administrativo Financiero para las correcciones que correspondan.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
8. Recibe POA y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo institucional.
Enlace Administrativo Financiero
9. Recibe copia firmada y archiva.
Secretaria de Dirección/Subdirección
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 102
Elaboración del plan operativo anual-POA- (1 de 2)
Director/SubdirectorDirector/Subdirector, Jefes de
DepartamentoEnlace Administrativo Financiero Jefes de Departamento
Inicio
Recibe circular emitida por la Dirección de
Planificación y Desarrollo
Institucional, que contiene normas
para la elaboración del POA
Analizan las directrices y
prioridades del MINFIN y de la
dependencia para dar respuesta a los
lineamientos estratégicos
institucionales en reunión conjunta y
traslada
Elabora memorando para solicitar a los
Jefes de Departamento, que
de acuerdo a las necesidades envíen
los productos y subproductos
(metas), proyectos, resultados en los
formatos establecidos para el
efecto
Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas
Recibe y consolida la información
generada en los formatos
establecidos y traslada.
2
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 103
Elaboración del plan operativo anual-POA- (2 de 2)
Director/Subdirector, Jefes de DepartamentoEnlace Administrativo
FinancieroSecretaria de Dirección/
SubdirecciónSubdirector
2
¿Hay modificaciones?
SICorrige lo que corresponda
Aprueba y firma
NO
Traslada a la Dirección de
Planificación y Desarrollo
Institucional
Recibe copia firmada y archiva
Fin
Revisa y traslada oficio y POA
consolidado a la Dirección para Visto Bueno.
Recibe y en reunión conjunta revisan y
analizan detalladamente el
POA
1
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 104
9. SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO DEL PLAN OPERATIVO ANUAL –POA-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer los objetivos operativos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Aprobación del presupuesto del año siguiente. Finaliza: Recepción de la Resolución emitida por la Dirección de Planificación y Desarrollo.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” c) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas” -ROI- d) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental
DISPOSICIONES INTERNAS:
1) Circular de la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional del ejercicio fiscal que corresponda 2) Acuerdo Ministerial 96-2014, Aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Aprobado el presupuesto del año siguiente, analiza tomando en consideración los siguientes aspectos:
Monto del presupuesto asignado para el ejercicio fiscal versus lo programado en el Anteproyecto de Presupuesto.
Productos, subproductos y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual.
Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto del año siguiente.
Enlace Administrativo Financiero
2.
Verifica ¿Corresponden las asignaciones presupuestarias al anteproyecto?
Si las asignaciones presupuestarias corresponden al anteproyecto elaborado se confirma a la Autoridad Superior de la dependencia sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento de las metas físicas. Si las asignaciones presupuestarias no corresponden al anteproyecto elaborado realiza los ajustes a las metas físicas planteadas en el POA de conformidad con dichas asignaciones.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
3. Consolida ajustes al POA en coordinación con los Jefes de Departamento y traslada a la Autoridad Superior de la dependencia.
Enlace Administrativo Financiero
4. Revisa los ajustes efectuados al POA, aprueba y traslada. Director/Subdirector
5. Recibe el POA con los ajustes a las metas físicas aprobado y traslada a la Dirección de Planificación y Desarrollo Institucional.
Enlace Administrativo Financiero
6. Recibe Resolución correspondiente y traslada. Director o Subdirector
7. Recibe Resolución correspondiente y archiva Enlace Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 105
Seguimiento al plan operativo anual -POA- (1 de 2)
Enlace Administrativo FinancieroDirector/Subdirector, Jefes de Departamento
INICIO
Aprobado el presupuesto del año siguiente, analiza
tomando en consideración los
aspectos indicados
¿Corresponden las asignaciones
presupuestarias al anteproyecto?
Confirma a a la Autoridad Superior de la dependencia
sobre el financiamiento del POA y la viabilidad del cumplimiento
de las metas físicas.
SI
Realiza los ajustes a las metas físicas planteadas en el
POA de conformidad con
dichas asignaciones
NO
1
Verifica
Consolida ajustes al POA en
coordinación con los Jefes de
Departamento y traslada a la
Autoridad Superior de la dependencia
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 106
Seguimiento al plan operativo anual -POA- (2 de 2)
Enlace Administrativo FinancieroDirector/Subdirector
1
Revisa los ajustes efectuados al
POA, aprueba y traslada
Recibe el POA con los ajustes a las
metas físicas aprobado y traslada
a la Dirección de Planificación y
Desarrollo Institucional
Recibe Resolución correspondiente y
traslada
Recibe Resolución correspondiente y
archiva
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 107
10. ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 02 1 de 3
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL PLAN ANUAL DE COMPRAS Y CONTRATACIONES
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Planificar las compras durante el ejercicio fiscal correspondiente, de acuerdo a las necesidades de la Dirección, para cumplir con las metas establecidas en el Plan Operativo Anual –POA-. Inicia: Requerimiento de insumos a los Jefes de Departamento. Finaliza: Consolidación de los requerimientos y traslado a la Dirección de Asuntos Administrativos.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Contrataciones del Estado y sus reformas.
b) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas c) Ley Anual de Presupuesto
d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto
e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado
f) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas
g) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental h) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala, 5ª. Edición i) Catálogo de insumos
DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos 2) Acuerdo Ministerial 96-2014, Aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Con base al Plan Operativo Anual –POA- actualizado en función del presupuesto aprobado del año siguiente, se realiza análisis y se requiere el traslado de la programación de insumos tomando en consideración los siguientes aspectos:
Productos, subproductos y metas físicas programadas en el Plan Operativo Anual.
Lineamientos y/o restricciones de gasto incluidas en Ley anual de presupuesto del año siguiente.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
2. Elabora la programación de insumos solicitada en base a necesidades reales para dar cumplimiento al POA, presentándola en los términos, formatos y lineamientos establecidos para el ejercicio fiscal vigente.
Jefes de Departamento
3. Recibe información, analiza y verifica que los productos y subproductos (metas físicas) programados estén alineados con los objetivos y metas de la dependencia.
Director/Subdirector
4.
Convoca a reunión a los jefes de Departamento, para analizar de manera particular cada una de las programaciones y el detalle de los insumos. Si tiene correcciones y observaciones al documento, solicita se realicen las mismas. Con las correcciones efectuadas, traslada, para su consolidación.
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
5. Consolida información en formato “Plan Anual de Compras y Contrataciones –PACC-“.
Enlace Administrativo Financiero
6. Genera reportes necesarios en el sistema informático de almacén para consultar los saldos existentes, demanda mensual y fechas de abastecimiento por insumos.
Enlace Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 108
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
7.
Analiza información, establece las fechas de abastecimiento y en función de las cantidades requeridas en la programación de productos y subproductos (metas físicas), elabora el PACC de la Dependencia y traslada para su aprobación.
Enlace Administrativo Financiero
8.
Recibe y analiza el PACC, si tiene observaciones, solicita a Enlace Administrativo Financiero que realice modificaciones. Si no tiene observaciones, aprueba el PACC, mediante firma y sello y traslada a la Dirección de Asuntos Administrativos –DAA-, con copia a la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado.
Director/Subdirector
9. Archiva copia del PACC aprobado. Enlace Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 109
Elaboración del plan anual de compras y contrataciones (1 de 1)
Director/Subdirector, Jefes de Departamento
Jefes de Departamento Director/Subdirector Enlace Administrativo Financiero
Inicio
Realiza análisis de acuerdo a los
Productos, Subproductos y
metas físicas programadas en el POA y lineamientos de gastos incluidas en la Ley anual de
presupuesto del año siguiente
Elabora la programación de
insumos en base a necesidades reales
Recibe información, analiza y verifica
que los productos y subproductos (metas físicas)
programados estén alineados con los objetivos y metas de la dependencia
Convoca a reunión para análisis de las programaciones y
detalle de los insumos
Consolida información en
formato Plan Anual de Compras y
Contrataciones –PACC- .
Genera reportes necesarios en el
sistema informático de almacén para
consultar los saldos existentes,
demanda mensual y fechas de
abastecimiento por insumos
Elabora el PACC de la Dependencia y traslada para su
aprobación.
Recibe, analiza, aprueba y traslada el PACC, al Enlace
Administrativo Financiero, para que traslade a la
Dirección de Asuntos
Administrativos –DAA-.
Archiva copia del PACC aprobado.
Fin
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 110
11. SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC-
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
SEGUIMIENTO DEL PLAN DE COMPRAS Y CONTRATACIONES -PACC-
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Velar por la oportuna compra o contratación de los bienes y servicios contemplados en el Plan Anual de Compras y Contrataciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado para lograr los objetivos y metas establecidos en el Plan Operativo Anual. Inicia: Con la revisión del Plan Anual de Compras y Contrataciones y verificación de existencias en Almacén. Finaliza: Con la recepción de los bienes y servicios.
NORMATIVA APLICABLE: a) Decreto No. 57-92 del Congreso de la República de Guatemala, “Ley de Contrataciones del Estado” y sus
reformas
b) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República, “Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas c) Ley Anual de Presupuesto
d) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto”
e) Acuerdo Gubernativo No. 122-2016, “Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado”
f) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, “Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas” -ROI-
g) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental h) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala, 5ª. Edición i) Catálogo de insumos
DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Circulares, oficios y otras disposiciones de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, Dirección de Asuntos Administrativos 2) Acuerdo Ministerial 96-2014, Aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Revisa Plan Anual de Compras y Contrataciones y verifica existencias en el Almacén.
Enlace Administrativo Financiero
2. Recibe, revisa, rubrica y traslada. Subdirector
3.
Elabora solicitud de compra, verifica en la Dirección de Asuntos Administrativos y solicita sello de: Código de insumo, existencia en almacén, inclusión en el Plan Anual de compras y contrataciones y traslada para firma.
Enlace Administrativo Financiero
4. Recibe, firma y traslada. Subdirector
5. Recibe, traslada la solicitud de compra a la Dirección de Asuntos Administrativos y archiva.
Enlace Administrativo Financiero
6. Verifica ingreso en almacén de la compra realizada. Realiza la solicitud en el sistema de gestión de almacenes SIGAF y traslada para su aprobación.
Enlace Administrativo Financiero
7. Recibe y aprueba en el Sistema de gestión de almacenes SIGAF. Subdirectora
8.
Verifica en el SIGAF la autorización de la solicitud al almacén, imprime y traslada al Almacén de la Dirección de Asuntos Administrativos para su despacho. Firma copia de la Forma ALM-FOR-02 “Requisición y entrega de materiales y suministros de Almacén” y archiva.
Enlace Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 111
Seguimiento del plan de compras y contrataciones (1 de 1)
Enlace Administrativo Financiero Subdirector
INICIO
Revisa Plan Anual de Compras y Contrataciones y verifica
existencias en el Almacén. Recibe, revisa, rubrica y traslada.
Elabora solicitud de compra, verifica en la Dirección de Asuntos
Administrativos y solicita sello de: Código de insumo, existencia en
almacén, inclusión en el Plan Anual de compras y contrataciones y
traslada para firma.
Recibe, firma y traslada. Recibe, traslada la solicitud de
compra a la Dirección de Asuntos Administrativos y archiva
Verifica ingreso en almacén de la compra realizada.
Realiza la solicitud en el sistema de gestión de almacenes SIGAF y traslada para su aprobación.
Recibe y aprueba en el Sistema de gestión de almacenes SIGAF
Verifica en el SIGAF la autorización de la solicitud al almacén, imprime y traslada al Almacén de la Dirección de Asuntos Administrativos para su
despacho. Firma copia de la Forma ALM-FOR-
02 Requisición y entrega de materiales y suministros de
Almacén y archiva
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 112
12. ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado 02 1 de 2
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
ELABORACIÓN DEL ANTEPROYECTO DE PRESUPUESTO
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Establecer las necesidades de Recursos Financieros para el ejercicio fiscal del siguiente año, para la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado durante el ejercicio fiscal correspondiente. Inicia: Recibe directrices por parte de la Dirección Financiera para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto para el siguiente ejercicio fiscal. Finaliza: Entrega al Departamento de Administración Financiera el Anteproyecto de Presupuesto.
NORMATIVA APLICABLE:
a) Decreto No. 101-97 del Congreso de la República,“ Ley Orgánica del Presupuesto” y sus reformas b) Ley Anual de Presupuesto c) Acuerdo Gubernativo No. 540-2013 “Reglamento de la Ley Orgánica del Presupuesto” d) Acuerdo Gubernativo No. 26-2014, Reglamento Orgánico Interno del Ministerio de Finanzas Públicas –ROI- e) Normas Generales de Control Interno Gubernamental/Normas de Auditoría Gubernamental f) Manual de clasificación presupuestaria para el Sector Público de Guatemala, 5ª. Edición
DISPOSICIONES INTERNAS: 1) Circular de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado del ejercicio fiscal correspondiente 2) Acuerdo Ministerial 96-2014, Aprueba la normativa y procedimientos aplicables para la estandarización administrativa y control de las actividades de la gestión interna del Ministerio de Finanzas Públicas
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1. Recibe oficio que contiene las normas y los techos presupuestarios procedentes de la Dirección Financiera, para la elaboración del Anteproyecto de Presupuesto.
Dirección
2. Elabora memorando para solicitar a los Jefes de Departamento, el envío de los insumos para el cumplimiento del POA de acuerdo a las necesidades prioritarias, en los formatos establecidos para el efecto.
Enlace Administrativo Financiero
3. Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas y trasladan al Enlace Administrativo Financiero.
Jefes de Departamentos
4. Recibe y consolida la información en los formatos establecidos y traslada. Enlace Administrativo Financiero
5. Revisa y traslada oficio y Anteproyecto de Presupuesto para Visto Bueno. Subdirector
6. Revisa y analiza detalladamente el Anteproyecto de Presupuesto, verificando que los insumos se ajusten a las prioridades de la DNCAE aprueba y traslada.
Director/Subdirector
7. Recibe y elabora oficio para la entrega del Anteproyecto de Presupuesto a la Dirección de Asuntos Administrativos.
Enlace Administrativo Financiero
8. Entrega el Anteproyecto de Presupuesto y archiva copia de envío. Enlace Administrativo Financiero
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 113
Elaboración del anteproyecto de presupuesto (1 de 1)
Enlace Administrativo FinancieroDirector Jefes de Departamento Subdirector Director/Subdirector
INICIO
Recibe oficio que contiene las normas
y los techos presupuestarios procedentes del
Departamento de Administración
Financiera
Solicita a los Jefes de Departamento,
el envío de los insumos para el
cumplimiento del POA
Reciben memorando, completan los formatos de acuerdo a las necesidades identificadas
Recibe y consolida la información en
los formatos establecidos y
traslada. Revisa y traslada
oficio y Anteproyecto de Presupuesto para
Visto Bueno
Revisa y analiza detalladamente el Anteproyecto de
Presupuesto, verificando que los
insumos se ajusten a las prioridades de la DNCAE aprueba y
traslada
Recibe y elabora oficio para la entrega del
Anteproyecto de Presupuesto a la
Dirección de Asuntos
Administrativos
Entrega el Anteproyecto de
Presupuesto y archiva copia de
envío
FIN
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 114
13. RECONOCIMIENTO DE GASTOS POR SERVICIOS TÉCNICOS O PROFESIONALES INDIVIDUALES PRESTADO
13.1. Reconocimiento de Gastos Anticipo
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior
o exterior de la República, indicando los objetivos que deberá atender en el marco
de los términos de referencia, establecidos en el contrato de prestación de
servicios, así como el plazo del requerimiento del traslado.
Autoridad responsable de la contratación
2.
Solicita al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, que inicie la gestión para el
reconocimiento del gasto anticipo respectivo.
Contratista
3.
Verifica que los objetivos del traslado estén dentro del marco de los términos de
referencia, establecidos en el contrato de prestación de servicios.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos
, NOMBRE DEL PROCESO O ÁREA AL QUE PERTENECE Versión Página:
Ministerio de Finanzas Públicas 03 1 de 6
NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados
PROPÓSITO DEL PROCEDIMIENTO
Describir las actividades necesarias para gestionar el reconocimiento de gastos a contratistas, por servicios técnicos o profesionales individuales prestados al Ministerio de Finanzas Públicas, con motivo de su traslado hacia el interior o exterior de la república, debidamente justificados en el desarrollo de las actividades específicas de la contratación.
Inicia: Se informa por escrito al contratista sobre la necesidad de su traslado hacia el interior o exterior de la República.
Finaliza: Archiva documentación generada.
NORMATIVA APLICABLE:
A) Código Civil (artículo 2029). B) Decreto No. 57-92. Ley de Contrataciones del Estado. C) Reglamento para el reconocimiento de gastos por servicios prestados. Acuerdo Gubernativo 54-2017, reformado
por su similar Acuerdo Gubernativo 03-2018. D) Circular conjunta del Ministerio de Finanzas Públicas, Oficina Nacional de Servicio Civil y Contraloría General de
Cuentas, publicada en el Diario de Centro América el 11 de enero de 2017. E) Manual de Clasificaciones Presupuestarias para el Sector Público de Guatemala.
DISPOSICIONES INTERNAS:
1. Para efectos del presente procedimiento, se entiende por Autoridad responsable de la contratación, la máxima autoridad de la dependencia donde el contratista presta sus servicios.
2. El listado detallado de los gastos efectuados debe contener como mínimo:
a. Descripción de gasto b. Fecha c. Monto del gasto en quetzales, de acuerdo al tipo de cambio utilizado para la estimación del gasto anticipo.
NOTA: Dicho listado deberá contar con la firma del Contratista y el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.
3. En caso de reintegros, el Contratista deberá efectuar los mismos mediante depósito en la cuenta bancaria de la dependencia que asignó los fondos.
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
¿Cumple con los Términos de Referencia (TDR)?
No: rechaza solicitud, devuelve al contratista y finaliza el procedimiento.
Sí: realiza cálculo del monto a reconocer según normativa aplicable y verifica
disponibilidad presupuestaria en el renglón”.
¿Existe disponibilidad presupuestaria?
No: Gestiona modificación presupuestaria, cuando proceda.
Sí: Consigna la información correspondiente en el formulario RG-A “Reconocimiento
de Gastos Anticipo”, conforme a la normativa aplicable y entrega al Contratista.
Internos, según corresponda
4. Firma el formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo” y requiere
aprobación de la Autoridad responsable de la contratación. Contratista
5.
Revisa formulario RG-A “Reconocimiento de Gastos Anticipo”.
¿Está conforme?
No: devuelve al Contratista para modificaciones.
Sí: firma de aprobación.
Autoridad responsable de la contratación
6.
Entrega al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, el formulario RG-A “Reconocimiento
de Gastos Anticipo”, debidamente aprobado para que continúe con el trámite.
Contratista
7.
Recibe formulario aprobado y procede a elaborar cheque en quetzales a nombre del
Contratista, de acuerdo al monto consignado y cuando corresponda deberá aplicar
el tipo de cambio del día.
Gestiona las firmas correspondientes, según procedimiento establecido.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos internos, según corresponda
8. Entrega cheque al contratista y requiere firma de voucher como constancia de
recibido.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
9. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos anticipo.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
13.2. Reconocimiento de gastos liquidación
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
1.
Al regresar del interior y/o exterior de la República, presenta al Departamento
Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos, los
comprobantes o el listado de gastos efectuados, según corresponda, de
conformidad con lo establecido en el artículo 8 del Acuerdo Gubernativo 54-2017 y
solicita que se efectúe el cálculo de la liquidación.
Nota: Tomar en consideración que la liquidación debidamente aprobada, debe
presentarse dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse
concluido el requerimiento de traslado.
Contratista
2. Recibe y revisa documentación entregada por el contratista, realiza cálculo de la
liquidación, consigna información en el formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Departamento Administrativo
Financiero o Unidad de
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No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
Liquidación” y entrega al Contratista dicho formulario junto con los comprobantes
de los gastos efectuados, para que gestione la aprobación respectiva.
Cuando el Contratista deba reintegrar, se le entrega boleta para efectuar el depósito
bancario correspondiente.
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
3. Entrega formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”, a la Autoridad
responsable de la contratación para su autorización. Contratista
4.
Revisa formulario RG-L “Reconocimiento de Gastos Liquidación”.
¿La información es correcta?
No: devuelve al Contratista para modificaciones.
Sí: firma de aprobación.
Nota: Previo a la aprobación de la liquidación, la autoridad responsable de la
contratación, exigirá la devolución de los fondos que corresponden a gastos no
comprobados, en coordinación con el Departamento Administrativo Financiero o
Unidad de Servicios Administrativos Internos, según corresponda.
Asimismo, cuando la liquidación no se presente al Departamento Administrativo
Financiero o unidad de servicios administrativos internos, según corresponda,
dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la fecha de haberse concluido el
requerimiento de traslado, ordenará el reintegro inmediato de los fondos
anticipados.
Autoridad responsable de la contratación
5.
Presenta al Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, según corresponda, el Formulario RG-L "Reconocimiento
de Gastos liquidación" debidamente aprobado, con los comprobantes respectivos y
los documentos siguientes:
a) Para el caso de los requerimientos de traslado al exterior de la República, fotocopia del pasaporte donde conste la entrada y salida del país destino del traslado. Cuando el traslado del contratista se realice a los países de la región centroamericana, se debe observar los acuerdos de libre movilidad de personas suscritos en la región. En todos los casos debe existir comprobante de entrada y salida del país.
b) En todos los casos, debe acompañar un informe que incluirá los datos relativos a la atención del requerimiento de traslado, lugares visitados, objetivos y logros alcanzados, debiendo como mínimo cumplir con lo establecido en el Decreto Número 57-2008 del Congreso de la República de Guatemala, Ley de Acceso a la Información Pública. El informe debe contar con el visto bueno de la Autoridad responsable de la contratación.
Contratista
6.
Recibe y revisa documentación entregada por el contratista y determina
cumplimento de requisitos.
¿Cumple requisitos?
No: Requiere modificaciones o información complementaria.
Sí: Continúa con el procedimiento.
Nota: Cuando la liquidación no se presente dentro de los diez (10) días hábiles,
siguientes a la fecha de haberse concluido el requerimiento de traslado, se
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 117
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD RESPONSABLE
informará a la Autoridad responsable de la contratación, quien ordenará el reintegro
inmediato de los fondos anticipados.
7. Adjunta expediente de anticipo e inicia procedimiento de reposición de fondo
rotativo, según lo establecido en la normativa vigente.
Departamento Administrativo Financiero o Unidad de
Servicios Administrativos Internos, según corresponda
8. Archiva documentación generada para el reconocimiento de gastos liquidación.
Departamento Administrativo Financiero o unidad de
servicios administrativos internos, según corresponda
Manual de Normas, Procesos y Procedimientos de la Dirección Normativa de Contrataciones y Adquisiciones del Estado Página 118
Diagrama de flujo
Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestados Reconocimiento de Gastos Anticipo (1 de 1)
Autoridad Responsable de la Contratación Departamento Administrativo Financiero o Unidad de Servicios Administrativos Internos según corresponda
Contratista
Inicio
Informa por escrito al contratista sobre la
necesidad de su traslado hacia el interior o
exterior de la República
Verifica que los objetivos del traslado
estén dentro del marco de los términos de referencia (TDR)
establecidos en el contrato de prestación
de servicios y realiza cálculo
Solicita se inicie la gestión para el
reconocimiento del gasto anticipo
respectivo
Verifica disponibilidad presupuestaria
¿Existe disponibilidad
presupuestaria?
Consigna la información
correspondiente en el formulario RG-A
“Reconocimiento de Gastos Anticipo”
SI
Firma el formulario RG-A y requiere aprobación de la
Autoridad responsable de la
contratación
Revisa formulario
RG-A
Entrega formulario RG-A
Recibe formulario aprobado, elabora cheque y gestiona
firmas
Entrega cheque al contratista y
requiere firma de voucher
Archiva documentación
Gestiona modificación
presupuestaria cuando proceda
¿Esta conforme?
Devuelve para modificaciones
Firma de aprobación
formulario RG-A
NO
SI
Fin
¿Cumple con los TDR?
SI
NO
Gestiona modificaciones
NO
Rechaza solicitud, devuelve al
contratista y finaliza el procedimiento
A
A
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Reconocimiento de gastos por servicios técnicos o profesionales individuales prestadosReconocimiento de Gastos Liquidación (1 de 1)
Contratista Departamento Administrativo Financiero o unidad de servicios
administrativos internos según correspondaAutoridad responsable de la contratación
Inicio
Presenta al Departamento Administrativo
Financiero o Unidad de Servicios
Administrativos Internos, los
comprobantes de gastos efectuados o listado de
gastos efectuados
Recibe y revisa documentación entregada por el
contratista, realiza cálculo de la liquidación y consigna información en el formulario RG-L
¿Cumple requisitos?
Presenta el Formulario RG-L "Reconocimiento de Gastos liquidación"
debidamente aprobado
Requiere modificaciones o información complementaria, y cuando proceda establece
montos a reintegrar e informa al Contratista
Archiva documentación generada
Fin
Entrega formulario RG-L a la autoridad responsable de la contratación para
autorización
¿La información es correcta?
Firma de aprobación
Devuelve para modificacionesNO
SI
Adjunta expediente de anticipo e inicia
procedimiento de reposición de fondo
rotativo
SI
Revisa formulario y determina si la
información está correcta A
A
Revisa documentación y
determina cumplimiento de
requisitos
NORealiza modificaciones o
presenta información complementaria