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Formación de Auditores Internos en las normas
ISO 14001: 2015 ISO 45001: 2018
¿Qué es una auditoría?
Un proceso...
Conjunto de actividades mutuamente
relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en
resultados.
ProcesoEntradas Resultados
¿Qué es una auditoría?
...sistemático, ...
La auditoría se realiza de manera ordenada, de acuerdo a un método establecido.
•Se garantizan los objetivos
•Es posible comparar resultados
AUDITOR INTERNO ISO 45001:2018
¿Qué es una auditoría?
...independiente...
La auditoría debe ser llevada a cabo por personas que aseguren la objetividad e imparcialidad de la misma.
•Resultados objetivos•Resultados completos
¿Qué es una auditoría?
...y documentado
El proceso de auditoría se recoge en un procedimiento escrito y sus resultados deben registrarse.
DefinicionesNorma ISO 19011:2018
Criterios de auditoría
Conjunto de requisitos usados como referencia frente a lacual se compara la evidencia objetiva.
DefinicionesNorma ISO 19011:2018
Registros, declaraciones de hechos u otra información que es pertinente para los
criterios de auditoria y que es verificable.
DefinicionesNorma ISO 19011:2018
DefinicionesNorma ISO 19011:2018
Descripción de las actividades y de los
detalles acordados de una auditoría
Acuerdos para un conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico.
DefinicionesNorma ISO 19011:2018
Primera ParteAuditoría interna: Auditores de la propia organización
evalúan su propio sistema de gestión.
Segunda ParteAuditoría en la que un cliente audita a un proveedor ó
proveedor potencial para dictaminar la capacidad de
cumplir las condiciones contractuales.
Tercera ParteAuditorías realizadas por organizaciones auditoras
independientes, tales como autoridades reglamentarias
o aquellas que proporcionan la certificación
Inte
rnas
Exte
rna
s
a) Integridad
b) Presentación imparcial
c) Debido cuidado profesional
d) Confidencialidad
e) Independencia
f) Enfoque basado en la evidencia
g) Enfoque basado en riesgos
Principios de auditoría
Principios de auditoría
a) Integridad: el fundamento de la profesionalidad.(Ético, honesto, responsable Solo hacer auditorías si se tiene la competencia)
b) Presentación imparcial: la obligación de informar con veracidad y exactitud(Información veraz y exacta, Informar obstáculos de auditoría, Informar opiniones divergentes; es objetivo.
c) Debido cuidado profesional: la aplicación de diligencia y juicio al auditar.( Juicios razonables Dar importancia a la tarea Cumplimiento de la oferta Atento a las necesidades del auditado)
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Principios de auditoría
d) Confidencialidad: seguridad de la información(Discreción en el uso Protección de la información adquirida Tratamiento adecuado de información sensible y confidencial).
e) Independencia: la base para la imparcialidad de la auditoría y la objetividad de las conclusiones de la auditoría. (Independientes de la actividad auditada Libre sesgo y conflicto de interés.)
f) Enfoque basado en la evidencia: el método racional para alcanzar conclusiones de la auditoría fiables y reproducibles en un proceso de auditoría sistemático.
g) Enfoque basado en el riesgo: un enfoque de auditoría que considera riesgos y oportunidades.
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Objetivos del
programa
Establecer Programa• Responsable• Alcance• Riesgos• Procedimientos• Recursos
Implementación• Obj., alcance y criterios• Métodos• Asignar Equipo Auditor• Auditor líder del equipo• Gestión del resultado• Registros
Seguimiento del
programa
Revisión y Mejora
del programa
Realización de
Auditoria
Competencia
de Auditores
Objetivos del Programa
• ¿Qué se quiere lograr? ¿Para qué se hace?
Alcance del Programa
• Evaluación previa y definición de ¿Qué se incluye?
• Consideración del Alcance del Sistema de Gestión
Riesgos relacionados con el Programa
• Evaluación de riesgos asociados a la planificación,
los recursos, la selección del equipo auditor, la
implementación, los registros, el seguimiento, la
revisión y la mejora del programa
Programa de Auditoría--------------------------------------------
◼Definición de los objetivos, alcance y
criterios para una auditoría individual;
◼Selección de los métodos de auditoría;
◼Selección de los miembros del Equipo
auditor;
◼Asignación de responsabilidades al líder
del equipo auditor;
◼Criterios de auditoría
Requisitos para un Programa de Auditoría
--------------------------------------------
Normas
PREPARACION DE LAS ACTIVIDADES
• Revisar los documentos relevantes para la
preparación
• Preparar el plan de auditoría
• Asignar las tareas a los integrantes del equipo
auditor
• Preparar los documentos de trabajo
Plan de auditoría
Establecimiento de un Plan de Auditoría
--------------------------------------------
• Descripción de las actividades y de los detalles acordados
de una auditoría.
ISO 19011:2018
Preparación del Plan de Auditoria Interna.
Establecimiento de un Plan de Auditoría
--------------------------------------------
Lo prerapa el Auditor
líder.
Debe reflejar el campo de aplicación y complejidad.
Hacerlo flexible para
permitir eventuales cambios.
Composición del equipo
auditor.
Contenido del Plan de Auditoria Interna:
◼ Objetivos y Alcance.
◼ Criterios.
◼ Equipo auditor e interlocutores en cada área auditada
◼ Identificación de las áreas a auditar.
◼ Fecha, lugar de la auditoría y duración prevista para cada
actividad principal de auditoría.
◼ Calendario de reuniones a celebrar con los
representantes las áreas auditadas.
◼ Reuniones de enlace y retroalimentación.
◼ Designación de responsabilidad
Contenido del Plan de Auditoria Interna:
✓ El plan debe ser conocido con antelación
por los auditores y auditados.
✓ Debe ser flexible para permitir cambios
basados en el desarrollo de la auditoría.
Ver.:
00PLAN DE AUDITORÍA INTERNA
Fecha:
01 / 05 / 2020
AUDITOR
LÍDER:LUGAR /
FECHAS:
EQUIPO
AUDITOR:OBSERVADO-
RES:
OBJETIVO DE
LA AUDITORÍA:
ALCANCE DE
LA AUDITORÍA
ÁREA /
PROCESOFECHA HORA
RESPONSABL
E DE
PROCESO
AUDITOR
CLÁUSULAS
Ejecución de una Auditoría--------------------------------------------
REUNIÓN DE APERTURA
◼ Presentación de los auditores.
◼ Confirmación de objetivos, alcance y criterios.
◼ Metodología de la auditoria.
◼ Confirmar el plan de auditoria.
◼ Confirmar los acompañantes de la auditoria.
◼ Disposiciones logísticas.
◼ Métodos para gestionar los riesgos que pueda implicar la
presencia de auditores.
◼ Confidencialidad y seguridad de información.
◼ Proc. Relevantes de Seguridad, salud y emergencia para
equipo auditor.
◼ Informar sobre método de reporte de los hallazgos.
◼ Informar acerca de las condiciones en que se dará por
finalizada una auditoria.
◼ Informar el idioma.
◼ Informar acerca de la reunión de cierre.
Ejecución de una Auditoría--------------------------------------------
REUNIÓN DE APERTURA
FUENTE DE INFORMACIÓN
RECOPILACIÓN MEDIANTE MUESTREO
EVIDENCIA DE LA AUDITORÍA
EVALUACIÓN FRENTE A LOS
CRITERIOS
HALLAZGOS DE LA AUDITORÍA
REVISIÓN
CONCLUSIONES
RUTAS DE AUDITORÍA
Métodos para recolectar información incluye lo
siguiente:
◼ Entrevistas.
◼ Observaciones de actividades.
◼ Documentos (políticas, planes, procedimientos, contratos,
etc.).
◼ Registros.
◼ Resumen de datos.
◼ Indicadores.
◼ Informes de otras fuentes: clientes, clasificación de
proveedores, etc.
RECOJO DE INFORMACIÒN
◼ Preguntas abiertas.
◼ Preguntas cerradas en los momentos
que se requiera.
◼ Entonación adecuada.
Técnicas de entrevista en una Auditoría
--------------------------------------------
Técnicas de entrevista en una Auditoría
--------------------------------------------
◼ Cómo.
◼ Dónde.
◼ Cuándo.
◼ Porqué.
◼ Quién.Preguntas
abiertas!!!!
TÉCNICA DE
ENTREVISTA
Abierta
Generan una respuesta amplia, larga y detallada.
Cerrada
Empiezan por verbo o pronombre y generan una respuesta acotada si /no. Se utilizan para verificar suposiciones
HIPOTÉTICA
Hace suposición para valorar el conocimiento
de los documentos del Sistema
Ejem: “Supongamos que se da una NC en su proceso. ¿Qué procedimiento seguiría para obtener una A.C.?”
DIRECTA
Pregunta a una persona concreta para probar sus
conocimientos.
Ejem: ““¿Qué procedimiento usa para esta actividad?”
LISTA DE
VERIFICACIÓN• Herramienta del equipo auditor.
Preparación de la auditoría
ISO 45001 ISO 9001
ISO 14001
Antes de la Auditoría
LISTA DE
VERIFICACIÓN
1. Tener siempre presente el criterio sobre el cual se realizará la auditoría
2. Tenga presente los requisitos y/o numerales a aplicar dentro de un proceso( se debería realizar una preparación previa y revisión de la documentación), evitando así improvisaciones y pérdidas de tiempo.
3. Conozca previamente la documentación del proceso, entre estos: Pagina web, manuales, procedimientos, indicadores, mapas de riesgo, entre otros.
Es recomendable que en la lista de verificación registre en tema y durante la auditoría realice las preguntas. Es decir, no necesariamente deben estar las preguntas previamente, con esto podrá abarcar más preguntas de un mismo tema, obtener más evidencia y optimizar el tiempo.
LISTA DE
VERIFICACIÓN
Durante la Auditoría
Es posible que como auditor realice preguntas muy específicas en términos del sistema de gestión y que el auditado no entienda, en esos casos podría considerarse realizar preguntas objetivas.
LISTA DE
VERIFICACIÓN
Durante la Auditoría
Sea claro en la evidencia que recoja. Es necesario identificar el criterio. Adicionalmente es necesario identificar adecuadamente la evidencia, esto en razón que es sobre la evidencia donde se toman las correcciones (en caso de presentarse algún incumplimiento.
Ejecución de una Auditoría--------------------------------------------
◼ Se realiza con la dirección del auditado o con
los responsables de las funciones a auditar.
◼ Confirmar el acuerdo del plan
◼ Presentar al equipo auditor
◼ Asegurar que se puede llevar a cabo
las actividades.
REUNIÓN DE APERTURA
ACTUACIÓN DE LOS AUDITORES
Crear el clima :
•Espacio
•Tiempo
•Contacto visual
•Lenguaje verbal
•Lenguaje corporal
•Sensibilidad cultural
◼Permanecer seguro.
◼Administrar el tiempo
adecuadamente.
◼Ser detallista y
eficiente.
◼Ser observador.
◼Evitar apartarse del
tema.
NO
PREJUZGA
ACTUACIÓN DE LOS AUDITORES
◼ Ser negativo.
◼ Ser crítico.
◼ Caer en disputas.
◼ Discutir personalidades.
◼ Comparar al auditado.
◼ Ser sarcástico.
◼ Ser ofensivo.
◼ Hacer sentir mal al auditado.
Actitudes que deben ser evitados
Comunicación no verbal
EVIDENCIA
CRITERIO
HALLAZGO
Conformidad
No Conformidad
ObservacionesOportunidades
de Mejora
GENERACIÓN DE HALLAZGOS
AUDITOR INTERN ISO 45001:2018
◼No conformidad:
Incumplimiento de un
requisito.
La redacción de las No
Conformidades debe
considerar:
Redacción de no conformidades
MAGNITUD DESCRIPCIÓN EVIDENCIA
En algunos
casos
en contra de lo establecido en el P-
24 se encuentran pedidos a
proveedores no aprobados
Por ejemplo: Pedidos
12520, 15420.
En 5 pedidos
de los 10
revisados
en contra de lo establecido en la
IT-30, no se presenta evidencia de
la aceptación del cliente del nuevo
plazo de entrega comunicado.
Por ejemplo: Pedido
2015/15, pedido
1970/15
MAGNITUD + DESCRIPCIÓN DEL INCUMPLIMIENTO + EVIDENCIA
▪ Deben estar respaldadas por evidencia objetiva
del incumplimiento de un requisito
▪ Deben ser revisadas en conjunto con el
auditado para asegurar su comprensión y
obtener su conformidad
• Requiere una descripción clara (expresiones
concretas y precisas)
Redacción de no conformidades
• Hacer referencia a los hechos puntuales comprobados
(evidencias obtenidas: eventos, procesos, documentos,
casos, sitios, fechas, etc.) que se emplean como ejemplo
para señalar el desvío.
• Indicar cual es el requisito incumplido.
• Tener presente que el texto debe permitir que, aún una
persona que no hubiera estado presente en la auditoria,
debe poder entender la situación y que es lo que el
auditor valoró para señalar la No Conformidad.
Cómo documentar las No Conformidades
Profesor: Ing. Giannina De la Cruz Solo
SOLICITUD DE ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA (SACP)
TIPO: CORRECTIVA Nº: 01
PREVENTIVA
PROCEDENCIA : AUDITORÍA INTERNA HALLAZGO DE PERSONAL QUEJA DEL CLIENTE INVESTIGACIÓN DE LOS GERENTES OTROS: ……………………………………………………………………
SECCION 1: DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD/ POSIBLE NO CONFORMIDAD
Norma / Requisito: ISO 45001:2018 / 10.2.2 Investigación de Incidentes
Documento de Referencia / Nº de Revisión: GC-00-MAN-06 Procedimiento ante incidentes/Rev.00
Se encontró que en los trabajadores de mantenimiento no registran todos los datos relacionados a los incidentes que se producen en el área de trabajo.
FECHA: 01/09/08 EMISOR: Ollantay Umala FIRMA:
GERENCIA/AREA: Alambres RESPONSABLE: Coordinador de Alambres FIRMA:
SECCION 2: ANALISIS DE CAUSAS
Nº Descripción Responsable
FECHA: GERENTE/ JEFE AREA: FIRMA:
SECCION 3: ACCION CORRECTIVA/ PREVENTIVA
Nº Descripción Plazo
FECHA: GERENTE/ JEFE AREA: FIRMA:
SECCION 4: VERIFICACION DE LA NO CONFORMIDAD
FECHA: EMITIO LA SACP: FIRMA:
¿ESTA BIEN
REDACTADA LA NO CONFORMIDAD
Realización de Actividades de Auditoría
15.02.19
Caso:
Durante la auditorìa realizada en el mes de junio, a la Alta
Direcciòn, al revisar los objetivos del SGI establecidos por la
organizaciòn, el auditor solicita el Programa establecido para ello
y resultados del avance a la fecha.
La Alta Direcciòn le muestra el Programa 2021, el cual sòlo
incluye la descripciòn de los Objetivos, y plazo de cumplimiento.
Indica que no tienen avance de los resultados dado que los
objetivos son de cumplimiento anual y la data se obtiene al final
del año.
El auditor preguntò tambien si tenìan indicadores, y la AD señalò
que aùn no los habìan elaborado, pero que la gestiòn va bien en
la empresa.
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REPORTE DE NO CONFORMIDAD
FECHA: 20.06.2018 NC N° 02/05
PROCESO: PLANIFICACION SGI
ACTIVIDAD REVISADA ALTA DIRECCIÒNDOCUMENTO DE
REFENCIA14001, 45001 Req. 6.2.2
AUDITOR LÍDER GUIOVANNY SÀNCHEZ AUDITOR ---
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD (describa lo que debe haber sucedido y luego lo que realmente sucedió)
LA NORMA ESTABLECE QUE: AL PLANIFICAR COMO LOGRAR SUS OBJETIVOS DE SST, LA ORGANIZACIÓN DEBE DETERMINAR:
- QUÈ SE VA A HACER.
- QUÈ RECURSOS SE REQUERIRAN.
- QUIÈN SERA RESPONSABLE.
- CUÀNDO SE FINALIZARA.
- COMO SE EVALUARAN LOS RESULTADOS, INCLUYENDO LOS INDICADORES DE SEGUIMIENTO.
SE EVIDENCIÒ QUE EL PROGRAMA SGI 2020 NO INCLUYE , LOS RESPONSABLES, LOS RECURSOS Y LOS INDICADORES DE SEGUIMIENTO DE LOS
AVANCES DE LOS OBJETIVOS DEL SGI ESTABLECIDOS PARA EL AÑO 2020
FIRMA DEL AUDITOR: GUIOVANNY SÀNCHEZ FIRMA DEL AUDITADO: JOSE PEÑA
20.06.2020
Profesor: Ing. Giannina De la Cruz Solo
Análisis de caso:
Proceso: Gestión Administrativa y Económica(Oficina de abastecimiento y adquisiones )
Durante la auditoría realizada en Julio , se auditó al proceso a cargo de la revisión de los proveedores, y entre algunos proveedores, se tienen:-Geotom S.A - Proveedor de servicios de Mantenimiento y calibración -LABORYS - Laboratorio de Calidad, y Equipos de medición de monitoreos ambientales y ruido.
El auditor vio que el procedimiento señala que al evaluar a los proveedores se registran en la Fichade proveedores, y que se deben evaluar anualmente.
El auditor pidió las fichas para estos dos proveedores, a lo que el responsable del proceso le mostrólas fichas de proveedor evaluado del año 2019, indicándole, que son buenos proveedores, no hantenido quejas de ellos, y por eso continúan trabajando desde el 2016 a la fecha.
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REPORTE DE NO CONFORMIDAD
FECHA: NC N°
PROCESO:
Gestión Administrativa y
Económica(Oficina de abastecimiento y
adquisiones)
ACTIVIDAD REVISADA Gestiòn de proveedoresDOCUMENTO DE
REFENCIA
AUDITOR LÍDER AA1 AUDITOR ---
DESCRIPCIÓN DE LA NO CONFORMIDAD (describa lo que debe haber sucedido y luego lo que realmente sucedió)
.
FIRMA DEL AUDITOR: FIRMA DEL AUDITADO:
AUDITOR INTERNO ISO 45001:2018
• La reunión de cierre, facilitada por el líder del equipo
auditor, debería realizarse para presentar los hallazgos y
las conclusiones de la auditoría.
• Entre los participantes en la reunión de cierre debería
incluirse a los representantes de la dirección del auditado y,
cuando sea apropiado, a aquellos responsables de las
funciones o procesos que se han auditado, y también
puede incluirse al cliente de la auditoría y otras partes.
REUNIÓN DE CIERRE
AUDITOR INTERNO ISO 45001:2018
Profesor: Ing. Giannina De la Cruz Solo
Si está definido en el sistema de gestión o por acuerdo con elcliente de la auditoría, los participantes deberían acordar elperiodo de tiempo para un plan de acción.
• El grado de detalle debería ser coherente con la familiaridaddel auditado con la auditoría.
REUNIÓN DE CIERRE
•Agradecer.
•Presentar al equipo auditor.
•Recordar el objetivo, alcance y criterios.
•Presentación de los resultados Fortalezas /Debilidades.
•Explicar con exactitud las no conformidades.
•Estar preparado para justificar las no conformidades.
•Dar oportunidad al auditado de explicar informacióndiscrepante.
•Informar que el proceso es por muestreo.
•Alcances sobre el seguimiento.
•Agradecer atenciones.
REUNIÓN DE CIERRE
◼ Alcance y objetivos de auditoria.
◼ Identificación de los auditores.
◼ Personas contactadas.
◼ Fecha de la auditoria.
◼ Normas de referencia.
◼ Eficacia del sistema para el cumplimiento de los
objetivos de auditoria.
INFORME DE AUDITORIA
◼Fortalezas y debilidades.
◼Los hallazgos de la auditoria y evidencia
relacionada.
◼Adjuntar SAC y observaciones.
◼Conclusiones de la auditoria.
INFORME DE AUDITORIA