OUTLOOK Y EL CORREO ELECTRÓNICO

Profa. Maritza Maldonado

Reflexión…

Siempre…Siempre es más valioso tener el

respeto que la admiración de las personas.

Rousseau

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Objetivos

Al finalizar el taller usted podrá: Comunicarse por

correo electrónico de forma efectiva.

Crear y enviar mensajes electrónicos correctamente.

Recibir y responder a un mensaje eficientemente.

Reenviar mensajes de forma correcta.

Crear contactos y libretas de direcciones de forma organizada y eficiente.

Enviar un mensaje con un archivo adjunto con exactitud.

Adoptar buenas prácticas de correo electrónico.

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Introducción al Correo Electrónico

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Conocido como el e-mail, es una herramienta de nueva tecnología más utilizadas en la oficina

Agiliza la comunicación entre empresas Intercambia mensajes con personas en

todo el mundo Medio de comunicación rápido Es de fácil manejo Es económico

El Correo Electrónico…cont.5

Comunicarse de modo conveniente y eficiente

Enviar imágenes y sonido así como información de texto

Comunicarse con varias personas al mismo tiempo

El Correo Electrónico…cont.6

Asegurarse de la entrega de la información

Enviar y recibir correspondencia desde un lugar remoto

Organizar un registro de sus comunicaciones

La Dirección de E-mail7

Indica la localización de una persona mediante los medios de la Internet.

La dirección no puede contener espacios. Las direcciones de correo electrónico

consta de tres partes: Nombre del usuario Signo de arroba @ Proveedor de servicio o provedor de correo

electrónico. Por ejemplo: Yahoo.com, gmail.com, prtc.net, onelink.com,

liberty.com, etc.

Ejemplo de Dirección de Correo Electrónico

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Juandelpueblo@yahoo.com

Nombre del Usuario de correo

Símbolo de conección al proveedor o caracteriza a la dirección.

Provedor de servicio de correo electrónico o dominio

Alternativas que provee el E-mail

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Responder a un mensaje (reply) donde contesta a la persona o personas que se les envió el mensaje

Pasar un mensaje a otra persona (forward) Eliminar o borrar el mensaje (delete) Guardar o grabar un mensaje para

referencia o archivo (save) Imprimir el mensaje para tenerlo en papel

o utilizarlo (print)

Alternativas que provee el E-mail…cont.

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Libreta de Direcciones de Correo Electrónico Almacena los nombres y direcciones de las

personas a quienes envía mensajes de correo con frecuencia.

Disminuye los errores y hace que el uso de correo sea más rápido y conveniente.

Buenas Prácticas de Cortesía al Usar el Correo Electrónico

1. Siempre sea educado y escriba con buena ortografía y gramática.

2. Nunca abra mensajes de correos electrónicos a menos que conozca el destinatario.

3. Antes de enviar un mensaje, considere su contenido y la privacidad de la persona que se lo envió.

4. Evite los emoticonos en correspondencia formal y de trabajo, mas si puede hacer uso de ellos en correspondencia personal. :-)

5. Cuando termine de leer correos electrónicos, es muy conveniente borrar todos los mensajes que no necesitará.

6. Evite el uso de letras mayúsculas.

11

Buenas Prácticas …continuación

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7. Evite las cadenas de mensajes pues no son apropiadas para la empresa.

8. Coteje su mensaje antes de enviarlo y corrija los errores.

9. Dé tiempo razonable para que el mismo sea leído.

10. No imprima todo lo que recibe. Recuerde conservar el planeta.

11. No utilice el correo electrónico para uso personal en la oficina.

Emoticonos conocidos13

:) sonriente ;) guiño :( triste :-D persona riendo =-o sorprendido :-\ indeciso 8-) emocionado

Iniciando Outlook 200714

Outlook Es un programa de administración de la

información personal y del tiempo para el Asistente Administrativa en la oficina moderna.

Incluye unos componentes que trabajan en conjunto: Correo (Mail) Contactos (Contacts) Calendario (Calendar) Tareas (Task) Notes (Notas) Diario (Journal)

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Entrada al Programa de Outlook

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Nuevo Mensaje en Outlook (New)

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A quién se dirigeel mensaje

Asunto

Cuerpo del mensaje

Administrar Carpetas de CorreoElectrónico en Outlook18

Los programas contienen las siguientes carpetas predeterminadas: Inbox – bandeja de entrada Sent Items- elementos enviados Outbox- Bandeja de salida Delete Items – elementos eliminados o

“Trash” basura Junk-e-mail o Spam – correo electrónico no

deseado o correo basuraVeámos en el próximo “slide”

Carpetas de Correo19

Carpetas de archivos

Encabezados de mensajes en la bandeja de entrada (Inbox)

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Carpetasde correo

Mensajesrecibidos

Lectura Mensaje

Recibir y responder mensajes (Reply)

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Responder mensaje

Enviar mensaje con un archivo adjunto

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Cuando escribimos un mensaje para enviarlo a alguien, se puede adjuntar un archivo, foto, imagen, entre otras cosas.

También existen opciones de mensajes para afectar en la forma en que se entregan los mensajes. Por ejemplo: Asignar nivel de importancia Puede solicitar evidencia de envio y su

recibo Puede incluir su firma electrónica

Enviar mensaje desde Outlook con un anejo (Send)

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Anejar un documento

Eliminar mensajes (Delete)24

Es importante borrar aquellos mensajes que no son necesarios para evitar acumular mensajes en el servidor.

No imprima todo lo que recibe, excepto para aquellos casos que sea necesario

para evidencia.

Recuerde conservar el planeta

Organizar el Correo Electrónico Se puede aprovechar las múltiples

características para organizar la correspondencia, por ejemplo por color, vista o carpetas.

La carpeta Inbox es aquella donde se recibe todos los mensajes de correo, a menos que se disponga de otro modo.

Por ejemplo: la regla puede ser que ciertos correos vayan a una carpeta directamente por un proyecto en específico.

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Organizar los Contactos

Los contactos (contacts) le permite administrar toda la información de sus contactos personales y de negocios.

Cuando se crea un contacto para la persona que desea comunicarse, almacena la información general en la carpeta de contactos.

Una vez creado el contacto, puede utilizar las características de contacts para realizar tareas como: dirigir una carta, hacer una llamada, enviar un fax, o enviar un mensaje de correo.

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Organizar los Contactos

Se puede organizar, agrupar o filtrar los contactos de acuerdo a cualquier campo.

Se puede crear una lista de distribución a partir de los contactos. Esto quiere decir que los puede agrupar por necesidades del negocio o por motivos personales.

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Organizar los Contactos

Del mismo modo los contactos se pueden filtrar para escoger aquellos contactos con una característica que nos interesa.

Se puede enviar por Internet tarjetas de presentación de contactos a alguien que tiene Outlook 2007.

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Ejemplo de un contacto29

Nombre delcontacto

Dirección de e-mail

Administrar Citas

En Outlook, calendar o calendario nos proporciona una manera conveniente y eficaz de administrar las citas. El calendario es un equivalente a la agenda de escritorio o de bolsillo. Cita – actividad que no implica invitar otras

personas o programar recursos. Reunión- actividad a la que se invita

personas o para cual se reserva un recurso. Evento- actividad que dura más de 24 horas.

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Administrar Citas

Cuando cree actividades en calendario le notifica si tiene otra actividad que superpone o es adyacente a otra programada.

El calendario le permite visualizar cualquier periodo.

El calendario puede revisar disponibilidad de las personas convocadas a una reunión mediante la invitación por correo electrónico.

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Vista de Calendario Mensual32

Citas en el Calendario33

Asunto o Cita

Fecha de Cita

Administrar Tareas

Es una lista electrónica de asuntos pendientes.

Cuando tiene algo que requiere ser hecho, puede ingresarlo en Task o tareas, es posible asignarle prioridades.

Las tareas aparecen en la página de Outlook Today como recordatorio.

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Crear Tareas35

Nota oAsunto

Fecha de la nota

Crear Notas

Notas o Notes es la versión electrónica de las notas adhesivas o post-it®.

Es una forma rápida o conveniente de anotar recordatorios o ideas.

Las notas al igual que las citas y tareas se pueden organizar por categorías, contactos o colores.

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Crear notas37

Usar el Diario

El journal o diario es una forma de llevar registro de sus actividades dentro de Microsoft Office.

Puede ver una línea del tiempo de cualquier llamada, mensaje, cita o tarea.

Rastrea presentaciones, bases de datos, archivos que usted quisiera registar en él.

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Aplicar Categorías

Outlook utiliza categorías para marcar elementos que pueda ser rastreado y organizado de acuerdo a cierto criterios especifícos.

Las categorías tienen colores prestablecidos.

Al asignar color a los contactos, tareas, citas, notas u otros, Outlook puede revisar inmeditamente los elementos por color asignado.

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Conclusión

El Programa de Outlook le permite organizar de forma electrónica aquellas tareas de coordinación y correspondencia electrónica que hacen más ágil la administración de la oficina moderna para la Asistente Administrativa de hoy.

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Actividad41

Repasar la información dada. Activar el Programa de Outlook y visitar

sus diferentes alternativas de trabajo.

Referencias42

Beskeen, Cram, Duffy, Friedrichsen, Reding. (2009). Microsoft Office 2007, Windows Vista. Introducción. Cengage Learning: México.

Bonila-Romeu, M., Gúzman-Pérez, A. y Ortiz-Justiniano, M., (2006). Tecno-Milanmar, Inc. Simulación:Integración Tecnológica. San Germán: Puerto Rico.