Post on 21-May-2015
description
Aprenda cómoDynamics NAV 2009le ayuda a:
Efi ciencia > página 4
Cumplimientos > página 8
Retos Internacionales > página 10
w w w . c o l u m b u s i t . e s
COLUMBUS IT magazineFoco en Dynamics NAV 2009
2
Dynamics NAV módulos
Pedidos Producción
Producción Lista de Materiales
Programación Producción
Gestión de Versiones
Fabricación Ágil
Planifi cación Suministro
Previsión Demanda
Centros Máquina
Carga Finita
Fabricación
Recursos
Gestión capacidad
Costes Múltiples
Tareas
Gestión Proyectos
Recepciones
Facturación ventas
Gestión de Pedidos de venta
Descuentos Factura Venta
Descuentos Línea Venta
Precio Líneas Venta
Impuestos de Ventas
Pagos
Facturación Compras
Gestión Pedidos Compra
Descuentos Factura Compra
Descuentos Línea Compra
Precios Línea Compra
Vendedores / Compradores
Inventario
Listas de Materiales
Múltiples Ubicaciones
Direcciones de envío alternativas
Agentes de Envío
Proveedores Alternativos
Referencias Cruzadas
Cargos Artículo
Informes de Análisis
Presupuestos
Cumplimiento de Pedidos
Gestión de Devoluciones Venta
Envíos Directos
Referencias
Traspasos Ubicaciones
Substituciones artículos
Artículos sin stock
Seguimiento de Artículos
Recuentos cíclicos
Ubicaciones
Hoja de trabajo coste estándar
Recogidas
Recepciones de Almacén
Pick
Envíos de Almacén
Sistemas de gestión de almacén
Picking interno y recogidas
Confi guración Ubicación
Planifi cación Demanda Base
Planifi cación Demanda
Colaborativa
Cadena Suministro
Recursos Humanos Base
GestiónRecursos Humanos
Contabilidad
XBRL Básico
Log de Cambios
Activos Fijos
Períodos Contables
Asignaciones
Presupuestos
Consolidación
Gestión de cuentas bancarias
Conciliación Bancaria
Cheques
Registros Inter-company
Asignaciones Activos Fijos
Reclasifi cación Activos Fijos
Centros de Responsabilidad
Seguros
Mantenimientos
Múltiples divisas
Gestión Financiera
Gestión Campañas
Clasifi cación Contactos
Gestión Contactos
Búsqueda Contactos
Interacción / Gestión de
Documentos
Cola trabajos
Mail logging para Microsoft
Exchange
Gestión de Oportunidades
Integración con Cliente Outlook
Planifi cación y expediciones
Gestión de Contratos de Servicio
Gestión de Casos de Servicio
Gestión de Pedidos de Servicio
Gestión de Tarifas de Servicio
Gestión Tareas
Ventas, Marketing y Gestión Servicio
Funcionalidad de Análisis de
Negocio Base
Análisis de Negocio Avanzado
Business Intelligencey Reporting
Dynamics NAV 2009En este magazine nos enfocamos en la solución ERP Microsoft Dynamics NAV 2009, la cual salió al mercado en Noviembre de 2008.
Los tres artículos principales en este número le darán una visión general muy amplia de algunos de los aspectos más importantes de la nueva Dynamics NAV 2009.
Efi cienciaUna mejora en la efi ciencia implica que los usuarios no pierden tiempo innecesario en encontrar datos o buscar funciones. Dynamics NAV 2009 incorpora un enfoque por roles, el cual revolucionará el uso del sistema ERP. Según un estudio se produce un 22% de mejora en el rendimiento de los trabajadores que usan la solución. > página 4
CumplimientoLos requerimientos de las compañías en cuanto a cumplimiento de leyes, regulaciones y estándares crecen constantemente. Veremos cómo Dynamics NAV 2009 puede contribuir a reducir esta carga, por ejemplo cómo los estándares como Sarbanes-Oxley Act y Basel II son cubiertos.> página 8
Organizaciones internacionalesLas compañías internacionales o compañías que tienen diferentes sedes tienen un reto especial a la hora de incorporar una solución de negocio: Una solución difícilmente encaja con las necesidades de todas las sedes. En este artículo investigaremos cómo podemos gestionar este tema con Dynamics NAV 2009 sin necesidad de comprometer las necesidades individuales de las sedes.> página 10
Si quiere más información acerca de Microsoft Dynamics NAV, por favor visite nuestra página web: www.columbusit.es/navmag
¡Disfrute la lectura!
Atentamente,Columbus IT
Tema del magazine
3
Efi cienciaMicrosoft Dynamics NAV ha desarrollado un gran reto en los últimos 20 años; de ser un sistema orientado a fi nanzas a ser un sistema empresarial completo. Con 1.25 millones de usuarios en todo el mundo y 42 versiones específi cas de país, Dynamics NAV está mucho más extendido que antes.
En Noviembre de 2008, Microsoft lanzó la última versión y con ello, las posibilidades de mejora y efi ciencia han aumentado.
A medida que Dynamics NAV cubre gradualmente más áreas, la efi ciencia se convierte en más importante. Cuanto más tiempo emplean los usuarios en Dynamics NAV, más importante es para ellos que emplee con efi ciencia su tiempo – lo cual es un gran reto hoy en día.
Un estudio mostró recientemente que una semana laboral empieza a ser efi ciente a partir del Martes a la 1 p.m. Empleamos en la actualidad el 30% de nuestro tiempo buscando datos e información. Es más, sólo utilizamos el 40-60% de la funcionalidad de nuestros sistemas informáticos.
La revolución de los roles a medidaUno de los cambios más signifi cativos de Microsoft Dynamics NAV 2009 es el interfaz de usuario basado en roles, el cual representa una innovación radical en la manera de utilizar el sistema. El objetivo es dar a los usuarios la información y herramientas necesarias para sus roles - y dónde los necesiten - con el objetivo de mejorar su efi ciencia.
El nuevo cliente basado en roles guía al usuario a través de las mejores prácticas en cómo las tareas se resuelven escondiendo el 90% de las funciones en Dynamics NAV de manera que usuario se puede concentrar en el 10% que es relevante para su trabajo.
Englobar las funciones que el usuario utiliza más, ayuda a aumentar su efi ciencia considerablemente – al mismo tiempo.
El Centro de Rol más detalladoEl centro de rol es un portal personal dentro de Dynamics NAV 2009, proporciona al usuario acceso a las áreas seleccionadas de Dynamics NAV basándose en la función, derechos y confi guraciones personales de cada usuario.
El centro de rol muestra datos específi cos, informes, notifi caciones, documentos, resultados clave y tareas, según el rol del usuario en la organización. De esta manera, los procesos de negocio están más integrados con las tareas diarias de los empleados. La solución asegura que los empleados recuerdan cada paso en los
Con un enfoque innovador basado en roles, los usuarios pueden optimizar sus tareas diarias hasta un 22%.
Ejemplos de Centros de Rol
4
procesos según su rol individual.
La usabilidad promociona la efi cienciaEl centro de rol no es sólo un nuevo aspecto. En toda la aplicación, los usuarios tienen la posibilidad de optimizar su trabajo diario, por ejemplo confi gurando accesos directos en el menú superior de la pantalla, también familiar en Offi ce 2007 en cuanto apariencia y funcionalidad. La familiaridad y los métodos de trabajo comunes en la paleta de Microsoft aumentan la efi ciencia.
Microsoft también ha escuchado los requerimientos de los usuarios de Dynamics NAV y se han realizado algunas mejoras para facilitar el trabajo diario de los usuarios.
Las pestañas permiten ver la información más importante en una página. Cuando están cerradas la información más importante se sigue mostrando.
BI para todosOtra parte esencial del centro de roles es la manera de pensar personalizada proporcionando la información que los usuarios necesitan para tomar decisiones competentes. BI no es sólo para managers y analistas. Cada persona en la organización debe tener acceso a los informes y análisis que son relevantes para sus roles.
Por lo tanto, el self-service de Business Intelligence (BI) es una parte esencial de los nuevos centros de rol. Los elementos
de informe gráfi cos pueden ser insertados en los centros de rol de manera que el empleado recibe proactivamente informes que son relevantes para su rol en cuestión. Si el empleado desea indagar más en los resultados, sólo necesitará hacer un clic en el gráfi co.
Dynamics NAV utiliza tecnología de SQL Server, SharePoint y PerformancePoint services, y juntos son una herramienta fuerte y fl exible creada para Business Intelligence y reporting.
Resultados concretosEn el estándar, Dynamics NAV 2009 contiene 21 centros de rol que pueden ser ajustados por el usuario individual y por el cliente clásico. Los estudios de Microsoft muestran una mejora del 22 por ciento en la capacidad del usuario ejecutar sus tareas diarias en comparación con la
versión cliente básica.
En 10 de las 12 tareas diarias del estudio, el cliente basado en roles era mucho más efi ciente en relación con la versión cliente clásica. Y el grado de satisfacción expresado por los usuarios fue de 69 puntos con el cliente clásico y 93 puntos con la versión basada en roles.
En un estudio similar de tareas periódicas más complejas, las tareas periódicas muestran una mejora de 14 puntos de porcentaje en la capacidad para ejecutar tareas y la satisfacción aumentó de 67 puntos con el cliente clásico a 80 puntos con el cliente basado en roles.
Más informaciónVisite www.columbusit.es/navmag
5
La familiaridad y métodos comunes de trabajo aumentan la efi ciencia.
5
Cada rol,sus necesidades
El día empiezacon una reunión
En el trabajocon Mary, Director Financiera
El día de Mary empieza con una reunión
con gerencia para hablar de los resultados
del mes pasado. Mary abre una vista de
ventas desde el centro de rol, hace un
despliegue de los resultados y exporta los
datos a una hoja de cálculo Excel.
Una llamada del auditor
Mary responde a una pregunta del
auditor sobre unas transacciones de
varios departamentos para poder
realizar la auditoría. Mary encuentra los
departamentos y utiliza el rastreo de
auditoría para crear un informe con las
transacciones. 6
Mis datos: Gráfi cos y estadísticas que me proporcionan la vista necesaria para tomar decisiones bien informadas.
Mi comunicación: Outlook está incluído en el centro de rol, y me proporciona una visión general de los mails, citas y tareas sin salir de Dynamics NAV.
Mis accesos directos: la pantalla de navegación me muestra las funciones y vistas en Dynamics NAV que más utilizo.
Mis listas: Aquí, puedo encontrar los listados de datos que utilizo más frecuentemente en mi trabajo y así puedo encontrar rápidamente lo que necesito.
Mis actividades: Las pilas de papeles que me proporcionan una visión general y acceso directo a las tareas pendientes en las que debo trabajar.
Mi día con mi centro de rol
Mis notifi caciones: Mensajes acerca de eventos y notifi caciones que me permiten actuar proactivamente.
Monitorizacióndel estado
Entre reuniones, Mary comprueba
su centro de rol y ve que uno de sus
resultados clave ”Deudor, vencido 30+
días” está en rojo y excede la norma.
Coordina una reunión para hablar con el
jefe contable sobre el asunto.
Una últimatarea
En el centro de rol, Mary ve una
notifi cación de que debe aprobar una
orden de compra que está por encima de
la cantidad aprobada. Desde su centro de
rol, abre la orden de compra, la comprueba
y la aprueba.
7
3
Reunión de Seguimiento con el Director
En el trabajocon John, Director Comercial
John se prepara para tener una reunión
con el CEO sobre los resultados de ventas
de este mes. Directamente en su centro
de rol ve un gráfi co con los resultados
distribuidos por grupos de productos.
Despliega los resultados y los exporta a
una hoja Excel.
Una pregunta desde producción
John responde a una duda del director de
producción, que solicita una explicación
sobre algunas previsiones de ventas, de
la cual él personalmente puede realizar
el seguimiento de su desarrollo desde su
propio centro de rol. John mira el mismo
gráfi co y indaga más en los resultados.
En un clima económico en constante cambio, las exigencias de las compañías aumentan.
Es necesario cumplir con los estándares comunes en más y más áreas. Leyes e iniciativas como Sarbanes-Oxley Act y Basel II así como un foco mayor en cumplir con las legislaciones existentes han creado nuevos retos que las compañías deben tener presentes.
Incluso si una compañía no está directamente sujeta a los estándares y regulaciones, puede que tenga requerimientos de partners para
cumplirlos.
Los costes para cumplir con esos estándares pueden ser un gran reto para las pymes. Los estándares pueden ser una oportunidad de negocio real para cualquier compañía ya que contribuyen a proporcionar un mejor control sobre los procesos de negocio de la compañía y gestión del cliente.
Información AccesibleLas compañías trabajan para cumplir con los estándares y son soportados por Dynamics NAV 2009 a medida que el sistema asegura que la información
es válida y con procesos de trabajo e información transparente.
Dynamics NAV proporciona información fi nanciera de toda la organización. Todos los informes y análisis de Dynamics NAV se basan en los mismos datos.
Esto hace posible que los empleados encuentren fácilmente detalles, desde la planifi cación de la producción hasta el estado del stock y pedidos de venta - en una misma base de datos segura. La estructura basada en roles única en Dynamics NAV 2009 contribuye a
Cumplimiento
8
Los costes por cumplir con los estándares puede ser un reto para las pequeñas y medianas empresas, pero seguir los estándares puede ser también una oportunidad de negocio real.
Reacciónrápida
Por la tarde, John comprueba su centro de
rol y ve que los resultados de “valor ratio
del pipeline” está en rojo para uno de
los consultores de ventas. Organiza una
reunión con el consultor para hablar sobre
lo que ha sucedido y cómo el consultor
puede conseguir más leads en el pipeline.
Una simple tareaadministrativa
En el centro de rol John ve una notifi cación
de que debe responder al recibo de gastos
de un consultor que ha excedido el límite.
John abre el recibo directamente desde el
centro de rol, comprueba los detalles y los
aprueba electrónicamente.
9
asegurar un alto nivel de precisión, ya que la seguridad de los roles previene la información incorrecta y redundante.
Seguir los DatosEl objetivo clave cuando hay un gran número de estandarizaciones, es la capacidad para realizar el seguimiento de los datos a través de los procesos contables hasta los documentos originales.
Dynamics NAV 2009 proporciona una amplia funcionalidad de navegación, la cual permite rastrear con facilidad los datos a través de todo el sistema.
Dynamics NAV 2009 también hace posible ver con precisión cómo, cuándo y quién ha editado o creado datos en las diferentes cuentas.
Informes EfectivosDynamics NAV 2009 contiene un gran número de funciones de Business Intelligence que pueden ser utilizadas para crear informes más detallados como los requeridos por ejemplo, por el banco o los estándares de Basel II.
Dynamics NAV 2009 también contiene más de 300 informes estándar y así, Dynamics NAV 2009 contribuye a hacer que el cumplimiento de los estándares sea una oportunidad directa de negocio en vez de un gasto innecesario.
Más informaciónVisite www.columbusit.es/navmag
Acerca de los estándares
El acta Sarbanes-Oxley es una ley
americana aprobada en el 2002, para
responder a un gran número de escándalos
fi nancieros en el sector privado. El
acta Sarbanes-Oxley establece los
estándares para todas las compañías que
proporcionan servicios públicos y cuya
intención es mejorar la auditoría estándar
y mantener la responsabilidad de aquellas
personas que informan la contabilidad y la
información fi nanciera.
Otro estándar es Basel II, el cual establece
un número de estandarizaciones
internacionales para el portafolio del
capital mínimo de los bancos, procesos
de auditoría y disciplina del mercado.
Esto conlleva una gran demanda en las
compañías que desean pedir prestado
dinero en esos bancos.
Es necesario cumplir con los estándares comunes en más y más áreas.
Las compañías que son internacionales o que tienen más de una sede tienen un reto especial cuando incorporan una solución de negocio: obtener una solución de negocio que cubra las diferentes necesidades de cada sede.
Habitualmente, las diversas sedes en la organización no tienen el mismo grado de complejidad.
La sede central normalmente tiene unos requerimientos muy especiales y las sedes más pequeñas normalmente no tienen recursos para incorporar y mantener el sistema central de la empresa.
Estructura Multi-SitioLa solución a este reto es dejar que la sede central utilice su propia solución corporativa y las otras sedes una solución menos compleja.
Esto requiere que las soluciones implicadas sean idóneas para el intercambio de datos entre varias estructuras. Aquí es dónde Dynamics NAV encaja, ya que es la solución perfecta para todas las sedes.
Dynamics NAV en subsidiariasEn la práctica, el procedimiento es preparar una versión común para Dynamics NAV, la cual contendrá todas las funciones generales para todas las sedes. Además
podrá añadir las soluciones verticales o las funciones específi cas para su sector y que sean importantes para cada sede.
Dynamics NAV asegura el intercambio de datos con la solución de negocio de la sede central tanto si es una solución ERP Dynamics NAV, Dynamics AX u otra solución empresarial.
VentajasEste acceso a Dynamics NAV de las sedes, se integra con la solución de la sede central, y proporciona las siguientes ventajas:
Cubrir las necesidades locales Cada sede individual obtiene una solución que encaja con sus necesidades porque Dynamics NAV está diseñada para pequeña y mediana empresa y cubre toda la legislación local y procesos de negocio.
Consolidación fi nanciera efectiva Dynamics NAV mejora los procesos para la consolidación fi nanciera de las
subsidiarias a la empresa central. Dynamics NAV puede transferir datos entre varias estructuras de cuentas, gestionar el recálculo entre divisas y crear informes fi nancieros entre diferentes software y tecnologías.
Visión interna y Business Intelligence La visión interna del negocio se mejora gracias a las herramientas de análisis en Dynamics NAV. Podrá crear cubos OLAP basados en los datos del sistema y el empleado no necesitará soporte avanzado en TI.
Los empleados de fi nanzas pueden ver los informes con herramientas familiares como SharePoint y Excel. También podrá confi gurar notifi caciones que se lancen cuando una situación crítica aparezca en una sede y así la sede central puede reaccionar proactivamente a la situación actual en las subsidiarias.
OrganizacionesInternacionales
El reto es obtener una sola solución que cubra las diferentes necesidades de las
sedes.
10
Integración sencillaDynamics NAV gestiona la integración
de datos entre la sede central, las soluciones de TI y las sedes con Dynamics NAV. Esto tiene lugar gracias a los estándares familiares: XML documentos, el servicio Web estándar y la integración del software, Microsoft BizTalk.
Cadena de Suministro efectivaLas transacciones entre las compañías
son más sencillas de gestionar. Las
funciones de intercompañía en Dynamics NAV le ayudan a crear todos los documentos de ventas y compras necesarios así como las entradas fi nancieras - a través de todas las compañías. Las transacciones entre compañías se procesan como ventas y compras comunes; no hay necesidad de dobles entradas y no hay necesidad de enviar, recibir o imprimir documentos.
El resultadoLas sedes centrales y subsidiarias tienen diferentes necesidades de negocio y
deberían por lo tanto tener diferentes soluciones de negocio. Una misma medida puede no encajar igual para todos.
Dynamics NAV le asegura el cumplimiento de las necesidades informáticas de cada sede e intercambia de manera efectiva los datos de los procedimientos fi nancieros y de la cadena de suministro entre sedes.
Más informaciónVisite www.columbusit.es/navmag
Dynamics NAV integra a la compañía central con el sistema TI, mientras cubre las necesidades de cada subsidiaria según el tipo de negocio o tamaño de la sede.
SedeDynamics NAV
SedeDynamics NAV
SedeDynamics NAV
Sede Central AX, NAV u otra solución empresarial
Un único enfoque no encaja a todos
11
Columbus IT es una consultora global de tecnología con más de 1,200 empleados que trabajan en 30 países.
Con más de 20 años de experiencia, destacamos por nuestras soluciones específi cas para casa sector: Retail,
Fabricación e IEM, Distribución, Alimentación y muchos otros. También tenemos el reconocimiento de
nuestras referencias de Microsoft Dynamics ERP, CRM y soluciones de BI. Nuestros clientes nos eligen por
nuestra capacidad de hacer bien el trabajo, probado por más de 5000 instalaciones con éxito desde el 1989 - y
por nuestros empleados que tienen el más alto nivel de profesionalidad y confi anza.
Si estos son los profesionales que desea en su equipo de implementación ERP, BI o CRM, le invitamos a que
contacte con su ofi cina más cercana de Columbus IT o visite nuestra Web.
Columbus IT Partner España S.L.U
Gran Via Corts Catalanes 604 8º2ª
08007 Barcelona - España
Telf. +34 902 100 620
Fax. +34 902 100 630
Gente que crea confi anza y respeto mutuo – una implementación con éxito tras otra.
Columbus IT ofi cinas en todo el mundo
Alemania
Arabia Saudí
Brasil
Chile
Colombia
Costa Rica
Dinamarca
Emiratos Árabes
España
Estados Unidos
Estonia
Francia
Indonesia
Italia
Kazakhstan
Letonia
Lituania
México
Noruega
Países Bajos
Polonia
Qatar
Reino Unido
República Checa
República Eslovaca
Rusia
Singapur
Suecia
Suiza
Ucrania