Post on 19-Jan-2016
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Business Process Management
BPM
Eddie Morris
emorris@esan.edu.pe
Anexo 2316
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Sesión 3 y 4
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Reingeniería de Procesos
PASO NO.1
Identificar los objetivos impulsados
por el cliente del proceso
PASO NO.2
Hacer el mapa del proceso
actual y medirlo
PASO No.3
Analizar y modificar
el proceso actual
PASO No.4
Benchmark para innovar
y proveer alternativas
PASO No.5
Diseño Social
Diseño Técnico
PASO No.6
Implantar el nuevo
proceso
PASO NO.0
Revisar la estrategia empresarial
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Los procesos en la empresa
A
B G
C
D E F
P R O V E E D O R E S
C L I E N T E S
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Selección de Procesos Cómo se decide en qué procesos hacer Reingeniería?
OBJETIVOS
PRIMARIOS Impacto
Estratégico
Valor Agregado
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Priorizar procesos
Susceptibilidad al cambio
Desempeño
Impacto en la empresa
Impacto en el cliente
Calificar de 1 a 5
1: Tiene poco impacto
5: Gran impacto
De acuerdo a los siguientes criterios:
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Ejemplo de Priorización
ATRIBUTOS / CRITERIO
PROCESO
Impacto en la Empresa
Impacto en la estrategia
Susceptibilidad al cambio
Impacto en Costos
Impacto
en
Clientes
TOTAL
20% 10% 10% 30% 30% 100%
Proceso de
Comercialización
5 5 4 5 5 4.9
Proceso de
Abastecimiento
3 3 3 4 3 3.4
Proceso de
Administración de
Equipos
3 2 3 4 3 3.2
MATRIZ DE PRIORIZACIÓN DONDE:
5= Gran Impacto
1= Tiene poco impacto
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Preparación del proceso de reingeniería
¿Cuáles son los objetivos y expectativas de los
directivos?
¿Cuáles son las metas del proyecto?
¿Quienes deben estar en el equipo de trabajo?
¿Qué comunicar para lograr apoyo y confianza?
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Organización del equipo
Patrocinador
Líder
Facilitador
asesor en reingeniería
Función 1 Función 2 Sistemas y
O&M Función 3
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Comprender el procesos
Diagramas
Recepción de
documentos de
atención.
Solicitud de
expediente.
Armado de
expediente y
programación de
inspección.
Inspección
ocular.
Asignación
de expedientes.
Análisis de
inspección.
Elaboración de
informe
Revisión de informe
por Supervisor y
Coordinador.
Elaboración de
Informe final y firma
de la Sub-gerencia.
Envío de reporte.
PlanificaciónEjecuciónRevisión
SeguimientoReporte
Tiempos Promedios:
15 días
Tiempos Promedios:
15 a 20 días
Tiempos Promedios:
1 a 2 días
Tiempos Promedios:
1 día
Tiempo promedio total: 37 días.
Recepción de
documentos de
atención.
Solicitud de
expediente.
Armado de
expediente y
programación de
inspección.
Inspección
ocular.
Asignación
de expedientes.
Análisis de
inspección.
Elaboración de
informe
Revisión de informe
por Supervisor y
Coordinador.
Elaboración de
Informe final y firma
de la Sub-gerencia.
Envío de reporte.
PlanificaciónEjecuciónRevisión
SeguimientoReporte
Tiempos Promedios:
15 días
Tiempos Promedios:
15 a 20 días
Tiempos Promedios:
1 a 2 días
Tiempos Promedios:
1 día
Tiempo promedio total: 37 días.
Recepción de
documentos de
atención.
Solicitud de
expediente.
Armado de
expediente y
programación de
inspección.
Inspección
ocular.
Asignación
de expedientes.
Análisis de
inspección.
Elaboración de
informe
Revisión de informe
por Supervisor y
Coordinador.
Elaboración de
Informe final y firma
de la Sub-gerencia.
Envío de reporte.
PlanificaciónEjecuciónRevisión
SeguimientoReporte
Tiempos Promedios:
15 días
Tiempos Promedios:
15 a 20 días
Tiempos Promedios:
1 a 2 días
Tiempos Promedios:
1 día
Tiempo promedio total: 37 días.
Definición de los Macro Procesos
Definición de los Procesos
Definición de Flujo de Datos
Nombre Descripción Cliente
Nombre Descripción Cliente Puestos participantes Documentos
Nombre Descripción Formatos
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Procedimiento
Crítico
Proceso
Crítico Definición de los Macro Procesos
Diagrama
de
Bloques
Comprender las caracteristicas del proceso
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Diagrama de bloques
Ayuda a identificar las operaciones claves del proceso
Requiere investigación previa
Comprender la totalidad del proceso
Identificar los departamentos claves del proceso
Permite identificar los límites del proceso
Gestión
Comercial
Captación
de Cliente
Entrega
del Servicio
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Diagrama de Bloques
Gestión
Comercial
Captación
de Cliente
Desarrollo
de Bases Prospección
Validación
o/c
Distribución
de Trabajo
Entrega
del Servicio Cierre
Entrega
del Servicio
Macroproceso
Procesos
Subprocesos
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Supplier(s) Inputs Process Outputs Customer(s)
SIPOC Diagram
Proveedor
es del
proceso
(internos o
externos)
Insumos del
proceso:
materiales,
información,
documentos,
etc.
Diagrama
de bloques
del
Proceso
Resultados
del proceso:
materiales,
información,
documentos,
etc. (con
Valor
Agregado)
Clientes
del
proceso
(internos o
externos
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DIAGRAMA SIPOCPROVEEDORES ENTRADAS PROCESO SALIDAS CLIENTES
(A)ASISTENTE DE VOLANTE
VERIFICA DOC. Y ENTREGA #
ATENCIÓN
(D)SUPERVISOR DE
OPERACIONES AUTORIZA
INGRESO DE TRANSPORTE Y
COORDINA MOVILIZACIÓN DE
CARGA
(E)OPERADOR DE GRÚA
MOVILIZA CARGA A CAMIÓN
(F)RETIRO DE MERCADERÍA
AGENCIAS DE
ADUANAS
ADUANAS (Sunat)
PERSONAL DE
VENTANILLA
IMPORTADORES
EMPRESAS
TRANSPORTISTAS
AGENCIAS DE
ADUANAS
Documentación de
retiro:
DUA
Conocimiento
de embarque
Volante de
despacho
Otros:
Tarifarios
Reportes de
ordenes de
servicios
Información de
Aduanet
PERSONAL DE
OPERACIONES
Orden de retiro
Factura
Ticket de
balanza
Mercaderías
entregadas
(B)ASISTENTE DE FACTURACIÓN
VERIFICA FORMALIDADES
ADUANERAS Y EMITE
FACTURA
(C)ASISTENTE DE FACTURACIÓN
EMITE ORDEN DE RETIRO
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Ejemplo: Diagrama de Bloques - Pesquera
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Diagrama de bloques
Proceso a actual de abastecimiento
AREA OPERATIVA
ELABORA SU
PEDIDO
EL PEDIDO ES
ENVIADO A LA
GERENCIA DEL
AREA
ESPERAGERENCIA DE AREA
REVISA EL PEDIDO
PEDIDO ES ENVIADO
A COMPRAS
ESPERA ORDEN DE SALIDA
ENVIADA AL JEFE
DE LOGISTICA
SE REGISTRA LA
REQUISICION A
ATENDER
ALMACEN
VERIFICA STOCK
PEDIDO ES ENVIADO
A ALMCEN COMPRAS
VERIFICA STOCK
JEFE DE LOGISTICA
APRUEBA EL
PEDIDO
EL PEDIDO SE
ENTREGA AL AREA
SOLICITANTE
EL PEDIDO SE
PREPARA PARA LA
ENTREGA
EL PEDIDO ES
ATENDIDO EN
ALMACEN
ARCHIVO DEL
PEDIDO Y LA ORDEN
SALIDA
FIN
INICIO
AX
0.5 HORAS
0.5 HORAS1 HORA1 HORA2 HORAS
O.25 HORAS
0.25 HORAS 8 HORAS
si existe
0.5
horas
No existe 8 horas
Si existe
No existe0.5 HORAS
0.25 HORAS0.25 HORAS2 HORAS1 HORA0.5 HORAS O.25 HORAS
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DESCRIPCION
Cualquier paso que agrega valor al proceso hace avanzar en
forma directa al proceso
Cualquier acción que desplaza información u objetos,
incluyendo personas
Retraso no programado de materiales, partes o productos.
Cualquier tiempo de espera de las personas
Incluye inspecciones de calidad y cantidad, revisiones y
autorizaciones
Retraso programado de materiales, partes o productos
Cualquier paso innecesario y repetido de operación
SIMBOLO
Operación
Transporte
Demora
(no programada)
Inspección
Almacenaje
(demora programada)
Retrabajo
PASO
R
Simbología para el análisis de
procesos
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Análisis del proceso
PASO ACTIVIDADES VA CONTROL OTROS(*) TIEMPO EFECTIVA (**)
1 ELABORACION DEL PEDIDO X
2 ENVIO DE PEDIDO A GERENCIA DE AREA X 1.00
ESPERA X 1.00
3 REVISION DEL PEDIDO X 0.50
4 ENVIO DEL PEDIDO A COMPRAS X 0.50
5 VERIFICACION DE STOCK X 0.50
6 ENVIO DEL PEDIDO A ALMACEN X 8.00
7 VERIFICACION DE STOCK X 0.50
8 CODIFICA Y REGISTRA LA REQUISICION X 8.00
9 ENVIO DE ORDEN DE SALIDA A JEFE LOGIS. X 0.25
ESPERA X 0.25
10 APROBACION DEL PEDIDO X 0.50
11 REGISTRO DE LA ORDEN DE SALIDA X 1.00
12 PREPARACION DEL PEDIDO X 0.25
13 ENTREGA DEL PEDIDO AL AREA SOLICITANTE X 2.00
14 ARCHIVO DEL PEDIDO Y LA ORDEN DE SALIDA X 2.00
TOTAL 5 4 4 2 1 2.00 20.25 26.50 4.25
SITUACION : CUANDO EXISTE STOCK EN ALMACEN
ACTIVIDADES/PASOS TIPO DE ACTIVIDAD TIEMPO
EFECTIVO
(**) OTROS
(*) CONTROL VA
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INGRESO DE DATOS
ENTREGA DE TARJETAS
ARCHIVO DE FICHAS
CONFECCION DE
REMESAS
RECOJO DE
PRODUCCION
ENTREGA DE REMESAS-
FICHAS
REVISION
CONSOLIDACION DE LA
INFORMACION
ENTREGA DE PLANILAD
A DM.VENTAS
FICHAS A EMPR.
DIGITADORA
DIGITACION DE
FICHAS
ACTUALIZACION DE
BASE DE DATOS
ENTREGA DE DISKETTE
A SISTEMAS
REPORTE DE
REMESAS
VERIFICACION
DE DISKETTE
INGRESO DE DATOS
Diagrama de flujo
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Diagrama del proceso
Distribución
Consultora
Base de Datos
Facturación Picking, Packing
Gerente de Zona
Conferencia de Ventas Recepción Validación
Digitación
Consumidor
O/C
Pedido
Hasta 21 dias
Hasta 4 dias
Web
Call Center
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Principales errores que se cometen en
los procesos de reingeniería
Las diez principales formas de fracasar en la reingeniería son:
1. No aplicar la reingeniería, pero decir que “se está haciendo”.
2. No centrarse en los procesos.
3. Dedicar una gran cantidad de tiempo al análisis de la situación actual.
4. No contar con un fuerte liderazgo que apoye la recreación de los procesos.
5. No ser lo suficientemente atrevido a la hora de rediseñar y reconfigurar los procesos.
6. Pasar directamente del diseño conceptual a la implantación.
7. Implantar lentamente la reingeniería.
8. Ignorar las preocupaciones del personal, no tomando debidamente en cuenta aspectos psicológicos, entre ellos la resistencia al cambio.
9. Adoptar un estilo de implantación convencional.
10.Centrarse sólo en los aspectos técnicos del cambio, dejando de lado los cambios en materia de participación, supervisión, liderazgo, trabajo en equipo, y capacitación.
Fuente: Lefcovich, Mauricio. Preguntas y respuestas sobre reingeniería de procesos. Argentina: El Cid Editor |
apuntes, 2009. p 33.
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Trabajo
• Seleccionar una empresa
• Elabore una breve descripción de la empresa
• Identifique 3 procesos candidatos para rediseño
• Seleccionar un proceso justificando dicha selección
• Describa la Misión del proceso
• Elaborar la Ameba del proceso
• Identificar los clientes internos y externos
• Identificar las expectativas de cada cliente
• Identificar los problemas principales del proceso
• Elaborar los diagramas de bloques del procesos (hasta el 3er nivel)
• Elaborar diagrama de procedimientos
Caso: KODAK
Se seleccionarán los grupos que presentarán el trabajo y el
caso respectivamente.
Fecha de entrega: Siguiente Sesión
Fecha de entrega: Siguiente sesion