Post on 09-Aug-2020
INTRODUCCION
SATENA inicio de inmediato el proceso de la revisión de las Tabla de Retención Documental Atendiendo los requerimientos y recomendaciones por el Archivo General de la Nación revisando cada uno de los temas , anexos, series, subseries , codificación el organigrama el tiempo de conservación para la valoración de los documentos se aplicaron criterios con cada jefe de las oficinas, teniendo en cuenta el ciclo vital de los documentos, para tal efecto se tuvo en cuenta el uso administrativo la frecuencia de consulta, la importancia de sus contenidos desde el punto de vista histórico técnico., contable legal y fiscal . los criterios que se tuvieron en cuenta para determinar la documentación a eliminar fueron igualmente analizados por las respectivas dependencias teniendo presente todos los aspectos de carácter jurídicos, Legal y verificando que no tuviesen valores segundarios, aplicando lo dispuesto en la normatividad vigente.
El presente documento permite conocer los principales conceptos sobre la implementación de la Tabla de Retención Documental, organización de los documentos de acuerdo a la ley 594 de 2000 del Archivo General de la Nación, que tienen las entidades públicas y privadas, en elaborar TRD. independiente del soporte en que produzca la información para el cumplimiento del objetivo para lo que fueron creadas, por intermedio de la resolución 157 de 2010 se aprobó la actualización e implementación de las TRD. en SATENA. A través de las TRD los funcionarios obtienen la información que les permite conocer cómo se deben clasificar los documentos misionales (Series o Subseries) y documentos de apoyo los que no figuran en la TRD. de cada oficina.
Facilitan el manejo de la información documental garantizando un servicio eficaz y
eficiente.
AMPARO PERDOMO LIDER DE GESTION DOCUMENTAL
PRESENTACION TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL DE
SATENA
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 26 FEB 2016
VERSIÓN: 06
'•._/
REPÚBLICA DE COLOMBIA
SATE/\lA IS(.Ol0MlfM
SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES "SAT EN A"
RESOLUCION No. · 1 S l DE 20� O
( ,3 G O\C >20i0\ Por la cual se actualizan e implementan las Tablas de Retención Documental de
SATENA
EL PR:::SIDENTE ( E ) DEL SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES, SATENA, en ejercicio de sus facultades, y
C O N S I D E R A N D O:
Que la Ley 80 de 1989 creó el Archivo General de la Nación y mediante Decreto 1777 de 1990 se adoptaron sus estatutos.
Que el Acuerdo No.007 de 1994, emanado del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, adopta y expide el Reglamento General de archivos.
Que el artículo 19 del Acuerdo No.007 de 1994, modificado por el Acuerdo No.012 de 1995, dispone que cada entidad establecerá un Comité de archivo legalizado mediante acto administrativo, como un grupo asesor de la alta Dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.
Que con Resolución Nº 130 de 1997, SATENA creó el Comité de Archivo de la Entidad.
Que la Ley 594 de julio 14 de 2000 "Por medio de la cual se dicta la Ley Generalde Archivos y se dictan otras disposiciones" señala las reglas y 13rincipios generales que regulan la función archivística del Estad
Que la citada normatividad, establece la obligatoriedad para las entidades públicas, de elaborar y adoptar las Tablas de Retención Documental, en aras de garantizar la eficiencia de la gestión del Estado, la conservación del patrimonio documental y el fácil acceso del ciudadano a la información contenida en los documentos de archivo de cada entidad.
Que el Acuerdo 039 del Consejo Directivo del Archivo General de la Nación, regula el procedimientCJ para la elaboración y aplicación de las Tablas de Retención Documental, en desarrollo del Artículo 24 de la Ley 594 de 2000.
Que las Tablas de Retención Documental de SATENA, fueron aprobadas por el Archivo General de la Nación, mediante ACUERDO No. 062 del 4 de septiembre de 2000.
Que para garantizar la producción, conservación y uso adecuado del patrimonio documental de SATENA, las Tablas de Retención Documental fueron actualizadas en el año 2004 (versión 2) y en el año 2008 (versión 3) con la implementación del Sistema de Gestión de Calidad, las cuales se organizaron de acuerdo al mapa de procesos.
Que dentro de las políticas y objetivos estratégicos de SATENA propuesto para las vigencia 2010-2014, está la de desarrollar un modelo de gestión administrativo ycomercial moderno, al servicio de las funciones misionales; dentro de éste se enmarcala adopción de las Tablas de Retención Documental, como un mecanismo para
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DOCUMENTO WEB
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO PRESIDENCIA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
10000-1 LIBROS
10000-1 Actas Comité Junta directiva 50 50 x x Documentos Históricos tiempo de retención total se conservan en la Oficinade la Presidencia
Actas Comité Accionistas
10000Las demás series se encuentran ubicadas en la TRD de DesarrolloOrganizacional en medio magnético o en fisico según procedimiento
APROBÓ
MG. PEDRO IGNACIO LOZANO QUINCHE
Presidencia
PROCEDIMIENTOS
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
PRESIDENCIA SECCIÓN
10000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
Área Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO OFICINA CONTROL INTERNO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
10100 ACTAS
10100-1.1 ACTAS DE COMITÉ CONTROL INTERNO 1 10 X XDocumentos con valor administrativos, jurídico. Legal, fiscal y contable seeliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo central según TRD.
lista de AsistenciaSeguimiento a las tareasAnexos
10100-2 AUDITORIAS 2 5 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
Informe Auditoria MECINotificación EvaluaciónReunión de apertura y cierrePrograma de Auditoria MECI -Informe AuditoriaEvaluación del AuditorPlan de Mejoramiento Auditoría
Seguimiento a la eficacia de acciones implementadasPlan de Auditorias internasListas de VerificaciónSeguimiento al Plan de MejoramientoDocumentos Soportes
10100-3 ASESORIAS Y ACOMPAÑAMIENTOS 2 5 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
Informes
10100-4 ARQUEOS 2 5 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Informes
10100-5 ACCIONES DE FOMENTO CONTROL INTERNO 2 5 x XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Banner boletines y medios audiovisuales
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA CONTROL INTERNO SECCIÓN
10100 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
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OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO OFICINA CONTROL INTERNO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA CONTROL INTERNO SECCIÓN
10100 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10100-6 INFORMES
10100-6-1 INFORMES DE GESTION 2 5 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Informe Seguimiento PQRSAnálisis CYG. Cartera Anticipos Presupuestal
Informe de Gestión Contractual -Aplicativo SIRECIInforme de las No conformidadesInforme Acciones CorrectivasInforme Austeridad en el GastoInforme Evaluación del RiesgoInforme Seguimiento procesos judicialesInforme Ejecutivo Anual del SCI
Informe Control Interno Contable (Aplicativo Chip)Informe Audiencia PúblicaInforme Rendición de la Cuenta FiscalInforme Transparencia ProveedoresOtros Informes
10100-7 PLAN
10100-7.1 PLAN DE ACCION 4 0 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de retención en el archivo de Gestión
Informe de Avance10100-8 PLANES DE MEJORAMIENTO
10100-8.1 CONTRALORIA GENERAL DE LA REPUBLICA 1 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de conservación en el archivo central se elimina.
Informe NotificaciónCGRSolicitudes RespuestasPlan FormuladoAvancesCertificaciónSIRECI
10100-8.2
SISTEMA DE DESARROLLO ADMINISTRATIVO-
MDN 1 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de conservación en el archivo central se elimina.
Avances
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SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA CONTROL INTERNO SECCIÓN
10100 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10100-8.3 PLAN DE MEJORAMIENTO REVISORÍA FISCAL 1 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de conservación en el archivo central se elimina.
Informe Notificación R.F.Solicitudes RespuestasPlan FormuladoAvances
10100-8.4 PLAN DE MEJORAMIENTO INSTITUCIONAL 1 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina
Informe Notificación Oficina ControlSolicitudes RespuestasPlan FormuladoAvances
10100-9 REPORTE
10100.9.1 DERECHOS DE AUTOR 4 0Documentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y Contable alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina
Seguimiento Denuncias Aymsoft
APROBÓ
ANA JUDITH IZQUIERDO DIAZ
Jefe Oficina Control InternoÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
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OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO OFICINA ASESORA JURIDICA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
10200-1 CONCEPTOS
10200-1.1 CONCEPTOS JURÍDICOS 1 19 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
Solicitud RequerimientosAnexosRespuesta
10200-2 CONTRATOS
10200-2.1 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO INMUEBLES 2 28 X X
Se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
AeropuertoContratosOtros
10200-2.2 CONTRATOS DE AGENCIAS COMERCIALES 2 28 X X
Se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratoAntecedentes
10200-2.3
CONTRATOS AGENCIAS DE TURISMO CON
GARANTÍA 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratosGarantíasDocumentos de Representación LegalOtros
10200-2.4
CONTRATOS DE TURISMO TARJETAS DE
CRÉDITO 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA ASESORA JURIDICA SECCIÓN
10200 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA ASESORA JURIDICA SECCIÓN
10200 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
ContratoDocumentos de Representación legalOtrosInformes
10200-2.5 CONTRATOS DE TURISMO PAGO ANTICIPADO 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratoDocumentos de Representación LegalOtrosInformes
10200-2.6 CONTRATOS PRECOMPRA 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratoDocumentos de Representación LegalAntecedentesOtros
10200-2.7
CONTRATOS VENTA SILLAS - PAQUETE
TURÍSTICO 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratoAntecedentesOtros
10200-2.8 CONTRATOS CHARTER 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratosAntecedentesOtros DOCUMENTO W
EB
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
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CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10200-2.9 CONTRATOS COMODATO 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratosAntecedentesOtros
10200-2.10
CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS A
CRÉDITO 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratoAntecedentesOtros
10200-2.11 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 2 28 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
ContratoRPAntecedentes
10200-3 DERECHOS DE PETICIÓN 3 7 X XUna vez se culmine el proceso y la responsabilidad legal se elimina alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central según TRD.
SolicitudAnexosRespuesta o fallo
10200-4 PROCESOS EJECUTIVOS 3 7 X XUna vez se culmine el proceso y la responsabilidad legal se elimina alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central según TRD.
DemandaFalloAnexos DOCUMENTO W
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
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10200 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10200-5 HIPOTECAS 2 10 X X
Un a vez se culmine el proceso y la responsabilidad contable legal alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.
Fotocopia Escritura Pública de Tradición del InmuebleAvalúo comercialAntecedentesFotocopia Cédula de ciudadanía del PropietarioFotocopia Escritura de Constitución de Hipoteca
Certificado de tradición y Libertad con el RegistroCancelación
10200-6 INFORMES
10200-6.1 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X X
Se elimina cuando pierda sus valores primarios. Administrativo. legal.fiscal. contable y técnico al cumplir el tiempo de conservación en el ArchivoCentral según TRD.
Informe10200-7 INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
10200-7.1
INVESTIGACIONES DISCIPLINARIAS
ORDINARIAS INTERNAS 2 8 X X
Se elimina cuando pierda sus valores primarios. Administrativo. legal.fiscal. contable y técnico al cumplir el tiempo de conservación en el ArchivoCentral según TRD. y repose en la Historia Laboral
PruebasInforme NovedadApertura DiligenciaFalloOtros
10200-7.2
INVESTIGACIONES ADMINISTRATIVAS -
FISCALES 2 8 X X
Se elimina cuando pierda sus valores primarios. Administrativo. legal.fiscal. contable y técnico al cumplir el tiempo de conservación en el ArchivoCentral según TRD. y repose en la Historia Laboral
Informe NovedadAuto AperturaInvestigaciónPruebasOtros
10200-7.3
INVESTIGACIÓN ADMINISTRATIVA
SANCIONATORIA 2 8 X X
Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
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10200 SUBSECCIÓN
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Aeronáutica
Superintendencia de Industria y ComercioOtros
10200-8 PETICIONES
10200-8.1 PETICIONES A ENTES DE CONTROL 2 3 X XUna vez evidencie toma de decisiones se elimina al cumplir el tiempo deretención en el archivo central
Comunicaciones
10200-8.2 PETICIONES EXTERNAS 2 3 X XUna vez evidencie toma de decisiones se elimina al cumplir el tiempo deretención en el archivo central
Comunicaciones10200-9 PROCESOS
10200-9.1 PROCESOS JUDICIALES ADMINISTRATIVOS 3 12 X X
Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico
DemandaContestaciónFallo
10200-9.2 PROCESOS JUDICIALES CIVILES 3 7 X X
Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios ( Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico)
DemandaContestaciónFallo
10200-9.3 PROCESOS JUDICIALES LABORALES 3 7 X X
Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios ( Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico) se conservaen la Historia Laboral
DemandaContestaciónFallo
10200-9.4 PROCESOS JUDICIALES PENALES 3 10 X X
Todos los documentos que genera un proceso Penal una vez evidencie latoma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valores primarios( Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico)
DemandaContestaciónFallo
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SERIES, SUBSERIES
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA ASESORA JURIDICA SECCIÓN
10200 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10200-9.5 ACCIONES POPULARES 3 7 X X
Todos los documentos que genera un procesos jurídico una vez evidenciela toma de decisiones se elimina según TRD por no poseer valoresprimarios ( Administrativo. Legal. Fiscal. Contable y Técnico)
DemandaContestación de la DemandaFallo
10200-10 SEGUROS
10200-10.1 SEGUROS DE AVIACIÓN 2 8 X X
Se elimina según TRD por no poseer valores primarios (Administrativo.Legal. Fiscal. Contable y Técnico) al cumplir el tiempo de conservación enel Archivo Central.
PólizasTrámitesOtros
10200-10.2 RECLAMACIÓN / MOVIMIENTO DE AVIONES 2 18 X X
Se elimina según TRD por no poseer valores primarios (Administrativo.Legal. Fiscal. Contable y Técnico) al cumplir el tiempo de conservación enel Archivo Central según TRD.
AntecedentesAnexos
10200-10.3 SEGUROS GENERALES 2 8 X X
Se elimina según TRD por no poseer valores primarios (Administrativo.Legal. Fiscal. Contable y Técnico) al cumplir el tiempo de conservación enel Archivo Central según TRD.
PólizasAntecedentesOtros
10200-11 ORDEN PRESIDENCIAL
Decisión Presidencial 1 19 X x
Se elimina una vez cumpla tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD. se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se realiza backup permanente
10200-12 PLAN
10200-12.1 PLAN DE ACCIÓN 2 3 X x
Estos documentos son digitales , se encuentran en la Intranet en el ListadoMaestro de documentos se debe realizar backup permanentementeoriginales reposan en el Área de Desarrollo Original
AvanceAcción PreventivaAcción Correctivas
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CÓDIGO OFICINA ASESORA JURIDICA
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y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA ASESORA JURIDICA SECCIÓN
10200 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10200-13 CONVENIOS COMERCIALES
Convenios Varios 2 18 X X
se conservan por ser documentos esenciales se incluye también lastipologías documentales de la serie plena de CONTRATOS , una vezcumplido su tiempo de conservación, se eliminan según TRD. siguiendo loestablecido en el manual de Gestión Documental.
OficiosOtros
10200-14 ACUERDOS COMERCIALES 2 18 x X
Se conserva por ser documentos esenciales Se incluye también lastipologías documentales. una vez cumplido su tiempo de conservación seeliminan según TRD siguiendo lo establecido en el manual de GestiónDocumental
Acuerdos variosOficiosOtros
10200-15 CONTRATOS COMERCIALES 2 18 X X
Se conserva por ser documentos esenciales Se incluye también lastipologías documentales. una vez cumplido su tiempo de conservación seeliminan según TRD siguiendo lo establecido en el manual de GestiónDocumental
ContratosOficiosOtros
10200-16 COMITÉ DE CONCILIACIÓN 2 18 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal contable unavez cumplido el tiempo de conservación en el Archivo Central se eliminasegún TRD.
Fichas TécnicasAntecedentesAnexos
10200-17 INFORMES JUNTA DIRECTIVA
Antecedentes Actas 5 95 X X Se conservan por ser documentos testimoniales.ConvocatoriaOtros
APROBÓ
SYLVIA JOHANNA VERA LOPEZ
Jefe Oficina Asesora JurídicaÁrea Gestión Documental Director Administrativo
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREADOCUMENTO WEB
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FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO OFICINA ASESORA JURIDICA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
10200.2-1 ACTAS
10200.2-1.1 ACTAS DE LA JUNTA DE CONTRATACIÓN 5 0 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión se eliminasegún TRD.
10200.2-1.2 ACTAS DE REUNIÓN CONTRATOS 5 0 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión se eliminasegún TRD.
ActasAnexos
10200.2-1.3 ACTAS SUPERVISIÓN TÉCNICA 5 0 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión se eliminasegún TRD.
ActaAnexos
10200.2-2 CONTRATOS 2 20 X X
Se incluye la tipologías documentales de la serie de acuerdo a la clase decontrato, organización de según lista de chequeo SAT-F52 se elimina alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central
10200.2-2.1 CONTRATOS DE ARRENDAMIENTO 2 20 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.
ContratoInformesPólizasActas de RecibidoAccesoriosCertificado de DisponibilidadInformes Supervisor del contratoActa de liquidación del contrato
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
CONTRATOS SECCIÓN
10200.2 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO OFICINA ASESORA JURIDICA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
CONTRATOS SECCIÓN
10200.2 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10200.2-2.2 CONTRATOS DE COMPRAVENTA 2 20 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.
ContratoAccesoriosInformesPólizasResolución aceptación pólizaRegistro Cámara de ComercioInformes supervisor del contratoActa de liquidación del contrato
10200.2-2.3 CONTRATOS INTERADMINISTRATIVOS 2 20 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.
ContratoInformesCertificado de DisponibilidadDocumentos de RepresentaciónActa de RecibidoInformes Supervisor del contratoActa de liquidación del contrato
10200.2-2.4 CONTRATOS PRESTACIÓN DE SERVICIOS 2 20 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.
ContratoInformesInformes supervisor del contratoActa de liquidación del contrato
10200.2-2.5 CONTRATO SUMINISTROS 2 20 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.
ContratoInforme supervisor del contratoActa de liquidación del contrato
10200.2-3 INFORMES
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ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO OFICINA ASESORA JURIDICA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
CONTRATOS SECCIÓN
10200.2 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10200.2-3.1 INFORMES DE GESTIÓN 5 0 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión se eliminasegún TRD.
Comunicaciones Oficiales
10200.2-4 LEASING 2 20 X X
Documentos con valores primarios administrativo. legal fiscal y contable alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central se elimina segúnTRD.
Etapa PrecontractualContratoInformesCertificado de DisponibilidadDocumento de RepresentaciónActa de RecibidoInformes supervisión del contratoActa de liquidación del contrato
APROBÓ
SYLVIA JOHANNA VERA LOPEZ
Jefe Oficina Asesora JurídicaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
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VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO OFICINA ASESORA DE PLANEACION
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
10300-1 ANALISIS OPERACIONAL Y PROYECTOS
Informes 5 15 X X
Estos documentos son digitales, de carácter permanente y se realizabackup semanalmente en el servidor del Área de Sistemas. Se eliminancuando cumpla pierda sus valores primarios
Análisis EstadísticosEstudios de rutas Modelos OperacionalesProyectosOtros
10300-2 REVENUE
Soporte a las Agencias Comerciales y Puntos de Ventas 5 15 X X
Estos documentos son digitales, de carácter permanente y se realizabackup semanalmente en el servidor del Área de Sistemas. Se eliminancuando cumpla pierda sus valores primarios
Condiciones TarifariasOtros
10300-3 ITINERARIOS
Actas 5 10 X X
Estos documentos son digitales, de carácter permanente y se realizabackup semanalmente en el servidor del Área de Sistemas. Se eliminancuando cumpla pierda sus valores primarios
Programación BasesPlanes contingencias
10300-4 CONTROL CENTRAL DE RESERVAS - CCR
Actas del Centro Control de Reservas 5 10 X X
Estos documentos son digitales y físico de carácter permanente y serealiza backup semanalmente en el servidor del Área de Sistemas. Seeliminan cuando cumpla pierda sus valores primarios
ComunicacionesActas de acompañamiento del CCRInformesBases de datosCircularesOtrosDESARROLLO ORGANIZACIONAL
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION SECCIÓN
10300 SUBSECCIÓN
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION SECCIÓN
10300 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10300-5 ACTAS 5 0 X XSe elimina cuando pierdan su valor administrativo. legal y fiscal al cumplir eltiempo de retención en el Archivo de Gestión según T.R.D.
Anexos
10300-5.1 ACTAS DE PRODUCTO NO CONFORME 5 0 XSe elimina cuando pierdan su valor administrativo. legal y fiscal al cumplir eltiempo de retención en el Archivo de Gestión según T.R.D.
ActaAnexosInforme de SeguimientoComunicaciones Oficiales
10300-6 INFORMES DE GESTIÓN 4 0 XSe elimina cuando pierdan su valor administrativo. legal y fiscal al cumplir eltiempo de retención en el Archivo de Gestión según T.R.D.
Informe de avance de planesInforme de seguimiento y medición de procesos
10300-7 PLAN ESTRATÉGICO 4 0 X X
Una vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión . El planestratégico formula y se procede a elaborar los planes de acción quemanejan las mismas variables del plan estratégico. El primero esformulado por la Alta Dirección y el segundo por los procesos de laEmpresa. y se elimina al cumplir el tiempo de conservación en el Archivode gestión según TRD.
PlanesHoja de Vida IndicadoresEvaluaciónActasComunicaciones Oficiales
10300-8
SEGUIMIENTO DE ANÁLISIS Y MEJORA DEL SISTEMA DE CALIDAD 4 0 X X
Una vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión . Seelimina al cumplir el tiempo de retención según TRD.
Seguimiento de procesos Comunicaciones Oficiales DOCUMENTO W
EB
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CÓDIGO OFICINA ASESORA DE PLANEACION
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TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
OFICINA ASESORA DE PLANEACION SECCIÓN
10300 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10300-9 SEGUIMIENTO A LOS PROCESOS 4 0 X X
Una vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión y seelimina al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestiónsegún TRD.
Seguimiento de ProcesosComunicaciones Oficiales
10300-10 ACCIÓN CORRECTIVA 4 0 X XUna vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión seelimina al cumplir el tiempo de retención
Registro de acciones correctivasSolicitud de acción correctiva
10300-11 AUDITORÍAS EXTERNA DE CALIDAD 4 0 X XUna vez se actualice o se derogué se envía al Archivo de Gestión y seelimina al cumplir el tiempo de conservación
CertificadosInforme de auditoría externaPlan de Mejoramiento
APROBÓ
TC RICARDO DIAZ FUENTES
Jefe De PlaneaciónÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
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CÓDIGO DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
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y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
10400.1-1 ACTAS
10400.1-1.1 ACTAS REUNION DEL COMITÉ DE SEGURIDAD 4 0 X X
Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente, se elimina elfisico cuando cumpla el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión
Comité SMSComité de Mercancías PeligrosasReunión Interna DESOP Departamento de Seguridad OperacionalAnexos
10400.1-2 AUDITORIAS
10400.1-2.1
AUDITORIAS DE SEGURIDAD OPERACIONAL
INTERNAS 2 5 X X
Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente, se elimina elfisico cuando cumpla el tiempo de conservación en el Archivo Central
Auditorias de Seguridad Operacional InternasAuditorias de Seguridad Operacional ExternasEncuestasReportes FOQA
10400.1-3 GESTION DEL RIESGO 10 0 X XEstos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente
ReportesInvestigación EVESOSInformes
10400.1-4
PROMOCIÓN Y COMUNICACIÓN DE SEGURIDAD
OPERACIONAL 10 0 X XEstos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente.
Premios e incentivos
Capacitaciones de Seguridad Operacional y SMSBoletinesAlertasOtros
10400.1-5 PLAN DE RESPUESTA A EMERGENCIAS 4 0 X XEstos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente
Acta simulacrosCoordinaciones InternasCoordinaciones externas
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE SEGURIDAD OPERACIONAL SECCIÓN
10400 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
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CÓDIGO DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
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y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE SEGURIDAD OPERACIONAL SECCIÓN
10400 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10400.1-6 PLATAFORMA ESTRATEGICA 4 0 X XSe eliminan en el Archivo de Gestión por perder su valor administrativo. Deacuerdo a lo estandarizado para toda la empresa
CronogramasNombramientosOtros
10400.1-7 COMUNICACIONES OFICIALES 3 0 X
Se eliminan por perder su valor administrativo, legal, fiscal, técnico ycontable al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestiónsegún TRD.
ComunicacionesInternas y ExternasOtros
10400.1-8 INFORMES 12 0 XEstos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario responsable
Informes de Psicología10400.1-9 REGISTRO PSICOLOGICO 20 80 x X Documentación conservación total uso exclusivo del psicólogo
Informes de psicología Pruebas PsicológicasOtros
APROBÓ
TC JEEKSON MARTIN ROMERO TORO
Área De Seguridad OperacionalÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
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OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO DEPARTAMENTO DE SEGURIDAD
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y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
10400.2-1 BASE DE DATOS SEGURIDAD 3 10 X XSe debe realizar un backup periódicamente. Vigentes mientras no secambie la versión.
Documentos Escaneados
10400.2-2 SECCION CANINA 1 5 X XVigencia mientras el Canino este activo o se entregue en adopción con lospapeles
ReentrenamientosCertificación de especialidadControl MedicoConsumo de alimentación
10400.2-3
PROCEDIMIENTOS DE SEGURIDAD
AEOROPORTUARIA 1 3 X X
Se eliminan por perder su valor administrativo, legal, fiscal, técnico ycontable al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestiónsegún TRD.
Expedición y control permiso vehicular y personalEmpleo de caninos en la inspección de narcóticos y explosivosRevisión material aeronáuticoHallazgo de sustancias narcóticas y explosivasutilización detector de metalesTransporte de ArmasVuelos Chárter
10400.2-4 CARNETIZACION AEROPUERTOS 2 5 X X
Se eliminan por perder su valor administrativo, legal, fiscal, técnico ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Radicación documentación personalLegalización carnetizacionRadicación documentación vehicular
10400.2-5 PROGRAMAS DE INSTRUCCIÓN 2 4 X X
Se eliminan por perder su valor administrativo, legal, fiscal, técnico ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
CapacitacionesVisitas a basesPlanillas control asistencia
10400.2-6 INFORMES DE GESTION 1 5 x x
Documentos digitalizados en el computador del funcionario responsablerealizando backup permanente al cumplir el tiempo de retención en elArchivo Central se elimina el fisico
Aeronáutica CivilConcesionarios
APROBÓ
CT. DENNY EMERSON CHAMORRO CHAMORRO
Área De Seguridad AeroportuariaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE SEGURIDAD AEROPORTUARIA SECCIÓN
10400 SUBSECCIÓN
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ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
10500 ACTAS
10500-1 ACTAS DEPARTAMENTO TI 2 0 X X
Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario.se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elfisico al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión
Comunicaciones OficialesAnexos
10500-1.2
ACTAS COMITÉ SEGURIDAD DE LA
INFORMACION 2 5 X X
Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elfisico al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central
10500-2 COPIAS DE SEGURIDAD 2 3 X X
Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elfisico al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central
Informe copias de seguridad
10500-3 GOBIERNO EN LINEA 3 7 X X
Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente se elimina elfisico cuando cumpla el tiempo de retención en el archivo Central
ActasSeguimientoDirectivasAnexos
10500-4 PLAN 2 8 x x
Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente se elimina elfisico cuando cumpla el tiempo de retención en el archivo Central
DEPARTAMENTO T.Iindicadores
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION SECCIÓN
10500 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
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ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION SECCIÓN
10500 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10500-5 PROYECTOS TECNOLOGICOS 2 3 X X
Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente se elimina elfisico cuando cumpla el tiempo de retención en el archivo Central
Estudios previos electrónicosEstudios de Mercado Electrónicos Acta del Proyecto
10500-6 DOCUMENTACION SGC -DEPARTAMENTO DE T.I. 3 7 X X
Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina elfisico al cumplir el tiempo de conservación en el Archivo Central
soportes: Indicadores, planes de acción, planes de mejoramiento, no conformidades, riesgos, oportunidades de mejora, caracterización, matriz de correlación, funciones entre otros anexos
10500-7 REGISTRO DE INCIDENCIAS INFORMATICAS 2 3 X X
Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente se elimina elfisico al terminar el tiempo de retención en el Archivo Central
Informes Electrónico o Actas de InformesAREA DE GESTION DE TELECOMUNICACIONES
10500-8 ACTAS GESTIÓN DE COMUNICACIONES 2 0 X XSe eliminan cuando pierdan su valor administrativo, lega, fiscal, técnico alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión l según TRD.
Actas externas
10500-8 ACTAS GESTIÓN DE COMUNICACIONES
10500-8.1 ACTAS DE REUNION 2 0 X XSe eliminan cuando pierdan su valor administrativo, lega, fiscal, técnico alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión l según TRD.
Comunicaciones OficialesAnexos
10500-9 CUENTA CORPORATIVA 3 0 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, lega, fiscal, técnico alcumplir el tiempo de conservación en el Archivo de Gestión .Autorizadaspor la Vicepresidencia
SolicitudesReposiciones Autorizado por el Área de Gestión TelecomunicacionesInclusiones Autorización por la VicepresidenciaCancelaciones
Línea Nuevas Autorización por la VicepresidenciaSoportes
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CÓDIGO: SAT-F118
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ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA PRESIDENCIA
CÓDIGO DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DEPARTAMENTO DE TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION SECCIÓN
10500 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
10500-10 CONTROL DE EQUIPOS 3 5 X X
Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente se elimina elfisico al terminar el tiempo de retención en el Archivo Central
Hojas de vida Equipos SAT-F187 (Radios)Otros
10500-11 INFORMES
10500-11.1 INFORMES EQUIPOS MOVILES 3 0 X X
Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente , Novedades delusuario directamente al Área Gestión de Comunicaciones
Historial del equipo Responsabilidad del Usuario
10500-11.2 ENTREGA EQUIPOS TELECOMUNICACIONES 3 0 x x
Estos documentos son digitales . se conservan en el computador delfuncionario se debe realizar un backup permanentemente , Novedades delusuario directamente al Área Gestión de Comunicaciones se elimina elfisico al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Formato SAT-F05celulares. Avantel ,modem, radios, otros
APROBÓ
WILLIAM TORRES ACERO
Departamento De Tecnologías De La InformaciónÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
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FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO VICEPRESIDENCIA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
20000-1 ACTAS
20000-1.1 ACTAS DEL COMITÉ ADMINISTRATIVO 5 95 X XDocumentos originales reposan en el Área de Desarrollo Organizacional yen las Áreas que están a cargo. Se conserva por ser documentostestimoniales. Reproducir en medio magnético
Junta DirectivaAsamblea General de Accionistas Convenios Interadministrativos Contratos CerrejónSeguimiento Contratación Dirección Técnica Comité CombustiblesComité AgenciasHoras Extras Antitrámites y GEL Análisis Estratégico Producto no conforme Otros
20000-2 AUDIENCIAS PUBLICAS 5 95 X XDocumentos originales reposan en el Área de Desarrollo Organizacional yen las Áreas que están a cargo. Se conserva por ser documentostestimoniales. Reproducir en medio magnético
Informe Rendición de Cuentas InvitaciónInforme Control Interno Comunicaciones Oficiales Lista de ChequeoEncuesta Para la Evaluación Audiencia PúblicaOtros
2000-3 BOLETINES INFORMATIVOS
Internos 10 0 x xInformación que se conserva en el computador del responsable de laoficina de Comunicaciones Publicas y Organizacional realizando backuppermanente.
ExternosAPROBÓ
CR. RAFAEL FERNANDO CERON ROJAS
VicepresidenciaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
PROCEDIMIENTOS
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
VICEPRESIDENCIA SECCIÓN
20000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
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FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
21000-1 AUDITORIAS
21000-1.1
AUDITORIAS INTERNAS ASEGURAMIENTO
TECNICO 2 5 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente se eliminauna vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central
TalleresBases Auxiliares Áreas Internas
21000-1.2
AUDITORIAS EXTERNAS ASEGURAMIENTO
TECNICO 2 5 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente se eliminauna vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central
Talleres TARProveedores de turbo combustibles Proveedores de servicios Aéreos Otros ProveedoresCentros de InstrucciónServicio de Asistencia en Tierra
21000-1.3
AUDITORIAS AERONAVEGALIDAD CONTROL
CALIDAD 2 20 X XDocumentos con valor administrativo. Jurídico, legal, fiscal, contable seelimina una vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central
Auditorias aeronaves UAEACAseguramiento
21000-2 AUTORIZACIONES CONTROL DE CALIDAD 1 5 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente se eliminauna vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central
Autorizaciones Especiales Técnicos Extensiones MEL Autorizaciones Especiales Inspectores
21000-3 AERONAUTICA CIVIL 2 5 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente se eliminauna vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central
Tramites 21000-4 BASES DE DATOS
21000-4.1 BASES DE DATOS ASEGURAMIENTO TECNICO 1 4 X XEstos documentos son digitales se guardan en el computador de cadafuncionario se realiza backup permanente
Quality Assurance
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA SECCIÓN
21000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
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ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA SECCIÓN
21000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
21000-4.2
BASES DE DATOS ESCUELA DE
ENTREANAMIENTO 20 0 X X
Estos Documentos se conservan en medio magnético en el computador decada funcionario se realiza backup permanente se incluye en la base dedatos
Bases de datos de Entrenamiento Técnico Calificación InstructoresManuales de Entrenamiento Evidencias Cursos Quality ASSURANCE
21000-5 CERTIFICACIONES DE PASANTIAS 1 10 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente se eliminauna vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central
Solicitud a la UAEACAprobaciónCertificación de Pasantías
21000-6 CONTINUIDAD DE LA INSPECCION 2 0 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.
21000-7 CONTROL DE ELEMENTOS EN CUARENTENA 3 0 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.
21000-8 CONTROL DE FIRMAS 20 30 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminasegún T.R.D.
Personal de InspectoresPersonal de Mantenimiento
21000-9 CONTROL DE LA FORMA SAT-MAN-008 2 10 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente se eliminauna vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central
21000-10
CONTROL DE TALLERES EXTERNOS CONTROL
CALIDAD 1 20 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente se eliminauna vez prescriba la retención en el archivo de gestión y central
HOJAS DE Talleres Externos21000-11 EVALUACIONES ENTRENAMIENTO TECNICO
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CÓDIGO: SAT-F118
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FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA SECCIÓN
21000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
21000-11.1
EVALUACIONES CURSOS FORMALES Y
ESPECIALES 2 3 X X
Una vez cumpla el tiempo de retención en el Archivo Central debe ser partede las Historias Laborales instrucción retirados esta serie es deconservación total.
Especiales Formales
21000-11.2
EVALUACIONES DESEMPEÑO INSTRUCTORES Y
CURSOS 2 0 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético que seincluye en la base de datos en el computador de cada funcionario se realizabackup permanente se elimina una vez prescriba la retención en el archivode gestión y central
21000-12 HISTORIAS LABORALES
21000-12.1 HISTORIAS LABORALES INSTRUCCIÓN ACTIVOS 20 80 X X X
Las historias laborales del personal técnico activo. se deben organizar deacuerdo al manual de instrucciones y entrenamiento técnico que seencuentra en la intranet. su conservación es total
Datos Personales Experiencia Laboral Información Técnico Profesional Copias de los Documentos e identificación de las Licencias Relación de los cursos técnicos realizaos, con fecha, número de horas y entidad
Cuadro Control Vencimiento de cursos , Cuadro Evidencias , entrega de carne, vencimiento de cursos comunicacionesDocumentos Instructores autorizados (cuadro instrucción autorizada, evaluación, habilidades y competencias y instructor, control horas practicas Instructor
21000-12.2
HISTORIAS LABORALES INSTRUCCIÓN
RETIRADOS 20 80 X X
Documentos en fisico y medio magnético en el computador de losfuncionarios de entrenamiento técnico y se realiza backuppermanentemente, estos documentos pasan a ser parte de HISTORIASLABORALES ( INTRUCCION ACTIVOS) de esta misma TRD. paraconservación total
Datos Personales Experiencia Laboral Información Técnico Profesional Copias de los Documentos e identificación de las Licencias Relación de curos técnicos realizados, con fecha, número y hora de la entidad.
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA SECCIÓN
21000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
Cuadro Control Vencimiento de Cursos , Cuadro Evidencias , entrega de carne, vencimiento de cursos EvaluacionesComunicacionesDocumentos instructores autorizados (cuadro instrucción autorizada, evaluación, habilidades y competencias instructor, control horas practicas Instrucción
21000-13 MANUALES
21000-13.1 MANUAL ANALISIS Y VIGILANCIA CONTINUA 20 80 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente suconservación total
21000-13.2 MANUAL GENERAL DE MANTENIMIENTO 20 80 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente suconservación total
21000-13.3 MANUAL MEL AERONAVES 20 80 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente suconservación total
21000-13.4
MANUAL DE INSTRUCCIÓN Y ENTRENAMIENTO
TECNICO 20 80 X x
Estos documentos son físicos y digitales se conservan en el computadorde cada funcionario se realiza backup permanentemente. Su conservaciónes total
21000-13.5
MANUALES PARA INSTRUCCION DEL
PERSONAL TECNICO 20 80 X x
Estos documentos son físicos y digitales se conservan en el computadorde cada funcionario se realiza backup permanentemente. Su conservaciónes total
21000-14 PROCESOS
21000-14.1
PROCESO DE DEVOLUCION DE AERONAVES
SATENA 20 80 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente suconservación total
21000-14.2 PROCESO DE CETIFICACION DE AERONAVES 20 80 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente suconservación total
21000-14.3 PROCESOS DE CAPABILITY 20 80 X X
Estos Documentos se conservan en fisico y medio magnético en elcomputador de cada funcionario se realiza backup permanente suconservación total
21000-15 PROGRAMAS
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA CALIDAD TECNICA SECCIÓN
21000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
21000-15.1 PROGRAMAS DE ENTRENAMIENTO 2 3 X X
Estos documentos son físicos y digitales se conservan en el computadorde cada funcionario se realiza backup permanentemente. Se eliminacuando cumpla el tiempo de conservación en el archivo Central
ProgramaPresupuesto asignado al año fiscal Relación de Instructores listado de personal Actas ( Reuniones de Entrenamiento Técnico, Reuniones con Escuelas) Cronograma y seguimiento
21000-15.2
PROGRAMAS DE AUDITORIAS DE
ASEGURAMIENTO TECNICO 2 3 X X
Estos documentos son físicos y digitales se conservan en el computadorde cada funcionario se realiza backup permanentemente. Se eliminacuando cumpla el tiempo de conservación en el archivo Central
ProgramaCronogramaAnexos
21000-16 REGISTROS DE ENTRENAMIENTO 20 80 X X
Estos documentos son físicos y digitales se conservan en el computadorde cada funcionario se realiza backup permanentemente. Su conservaciónes total
Correo CitaciónComunicaciones AeronáuticasFormato aprobación de Programas de Entrenamiento Recurrente y especial Informe General de Instrucción Notas Parciales Control de TemasControl de Asistencia
APROBÓ
JAIME NAVARRO
Departamento Administrativo De La Calidad TécnicaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
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CÓDIGO DIRECCION DE OPERACIONES
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22000-1 ACTAS OPERACIONES 2 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
Actas reunion de Operaciones Actas de Entrega
22000-2 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
Informe AERONAUTICAInforme FACInformes InternosInformes Concesiones Aeroportuarias
22000-3 FACTURACION 5 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
Planillas Especiales de Pago Facturacion Concesiones Aeroportuarias
22000-4 AUDITORIAS 5 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
Seguimiento Plan de Accion
22000-5 PROGRAMACION DE VUELO 6 0 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
Formatos Mensuales por Equipo
22000-6 CIRCULARES 2 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
InofrmativasOperativasProcedimentales
22000-7 REGISTROS DE COMBUSTIBLE 3 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
22000-8 INFORMES INGENIERIA DE OPERACIONES 2 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
Informes Externos
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PROCEDIMIENTOS
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22000 SUBSECCIÓN
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PROCEDIMIENTOS
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DIRECCION DE OPERACIONES SECCIÓN
22000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
22000-9 INFORMES EFB 3 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
22000-10 ESTADISTICAS HORAS DE VUELO 5 15 X XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminapor carecer de valores primarios
Registros de VueloConsolidado Records IndividualesOtros
22000-11 ORDENES DE VUELO 3 5 X XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminapor carecer de valores primarios
Ordenes de vuelo proyectosordenes de vuelo cumplidas
22000-12
ACTAS DE REUNION O COMITÉ ESCUELA DE
OPERACIONES 4 0 X XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina por carecer de valores primarios
Actas
22000-13
CARPETA DE VUELO PERSONAL PILOTOS
MILITAR Y CIVIL ACTIVOS 20 80 x XCarpeta que se unifica a la Historia Laboral que reposa en la Dirección delTalento Humano una vez se retire el Piloto Civil . Su conservación es total
Fotocopia de: cedula. licencia. certificado medico. visa y pasaporteCertificados de Cursos especialesSimuladores (Inicial. recurrente y pro eficiencia)Escuela de tierraNovedades y control de vacacionesDocumentos adicionales (diplomas. informes. exámenes)Autonomías (personal Militar)
22000-14
CARPETA DE VUELO PERSONAL TRIPULANTES
DE CABINA DE PASAJEROS 20 80 x XCarpeta que se unifica a la Historia Laboral que reposa en la Dirección delTalento Humano una vez se retire el Piloto Civil . Su conservación es total
Fotocopia de: cedula. licencia. certificado medico. visa y pasaporteCertificados de Cursos especialesEscuela de tierraNovedades y control de vacacionesDocumentos adicionales (diplomas. informes. exámenes)
22000-15 HOJAS DE VIDA DESPACHADORES 20 80 X X
Se organizan de acuerdo a la normatividad de la Aeronáutica. una vez sedesvincule se debe enviar al archivo de Gestión Humana o al archivocentral según sea el caso. Conservación total
Fotocopia de: cedula. licencia. certificado medico. visa y pasaporteCursos recurrentes (equipos)Curso Mercancías PeligrosasHoras de observador (equipos)
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PROCEDIMIENTOS
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22000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
22000-16 ENTRENAMIENTO CURSOS ESPECIALES 4 0 XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina por carecer de valores primarios
22000-17 ENTRENAMIENTO CURSOS DE TIERRA 4 0 XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina por carecer de valores primarios
Entrenamiento Pilotos
Entrenamieto Tripulantes de Cabina de PasajerosEntrenamiento Despachadores
22000-18 DOCUMENTOS HABILITACION 5 0 XUna vez prescriba el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina por carecer de valores primarios
Chequeador de Rutas Pilotos Chequeador Examinador de Simulador Instructores
22000-19
DOCUMENTOS HISTORICOS CARPETAS DE
VUELO 20 80 X XCarpeta que se unifica en la Historia Laboral que reposa en la Direccion deTalento Humano una vez se retire el piloto civil. Su conservación es total
22000-20 INFORMES ESCUELA DE OPERACIONES 2 8 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
22000- 21 ACTAS DIARIAS CCO 5 0 X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.
Anexos
22000-22 ACTAS DE AREA CCO 5 0 X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.
ActasAnexos
22000-23 CCO 3 5 x x
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminasegún T.R.D.
Control de Operaciones DiariaSolicitud Extensiones NOTAMProgramación Turnos
22000-24 ESTADISTICAS CCO 3 5 X x
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal contableal cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina segúnT.R.D.
Control de FacturaciónCertificaciones
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PROCEDIMIENTOS
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DIRECCION DE OPERACIONES SECCIÓN
22000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
22000-25 INFORMES DE GESTIÓN CCO 2 0 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable AL cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.
Informes Internos y Externos
22000-26
INFORMES DE GESTION NORMAS ESTANDARES
Y PROCEDIMIENTOS
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable AL cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se eliminasegún T.R.D.
22000-27 INFORMES DE GESTION CABIN OPERATION 2 0 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable AL cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.
Infomres Internos y Externos
22000-28 INFORMES DE GESTION BASE MEDELLIN 2 0 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal y fiscal ycontable AL cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión seelimina según T.R.D.
Informes Internos y Externos
APROBÓ
CR CARLOS ALBERTO GUTIERREZ
Director Operaciones AéreasÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
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23000-1 ACTAS DE COMITÉ TECNICO 5 10 X X
Documentos se encuentran digitalizados en el computador del funcionarioresponsable se eliminan el fisico cuando pierde valor administrativo.jurídico. legal fiscal y Contable según TRD.
Ordenes del día
23000-2 CIRCULARES DIRECCION TECNICA 5 0 x xSe eliminan cuando pierdan su valor administrativo. legal y fiscal Y cumplael tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
DIRECCIONAMIENTO TECNICA
23000-4 AUDITORIAS DIRECCIONAMIENTO TECNICO 5 5 x X
Se elimina el fisico cuando pierdan sus valores primarios. Los documentosse encuentran digitalizados en el computador del funcionario responsablese realiza backup permanente
Entes InternosEntes Externos
23000-5 SEGURIDAD EN MANTENIMIENTO 5 5 x xSe eliminan cuando pierdan sus valores primarios. Los documentos seencuentran en medios magnéticos.
ActasGestión SeguridadInvestigacionesINGENIERIA Y PLANEACION
23000-6 PUBLICACIONES BIBLIOTECA TECNICA 20 80 X X XSoftware Y Aplicativos de las casas fabricantes para Manuales Se conservan mientras este vigente las Aeronaves en SATENAFormatos
23000-7
REGISTRO Y CONTROL HISTORICO DE
AERONAVES 20 80 X X Se conservan Totalmente, son documentos históricos de SATENAServiciosInspeccionesContratosProgramas de MantenimientoTareas de Mantenimiento
Programación Trabajos de Mantenimiento SAT-F295Alertas de IngenieríaNon Routine ÍtemPeso y BalanceOrdenes de IngenieríaSolicitudesAML (Aircraft Mantease Log)Directivas de Aeronavegabilidad - BoletinesTrazabilidadesRegistro de Llantas
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23000 SUBSECCIÓN
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23000-8 PROGRAMAS DE MANTENIMIENTO AERONAVES 20 80 X X Se conservan Totalmente, son documentos históricos de SATENANormasProcedimientosDocumentos técnico CartaTareas de MantenimientoMaster Ordenes de IngenieríaBiweekly AD
23000-9 LOG BOOKS- PLANEACION Y PROGRAMACION
23000-9.1
PLANEACION Y PROGRAMACION DEL
MANTENIMIENTO DE AERONAVES 20 80 X X X Se conservan Totalmente, son documentos históricos de SATENAEstadística técnicaRequerimiento de Presupuestal AnualSeguimiento, Control y Cierre de Paralización Aeronave a partir de tres días
23000-9.2 LOG BOOK Y HELICE 20 80 x x Su conservación es total por ser documento histórico de SATENALog Book MotoresLog Book Hélices
23000-9.3 LOG BOOK AERONAVE 20 80 x x Su conservación es total por ser documento histórico de SATENAAeronavesPROCESOS LOGISTICOS
23000-9.4 PLANEACION MANTENIMIENTO MAYOR 5 10
Se conserva totalmente por ser documentos históricos en medio magnéticoen el computador del funcionario responsable y el fisico se elimina alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Planes y Servicios Mayores -ActasPlanes de Motores-Helices- Trenes
23000-9.5 PLANEACION MANTENIMIENTO MENOR 5 10 X X
Se conserva totalmente por ser documentos históricos en medio magnéticoen el computador del funcionario responsable y el fisico se elimina alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Planes de Componentes contralados SAT-ING 079Planes Documentales Técnicos SAT-ING 081 Y Tareas fuera de Fase SAT-ING 080Entrega Componentes con Tiempos y Conceptos SAT-ING 082
23000-9.6 PROGRAMACION 5 10 X X
Se conserva totalmente por ser documentos históricos en medio magnéticoen el computador del funcionario responsable y el fisico se elimina alcumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Programación a 60 días de seguimientoOrdenes de Ingenieria Master
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23000 SUBSECCIÓN
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23000-10 LEGALIZACIONES DE ANTICIPOS 2 10 X XDocumentos con valor administrativo. jurídico. legal y fiscal al cumplir eltiempo de conservación en el Archivo Central se elimina
OficiosFacturasCarta de aceptaciónRecibo a satisfacción
23000-11 ACTAS
23000-11.1 ACTAS POCESOS LOGISTICOS 5 0 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Comunicaciones OficialesAnexos
23000-11.2 ACTAS ALMACÉN AERONÁUTICO 5 0 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Comunicaciones OficialesAnexos
23000-11.3 ACTAS DE BAJA 5 0 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
DestrucciónAnexos
23000-11.4 ACTAS DE VENTA 5 0 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Comunicaciones OficialesAnexos
23000-11.5 ACTAS DE CAPACITACIÓN 5 0 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Comunicaciones OficialesAnexos
23000-12 ACTAS DE CIERRE DE INVENTARIO 5 0 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Comunicaciones OficialesAnexos
23000-13 AERONAVES 5 10 X x
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
ImportaciónNacionalizaciónProveedores
InternacionalesReparaciones en el Exterior
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23000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
23000-14 AUTORIZACIONES 3 8 X x
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
Certificado de autorizaciónOrden de AltaFacturaCopia Carta de AceptaciónOtros
23000-15 CARTAS DE ACEPTACIÓN 3 8 X x
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
Otros
23000-16 CONSUMO DE COMBUSTIBLE 2 10 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
Formato de Solicitud de Prueba de CombustibleComprobante de Entrega de Combustible
23000-17 FACTURAS DE COMBUSTIBLE 3 8 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
Otros23000-18 IMPORTACIONES
23000-18.1 AVIONES 20 80 X xSe deben conservar totalmente. por la importancia de la documentaciónpara SATENA.
Declaración de ImportaciónGuía AéreaFactura ComercialLicencia ImportaciónCertificación del Seguro
23000-18.2 REPUESTOS IMPORTACION 20 80 X XSe deben conservar totalmente. por la importancia de la documentaciónpara SATENA.
Declaración de ImportaciónAutorización de EmbarqueGuía AéreaFactura ComercialLicencia ImportaciónCertificación del Seguro
23000-19 EXPORTACIONES
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23000 SUBSECCIÓN
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23000-19.1 AVIONES 20 80 X x X
El tiempo de retención es total por la importancia de la documentación paraSATENA. Conservar digitalizado en el computador del funcionarioresponsable realizar backup permanente.
Declaración de ExportaciónAutorización de EmbarqueFactura ComercialGuía AéreaSelectividadPermanencia en el EXTERIORDeclaración de Impuesto Soporte
23000-19.2 REPUESTOS EXPORTACION 20 80 X X X
El tiempo de retención es total por la importancia de la documentación paraSATENA. Conservar digitalizado en el computador del funcionarioresponsable realizar backup permanente.
Declaración de ExportaciónAutorización de EmbarqueFactura ComercialGuía AéreaSelectividadPermanencia en el exteriorDeclaración del Impuesto Soporte
23000-20 MOVIMIENTO DE ALMACÉN
23000-20.1 ÓRDENES DE ALTA 4 8 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
Sin Costo – Transición
Otros
23000-20.2 VALES DE EGRESO 4 8 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
AeronáuticaReparaciónTransiciónRolls Royce
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23000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
23000-21 INVENTARIOS 4 8 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
ReparablesAeronáutica
23000-22 SOPORTE LOGÍSTICO 5 10 X X
Se eliminan cuando pierdan su valor administrativo, legal , fiscal, contablese elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central segúnTRD.
AlmacenamientoMantenimientoRepuestosHerramientas
23000-23 TRAZABILIDAD 20 80 X XDocumentos que cuando se instala el repuesto pasan a formar parte delcomponente y se entregan al área de Ingeniería.
ComponentesRepuestosAREA DE MANTENIMIENTO
23000-24 TALLERES DE APOYO AERONAUTICO 5 10 X X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina.23000-25 VALES DE PEDIDOS SIN DOCUMENTACION 5 10 X X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina.23000-26 EXTENSION MEL 5 10 X X Al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central se elimina.
23000-27 ACTAS MENSUALES CONFIABILIDAD 2 3 X X
Documentos digitalizados en el computador del funcionario responsable serealiza backup permanente se elimina el fisico al cumplir el tiempo deretención en el archivo Central
ActaAnexos
23000-28 COPIAS DE AML 2 3 X X
Documentos digitalizados en el computador del funcionario responsable serealiza backup permanente se elimina el fisico al cumplir el tiempo deretención en el archivo Central
APROBÓ
TC HECTOR GERMAN DIAZ
Director TecnicaÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREADOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION COMERCIAL
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
24000-1 ACTAS 2 5 X X
Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elarchivo fisico cuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscaly contable y cumpla el tiempo de retención en el archivo Central segúnTRD.
24000-2 CIRCULARES 5 X X
Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina elarchivo fisico cuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal .contable y cumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
InformativasProcedimentales
24000-3 SATENA TOURS 5 X X
Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminancuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal . contable ycumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión según TRD.
Contratos InteradministrativosInformesComunicaciones
24000-4 INFORMES DE GESTION COMERCIAL
24100-4.1 INFORMES DE GESTION 2 3 X X
Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elarchivo fisico cuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscaly contable y cumpla el tiempo de retención en el archivo Central segúnTRD.
InformesPresentacionesPlan de AcciónCapacitacionesComunicaciones
24000-5 SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD 2 2 X X
Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Se eliminan elarchivo fisico cuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscaly contable y cumpla e tiempo de retención en el archivo Central segúnTRD.
Manual del Proceso ComercialProcedimientosFormatos del Proceso ComercialAuditoriasMapa de RiesgosAcciones CorrectivasAcciones PreventivasListado Maestro de Registros y DocumentosMERCADEO Y PIBLICIDAD
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION COMERCIAL SECCIÓN
24000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION COMERCIAL SECCIÓN
24000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
24000-6 DISEÑOS PUBLICITARIOS 10 X
Informes
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del área. Sedebe realizar un backup permanentemente. Se eliminan al cumplir pierdasus valores primarios.
Comunicaciones
24000-7 CANJES Y EVENTOS 2 18 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del área. Sedebe realizar un backup permanentemente. Se eliminan al cumplir pierdasus valores primarios
24000-8 Canjes publicitarios 5
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del área. Sedebe realizar un backup permanentemente. Se eliminan al cumplir pierdasus valores primarios
24200-9 Eventos 5
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador del área. Sedebe realizar un backup permanentemente. Se eliminan al cumplir pierdasus valores primarios
Informes y Comunicaciones24000-10 INFORMES DE MERCADEO Y PUBLICIDAD 2 3 X X
24000-10.1
INFORMES DE GESTIÓN MERCADEO Y PUBLICIDAD
Se guardan en el computador del área. Se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan al cumplir pierda sus valores primarios.
InformesComunicaciones
24000-11 REGISTRO FOTOGRÁFICO HISTORICO 2 98 X La conservación es total por ser documentos históricos de SATEANA.Publicidad Son documentos históricos por tal razón se deben conservar.Registro de FotosRegistro de Eventos
24000-12 BASES DE DATOS VENTAS PRESENCIALES 8 5 X X
Se realiza backup Estos documentos son físicos y digitales. se guardan enel computador de cada oficina. se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo.jurídico. legal. fiscal , contable y cumple el tiempo de retención en elArchivo Central según TRD.
24000-13 REPORTE ESTADISTICO DE VENTAS 8 5 X X
Se realiza backup Estos documentos son físicos y digitales. se guardan enel computador de cada oficina. se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo.jurídico. legal. fiscal , contable y cumple el tiempo de retención en elArchivo Central según TRD.
24000-14 CANALES DE DISTRIBUCION 8 5 X X
Se realiza backup Estos documentos son físicos y digitales. se guardan enel computador de cada oficina. se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo.jurídico. legal. fiscal , contable y cumple el tiempo de retención en elArchivo Central según TRD.
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION COMERCIAL SECCIÓN
24000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
24000-15 CLIENTES CARGA 5 0 X X
Se debe realizar un backup Estos documentos son físicos y digitales. seguardan en el computador de cada oficina. se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo.jurídico. legal. fiscal y contable y cumple el tiempo de conservación en elArchivo Central según TRD.
PropuestasAcuerdosInformesComunicaciones
24000-16 GUÍAS CARGA
24000-16.1 Guías Entregadas 3 0 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan una vez prescriba el tiempo de retención en el archivode Gestión y se liquide el contrato de transporte.
24000-16.2 Guías Recibidas 3 0 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan una vez prescriba el tiempo de retención en el archivode Gestión y se liquide el contrato de transporte.
24000-16.3 Pre guías 2 X X
Documentos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan una vez prescriba el tiempo de retención en el archivode Gestión y se liquide el contrato de transporte.
24000-17 INFORMES VENTAS PRESENCIALES
24000-17.1 Informes de Gestión 2 3 X X
Se debe realizar un backup Estos documentos son físicos y digitales. seguardan en el computador de cada oficina. se debe realizar un backuppermanentemente. Se eliminan cuando pierda su valores administrativo.jurídico. legal. fiscal y contable y cumple el tiempo de conservación en elArchivo Central según TRD.
InformesComunicaciones
24000-18 MANIFIESTOS DE CARGA
24000-18.1 MANIFIESTO DE CARGA DEVUELTO 2 x
Documentos físicos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el Archivo deGestión según TRD.
FormatoAnexos
24000-18.2 MANIFIESTO DE CARGA ENVIADOS 2 XDocumentos físicos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan al cumplir el tiempo de retención
FormatoAnexos
24000-18.3 MANIFIESTO DE CARGA CORREO INTERNO 2Documentos físicos que por su valor administrativo. jurídico. legal. fiscal ycontable. se eliminan al cumplir el tiempo de retención
Formato XAnexos
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION COMERCIAL SECCIÓN
24000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
24000-19 NEGOCIOS ESPECIALES 5 X X
Estos documentos son digitales se realiza backup permanente seconservan en el computador de cada oficina, Se elimina el archivo en fisicocuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal , contable ycumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Vuelos ChárterCerrejónOxy
Vuelos Especiales (AirCaribe-Helicol-Searca-Otros)
24000-20 SEGUIMIENTO A CONTRATACIONES 5 X X
Estos documentos son digitales se realiza backup permanente seconservan en el computador de cada oficina, Se elimina el archivo en fisicocuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal , contable ycumpla el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Contrataciones Agencias ComercialesContrataciones Agencias de ViajesInformes y Comunicaciones
24000-21 PROGRAMAS Y BENEFICIOS COMERCIALES 2 18 X X
Estos documentos son digitales se realiza backup permanente seconservan en el computador de cada oficina, Se elimina el archivo en fisicocuando pierda su valores administrativo. jurídico. legal. fiscal , contable ycumpla el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
Convenios CorporativosAlianza Corporativa
24000-22 PASAJEROS FRECUENTES 3
Estos documentos son solo digitales y se guardan en el computador delárea. se debe realizar backup periódicamente. Se elimina al cumplir eltiempo de retención , en el Archivo de Gestión según TRD.
Tarjeta JovenComunicaciones
24000-23 SEGUIMIENTOS 5 X
Estos documentos son solo digitales y se guardan en el computador delárea. se debe realizar backup periódicamente. Se elimina al cumplir eltiempo de retención , según TRD.DOCUMENTO W
EB
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION COMERCIAL SECCIÓN
24000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
Seguimiento Agencias ComercialesSeguimiento Agencias de Viajes y TurismoInformes y ComunicacionesVENTAS ESPECIALES Y NO PRESENCIALES
24000-24
BASES DE DATOS VENTAS ESPECIALES Y NO PRESENCIALES 2 8 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente.
Call Center
24000-25
INFORMES VENTAS ESPECIALES Y NO PRESENCIALES
24000-25.1 INFORMES DE GESTION 2 3 X X
Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. se eliminancuando pierdan sus valores primarios.
InformesComunicaciones Reporte de Ventas Call center página Web Ventas Grupales
24000-26
PROCESOS DE CONTRATACION DE VENTAS NO PRESENCIALES
Los documentos originales se deben entregar a la oficina Jurídica o al Áreade Contratos.
Propuestas 2 3 X XInformesComunicacionesSERVICIO AL CLIENTE
24000-27 ENCUESTAS DEL SERVICIO 2 2 X X Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo centralFormatoInformeComunicacionesanexos
24000-28 INFORMES SERVICIOAL CLIENTE24000-28.1 INFORMES DE GESTION 5 0 X Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo central
InformesComunicaciones
24000-29 PQRS 2 3 XLas PQRS que se reciben en físico se registran en el aplicativo. losinformes quedan en el correo de la oficina.
Formato de PQRSinvestigaciónnotificaciónrespuesta
24000-30 PROCESOS DECONTRATACION 2 3 XLos documentos originales se deben entregar a la Oficina Jurídica o al Área de Contratos
PropuestasInformesComunicaciones
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CÓDIGO DIRECCION COMERCIAL
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y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION COMERCIAL SECCIÓN
24000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
24000-31 RESARCIMIENTOS 1 3 X X Se elimina un vez se cumpla el tiempo en el archivo centralCuentas de cobroFacturasSoportesautorización de pagocomunicaciones
APROBÓ
JUAN CARLOS GUTIERREZ
Director ComercialÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
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CÓDIGO: SAT-F118
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ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION ADMINISTRATIVA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
25000-1 ACTAS
25000-1.1 ACTAS ADMINISTRATIVAS 5 0 X X
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo deGestión según TRD.
Anexos
25000-2 ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO 1 0 XSe elimina al cumplir su tiempo de retención en el Archivo de Gestiónsegún TRD.
Formatos SAT-F140
25000-3 BASES DE DATOS ADMINISTRATIVA 10 0 XEstos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. .
Aplicativo Sistema IntegradoCaracterizaciónIndicadoresListado Maestro de Registros
25000-4 INFORMES DE GESTIÓN ADMINISTRATIVA 2 8 X X
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo deGestión según TRD.
Informes variosAnexos
25000-5 PROYECTO 5 0 X X
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo deGestión según TRD.
Infraestructura
25000-6 PLAN DE ACCION 5 0 X X
Estos documentos son digitales . se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente. Originalesreposan en el Grupo de Desarrollo Organizacional.
AvanceAcción PreventivaAcción CorrectivaAnexosAPOYO LOGISTICO (ALMACEN GENERAL)
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION ADMINISTRATIVA SECCIÓN
25000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
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CÓDIGO DIRECCION ADMINISTRATIVA
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y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
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PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION ADMINISTRATIVA SECCIÓN
25000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
25000-7 HISTORIAS DE VEHÍCULOS 2 18 X X
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivoCentral según TRD.
Acta de Entrega de VehículoCertificado de MatrículaLicencia de TránsitoPóliza de SeguroRecibo de Pago de ImpuestosSeguro Obligatorio Contra AccidentesTarjeta de Propiedad
25000-8 MOVIMIENTO DE ACTIVOS 2 18 X X
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivoCentral según TRD.
Entradas y Salidas de Almacen Traslados de ElementosFacturasSolicitud de Activos (SAT-F 131)Solicitud de Pedido SAT-F76
25000-9 ENTRADA DE ALMACÉN ELEMENTOS CONSUMO 2 18 X X
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivoCentral según TRD.
Ordenes de AltaFacturas
25000-10 SALIDA DE ALMACÉN ELEMENTOS CONSUMO 2 18 X X
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivoCentral según TRD.
Solicitud de Elementos de Consumo (SAT-F 131)Solicitud de Pedido SAT-F76Elementos de Protección
25000-11 BAJAS ALMACEN 2 18 X
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivoCentral según TRD.
Acta de Baja
25000-12 INVENTARIOS DE CIERRE 2 18
Documentos cuando pierden su valor administrativos, jurídico. Legal, fiscaly contable se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivoCentral según TRD.
Formato SAT-F202GESTION DOCUMENTAL
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ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION ADMINISTRATIVA
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y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION ADMINISTRATIVA SECCIÓN
25000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
25000-13
BASE DE DATOS INVENTARIO GESTION DOCUMENTAL 30 0
Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario responsable se realiza bakup permanente
SAT-F121SAT-F366
25000-14
INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL GESTION DOCUMENTAL 5 0 X X
Se eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo de Gestión
Informes de Avanceanexos
25000-15 INFORMES GESTION DOCUMENTAL 5 0 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo de Gestion
Capacitaciones SAT-F42Asesorías SAT-F245Consultas Archivo de Gestión- Archivo Central Actas Transferencias Documentales SAT-F238Eliminación Documentos SAT-F237Formato Modificación de Tabla de Retención
25000-16 PLANILLAS CONTROL DE CORRESPONDENCIA 5 0 x x
Estos documentos son digitales se guardan en el computador delfuncionario responsable se realiza backup permanente se elimina el fisico al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Forma5to SAT-F124
25000-17 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 2 18 x X
Una vez se actualice o se derogué se conservan en la Oficina de Desarrollo Organizacional son digitales se elimina el fisico al cumplir el tiempo deretención en el Archivo Central conservando la trazabilidad.
APROBÓ
TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
Director AdministrativoÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
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FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000-1.1 ACTAS
26000-1.2 ACTAS DEL COMITÉ 2 8 XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central
ActasComunicacionesAnexo
26000-2 INFORMES
26000-2.1 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central
Informe26000-3 GIROS AL EXTERIOR
Declaración de cambio enumerada y mensaje swift 2 8 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central
Solicitud del GiroFormulario declaración de CambioDeclaración de Importación y Facturas
26000-4 PLAN
26000-4.1 PLAN DE ACCION 2 3 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central
AvanceAcción PreventivaAcción CorrectivaAnexos
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director FinancieroÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION FINANCIERA SECCIÓN
26000-1 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.1-1 BASES DE DATOS FINANCIERA 15 0 x xDocumentos digitalizados en el computador del funcionario responsable seencuentran en el sistema de gestión calidad de Satena.
Aplicativo Sistema IntegradoCaracterizaciónFormatos Proceso FinancieroManuales Proceso FinancieroProcedimientosPlan de AcciónListado Maestro de Registros y DocumentosComunicaciones e Informes
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director FinancieroÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA GESTION FINANCIERA SECCIÓN
26000.1 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.2-1
CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL 2 18 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. Se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina elfisico al cumplir el tiempo de retención en el archivo Central .
Solicitud CDPRegistro PresupuestalContratoSolicitud Registro Presupuestal RPCédulaDIANCertificación BancariaDocumentos DigitalesOtros
26000.2-2 EJECUCIÓN PRESUPUESTAL 2 18 X X
Estos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. Se debe realizar un backup permanentemente. Se elimina elfisico al cumplir el tiempo de retención en el archivo Central .
Informes de Ejecución Mensual del Presupuesto de GastosIngresosEgresosReservas PresupuestalesInformes PWCSoportes
26000.2-3 INFORMES 2 8 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central
26000.2-3.1 INFORMES DE GESTIÓNInforme
26000.2-4 MODIFICACIONES PRESUPUESTALES 2 18 X X
Estos documentos son digitales se guardan en el computador delfuncionarios. se debe realizar un backup permanentemente. Losdocumentos físicos se conservan en el Área de Presupuesto.
Incremento Disponibilidad PresupuestalDecremento Disponibilidad PresupuestalIncremento Registro PresupuestalDecremento Registro PresupuestalTraslado PresupuestalFormato SolicitudSolicitud de Autorización
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
PRESUPUESTO SECCIÓN
26000.2 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
PRESUPUESTO SECCIÓN
26000.2 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
26000.2-5 PLAN
26000.2-5.1 PLAN OPERATIVO 1 4 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central
Plan
26000.2-6 PROYECTO ANUAL DE PRESUPUESTO 2 18 X XSe eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central
Informe Consolidado AnualOtros
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director FinancieroÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.3-1 ACTAS
26000.3-1.1
ACTAS DE COMITÉ TÉCNICO DE SOSTENIBILIDAD CONTABLE DE SATENA 2 18 X X
Se eliminan cuando pierde su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el archivo Central
ActasAnexos
26000.3-2 BASES DE DATOS
26000.3-2.1
BASE DE DATOS SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIÓN FINANCIERA 2 18 X
Se elimina por perder su valor administrativo. Los datos del sistema seencuentran bajo custodia de la Oficina de Sistemas.
26000.3-3 REGISTROS MOVIMIENTO CONTABLES
Comprobante de Egreso 2 18 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico.Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.
Causación de Proveedores Nacionales y ExtranjerosComprobante de AjusteNotas de ContabilidadNóminaCausación de NóminaTraslado de FondosRecibos de CajaIngresos FacturaciónComprobantes de ContabilidadCaja MenorNotas DébitoNotas CréditoGestión Depuración Contable
26000.3-4 CONCILIACIONES
26000.3-4.1 CONCILIACIONES BANCARIAS 2 8 X X
Los Documentos de esta serie se eliminan una vez cumplido el tiempo deretención en el Archivo Central. teniendo cuenta que ya se han detalladotodas las partidas bancarias pendientes de identificación
AnexosLibros Auxiliares BancosCopia ExtractoCuadro auxiliarFormato de Conciliación
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE CONTABILIDAD SECCIÓN
26000.3 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
VERSIÓN: 06PÁG: 1/1
FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE CONTABILIDAD SECCIÓN
26000.3 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
26000.3-4.2 CONCILIACIONES MODULOS 2 8 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico.Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.
ConciliaciónAnexosRecaudo vs. PresupuestoPresupuesto vs. ContabilidadCuentas por PagarNominaViáticosActivos Fijos E InventariosOtros.
26000.3-5 ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS CONTABLES DE SATENA 2 18 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico.Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.
Balance de prueba con movimientoBalance GeneralEstados de cambios en el patrimonioEstados de Flujo y Efectivo
26000.3-6 DECLARACIONES TIBUTARIAS
26000.3-6.1 IMPUESTOS NACIONALES 2 8
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico.Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.
Declaración de RentaRetención en la FuenteIVA- Patrimonio
26000.3-6.2 IMPUESTOS DISTRITALES 2 8 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico.Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.
Impuesto de Industria y ComercioRetención de ICA DOCUMENTO W
EB
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CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE CONTABILIDAD SECCIÓN
26000.3 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
26000.3-6.3 IMPUESTOS MUNICIPALES 2 8 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico.Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.
Impuesto de Industria y ComercioAnexos
26000.3-7 LIBROS CONTABLES
Libro Diario 2 18 X X
Se eliminan una vez pierda sus valores primarios. (Administrativo. Jurídico.Legal. Fiscal y Contable) y una vez cumplido el tiempo de retención en elArchivo Central.
Libro Mayor y Balances
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director FinancieroÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO WEB
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ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.4-1 BOLETIN DIARIO DE CAJA Y BANCOS 2 2 X XEstos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente.
Recibo de CajaConsignaciones
Notas DebitoReproducir imagen en medio técnico para consulta. Documentos originalesse encuentran en la Price.
Notas CréditoPlanillas de IngresoPlanillas de GiroComprobantes de EgresoOtros
26000.4-2 CUENTAS CORRIENTES 2 5 X XEstos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup permanentemente.
OficiosAperturaChequerasExtractos
26000.4-3 FACTURACION 2 18 X X Estos documentos son digitales. se guardan en el
Facturas Outsourcing Financiero Computador del funcionario. se debe realizar un backup permanentemente.SoporteRelación Documentos originales se encuentran en la Price.
26000.4-4 RECAUDOS 1 5 X XEstos documentos son digitales. se guardan en el computador delfuncionario. se debe realizar un backup Permanentemente.
AutorizacionesDescarguesConsignaciones
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director FinancieroÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE TESORERIA SECCIÓN
26000.4 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
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CÓDIGO DIRECCION FINANCIERA
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
26000.5-1 ENDOSOS 2 3 X XSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo central
FacturaSoportesOtros
26000.5-2 REEMBOLSOS 1 9 X xSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo central
Planilla de liquidación de reembolsosFormato de TercerosOtros
26000.5-3 REPORTES DE VENTAS DE CARGA Y PASAJES 1 9 X xSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo central
ReportesConsignacionesBoucherGuías de CargaSoportesOtros
26000.5-4 REPORTES DE VUELOS Y PASABORDOS 10 1 X X
Estos documentos son digitales se conservan en el computador delfuncionario responsable se debe realizar backup permanentemente seelimina el fisico al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Planillas Reportes de VueloPasabordosOtros
26000.5-5 TASAS AEROPORTUARIAS E INFRASAS 2 0 X xSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el Archivo de Gestión
FacturaAutorización de pagosReporte de infrasasOtros
APROBÓ
MY. NANCY STELLA FLOREZ QUINTANA
Director FinancieroÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
AREA DE CREDITO Y REAUDO SECCIÓN
26000.5 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
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CÓDIGO DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
27000-1 ACTAS 1 X
Documentos con valor administrativo, legal, jurídico y contable seescanean antes de ser entregadas al archivo de gestión, al prescribir eltiempo de retención en el archivo de gestión son eliminados
Acta se seguridadActas de reunionesActas de Briefing
27000-2 CIRCULARES 1 X xReproducir imagen en medio magnético para consulta. al cumplir el tiempode retención en Archivo gestión se eliminan.
Oficios
27000-3 BASES DE DATOS 1 10 X XReproducir imagen en medio magnético para consulta. En el computadordel funcionario responsable realizar backup permanente
Backup
27000-4 CONTROL OPERACION DESPACHO 2 0 X X
Se debe realizar Backup Periódicamente y conservar en el servidor deSATENA, eliminar el fisico al prescribir el tiempo de retención en el archivode gestión.
Control de Operación despacho
Datos de despacho centralizadoSe eliminan por perder su valor administrativo al cumplir el tiempo deretención en el archivo Central
27000-5 MANIFIESTO DE PESO Y BALANCE 2 0 Xal cumplir el tiempo de retención en el Archivo de gestión de Gestión seelimina por perder sus valores primarios
Formato de AvionesBriefing TripulaciónReporte MeteorológicoRoute AnálisisNotoc
27000-6 INFORMES 2 0 XDocumentos con valor administrativo. Se eliminan en el archivo de gestióncuando pierden su valor administrativo. legal y fiscal.
Informe Evaluación del RiesgoMapa de ProcesosAnálisis y Valoración de riesgos
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES SECCIÓN
27000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
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OFICINA PRODUCTORA VICEVICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DE AEROPUERTOS NACIONALES SECCIÓN
27000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
27000-7 INFORMES DE GESTION 2 0Se eliminan al cumplir el tiempo de retención en el archivo de gestión porperder los valores primarios
Control de resarcimiento a pasajerosrelación bonos de resarcimiento
traslado especial de pasajeros adelanto y retrasolista de esperastransporte de pasajeros jurídicosexoneración estado de equipajesmovimiento de abordaje vuelostransferencia de equipajesinterrupción de vuelossolicitud alojamiento de pasajeros
APROBÓ
TC. NESTOR VICENTE CORTES
Director Aeropuertos NacionalesÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREA
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
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FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
28000-1 ACTAS
28000-1.1 ORDENES GENERALES 1 19 X x
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.Se escanea en el computador de cada funcionario responsable.
NombramientosFelicitacionesSalidas de Guarnición (Militares)Excusas del servicio(Militares)Permiso con cargo a vacacionesotros
28000-1.2 ACTAS DE REUNION 2 3 XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
ActaAnexos
28000-2 APORTES A SEGURIDAD SOCIAL
28000-2.1 APORTES A SALUD 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.Planillas de Pago
28000-2.2 APORTES A PENSIÓN 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.Planillas de Pago
28000-2.3 APORTES ARL 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.Planillas de Pago
28000-2.4 APORTES A CESANTIAS 2 80 X X Los pagos se hacen virtualmente a través de PWC, conservación total.Planillas de Pago
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
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FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
28000-3 CONVOCATORIA DE PERSONAL 2 3 X X
Se elimina por perder su valor administrativo. El tiempo de retención cuentaa partir del momento en que se ocupa la vacante. terminado este tiempo seelimina por perder valores administrativos. aplica a candidatos noseleccionados.
ConvocatoriaHoja de vida AspirantesResultados Pruebas y Entrevistas
28000-4 PASANTES 2 20 X xSe elimina cuando pierda su valor administrativo y cumpla el tiempo deretención en el Archivo Central
28000-5 INFORMES
28000-5.1 INFORMES DE GESTIÓN 2 8 X X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seconserva de manera digital en el computador de cada funcionario se realizabackup permanente
28000-6 HISTORIAS LABORALES
28000-6.1 HISTORIAS LABORALES ACTIVOS 20 80 x XSe incluye también las tipologías documentales de la Serie Plenaorganización según formato SAT-F234 su conservación es total
Validar formato SAT-F234 Lista de Chequeo Hojas de Vida
28000-6.2 HISTORIAS LABORALES PENSIONADOS 20 80 x XSe incluye también las tipologías documentales de la Serie Plenaorganización según formato SAT-F234 su conservación es total
Validar formato SAT-F234 Lista de Chequeo Hojas de Vida
28000-6.3 HISTORIAS LABORALES RETIRADOS 20 80 X XSe incluye también las tipologías documentales de la Serie Plenaorganización según formato SAT-F234 su conservación es total
Validar formato SAT-F234 Lista de Chequeo Hojas de Vida
28000-7 NÓMINAS
28000-7.1 NÓMINAS DE FUNCIONARIOS 20 80 X XSe realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcingfinanciero su conservación es total
Deducciones LegalesNovedades de NóminasRecibos Comprobantes de Pago (Digital)Solicitud formato de Terceros
28000-7.2 NÓMINAS MILITARES 20 80 X XSe realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcingfinanciero su conservación es total
VacacionesNovedades de NóminasOtros
28000-8 VIATICOS 20 80 X xSe realiza el tramite virtual los pagos se hacen a través de outsourcingfinanciero su conservación es total
Planilla SoportesSolicitud formato de tercerosOficios de Requerimientos
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OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
28000-9 PLAN DE CAPACITACIÓN Y BIENESTAR 2 8 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
ComunicacionesActasControl de AsistenciaPlan de MejoramientoSolicitud Tiquetes VacacionesInforme de resultados
28000-10 SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO 2 0Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Evaluación a la PolíticaFunciones y Responsabilidades
28000-11 MEDICINA PREVENTIVA 2 18 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Informe IPS condiciones de saludConstancias de Vacunación
28000-12 HISTORIAS OCUPACIONALES 5 95 X X Su conservación es totalIncapacidadesRecomendaciones medicasInvestigación de accidenteExámenes periódicos-Ingreso -EgresoCertificados de cursosFormato de responsabilidades en SST
28000-13 CAPACITACION 2 18 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
Registros de asistencia a inducción, reinducción y capacitacionesEvaluaciones
28000-14 ELEMENTOS DE PROTECCION PERSONAL 2 18 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
Formato de entrega de EPP individualFormato de entrega EPP general
28000-15
COMITÉ PARITARIO Y SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO (COPASST) 2 5 X X
Documentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central
ActasConvocatoriaRegistros de votaciones
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OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
28000-16 BRIGADAS DE EMERGENCIAS 2 0 X XDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Actas se simulacrosRegistros de capacitación de brigadistas
28000-17 SEGURIDAD INDUSTRIAL 2 18 xDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
Registros de inspecciónInformes de inspecciónCertificaciones de equipos de alturasEstudios estructurales del Hangar
28000-18 HIGIENE INDUSTRIAL 2 18 xDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo Central según TRD.
Informes de mediciones higiénicas
28000-19 PRUEBAS ALCOHOL Y DROGAS 2 0 xDocumentos con valor administrativo, jurídico, legal, fiscal y contable seelimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión
Formato realización pruebasFormato de consentimiento informadoFormato cadena de custodia
28000-20 CONTRATISTAS 1 20 x x
Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario serealiza backup permanentemente, se eliminan una vez pierda sus valoresprimarios en el Archivo Central
Investigación Accidentes de TrabajoExámenes médico ocupacionales ( Alturas )Entrega de EPPCertificados de cursos
28000-21 EVIDENCIAS DEL SST -GA 2 18
Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario serealiza backup permanentemente, se eliminan una vez pierda sus valoresprimarios en el Archivo Central
Informes de AuditoriasPlanes de mejora (Acciones Correctivas y Preventivas)Actividades de promoción y prevenciónReportes de actos y condiciones
28000-22 GESTION AMBIENTAL
DOCUMENTO WEB
CÓDIGO: SAT-F118
A PARTIR DE: 25 FEBRERO 2013
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FECHA DE
ACTUALIZACIÓN:SERVICIO AEREO A TERRITORIOS NACIONALES
OFICINA PRODUCTORA VICEPRESIDENCIA
CÓDIGO DIRECCION DEL TALENTO HUMANO
SERIES, SUBSERIES
y tipos documentales A. Gestión A. Central CT E M/D S
TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL
PROCEDIMIENTOS
01 DE JUNIO DE 2018 FONDO
DIRECCION DEL TALENTO HUMANO SECCIÓN
28000 SUBSECCIÓN
CÓDIGO RETENCIÓN DISP. FINAL
28000-22.1 GESTION DE RESIDUOS APROVECHABLES 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Planillas de recolecciónEvidencias
28000-22.2 GESTION DE RESIDUOS PELIGROSOS 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Limpieza trampas de grasaRecolección de residuos peligrososRecolección aceites usadosRegistros ambientales IDEAM
28000-22.3 SANEAMIENTO BASICO INDUSTRIAL 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Fumigación y desratización
28000-22.4 SILVICULTURA 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Solicitudes de tala
28000-23 ENTES EXTERNOS 5 0se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Actas de visitas
28000-24 PUBLICIDAD EXTERIOR Y VISUAL 5se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Solicitudes
28000-25 VERTIMENTOS 5se elimina al cumplir el tiempo de retención en el Archivo de Gestión segúnTRD.
Estudios de agua vertidaestudios de agua potable
28000-26 BASES DE DATOS 10 0Se conserva en medio magnético, en el computador de cada funcionario serealiza backup permanentemente.
Caracterización del procesoListado Maestro de DocumentosPlan de acción
APROBÓ
ANGELA LILIANA RONDON GUTIERREZ
Directora Talento HumanoÁrea Gestión Documental Director AdministrativoCONVENCIONES: CT=Conservación Total. E=Eliminación. M/D =Microfilmar/Digitalizar. S=Selección. AG=Archivo Gestión. AC= Archivo Central
ELABORÓ REVISÓ
AMPARO PERDOMO FLOREZ TC. NELSON EDUARDO BUSTOS CORREADOCUMENTO W
EB