ADMINISTRACION EMPRESAS FAMILIARES

ADMINISTRACION FORMAL

 

ADMINISTRACIÓN FORMAL

¿Que es la Administración?

Es un conjunto de conocimientos y habilidades que permiten dominar directa o indirectamente todas las actividades y transacciones de una empresa u organización

¿Que es la Administrar?

1. Es obtener el “máximo de beneficios” con el “mínimo de esfuerzos”.

2. Obtener el “máximo de utilidades” con el “mínimo de costos”.

¿Cómo llevar a cabo la Administración?

Pasos a seguir para implementar una Administración formal eficiente y eficaz

1. Se debe definir:

- Misión- Visión

- Objetivos- Metas

- Políticas generales

¿Qué es la misión?Es la razón de ser de la empresa.

¿Qué es la visión?Es lo que se pretende alcanzar en un corto o mediano plazo.

¿Qué son los objetivos?Son los fines hacia los cuales se dirige la empresa, negocio u

organización.

¿Tipos de objetivos?

Individuales.

Colectivos

Básicos

Secundarios

Colaterales

Particulares

Generales

Inmediatos

Mediatos

Largo plazo

Remotos

De servicio

Sociales

Económicos

Recomendaciones para el establecimiento de objetivos

- Evitar confundirlos con los medios para alcanzarlos. - Definirlos con base a opiniones diversas principalmente de personas cuyos puntos de vista representen ángulos distintos y

complementarios. - Establecerlos por escrito, sobre todo en los casos de mayor

importancia. - Definir el que, como, quien, cuando y el porque para establecer

objetivos. - Deben ser perfectamente conocidos y eficazmente querido por

todos los que han de ayudar a realizarlos.

¿Qué son las metas?Son las acciones o tareas que se alcanzan en un tiempo especifico en la

consecución de los objetivos.

¿Cómo deben ser?- Claras, precisas, que sean comprendidas por los integrantes de la empresa. - Susceptibles a ponerse en practica en forma de procedimientos, conforme a las practicas y peculiaridades de cada división, área o departamento. - Flexibles con alto grado de permanencia. - Amplias, en condiciones que puedan anticiparse pero sin tratar de abarcar todas las circunstancias posibles, evitando que sean confusas y sin sentido. -- Compartibles con el interés de la comunidad, deben reconocer principios económicos y estar de acuerdo con las leyes respectivas. Aplicadas oralmente y revisadas periódicamente

2. Definir ¿qué hacer?

Consiste en delimitar correctamente cuales son las actividades y responsabilidades que correspondan a cada área funcional, es decir, definir que es lo que se va hacer en cada una de ellas.

¿Que son las áreas funcionales?

Son la agrupación de actividades conforme a sus características de operación, se clasifican en:

- Ventas. - Producción.

- Personal. - Finanzas.

- Administración.

¿Que hacer en cada área funcional?Administración

- Responsabilidad total - Rumbo y los resultados del negocio - Planeación estratégica - Toma de decisiones- Lograr los objetivos a corto, mediano y largo Plazo

- Llevar un adecuado proceso administrativo

¿Que hacer en cada área funcional?

Producción/servicios

- Abasto de materia prima e insumos - Trato amable y profesional con sus clientes

- Transformación de las materias primas

- Maquinaria y equipo requerido - Proceso de producción - Lay Out - Costos - Almacenamiento

¿Que hacer en cada área funcional?Personal

- Dirección eficiente del personal - Reclutamiento y selección - Capacitación y motivación - Cumplimiento de las obligaciones en materia laboral - Sistema de incentivos y recompensas

- Riesgos de accidentes - Pago de salarios - Primas

¿Que hacer en cada área funcional?Finanzas

-Manejo de recursos financieros

-

- Razón de todas las operaciones - Cumplir los planes de la empresa - Prevé y controla la entrada y salida de recursos monetarios - Sistema contable y de información

¿Que hacer en cada área funcional?

Ventas

- Prospectar, captar y mantener clientes

- Llevar los bienes y servicios del productor al consumidor - Cuatro ”P” (Producto, Plaza, Promoción y Precio).

3. Como hacerlo (procedimientos)?¿Que son los Procedimientos?

1.-Labores que señalan el curso de determinadas operaciones 2.-Una manera de efectuar una actividad en operaciones definidas3.-Planes que señalan la secuencia cronológica para obtener resultados positivos o verdaderas guías de acción mas que de pensamiento

Componentes de un procedimiento

- Pasos: Son el mínimo de actividades. Por escrito, origina un instructivo

- Fase: Conjunto de pasos. Por escrito origina un manual de procedimientos especifico - Procedimiento: Conjunto de fases. Por escrito origina un manual de procedimientos genérico

- Sistema: Se forma de un conjunto de procedimientos que contienen aspectos técnicos denominados métodos

¿Qué es una función, una actividad y una operación?

- Función: Conjunto de actividades

- Actividad: Conjunto de operaciones

- Operación: Conjunto de tareas

Requisitos para implementar procedimientos

1.-Fijarse por escrito 2.-Ser periódicamente revisados 3.-Evitarse la duplicidad innecesaria

4.-Ir acompañados por gráficas y diagramas de flujos de procesos para hacerlos mas entendibles