Manejo Efectivo del Tiempo

Presentación de los Asistentes

Duración: 10 minutos. Proceso

Mencionar Decir su nombre Area de trabajo Mencionar un adjetivo positivo que

empiece con la primera letra de su nombre.

Cada 5 personas damos un aplauso

¿En qué piensa cuando escucha la palabra tiempo?

“El tiempo es oro”

Tiempo

Todo el mundo tiene 24 horas diarias y 168 horas en la semana para:____________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________.

Por que hay personas que hacen más cosas en la misma cantidad de horas laborales.

Por hábitos personales que han desarrollado.

Trabajan más inteligentemente. Conocen como lo invierten Controlan su tiempo Aceptan la realidad del tiempo “No malgastan el tiempo”

Realidad

El tiempo es el recurso más escaso que existe a menos que se maneje adecuadamente.

No se puede hacer nada para crear más tiempo.

No se puede volver a encontrar el tiempo perdido.

No debemos malgastarlo. Debemos valorarlo.

Desarrollando Hábitos(Steven Covey, 7 Hábitos de la Gente Eficaz)

Requisitos para que el cambio sea exitoso

Convencimiento

Compromiso

Disciplina

Cooperacion

Registro del tiempo

Escriba todas las cosas que hizo el día de ayer.

Sea específico en identificar los horarios y el tiempo que invirtio en cada una de las actividades.

Con quién la realizó. Si aplica Que calificación se daría, del 1 al 5.

Donde 5 es la calificación más alta.

Registro de tiempo

Actividad Tiempo Persona(s) Calificación(1-5)

¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo? Cumpliendo prioridades

Conseguí realizar mis tareas prioritarias Qué fue lo que me impidió realizarlas Quién o qué me occasiona las principales

interrupciones Cómo puedo eliminarlas Qué puedo hacer para evitar que vuelvan a

producirse esos elementos que me hacen perder el tiempo

Qué puedo hacer para ser más eficaz y productivo Cuánto tiempo perdí en actividades que no tenía que

hacer Qué actividades odia hacer otra persona

“Dedico tiempo a las cosas importantes para mí” De acuerdo a lo

que es importante para mí es que establezco las prioridades.

¿Qué aspectos valora? Profesional Financiero Familiar Social Espiritual Intelectual Físico

Recuerda

Establecer un balance entre tus valores y los de la instituci 162n.

Tienes que organizar tu tiempo para cumplir con lo que la organización espera de tí y con lo que para ti es importante.

Beneficios de manejar efectivamente el Tiempo Nos sentimos

realizados al hacer todo lo que teníamos que hacer.

El manejo de tiempo provee estructura a la vida y paz a la mente.

El manejo adecuado de tiempo ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones y eventos o fechas especiales.

El manejo adecuado de tiempo le ofrece a la gente un sentido de control a la vida.

Beneficios de administrar efectivamente el Tiempo El manejo adecuado

del tiempo reduce el “estrés” que nos provoca el tener que cumplir con tantas demandas en 24 horas.

Los empleados pueden realizar mejor calidad en su horario diario.

Los departamentos y equipos pueden cumplir con las fechas mas facilmente.

La institucion puede atender mejor los clientes sin aumentar el personal, el equipo o el espacio de oficina.

Cuestionario ¿Cuán bien manejas el tiempo?

Los “Robatiempos”

Identifica todas las situaciones internas o externas que te quitan tiempo para realizar los deberes y responsabilidades.

“Robatiempos” Socialización excesiva con los colegas. Llegar tarde e irse temprano. LLamadas personales al trabajo o al celular. Revizar constantemente los correos

electrónicos. Bajar el nivel de productividad. Falta de adiestramiento formal. Reuniones innecesarias o mal planificadas. “Hacer negocios durante horas laborales.” No delegar. Distracciones personales.

“Robatiempos”

Visitantes Llamadas telefónicas Vagancia Crisis Cambios de

prioridades Esperas

Comunicación inefectiva

Desorganización Fallas mecánicas Tapón Indecisiones Chismes

“Robatiempos”

No delegar Falta de objetivos claros No gustarle su trabajo Personalidad Autoridad confusa Incapacidad de decir No Falta de autodisciplina Perfeccionismo Irse al detalle

Compromisos sociales

Preocupaciones Chismes Chistes Procrastinar Desorganización Actitudes negativas

Ejercicio

Coloque en la Matriz de Administración del Tiempo las actividades que realizó ayer.

Considere su importancia y urgencia.

Matriz de Administración del Tiempo

Urgente / Importante No Urgente / Importante

Urgente / No Importante

No Urgente / No Importante

¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?

Prevenir urgencias Decir no Establecer prioridades Delegar No procrastinar Mentalidad de

Mejoramiento Continuo Evaluar nuestro

registro de tiempo Leer los emails en AM Organizarse (Outlook) Tener las metas claras

Controlar las reuniones Compromiso con la Vision y

Mision Actitudes correctas Mentalidad de trabajo en

equipo Evitar interrupciones Revisar el calendario de

trabajo antes de irse Tener o Proveer agenda

para todas las reuniones Puntualidad Realizar reuniones efectivas

¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?

Calendarizar es el secreto para que las cosas ocurran. Planificar es la intención. Planificar es decidir qué vamos a

hacer. Calendarizar es decidir cuándo lo

vamos a hacer.

¿Cómo invertir mejor nuestro tiempo?

Delegando efectivamente Carifique la tarea Especifique el ámbito de restricción Permita que el empleado participe Comunique al ámbito de poder las tareas

que delegó Establezca controles De surgir problemas insista en

recomendaciones

Delegar con responsabilidad Delegar no

sinifica renunciar a la responsabilidad personal como supervisor.

Significa obtener los resultados motivando a los empleados para lograr que se inspiren a realizar un trabajo que es responsabilidad del supervisor.

Beneficios al delegar Tener más tiempo para realizar las

tareas que no se pueden delegar. Motivar al desarrollo de líderes con

conocimiento. Establecer relaciones de confianza. Cumplir con las metas y objetivos de

su área de trabajo.

Puedo delegar si: Hay alguna persona que puede hacer el

trabajo mejor que yo. Hay alguna persona que aunque realice

las tareas mas lentas puede realizarlas efectivamente y las actividades no son urgentes.

Hay alguna persona que puede beneficiarse en su desarrollo.

Hay alguna persona que tiene el deseo de aprender.

Yo no puedo realizar esa actividad hoy.

Recuerde

Delegar en la persona adecuada

Evaluar lo delegado Delegar los trabajos

que a usted le gusta realizar y los que no.

Ser proactivo. Prevenir

Delegar actividades completas

Especificar los resultados esperados.

Verificar que la persona sabe realizar el trabajo.

Confiar en la persona. Permitir la participación

en el proceso. Informar a los demás

que delegó esa tarea.

Encuentre Mencione todos los participantes del

adiestramiento que: tienen reloj “de oro” tienen las uñas pintadas de rojo tienen espejuelos cumplen años este mes tienen pañuelo tienen mascotas en su hogar tienen agenda

Reflexión “El ayer se fué para siempre, el día de hoy

durará un instante, el mañana depende de lo que se haga hoy”

“El pasado es historia.El futuro es misterio.Hoy es un regalo,Por eso se le llama PresentePresente.” Fish