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ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE FUNCIONES NORMAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS, PARA LA PLANTA DE PRODUCCIÓN DE
TECNOALIMENTARIA LTDA
CLAUDIA MARCELA LÓPEZ GONZÁLEZ
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ
2008
ELABORACIÓN DE LOS MANUALES DE FUNCIONES NORMAS POLÍTICAS Y PROCEDIMIENTOS, PARA LA PLANTA DE PRODUCCIÓN DE
TECNOALIMENTARIA LTDA.
CLAUDIA MARCELA LÓPEZ GONZÁLEZ
INFORME FINAL DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA REALIZADA EN LA PLANTA DE PRODUCCIÓN DE TECNOALIMENTARIA LTDA
ASESOR ESAP: JAIME MEJÍA GUTIERREZ
ASESOR TECNOALIMENTARIA LTDA.: BERNARDO MÁRQUEZ
DIRECTOR DEL DPTO. ADMINISTRATIVO Y CONTABLE
ESCUELA SUPERIOR DE ADMINISTRACIÓN PÚBLICA - ESAP FACULTAD DE PREGRADO
PROGRAMA EN CIENCIAS POLÍTICAS Y ADMINISTRATIVAS BOGOTÁ, D.C.
2008
AGRADECIMIENTO
Principalmente a DIOS que en mi mayor momento de decaimiento me levanto con
su palabra, y me guió para lograr llegar hasta este, uno de mis triunfos más
importantes y de alguna forma muy luchados por mi.
A mis padres Jorge Ernesto López e Irene González Rincón, porque me ha dado
su fuerza y apoyo en todas las etapas de mi vida, y siempre creyeron en mi.
A mi tía Yolanda, por darme su apoyo incondicional. En general a todas aquellas
personas que de una u otra forma, me han apoyado y contagiado de ánimo, para
seguir adelante.
CONTENIDO
Pág.
INTRODUCCIÓN 8
I PARTE: PRACTICA ADMINISTRATIVA 11
IDENTIFICACIÓN TIPO DE PRÁCTICA 12
1. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 14
1.1 GENERAL 14
1.2 ESPECÍFICOS 14
1.3 RESULTADOS ESPERADOS 14
2. MARCO DE REFERENCIA 16
2.1 MARCO TEORICO 16
2.2 MARCO CONCEPTUAL 17
2.3 MARCO GEOGRÁFICO 20
2.4 MARCO HISTÓRICO 20
2.5 MARCO NORMATIVO 21
3. METODOLOGÍA 22
3.1 Recabación de información 23
3.2 Análisis de la información 24
3.3 Integración del Manual 25
3.4 ETAPA I 27
3.5 ETAPA II y III 27
3.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE
TECNOALIMENTARIA LTDA ANTES DE LOS MANUALES 28
II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA 29
4. DIAGNÓSTICO 30
5. MANUAL DE FUNCIONES 37
5.1 Identificación de Cargos 37
6. MANUAL DE PROCEDIMIENTO 51
6.1 IDENTIFICACIÓN DE MAQUINARIA 51
6.1.1 ENCELOFANADORA 51
6.1.2 TABLETEADORA 51
6.1.3 ENVASADORA 52
6.2 FLUJOGRAMAS 53
6.2.1 Elaboración Cuajo Liquido 53
6.2.2 Descripción de Procedimientos y Operadores Del Flujograma 54 6.3 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO POLVO 55
6.3.1 Descripción de Procedimientos y Operadores del Flujograma 56
6.4 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO TABLETAS 57
6.4.1 Descripción de procedimientos y operadores del Flujograma 58
6.5 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO GRANULADO 59
6.5.1 Descripción de Procedimientos y Operadores Del Flujograma 60
CONCLUSIONES 61
BIBLIOGRAFIA 63
LISTA DE GRAFICOS
Pág.
Gráfico 1. Encuesta anual Manufactura 2004 31
Gráfico 2. Exportaciones de productos lácteos de Colombia.
(Julio – Agosto 2000 – 2006) 32
Gráfico 3. Total de las exportaciones de productos lácteos
de Colombia entre Julio y Septiembre de 2000-2006 32
LISTA DE TABLAS
Pag.
Tabla 1. Producción estimada de leche para segundo
semestre de 2006. Fuente: Fedegan. 30
Tabla 2. Producción anual de leche CAN (2002-2004) 31
8
INTRODUCCIÓN
Con el estudio y aplicación de los manuales de funciones, normas, políticas y
procedimientos que se están llevando a cabo en Tecnoalimentaria LTDA. se
desea crear una cultura entre los miembros de la organización, procurando
minimizar el desconocimiento de las obligaciones de cada uno, la duplicación
o superposición de funciones, lentitud en las tramitaciones, mala o deficiente
atención al público, desconocimiento de los procedimientos administrativos,
entre otros, además del poder conocer cual es el verdadero ambiente de
trabajo.
La información recogida se verificó con los niveles jerárquicos superiores
correspondientes. Asimismo, se elaboró y complementó lo obtenido con el
perfil que debería poseer la persona en dicho cargo, considerando formación
académica, experiencia laboral, características técnicas y personales ideales
para lograr el adecuado desempeño para cada una de las funciones y así
poder especificar con exactitud los perfiles y las competencias para los
cargos.
Este informe tuvo tres momentos base; primero se realizó un prediagnostico
de TECNOALIMENTARIA LTDA frente al manejo de su recurso humano,
información que arrojo como cada empleado percibe su cargo y su
funcionalidad en él, el segundo se basó en la observación de toda la
información con la gerencia, para comparar que tan clara y ágil es la
dinámica de comunicación interna, adicional a esto fue necesario elaborar un
análisis de cargos, herramienta muy útil porque con base a esta se elaboraría
el manual de funciones y de normas, políticas y procedimiento que hoy en
motivo de orgullo y satisfacción presentar.
9
Cada una de sus funciones y actividades que se llevan a cabo dentro de la
organización deben estar proyectadas así como integradas y relacionadas e
interconectadas de tal manera que todo el sistema avance progresivamente hacia
el resultado buscado.
Es importante subrayar que el análisis que se realizó a cada puesto de trabajo fue
y sigue siendo indispensable para el desarrollo de Tecnoalimentaria pero así
mismo para todas las organizaciones que busquen eficiencia, efectividad y
mejoramiento de la calidad. Adicional a esto podré hacer un enlace entre la
importancia de este sector en la economía, no solo nacional sino internacional, y
como el estado es y puede ser una ficha clave para expandir un mercado que a
nivel interno, es muy importante.
La administración de Personal es fundamental para lograr objetivos empresariales,
se debe tener los puestos y cargos debidamente analizados, descritos y
diseñados. Además para lograr la calidad total, debe haber personal idóneo que
conozca, entienda y comprenda la misión, la visión y los objetivos de su
organización.
La intención del manual es contener la descripción detallada de los procedimientos
que serán presentados a través de diagramas de flujo, lo que permitirá contar con
una guía práctica de las actividades inherentes al proceso.
El manual específico de funciones y de competencias es un instrumento de
administración de personal a través del cual se establecen las funciones y las
competencias laborales de los empleos que conforman la planta de personal de
una entidad y los requerimientos exigidos para el desempeño de los mismos. Se
constituye en el soporte técnico que justifica y da sentido a la existencia de los
cargos en TECNOALIMENTARIA LTDA.
10
El manual específico de funciones y de competencias laborales, se orienta al logro
de los siguientes propósitos:
- Instrumentar la marcha de procesos administrativos tales como: selección de
personal, inducción de nuevos funcionarios, capacitación, entrenamiento y
reentrenamiento en los puestos de trabajo y evaluación del desempeño.
- Generar en los miembros de la organización el compromiso con el desempeño
eficiente de los empleos, entregándoles la información básica sobre los mismos.
- Proporcionar información de soporte para la planeación e implementación de
medidas de mejoramiento y modernización administrativas, así como para efectuar
estudios de cargas de trabajo.
- Facilitar el establecimiento de parámetros de eficiencia y criterios de autocontrol.1
1 Instructivo para el ajuste del Manual específico de funciones y de competencias laborales.
11
I PARTE: PRACTICA ADMINISTRATIVA
13
IDENTIFICACIÓN TIPO DE PRÁCTICA
Debido a que con el pasar de los años se ha venido dando de forma paulatina,
pero significativa y constate un cambio cultural y comportamental al interior de las
organizaciones, y que se ha retomado la idea de que el hombre no es solo aquel
que hace funcionar la máquina, quien solo debe limitarse a cumplir un horario, y
unas normas, sino que por el contrario es aquel, punto de partida para el
mejoramiento del servicio, su mejor carta de presentación, el corazón de la
organización.
Por tales motivos, es que hoy en día los Recursos humanos, han tenido un gran
auge. Porque se hace indiscutible que reclutar, capacitar, perfeccionar, mejorar,
seleccionar, y desarrollar personal en una organización, es demás la tarea más
importante para que toda organización pueda llegar a cumplir todos los objetivos y
sobre todo la misión por la cual fue creada; es una tarea dispendiosa y subjetiva,
que necesita ser manejada por una persona o un grupo específico dentro de la
organización, que sea competente e idóneo para tal asignación.
Una gestión eficaz del capital humano que toma una empresa determinan su éxito;
esto además indica hacia donde está direccionada la organización, ya sea que
involucre a la alta dirección, a los empleados.
Una organización funcional debe estar estructurada por un conjunto de cargos
funcionales y jerárquicos a cuyas normas de comportamiento deben sujetarse
todos sus miembros.
”La formulación de un conjunto lógico de cargos funcionales y jerárquicos está
basada en el principio de que los hombres funcionarán efectivamente de acuerdo
con tal sistema racional.” Chiavenato (1999).
14
Por todo esto, es que se ha hecho necesario y hasta obligatorio, el hecho de dejar
sentadas, claras y concisas guías y manuales, los cuales tienen como objetivo
común, que los empleados tengan claro, para que, porque fueron contratados, qué
se espera que ellos aporten al proceso tan importante que inicia esta empresa, y
que valor agregado, le darán a la entidad ya sea con calidad humana, eficiencia, y
efectividad, también para ayudar al personal a familiarizarse con su trabajo y
relacionar al personal existente con nuevos programas, objetivos y metas de la
organización.
A pesar que la calidad que caracteriza los productos producidos por
Tecnoalimentaria Ltda., y que ha sido demostrada y sostenida durante estos
largos 20 años de existencia, la empresa en la actualidad no cuenta con un
Manual de funciones, normas y procedimientos que le faciliten reclutar,
seleccionar, ubicar, aprovechar adecuadamente a su personal; no le son
asignadas tareas específicas al empleado, sino que se van definiendo a medida
que van surgiendo nuevas necesidades en el cargo.
Esto puede poner en desventaja a la empresa respecto a la competencia, ya que
esta subutilizando el capital humano que tiene a su cargo, y por lo tanto no tiene
rendimiento del 100% por parte de sus empleados.
14
1. OBJETIVOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
1.1 GENERAL Elaborar los manuales de funciones, normas y procedimientos para la planta de
producción de Tecnoalimentaria Ltda., para mejorar la productividad, calidad,
rentabilidad y competitividad. 1.2 ESPECÍFICOS
1.2.1 Elaborar la guía para complementación de Buenas Prácticas de Manejo.
1.2.2 Diseñar la organización y estructura de Tecnoalimentaria Ltda. 1.2.3 Diseñar el manual específico de funciones y requisitos por cargos en la
planta de producción de Tecnoalimentaria Ltda. 1.2.4 Proporcionar los elementos necesarios para la ejecución de las labores por
parte de los funcionarios.
1.3 RESULTADOS ESPERADOS
1.3.1 Elaboración de manual de procedimientos en la planta de producción de
Tecnoalimentaria Ltda. qutiene:
1.3.1.1 Esquema de organización y estructura en la planta de producción de
Tecnoalimentaria Ltda.
15
1.3.1.2 Manual especifico de funciones y requisitos por cargos para la planta de
producción de Tecnoalimentaria Ltda.
El estudio dará como resultado dotar a la empresa de una herramienta técnica y
estándar, que logre facilitar a la oficina de personal esa tarea tan compleja como lo
es reclutar, seleccionar y ubicar el personal idóneo para lograr así el cumplimiento
de los objetivos y la misión de la empresa.
17
2. MARCO DE REFERENCIA
2.1 MARCO TEORICO
Teniendo en cuenta que se trata de una compañía de producción y comercial, que
en su espíritu de ampliación y progreso, desea mejorar sus condiciones,
funcionamiento tanto como de administrativa, corrientes y productivas, y que hasta
la fecha se ha venido desarrollando con un manual únicamente en la
administración, se hace necesario implementar un manual de procedimiento y
funciones para la planta de producción que cumpla con el marco normativo que
exigen las entidades estatales, encargadas del buen y correcto funcionamiento de
las compañías privadas.
En este caso específico no hay una normatividad específica referente al tema,
pero el INVIMA, el Ministerio de Salud y de Agricultura, toman este tipo de
empresas como farmacéuticas y de Alimentos, para algunos efectos jurídicos. En
la compañía se ha venido manejando como se dijo ya anteriormente al personal,
con decisiones estratégicas administrativas, y la organización de procesos para la
producción, además de hacer una guía general con el reglamento interno de
trabajo y basándose en la asignación de puestos y funciones directamente por la
gerencia, se ve la necesidad de crear un manual de funcionamiento a mejorar el
trabajo de cada empleado y por ende una mayor y mejor producción la cual
apoyándose en una muy buena calidad también controlada con dichos
procedimientos permita a la compañía estandarizar sus procesos y así tener una
competitividad en el mercado, nacional e internacional.
Es importante anotar que las grandes competitivas de esta empresa son
compañías Internacionales cuyas casa matrices no están radicadas en Colombia,
lo que ha dificultado que el estado como ente público pueda proteger a la industria
18
nacional de este sector, ya que carece de normas técnicas específicas para esta
área.
El propósito de fondo en esta área de la compañía, es demostrar una estructura
tan sólida en cuanto a producción, idoneidad de compañía y en cuanto a
organización en manuales de procedimiento, que permitan indirectamente mostrar
a la Administración Pública que tenemos compañías debidamente establecidas y
que estas mismas pueden facilitar la creación de las normas técnicas.
2.2 MARCO CONCEPTUAL 2.2.1 Administración de Recursos Humanos. Proporcionar las capacidades
humanas requeridas por una organización y desarrollar habilidades y aptitudes del
individuo para ser lo más satisfactorio así mismo y a la colectividad en que se
desenvuelve. No se debe olvidar que las organizaciones dependen, para su
funcionamiento y su evolución, primordialmente del elemento humano con que
cuenta. Puede decirse, sin exageración, que una organización es el retrato de sus
miembros. 2.2.2 Calidad. Conjunto de propiedades de un producto de aseo, higiene, y
limpieza de uso doméstico que determinan identidad, concentración, pureza, y
seguridad de uso que debe tener.
2.2.3 Control de Proceso. Verificaciones que se realizan durante la fabricación
para asegurar que un producto y el proceso que se realiza, están de acuerdo a
especificaciones determinadas.
2.2.4 Diagramas de Flujo. Representación gráfica de la sucesión en que se
realizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas o
materiales, en donde se muestran las unidades administrativas (procedimiento
19
general), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cada
operación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo o recursos
utilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y
accesible en el manual, brinda una descripción clara de las operaciones, lo que
facilita su comprensión. Para este efecto, es aconsejable el empleo de símbolos
y/o gráficos simplificados.
2.2.5 Documentación. Conjunto de registros relacionados con los procedimientos
y especificaciones concernientes a la producción de cada lote y totalidad de lotes
de un producto de aseo, higiene y limpieza de uso doméstico incluida la
información de su comportamiento en el mercado. También se incluyen aquellos
registros que contienen instrucciones para hacer operaciones que no
necesariamente están relacionados con la producción de los productos de aseo,
higiene y limpieza de uso doméstico, tales como: manejo, mantenimiento y
limpieza de equipos, comprobación, limpieza de instalaciones y control ambiental,
muestreo e inspección.
2.2.6 Manual. Es un documento que contiene, en forma ordenada y sistemática,
información y/o instrucciones sobre historia, organización, política y/o
procedimientos de una organización que se consideren necesarios para la mejor
ejecución del trabajo.” (p.161).
2.2.7 Manual Específico de Funciones. Es un instrumento de trabajo que
contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla cada funcionario en sus
actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y
orientaciones para desarrollar las rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las
capacidades intelectuales, ni en la autonomía propia e independencia mental o
profesional de cada uno de los trabajadores u operarios de una empresa ya que
estos podrán tomar las decisiones más acertadas apoyados por las directrices de
20
los superiores, y estableciendo con claridad la responsabilidad, las obligaciones
que cada uno de los cargos conlleva, sus requisitos, perfiles, incluyendo informes
de labores que deben ser elaborados por lo menos anualmente dentro de los
cuales se indique cualitativa y cuantitativamente en resumen las labores
realizadas en el período, los problemas e inconvenientes y sus respectivas
soluciones tanto los informes como los manuales deberán ser evaluados
permanentemente por los respectivos jefes para garantizar un adecuado
desarrollo y calidad de la gestión.
2.2.8 Manual de Buenas Prácticas de Manufactura para Establecimientos Farmacéuticos. Las cuales son una guía mínima que compendia ordenadamente
factores, actitudes, procedimientos y procesos aplicados a la producción de
productos de aseo, higiene y limpieza de uso doméstico.
2.2.9 Manual de Procedimiento. Es el documento que contiene la descripción
de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una
unidad administrativa, o de dos ò mas de ellas. El manual incluye además los
puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad
y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o
documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro
dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la
empresa.
2.2.10 Planificación de Recursos Humanos. Es el proceso de análisis de las
necesidades de personal en una organización y el desarrollo de un programa que
satisfaga esas necesidades.
Implicará tener un manual de cargos que facilitará el proceso de reclutamiento,
21
selección y contratación, definiendo cual es el perfil mínimo requerido y cual es la
descripción detallada de todas las competencias, experiencias, funciones, nivel
académico, etc.
2.2.11 Sistema HACCP. Está basado en el estudio de los riesgos y la
identificación de los puntos críticos de un proceso alimentario. Busca disminuir,
eliminar y controlar peligros que se producen para garantizar que no existan
alimentos contaminados en el mercado. Este sistema es compatible con sistemas
de control de calidad, lo cual significa que la inocuidad, calidad y productividad
pueden ser manejados de manera conjunta, brindando una mayor confianza al
consumidor, mayor lucro para la industria y mejores relaciones entre todos los que
trabajaban por el objetivo común de mejorar la inocuidad y calidad de los
alimentos, lo cual se expresa en un evidente beneficio para la salud y la economía
de los países.
2.3 MARCO GEOGRÁFICO Esta localizada en la Calle 161 Nª 15-57 Bogotá. Barrio Orquídeas. 2.4 MARCO HISTÓRICO Tecnoalimentaria Ltda., se creó en el año de 1986, por la necesidad de encontrar
insumos para la elaboración del queso, de mejor calidad, y a precios similares a
los que se manejaban en la época. Se era conocido el cuajo de ternero y estaba
entrando a Colombia en ese momento una empresa que hoy es hombro a hombro
la mayor competencia que se tiene, Marshall.
Inicialmente solo hacían parte de la organización los dos socios, quienes
posteriormente fueron reducidos a uno, y en cuya época manejaban únicamente
un tipo de presentación para el cuajo, el cuajo en polvo. Este fue elaborado,
22
producido y distribuido durante aproximadamente un año, y en el cuál, se hizo la
incursión a nuevas presentaciones, las cuales hoy día se mantienen, y se utilizan
según el tipo de queso que se quiera elaborar.
Hoy en día, la compañía cuenta con 15 empleados desde el mensajero, hasta el
gerente general. Se tiene una planta de producción acorde a los estándares
internacionales, pero aún en la actualidad no se tiene certificación de la ISO,
porque para este producto, no se han implementado las condiciones.
2.5 MARCO NORMATIVO 2.5.1 Constitución Nacional de Colombia. 2.5.1.1 Decreto 616 del 28 de febrero de 2006. Por el cual se expide el
Reglamento Técnico sobre los requisitos que debe cumplir la leche para el
consumo humano que se obtenga, procese, envase, transporte, comercializa,
expenda, importe o exporte en el país.
2.5.1.2 Documento Conpes 3376 de 2005. Política sanitaria y de inocuidad para
las cadenas de la carne bovina y de la leche.
2.5.1.3 Protocolos del INVIMA. Manual de Buenas Prácticas de manufactura.
INVIMA. Aplicada a empresas de alimentos y farmacéuticos
2.5.1.4 Decretos y resoluciones. Del Ministerio de Salud que se ocupan de los
alimentos.
2.5.1.5 Normas NTC ISO 9001:2000. Sistema de gestión de calidad.
22
3. METODOLOGÍA
Cuando se va a trabajar en una entidad con la finalidad de mejorar procesos,
optimización de calidad, racionalización de trámites, reestructuración en su planta
de personal, implementación de los sistemas de calidad, mejoramiento del Control
Interno, etc., se hace imperativo seguir unos pasos para llegar a el ideal de la
empresa u organización. Para esto es necesario tener en cuenta las diferentes metodologías que hacen
efectivo y verás, el desarrollo de los diferentes procesos, en general las
metodologías que consisten en recoger información relacionada con las
responsabilidades, actividades, niveles de reporte y supervisión, relaciones
internas y externas y reportes elaborados y recibidos de cada posición a través de
formularios especialmente diseñados para este fin y a través de entrevistas
personales.
La base de la nueva construcción y de vital importancia es el clima organizacional;
porque es la mejor forma para que la empresa conozca lo que siente y piensa su
personal en relación a temas que son de su interés. Destacar la evaluación al
área de trabajo, entrevistas con la dirección, cuestionarios, o simple observación
directa, son algunos de los pasos que se deberán seguir para la implementación.
Uno de los tipos de análisis muy utilizados es el Staffing cuyo objetivo es
determinar cuál es el volumen de personal exacto que la empresa necesita en un
área específica o en toda la compañía, para continuar con el correcto desempeño
de las operaciones del negocio, sin disminuir sus niveles de venta y márgenes de
ganancia.
23
Este estudio se realiza considerando las actividades más representativas de cada
área y haciendo un levantamiento detallado de los tiempos que involucra cada
actividad considerando tiempos muertos y de holgura.
Se seguirá la siguiente metodología.
3.1 Recabación de información. Para la realización de esta fase, es necesario
el contar con técnicas de investigación que permitan recopilar un conjunto de
información para obtener el conocimiento a cerca de la estructura orgánica y
funcional existente, tanto en lo formal como en lo real. Estas técnicas son: La
investigación documental y la investigación de campo.
3.1.1 Investigación Documental. El empleo de esta técnica permite captar la
situación formal de la organización, y se obtiene a través del análisis de
documentos sobre los siguientes aspectos:
3.1.1.1 Marco Jurídico. Es importante clasificar y analizar los documentos
legales vigentes que definan el marco jurídico del cual se deriven sus respectivas
funciones y dichos documentos son entre otros, estatuto general, reglamentos,
instructivos, acuerdos y/o circulares. 3.1.1.2 Objetivo Institucional. A partir del análisis efectuado a los documentos
legales, se contará con elementos suficientes para describir el objetivo primordial
que se ha determinado para la organización. 3.1.1.3 Antecedentes. Obtener la información necesaria para efectuar la
descripción del origen de la organización, incluyendo la relación de hechos
sobresalientes de su desarrollo histórico, es conveniente incluir los datos de las
disposiciones jurídicas que hayan modificado cualquier aspecto de su
organización en el proceso evolutivo de la institución.
24
3.1.2 Investigación de Campo. Es conveniente recurrir a las técnicas de
obtención de información en forma directa, utilizando la entrevista, que es la forma
empleada por los encargados de obtener la información, a través del diálogo
personal con los responsables de las distintas áreas operativas.
3.1.3 Estructura Orgánica Actual. En este se obtendrá información que permita
contar con la relación de las áreas que conforman la organización, así como
empleados que la integran y la ubicación orgánica de ambos en la estructura
orgánica de la empresa.
3.1.4 Programas y/o Proyecto. Con el fin de reforzar el conocimiento obtenido de
los apartados anteriores, se considera conveniente recabar información referente
a programas y/o proyectos a realizar o que se realizan en la organización. Esta
obtención de información tiene como propósito, verificar si estos programas y/o
proyectos son coherentes al carácter funcional de dicha organización.
3.2 Análisis de la información. Una vez obtenida la información requerida para
la elaboración del manual, se procederá a su respectivo análisis que comprende
las actividades de revisión, identificación, o ubicación de los aspectos funcionales
y estructurales de la organización.
3.2.1 Clasificación de Funciones. Una vez obtenidas las funciones que se
realizan en los diferentes puestos, se procederá a efectuar su clasificación,
atendiendo a 2 criterios de forma y contenido, lo cual facilitará una adecuada
agrupación de ellas. 3.2.1.1 Por su Forma.
3.2.1.1.1 Similares.
3.2.1.1.2 Equivalentes.
25
3.2.1.2 Por su Contenido.
3.2.1.2.1 Operación.
3.2.1.2.2 Control.
3.2.1.2.3 Supervisión.
3.2.1.2.4 Coordinación.
3.2.1.2.5 Programación.
3.2.1.2.6 Evaluación.
3.2.1.2.7 Asesoría.
3.3 Integración del Manual. 3.3.1 Código Numérico: Es necesario elaborar un código numérico para facilitar
la identificación por áreas funcionales y puestos. La identificación debe
corresponder a la clasificación de las áreas funcionales, así como a la estructura
orgánica representada gráficamente en el organigrama general y específico a
cada área. 3.3.2 Contenido del Manual. Como referencia a esta guía para elaborar el manual
de organización y resumiendo ésta, se propone que el contenido del manual de
organización de la empresa sea la siguiente:
3.3.2.1 Presentación.
3.3.2.2 Instrucciones.
3.3.2.3 Objetivos.
3.3.2.4 Organigramas.
3.3.2.4.1 General.
3.3.2.4.2 Particular.
3.3.2.5 Organización.
3.3.2.6 Funciones generales.
3.3.2.7 Descripción de funciones.
26
3.3.3 Los pasos que en este estudio se llevaron a cabo son:
3.3.3.1 Reunión con los directivos de la empresa, quienes hicieron una
presentación del estado actual de la entidad, desde su inicio hasta la fecha.
3.3.3.2 Revisión de acuerdos, normatividad interna, legislación colombiana y
contraste con la evidencia física visual, que se encuentra al interior de la
empresa.
3.3.3.3 Charla de presentación con los empleados de la empresa, con el fin de
conocer algunos datos de quienes hacer parte de ella.
3.3.3.4 Observación directa para recolectar datos de interés para la investigación,
por medio de las conductas y procedimientos repetidos y empíricos, anotando las
mismas respuestas. Logrando obtener una mejor idea sobre las tareas realizadas
por cada empleado, las condiciones y el área donde se desempeña el trabajo.
3.3.3.5 Análisis e interpretación de datos. En ella se hizo una serie de contrastes
entre lo recopilado por los diferentes medios de recopilación de información, junto
con el ideal de organización que desean los directivos, y el estado real y realizable
en la empresa.
3.3.3.6 Primer borrador del manual de funciones, y del manual de procedimiento,
de la mano con la jefe de producción.
3.3.3.7 Redacción del manual de funciones, normas y procedimientos definitivo
para Tecnoalimentaria Ltda., con aportes de todos y cada unos de los empleados
de la empresa, y con la asesoría directa del jefe de calidad y de producción, así
como el acompañamiento de mis asesores de la práctica.
27
3.4 ETAPA I 3.4.1 Reconocimiento Físico de la Planta.
3.4.2 Reconocimiento Físico del área Administrativa.
3.4.3 Recopilación e la información del personal de la planta.
3.4.4 Verificación de perfiles de dicho personal.
3.4.5 Recopilación de las hojas de vida de las máquinas instaladas en la planta.
3.4.6 Reconocimiento físico e inventario de la maquinaria de la planta.
3.4.7 Recopilación de información de producción, discriminada por maquinaria y
por producto fabricado.
3.5 ETAPA II y III 3.5.1 Análisis de la información recibida de la planta. 3.5.2 Cotejo entre la información recibida de las maquinarias. 3.5.3 Elaboración organigramas tanto de la planta de personal de producción,
3.5.4 como de su maquinaria. 3.5.5 Elaboración borrador manuales, para discutir con los asesores encargados. 3.5.6 Entrega manual final, con correcciones, y justificando tiempos, producción,
personal de planta.
28
3.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA TECNOALIMENTARIA LTDA ANTES DE LOS MANUALES
Fuente Tecnoalimentaria (1995)
Elaborado por: Luis M. Garzón
AREA COMERCIAL
AREA DE PRODUCCIÓN
AREA SERVICIO AL CLIENTE
AREA DE ENVIOS Y
GERENCIA GENERAL
ADMINISTRATIVO
AREA ADMINISTRATIVAA
JEFE DE PRODUCCIÓN Y
CALIDAD
OPERARIOS
29
II PARTE: RESULTADOS DE LA PRÁCTICA ADMINISTRATIVA
30
4. DIAGNÓSTICO
Viendo la importancia que tiene el sector de alimentos en Colombia, siendo la
industria láctea una de las más relevantes, que se ha establecido como líder en la
producción láctea de la Comunidad Andina de Naciones según datos de la FAO y
que cuenta con un potencial de crecimiento importante puesto que se espera la
demanda de leche aumente en los próximos años, aunque la producción de leche
en el país ha presentado una dinámica de crecimiento del 2.8% en los últimos 15
años. Además de el aprendizaje de su utilización. Sabiendo que existe en el país
un gran número de pequeños y medianos productores de alimentos, quienes para
ser competitivos, deben asegurar la calidad e inocuidad de los alimentos,
acatando las regulaciones actuales.
TABLA 1. PRODUCCIÓN ESTIMADA DE LECHE
Fuente: Fedegan. 2006
Elaboración de productos alimenticios y de bebidas: Producción bruta por subsectores (2004) % de Participación. Producción Total: US$ 9.500 M.
31
GRAFICO 1. ENCUESTA ANUAL DE MANUFACTURA
Fuente: Dane, Encuesta Anual Manufacturera 2004
TABLA 2. PRODUCCIÓN ANUAL DE LECHE
La cadena láctea generó 15.000 empleos en el 2003, 2.7% del total de la industria
manufacturera, y en el 2005 generó exportaciones por un total de US$ 58
millones.
El queso campesino ha presentado una tasa de crecimiento de -0.3% durante el
periodo 2002 – octubre de 2006. Además, ha presentado una variación de precios
de -15% en valores reales entre enero de 2002 y octubre de 2006. Esta tasa de
crecimiento y variación negativa, al igual que el caso del queso doble-crema se
32
traduce en una disminución de los costos de producción, siendo más competitiva
la industria láctea dedicada a la producción de estos bienes.2
El sector lácteo fue escogido por el gobierno nacional como uno de los productos
a desarrollar bajo el plan de apuesta exportadora por lo que se espera pasar de
una producción actual de aprox. 900.000 toneladas de leche a 1.4 millones de
toneladas al 2020 lo que significa un aumento en la producción del 57%; la
industria está compuesta por 131 establecimientos, dentro de los cuales se
destacan importantes empresas nacionales e internacionales con importantes
niveles de ventas. Lo revelado para el 2006 fue La mayor parte de la industria se
encuentra localizada en el departamento de Cundinamarca, con una participación
del 31,3% de los establecimientos.
GRAFICO 2. EXPORTACIONES DE GRAFICO 3. TOTAL DE EXPORTACIONES LECHE (2000-2006) DE PRODCUTOS LACTEOS (2000-2006)
Fuente: ministerio de agricultura (2007)
Es muy importante señalar que en el último tiempo, el consumo de derivados
lácteos ha incrementado considerablemente, y específicamente los derivados
como los quesos, ha tenido un incremento un poco tranquilizador. Además cabe 2 OBSERVATORIO AGROCADENAS COLOMBIA. MINISTERIO DE AGRICULTURA – IICA CUARTO INFORME DE COYUNTURA LECHE DICIEMBRE DE 2006.
33
recalcar que el consumo ha amentado por quesos nacionales, además de ser
bueno para el PIB per-cápita del país, por ser una de as industrias significativas,
es muy alentador para las empresas productoras, ya que con la apertura a
diferentes y variados tipos de queso, los cuales han hecho que una de las
empresas más representativas del país ganará el premio a la mejor calidad en tres
diferentes tipos de queso, hace esto apoyar y alentar al crecimiento de la industria.
Pero es válido aclarar, que es para Tecnoalimentaria el reto más importante en
este nuevo milenio, ayudar a incentivar y mejorar la calidad de los pequeños
productores, quienes al final, tienen la mayoría de la producción, a pequeña
escala.
Con el trabajo que se realizó en la empresa, aunque inicialmente el fin único era la
elaboración de un manual de funciones, normas y procedimientos, tuve la
oportunidad y el deber de vincularme más a fondo con todos los temas
relacionados a esta industria; entre ellos, la falta de estándares por parte de
ICONTEC, para este tipo de empresas, por lo tanto la ausencia de normatividad
específica al tema.
Se ha hecho necesario adecuar normatividad general para la industria láctea, de
empresas agroindustriales y en algunas ocasiones farmacéuticas para dar una
guía de cómo debe implementarse la calidad en este sector, porque no existen
como tal legislación a este tema en concreto.
Pero esto ha sido un camino tortuoso para muchos de los microempresarios,
porque aunque algunos vienen desde hace muchos años, no han tenido la
necesidad de mejorar la infraestructura de sus instalaciones; hoy en Día el Invima
cada vez ha puesto más exigencias en cuanto a calidad del servicio, calidad de
instalaciones, y de productos, lo que ha causado un gran choque entre los
34
pequeños y sobe todo nuevos microempresarios, que adaptan u espacio para la
elaboración de sus quesos.
Ya que a estos campesinos no se les dan cursos de buenas prácticas, ni de
elaboración de quesos, primero porque en muchas ocasiones, quienes deciden
abrir su negocio, lo hacen de forma casera en un comienzo, también porque no se
tiene la cultura de la empresa desde su constitución bien formada, y en la mayoría
de los casos, porque se le hace muy difícil a la Secretaría de salud y al Invima
hacer pequeños cursos para que quienes quieran vincularse lo hagan, con toda la
normatividad y exigencias requeridas mínimas legales.
Existen cursos virtuales en la actualidad, como los que el Sena esta desarrollando
desde su página de Internet. Pero es aquí otra limitante más para quienes de
pronto tienen idea de estos cursos; Como en muchos casos, estos pequeños
productores son de veredas o pueblos lejanos se les dificulta el acceso a Internet,
o porque no tienen computadores en la zona, porque la red no es buena, o porque
no tienen idea de utilizar un computador.
El desarrollo de la economía en Colombia, sus cadenas productivas están
directamente relacionadas con el crecimiento internacional. “El mercado
económico de las empresas están vinculadas con la globalización, que ha dejado
de ser una palabra de moda para convertirse en un desafío cotidiano hacia la
competitividad, basada no en ventajas comparativas asociadas a los recursos
naturales, sino en ventajas ligadas al conocimiento de la dinámica de los
mercados y a la capacidad tecnológica para hacer uso eficiente de los recursos,
mejorar los niveles de productividad y lograr la efectividad en la generación de
valor agregado. Desde esta perspectiva, se hace necesario identificar aquellos
campos de crecimiento e innovación que marcaran las pautas del desarrollo global
de la sociedad y con ellos, los escenarios futuros, donde la actividad
35
productividad del país estará insertada con el fin de diseñar y poner en operación
políticas y estrategias que la fortalezcan.”3
El estado de Tecnoalimentaria Ltda. antes de hacer la implementación de los
manuales de funciones, normas y procedimientos, se describirá a continuación
con el fin de dar una idea, de las mejoras que se les sugirieron a los directivos de
la entidad.
Como ya se explico en anteriores hojas, es una empresa que lleva 20 años en el
mercado lácteo, conocida por muchos en el medio que en Colombia están
dedicados a este negocio, teniéndola de referencia como una de las marcas
líderes en el desarrollo de lo que hoy se conoce como cuajo microbiano.
Por todo lo anterior es que en Tecnoalimentaria se ha creado la necesidad de ser
un agente colaborador para aquellos que quieren ingresar a hacer parte de la
economía del país, de apoyar un grano de arena para reactivar ese sector que en
algunos lugares a decaído, por la falta de presencia del estado. Se han
considerado varias posibilidades para ayudar a estos microempresarios en
potencia y para aquellos que ya están en circulación del mercado, darles la
posibilidad y la opción de mejorar las condiciones de trabajo, y así fortalecer la
industria.
Aunque esta industria es una estructura organizativa cerrada, puesto que la
mayoría esta formada por cooperativas, sociedades por acciones, o empresas
familiares, y hace casi imposible el acceso a particulares o sociedades por medio
de alianzas estratégicas, Se quiere llevar a cabo esta nueva generación y
mantenimiento, por medio de una red socioeconómica, donde todos se
3 MOJICA, Francisco José. Prospectiva tecnológica e industrial para el desarrollo de la cadena láctea. Escenarios y estrategias para el futuro del sector. Bogotá, 31 de mayo de 2001; p. 3
36
interconecten unos con otros, teniendo un centro madre, que es este caso sería
tecnoalimentaria, intercambiando entre unos y otros información y saber.
La idea es dar charlas, cursos básicos de elaboración de quesos, cuajadas, etc.,
derivados lácteos todos hechos a base de cuajo, para que puedan crear sus
empresas, pero usando el producto de forma exclusiva. También brindándoles
asesorías de las normas técnicas, y reglamentación que les sea útil e importante;
tanto a los nuevos, como a los antiguos microempresarios, para que puedan
mejorar su calidad de producto e infraestructura, y así cuando el Invima haga sus
visitas periódicas no tengan necesidad ni de pagar sanciones, y mucho menos
tener que cerrar porque les fue sellado el lugar.
Pero todo esto no es un proceso fácil; dado que la idea de esta implementación en
dirigido a los pequeños productores, y en muchos casos estos se encuentran
ubicados en veredas lejanas, se hace más importante y rescatable esta labor por
la importancia y las satisfacciones que ellos va a dejar como experiencia; pero
también porque son personas con un pensamiento muy arraigado y con unas
creencias muy fuertes, un poco difíciles de transformar, como por ejemplo: el uso
de cuajos naturales. Aunque es cierto que hace muchos años, desde el inició de la
elaboración de quesos estos se hacían con la tripa del ternero, y aún hoy es lo que
se usa en algunos lugares, también es cierto, que ha cambiado, que los cuajos
microbianos son más rápidos y efectivos para cuajar, también están 99.99% libres
de enfermedades como lo puede estar un ternero, y no saberlo, por tanto los
quesos traen esas enfermedades y son trasmitidas al hombre. El hacer que esta
población tome esta nueva tendencia, es un reto para la organización y sus ganas
de expandir conocimientos y como tal sus productos.
A continuación la identificación del personal de producción, como de las hojas de
vida de la maquinaria que es operada en la planta, el proceso de “elaboración del
manual de función para los empleados de TECNOALIMENTARIA LTDA”.
37
5. MANUAL DE FUNCIONES
Procedimiento para la Codificación de Cargos
Se codificó la descripción y perfil de cargo según la Estructura Organizativa de la
siguiente manera:
MDC-XXXX
MDF = Manual de Funciones
XXXX = Código Numérico
020 en adelante para toda la parte de producción. Cada uno con diferente grado,
según importancia y necesidad del cargo.
5.1 Identificación de Cargos. Cargos a describir:
37
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NIVEL DIRECTIVO
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO JEFE ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD CÓDIGO 205
GRADO 02
NUMERO DE CARGOS UNO (1)
DEPENDENCIA CONTROL DE CALIDAD
CARGO DEL JEFE INMEDIATO GERENTE
II. PROPÓSITO PRINCIPAL El control de la producción, control de la materia prima, estudios sobre el proceso
de producción.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESCENCIALES
1. Asegurar que la calidad de la materia prima, sea siempre la misma a la hora
de la compra y durante la producción.
2. Vigilar que el producto terminado sea de la calidad requerida para su
comercialización.
3. Mantener siempre en conjunto con la jefe de producción la actualización en
las fórmulas si se hace necesario, para estar en igualdad con la competencia.
4. Procurar por unas condiciones ambientales de trabajo ideales, según las
exigencias de las actividades a desarrollar.
38
5. Participar activamente en conjunto con los jefes de las demás áreas sobre
los problemas que puedan surgir en la planta, con los operarios, solución de
problemas de forma integral.
6. Exigir prueba a producto terminado devuelto por algún cliente por calidad.
7. Vigilar el cumplimiento de lo estipulado en este Manual sobre control de
enfermedades en los empleados. Se deben llevar registros.
8. Elaborar reportes para el Gerente de la empresa.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVUALES
Liderar los asuntos respectivos a su entorno en busca del mejoramiento continuo
de la calidad, tanto del producto en sí, como del personal que esta a su cargo,
elaborando proyectos de mejora, capacitaciones constantes y permanentes,
igualmente dar cumplimiento a las normas tanto internas, como legales con el fin
satisfacer las necesidades básicas de la empresa, y la satisfacción de el como jefe
de grupo.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS Temas relacionados con Control de la Calidad en la Industria Farmacéutica o de
Alimentos. Normas ISO, de BPM. Procedimientos Operacionales Estandarizados
de Sanidad (POES). Higiene y sanidad en una empresa de alimentos o
farmacéuticos. Manejo de personal.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Escolaridad: Ingeniero Químico o de Alimentos TITULADO (Obligatorio)
INGLÉS DE NEGOCIOS 100% Hablado, Escrito y Leído.
39
Especializaciones: Curso de Postgrado TITULADO.
Diplomados: Temas relacionados con Control de la Calidad en la Industria
Farmacéutica o de Alimentos. Normas ISO.
Cursos: Sobre temas relacionados a: Higiene y sanidad en una planta de
Alimentos o Farmacéutica. Planeación, programación y control de la producción.
Experiencia
• Mínimo 3 años de experiencia como Gerente de Producción.
• Dirigir, coordinar y evaluar el área de producción.
• Amplios conocimientos en ISO 9000:2000
• Manejo de personal.
VII. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
• Orientación al logro.
• Orden y calidad.
• Profundidad del conocimiento.
• Capacidad de comunicación oral y escrita.
• Comprensión interpersonal.
• Competencias de dirección.
• Dar instrucciones.
• Habilidad para la comunicación, para delegar y motivar.
• Manejo del fracaso.
40
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NIVEL ADMINISTRATIVO
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO ASISTENTE TECNICODE CALIDAD CÓDIGO 203
GRADO 03
NUMERO DE CARGOS UNO (1)
DEPENDENCIA CONTROL DE CALIDAD
CARGO DEL JEFE INMEDIATO JEFE ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD
II. PROPÓSITO PRINCIPAL Asistencia al control de la producción, control de la materia prima, y el proceso de
producción.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESCENCIALES
1. Visar y archivar los reportes que utilizan los inspectores de control de
calidad de la planta.
2. Evaluar y reportar en informes las diversas pruebas que sean necesarias
realizar tanto del producto terminado, como de las materias pruebas.
3. Generar reportes diarios tanto a su jefe inmediato como a la dirección,
referentes a las devoluciones y resultados de análisis.
4. Reportar tanto al área de Calidad como a la producción, cuando un
producto ha sido devuelto por calidad, para que se analicen las causas.
41
5. Vigilar hábitos de Higiene en los empleados.
6. Vigilar estado de las facilidades de higiene para los empleados, reportar y
coordinar reparación de cualquier anomalía que se presente.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVUALES
Asistir al jefe de Aseguramiento de calidad, en todo lo relacionado con la parte
administrativa de la planta de producción. Colaborar en la creación de programas
y de procesos nuevos para la eliminación de trámites, de mejora continua.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS Temas relacionados con Control de la Calidad en la Industria Farmacéutica o de
Alimentos. Normas ISO y de BPM. Higiene y sanidad en una empresa de
alimentos o farmacéuticos. Manejo de office, programas de inventarios.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Escolaridad: Tecnólogo en manejo de Alimentos o Farmacéuticos, SENA.
TITULADO (Obligatorio) y/o Administrador de empresas (EN ULTIMOS
SEMESTRES).
Inglés de negocios 65% Hablado, Escrito y Leído.
Cursos: Sobre temas relacionados a: Higiene y sanidad en una planta de
Alimentos o Farmacéutica. Planeación, programación y control de la producción.
Office actualizado, mínimo Windows 98.
42
Experiencia
• Tener experiencia relacionada con el manejo de insumos como enzimas en
laboratorios farmacéuticos, mínimo 2 años.
• Manejo de personal, directa o indirectamente.
• En áreas de calidad y/o aseguramiento de calidad.
VII. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
• Capacidad para interpretar instrucciones.
• Capacidad de comunicación oral y escrita.
• Operacionalización de la lógica matemática.
• Capacidad de responsabilidad.
43
I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NIVEL PROFESIONAL
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO JEFE PLANTA DE PRODUCCIÓN CÓDIGO 204
GRADO 01
NUMERO DE CARGOS UNO (1)
DEPENDENCIA PRODUCCIÓN
CARGO DEL JEFE INMEDIATO JEFE ASEGURAMIENTO DE LA
CALIDAD
SUBGERENTE
II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ejecutar con exactitud, responsabilidad, higiene, y control de tiempo la producción
de la elaboración del cuajo. Manteniendo los estándares de las fórmulas y su
calidad en el terminado de la elaboración del producto.
Asegurar la aplicación y ejecución de las directrices que en materia sanitaria se
tienen implementadas para este tipo o similar empresas de producción.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESCENCIALES
1. Vigilar el mantenimiento del departamento en general, instalaciones, planta,
equipos, operarios.
2. Asegurar que los productos se fabriquen y almacenen en concordancia con
la documentación apropiada, a fin de obtener la calidad exigida.
3. Vigilar y controlar que las operaciones de fabricación durante el proceso
sean las requeridas y exigidas.
44
4. Asegurar que se lleve a cabo las debidas comprobaciones del proceso y las
calibraciones de los equipos de control, como también que esas comprobaciones
se registren y que los informes estén disponibles.
5. Asegurar que los registros de producción sean evaluados y firmados tanto
por el Director Técnico, como por la oficina de control de calidad.
6. Controlar que los operarios tengan todos los implementos exigidos por el
INVIMA, en el momento de ingresar a la planta.
7. Vigilar que los operarios conozcan y cumplan con las especificaciones y
normas de trabajo según el manual de BUENAS PRACTICAS DE MANEJO.
8. Asegurar que se lleve a cabo la capacitación inicial y continua del proceso
para los operarios, y que dichas capacitaciones se adapten a las necesidades y
requerimientos. Este debe ser realizado por él y la oficina de Recursos humanos
de forma anual.
9. Mantener el buen funcionamiento de los equipos para satisfacer las
necesidades de los clientes tanto internos como externos.
10. Control de stocks.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVUALES
Los procesos desarrollados deben ser correctamente encaminados hacia la
satisfacción de las necesidades tanto de la empresa, como de los clientes,
basándose en las políticas de ejecución planteadas por las áreas de control de
calidad y los directivos.
45
V. CONOCIMIENTOS BASICOS Manejo de maquinaria como procesadoras, tableteadota, empacadora,
encelofanadora, y en general maquinaria para este tipo de mercado. Manejo de
personal. Manejo de fórmulas químicas, y todas sus posibilidades de cambio.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Escolaridad: Ingeniero Químico o de Alimentos TITULADO (Obligatorio).
Inglés de negocios 95% Hablado, Escrito y Leído.
Especializaciones: Curso de Postgrado TITULADO.
Diplomados: Temas relacionados con actualización de fórmulas químicas, junto
con cada uno de los componentes aptos para consumo humano.
Cursos: Sobre temas relacionados a: Higiene y sanidad en una planta de
Alimentos o Farmacéutica. Planeación, programación y control de la producción.
Formulación química.
Experiencia
• Mínimo 5 años en una planta de producción.
• Mínimo 3 años y medio como coordinador de una planta de producción.
• Mínimo 2 años y medio como jefe de una planta de producción para
elaboración de alimentos o farmacéuticos.
• Manejo de personal.
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VII. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
• Adquisición de los conocimientos.
• Capacidad para interpretar instrucciones.
• Capacidad de comunicación oral y escrita.
• Capacidad de responsabilidad.
• Competencias de dirección
• Dar instrucciones.
• Habilidad para la comunicación, para delegar y motivar.
• Autonomía.
• Capacidad de coordinación.
• Capacidad de escucha.
• Capacidad de relación.
• Resolución de problema.
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I. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO
NIVEL TECNICO
DENOMINACIÓN DEL EMPLEO OPERARIOS CÓDIGO 204
GRADO 04, 05, 06, 07
NUMERO DE CARGOS UNO (8)
DEPENDENCIA PRODUCCIÓN
CARGO DEL JEFE INMEDIATO JEFE PLANTA DE PRODUCCIÓN
II. PROPÓSITO PRINCIPAL Ayudar en la elaboración de la producción del cuajo en todas sus presentaciones,
manteniendo las buenas prácticas de manejo como su principal guía, para tener
excelente calidad, eficiencia y eficacia.
III. DESCRIPCION DE FUNCIONES ESCENCIALES
1. Realizar el aseo diario de equipos y utensilios en todas las áreas de la
planta y de manera más exhaustiva de vidrios, puertas, pisos y extractores.
2. Llenar, pesar, tapar y limpiar los tubos de referencia amarillos y cuaja ya.
3. Alimentar de producto la tableteadota, revisando de manera constante el
peso de la tableta, registrando este en un formato.
4. Realizar el granulado de las materias primas correspondientes para la
elaboración del producto.
5. Realizar el tapado y embalaje de frascos de líquido.
48
6. Realizar cualquier otra función o tarea necesaria para la elaboración del
producto.
IV. CONTRIBUCIONES INDIVUALES
Mantener un buen ambiente de trabajo, de cordialidad y colaboración, con sus
demás compañeros. Generar en la empresa sentimientos de fortalecimiento y
eficiencia en conjunto con las normas de calidad, y disminuir los tiempos
estandarizados, para mejora continua.
V. CONOCIMIENTOS BASICOS Manejo de maquinaria como procesadoras, tableteadota, empacadora,
encelofanadora, y en general maquinaria para este tipo de mercado. Manejo de
pesas y balanzas para producción. Conocimiento en buenas prácticas de manejo
en una empresa de alimentos o farmacéuticas.
VI. REQUISITOS DE ESTUDIO Y EXPERIENCIA
Escolaridad: Bachillerato terminado y título (OBLIGATORIO)
Inglés de negocios Hablado, Escrito y Leído (OPCIONAL).
Cursos: Técnico en procesamiento de alimentos perecederos con TÍTULO
(SENA).
Aseguramiento de las condiciones básicas de higiene en el procesamiento de
alimentos o farmacéuticos (SENA).
49
Experiencia
• Mínimo 2 años en una planta de producción.
• Manipulación de alimentos o farmacéuticos.
VII. COMPETENCIAS ESPECÍFICAS
• Capacidad para interpretar instrucciones.
• Capacidad de responsabilidad.
• Comprensión interpersonal.
• Capacidad de escucha.
• Capacidad para interpretar instrucciones.
51
6. MANUAL DE PROCEDIMIENTO 6.1 IDENTIFICACIÓN DE MAQUINARIA
Hojas de vida
6.1.1 Encelofanadora. Es una máquina a base de calor en donde la temperatura
a la cual debe estar es de 115ªC para un óptimo funcionamiento, cuanta con un
plato giratorio en la parte superior donde se suministra las pastillas y se verifica
constantemente que no vaya ningún agujero sin pastilla.
En la parte inferior se encuentran dos rodillos contra puestos, los cuales reciben la
pastilla y el aluminio, y a base de calor este sella completamente las dos caras del
aluminio; a medida que va corriendo el aluminio se encuentra una cuchilla, la cual
va girando constantemente y es la encargada de realizar el corte de cada sobre de
pastillas.
6.1.2 Tableteadora. Es una máquina diseñada toda en hierro, su función es
formar tableta con especificaciones de dureza y peso, para lo cual cuenta con una
manija en la parte superior la cual le permite graduar el peso que se necesita para
cada tableta, además tiene unos punzones los cuales hacen que se forme la
pastilla. Tiene un embudo el cual es el encargado de alimentar la máquina del
producto y así formar la pastilla.
52
6.1.3 Envasadora. Es una máquina que cuenta con un tanque alimentador
conectado con unas mangueras. Tiene dos boquillas por donde expulsa el líquido,
además cuenta con un sistema de velocidad, el cual tiene la posibilidad de graduar
según el ritmo al que se desea trabajar, es decir el tiempo en el que se desea se
expulse el líquido.
A cada lado de la máquina se encuentran unas jeringas de llenado, las cuales
tienen un sistema de graduación para determinar la cantidad de líquido que se
necesita.
53
6.2 FLUJOGRAMAS 6.2.1 Elaboración Cuajo Liquido
Elaborado por: Claudia Marcela López
Supervisión: Jefe de Producción. Lizeth Torres.
MEDICION
STANDARIZACION
AGITACION
FILTRACION
ENVASADO
EMPAQUE FINAL
ALMACENAMIENTO CUAJO LÍQUIDO
REPEPCION MATERIA PRIMA
CONTROL DE CALIDAD
54
6.2.2 Descripción de Procedimientos y Operadores Del Flujograma. 6.2.2.1 Recepción. Se confrontan cantidad con su respectiva remisión. Se
verifican con condiciones de transporte y empaque. Prueba de fuerza de
coagulación.
6.2.2.2 Medición. De acuerdo a la formulación establecida, se realiza este
proceso.
6.2.2.3 Estandarización. Llevar a las condiciones establecidas para este producto
teniendo en cuenta densidad PH.
6.2.2.4 Agitación. Con el propósito de obtener una solución homogénea se
somete a 30 minutos de agnación mecánica
6.2.2.5 Filtrado. Después de la agitación, se realiza el filtrado para eliminar la
posibilidad de presencia de partículas ajenas a la solución.
6.2.2.6 Control de Calidad: Se realiza prueba de fuerza de coagulación, PH
6.2.2.7 Envasado. De acuerdo a la orden de producción se realiza el envasado
mecánico en frascos plásticos.
6.2.2.8 Empaque. Se distribuyen 40 frascos x 500 c.c. en una caja o 24 frascos x
100 c.c. según el caso. Esta caja queda sellada y zunchada.
6.2.2.9 Almacenamiento. Sobre estibas en un lugar fresco y seco, con arrume
máximo de 5 cajas.
55
6.3 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO POLVO
Elaborado por: Claudia Marcela López
Supervisión: Jefe de Producción Lizeth Torres
MEDICION
ACONDICIONAMIENTO
ENVASADO
AJUSTE DE PESO
SELLADO POTES
ETIQUETADO
ALMACENAMIENTO
REPEPCION MATERIA PRIMA
CONTROL DE CALIDAD
56
6.3.1 Descripción de Procedimientos y Operadores del Flujograma. 6.3.1.1 Recepción. Se confrontan cantidad con su respectiva remisión. Se
verifican con condiciones de transporte y empaque. Prueba de fuerza de
coagulación.
6.3.1.2 Pesaje. Dosificación de acuerdo a la formulación establecida.
6.3.1.3 Acondicionamiento. Tamizado de materias primas, según los
requerimientos de la formulación.
6.3.1.4 Envasado. De acuerdo a la orden de producción se realiza el envasado
mecánico en frascos plásticos.
6.3.1.5 Ajuste de Peso. Según la orden de producción se regula el peso a 250 –
500 gramos u otro de acuerdo a indicadores.
6.3.1.6 Control de Calidad. Se realiza prueba de fuerza de coagulación, PH
6.3.1.7 Sellado Potes. Mediante foil de aluminio se sella al calor logrando un
cierre hermético
6.3.1.8 Etiquetado. Rotulado final
6.3.1.9 Almacenamiento. Sobre estante en un lugar fresco y seco.
57
6.4 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO TABLETAS
Elaborado por: Claudia Marcela López
Supervisión: Jefe de Producción. Lizeth Torres
ACONDICIONAMIENTO
PESAJE
MEZCLA
CONTROL DE CALIDAD
CONTROL SELLADO
CONTEO Y EMPAQUE
SELLADO CAJAS
ALMACENAMIENTO
REPEPCION MATERIA PRIMA
ENCELOFANADO
58
6.4.1 Descripción de Procedimientos y Operadores DEL Flujograma 6.4.1.1 Recepción. Se confrontan cantidad con su respectiva remisión. Se
verifican con condiciones de transporte y empaque de las materias primas.
Análisis de control de calidad de fuerza de coagulación.
6.4.1.2 Pesaje. De acuerdo a la formulación establecida se hace un pesaje
exacto de las materias primas y excipientes.
6.4.1.3 Mezcla. Durante un período de 30 minutos se colocan los ingredientes en
la mezcladora, para garantizar una mezcla homogénea para la siguiente etapa.
6.4.1.4 Tableteado. Compresión de la mezcla con fuerza y presión de
determinados para nuestros productos. Control mediante plantillas de peso
constante y dureza.
6.4.1.5 Control de Calidad. Se realiza prueba de fuerza de coagulación, PH
6.4.1.6 Encelofanado. Empaque en sobre de aluminio cada una herméticamente
sellados con dos tabletas.
6.4.1.7 Control Sellado. De una forma aleatoria se eligen muestras de sobres y
se hace prueba de sellado.
6.4.1.8 Conteo y Empaque. Se empacan 50 tabletas por display, y 36 de estos
se colocan dentro de una caja blanca conformando así una paca
6.4.1.9 Sellado Cajas. Se recubre cada caja con una bolsa plástica para
protegerlo de la humedad del medio ambiente.
59
6.4.1.10 Almacenamiento. Se debe colocar sobre estibas retirada de la pared, en
un lugar seco y fresco con arme máximo de 12 cajas.
6.5 FLUJOGRAMA ELABORACION CUAJO GRANULADO
Elaborado por: Claudia Marcela López
Supervisión: Jefe de Producción. Lizeth Torres
PESAJE
ACONDICIONAMIENTO
MEZCLADO
CONTROL DE CALIDAD
EMPAQUE
ALMACENAMIENTO
ENVASADO
REPEPCION MATERIA PRIMA
60
6.5.1 Descripción de Procedimientos y Operadores Del Flujograma. 6.5.1.1 Recepción. Se confrontan cantidad con su respectiva remisión. Se
verifican con condiciones de transporte y empaque de las materias primas.
Análisis de control de calidad de fuerza de coagulación.
6.5.1.2 Pesaje. De acuerdo a la formulación establecida se hace un pesaje
exacto de las materias primas y excipientes.
6.5.1.3 Acondicionamiento. Estandarización de las materias primas.
Granulometría
6.5.1.4 Control de Calidad. Se realiza prueba de fuerza de coagulación, PH
6.5.1.5 Envasado. En tubos pequeños se colocan las cantidades dispuestas
según la orden de producción
6.5.1.6 Empaque. Se distribuyen en cajas de 12 tubos y con 12 cajas se arma
una paca. Unidad de venta
6.5.1.7 Almacenamiento. Se debe colocar sobre estibas retirada de la pared, en
un lugar seco y fresco con arme máximo de 12 cajas.
61
CONCLUSIONES Es importante resaltar que esta primera fase del trabajo de practica fue de gran
ayuda y utilidad para la gerencia ya que le permitió ver con mayor claridad, la
necesidad de organizar su personal y de brindarse y brindarles condiciones claras
que permitan un fortalecimiento y crecimiento como empresa.
En este caso, no se hizo muy fácil la descripción de las funciones realizadas por
los empelados en esta compañía, ya que uno de los deberes es tener la capacidad
de trabajar en cualquier tarea que le sea adjudicada, y eso se ve reflejado en las
funciones que describí anteriormente. Donde sus labores van desde un buen
manejo de la maquinaria, hasta una excelente limpieza en la planta como tal.
Se ha evidenciado un gran compromiso por parte de los trabajadores en la
empresa. Son dinámicos, son muy receptivos, dan ideas para el cambio, así como
un gran sentido de la responsabilidad, honestidad y trabajo en equipo. Esta
empresa es una plataforma para poder vincular
Este tipo de mercado tiene una gran incidencia en el sector, porque la elaboración
de quesos es además de ser una de las mayores fuentes, es un mercado muy
fuerte es muy competido, y por tanto no será fácil de acabar, sabiendo que lleva
mas de 5000 años cuando los egipcios, elaboraban su propio tipo de queso, y
hasta el día de hoy ha tenido la mima fuerza, es necesario tener un buen control
en la vigilancia ha estos productos.
En la empresa se esta velando porque se cumplan las normas no solo las
mínimas, sino en conjunto todas las normas que regulan tanto a la empresa como
productor de alimentos, como normas referentes a infraestructura, ambiente de
62
trabajo, control interno, mejora continua, participación del personal, haciendo un
ambiente propicio para implementar los sistemas de calidad, aunque no hay
normatividad de ISO para empresas de este corte.
52
BIBLIOGRAFIA
ALBARRACÍN CONTRERAS, Fanny Yolanda. CARRASCAL CAMACHO, Ana
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