Post on 19-Feb-2016
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7 Secretos del Súper Organizado
Unos años atrás, mi vida era un desastre. Así eran mi casa,
mi escritorio y mi mente. Luego aprendí, uno a uno, unos
cuantos hábitos que me llevaron a organizarme por completo.
¿Que si soy perfecto? Claro que no, y no planeo serlo. Pero se
donde está todo, se que tengo que hacer hoy, rara vez olvido
algo y mi casa está en orden y relativamente limpia (bueno,
tan limpia como se puede cuando se tienen niños corriendo
por ahí).
Entonces ¿Cuál es el secreto? La verdad, no hay secretos.
Sólo unos simples hábitos que usted puede desarrollar con el
tiempo y que lo llevarán a donde quiere llegar. Estos son
hábitos que usted puede aplicar a su trabajo, a su hogar, a
sus hijos, a sus pasatiempos, a su vida. En cambio de decirle
específicamente cómo organizar algo, como su escritorio o su
guardarropa, le proveo de principios que usted puede usar
una y otra vez en todas las situaciones.
¿Son estos principios obvios? Seguro, si lo piensa
detenidamente. Los ha le&íacute;do en otros lugares. Pero
puede no estar aplicándolos a su vida diaria y ahí es donde
reside el problema. Yo simplemente le proveo de una guía
paso-a-paso de lo que realmente funciona, basado en mi
experiencia y en la de otros.
Si su vida es un desastre, como lo era la mía, no recomiendo
tratar de organizar todo de una sola vez. Es abrumador.
Empiece con el primer hábito, y siga de ahí en adelante.
Hágalo de a un poco cada vez, un área de su vida a la vez, un
área de su hogar o su oficina a la vez. Trabaje sobre un
hábito por un mes o más, luego pase al siguiente. O adopte
dos o tres si cree que lo puede1 manejar, pero no los haga
todos a la vez. Recomiendo también que separe un tiempo
cada día (30 o 60 minutos) para ordenar, al menos en un
principio, hasta que esté bastante organizado y tenga su
sistema a punto. Luego, necesitará 10 minutos al día, sólo
para mantener las cosas andando sin problemas y de cada
vez en cuando necesitará una sesión de purga (cada 6 meses
o más) para librarse de lo acumulado.
Aquí están los 7 hábitos:
Reduzca antes de organizar. El error que la mayoría de la
gente comete cuando trata de ordenar sus cosas, sus tareas o
sus proyectos es que tienen un gran desorden de cosas para
organizar y es muy complicado. Si tiene un guardarropa
abarrotado de cosas, claro, puede ir y comprarse un montón
de organizadores pero al final, aún tendrá un guardarropa
abarrotado de cosas. Lo mismo con el manejo del tiempo:
puede organizar su horario pero aún estará lleno de tareas. La
solución: reducir, eliminar y simplificar. Si usted toma un
guardarropa lleno de 100 cosas y bota todo menos 10 cosas
que usa y quiere, no necesitará ya un organizador. Lo mismo
con el manejo del tiempo: si tiene 20 cosas para hacer hoy y
las reduce a solo las tres tareas más importantes, ya no
necesitará un horario. Como se reduce: saque todo de su
guardarropa o cajón o cualquier otro contenedor (incluso su
horario), límpielo y vuelva a poner, únicamente, aquellos
artículos que usted realmente ama y usa regularmente. Esto
lo dejará con una pila de otras cosas – deshágase de ellas
tirándolas, donándolas, vendiéndolas o regalándoselas a un
ser querido. Si no soporta deshacerse de algunas cosas,
póngalas en una caja marcada “tal vez” y guárdelas en su
ático, en su sótano o en cualquier otro lugar con espacio para
almacenar. Escríbale una descripción y fecha y, seis meses
después cuando no lo haya necesitado, tírelo.
Escríbalo, siempre. Nuestras mentes son algo maravilloso,
pero dejan pasar cosas como un tamiz. No recordamos las
cosas cuando las necesitamos recordar y continuamente las
recordamos cu1ando no las necesitamos. En cambio de usar
su mente como un depósito de cosas que necesita recordar,
escríbalas. Yo cargo una pequeña libreta de bolsillo a todas
partes donde voy y escribo las cosas inmediatamente. Luego
proceso las ideas y las tareas en el calendario o en mi lista de
tareas, así no olvido las cosas.
Mantenga un buzón y procéselo. Bueno, realmente necesita
dos buzones – uno para la casa y otro para el trabajo. Sin
embargo mucha gente tiene más que eso. El papel llega a los
escritorios y termina en varios lugares. Los mensajes
telefónicos quedan por todas partes, lo mismo que nuestras
notas. En cambio, tenga un solo buzón y ponga todo lo que
llega allí. Luego, una vez al día (o una vez a la semana en la
casa si lo prefiere), procese su buzón hasta vaciarlo. Tome un
ítem de la caja y decida que hacer con el, ahí mismo: botarlo,
delegarlo, archivarlo, ponerlo es su lista de tareas o hacerlo
inmediatamente. Haga lo mismo con el siguiente ítem hasta
que su buzón esté vacío. No deje estas decisiones para
después.
Un lugar para todo. Relacionado con el anterior consejo está
aquel de tener un lugar para cada ítem en su vida. ¿Dónde
van sus llaves? Debería tener un lugar para ellas (cerca de la
puerta es el mejor sitio) y nunca las perderá de nuevo.
¿Dónde van sus lapiceros? ¿Qué tal las revistas? Yo le
enseñare; a mis hijos a tener un „”lugar” para cada juguete o
cualquier otro artículo en sus habitaciones (aún así, sus
juguetes son en su mayoría errantes sin hogar, pero son
niños) y ese es un concepto que funciona con adultos
también: cada ítem debe tener un lugar, y si no lo tiene,
necesitamos escogerle uno. Las etiquetas pueden ayudarle a
recordar dónde están esos lugares. Ahora, si usted encuentra
algo es su mesa, en su cama o en su escritorio, sabrá que no
pertenece allí. Encuéntrele su lugar – no es simplemente
tirarlo en cualquier parte. El mismo concepto aplica para la
información: ¿Tiene usted un lugar para donde poner toda su
información? Si no, ensaye con un „wiki‟ personal – es
accesible desde la casa y el trabajo y puede crear páginas
para cada tipo de información en su vida – horarios, metas,
tareas, películas a ver, libros a leer, notas sobre proyectos,
etc.
Guárdelo inmediatamente. La mayoría de la gente tiene el
hábito de poner algo en la mesa o en su escritorio con la
intención de “guardarlo luego”. Bueno, así es como las cosas
se tornan sucias y desorganizadas. En cambio, guárdelo
inmediatamente, en su lugar. Sólo toma unos pocos
segundos, y este hábito le ahorrará un montón de tiempo de
limpiar, clasificar y ordenar luego. Cuando se vea dejando
algo en cualquier parte, pare, y fuércese a guardarlo
inmediatamente. Luego de un tiempo, se convierte en algo
natural.
Limpie mientras lo hace. Muy relacionado con el hábito 5,
este hábito es efectivo porque es mucho más fácil limpiar las
cosas mientras trabaja o mientras avanza su día que dejarlas
apilar y luego hacer una sesión de limpieza después.
Entonces, si está cocinando, trate de lavar los platos al irlos
usando, luego limpie todo, en vez de dejar un gran desorden.
El mismo principio aplica a todo lo que hacemos. Si es más
fácil hacerlo en pequeños pasos, más probablemente lo
haremos. Si hay un gran desorden por limpiar, más
fácilmente nos intimidará o abrumará la tarea y la dejaremos
para después.
Desarrolle rutinas y sistemas. Si ya tiene todo limpio y
organizado, se podrá sentar y disfrutar del placer que ello
brinda. Ser organizado y tener un ambiente de trabajo o un
hogar simplificado es tremendamente satisfactorio. Pero el
problema es que luego de un tiempo, las cosas tienden a
desorganizarse y revolverse otra vez. Las cosas tienden a
gravitar hacia el caos. La solución: necesita desarrollar
sistemas para mantener el orden. Por ejemplo, el
procesamiento del buzón mencionado antes es un sistema:
usted tiene procedimientos específicos para procesar todos los
papeles entrantes, y tiene una rutina para hacerlo (una vez al
día). Todos los sistemas siguen los mismos lineamientos –
procedimientos específicos y una rutina que se hace a
intervalos determinados (tres veces al día, una vez al día, una
vez a la semana, una vez al mes, etc.). Es importante que
usted identifique los sistemas que tiene en su vida (y existen,
aún sin que usted lo sepa – pero tal vez son complicados y
caóticos) y los escriba para que así los pueda hacer eficientes,
simples y organizados. Desarrolle sistemas para tratar con el
papeleo y el „email‟, con los niños, con sus horarios, con los
mandados, la lavandería, las tareas, el ejercicio y todo lo
demás. Una vez esos sistemas están implementados,
necesitará estar pendiente de mantenerlos andando, luego
sus cosas se mantendrán organizadas.