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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
DIRECCIÓN DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
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6 DIRECCIÓN
RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
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INDICE
NO. TÍTULO PÁGINA 1.1 Envío de Agenda Presidencial 2
1.2 Envío Boletín Diario 5
1.3 Recopilación de Material Audiovisual para
Secretario de Comunicación Social 8
1.4 Reunión Semanal de Trabajo 11
Glosario 14
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1.1 ENVÍO DE AGENDA PRESIDENCIAL
i. Definición del Procedimiento
Es el traslado de la Agenda Presidencial a los comunicadores de las diferentes
instituciones gubernamentales, periodistas que cubren la fuente de la
Presidencia, así como a las diferentes direcciones de la Secretaría que se
Involucran para cubrir actividades presidenciales.
ii. Objetivos
Notificar a las instituciones gubernamentales, periodistas y áreas operativas de
la Secretaría acerca de las actividades diarias del Presidente y Vicepresidente.
Planificar eficientemente las actividades presidenciales.
iii. Normas
Del traslado:
La Agenda debe ser enviada diariamente a las 23:00 hrs. o 7:00 hrs. del día
siguiente.
Las Direcciones involucradas deberán asignar los equipos debidamente
conformados que acompañarán las actividades del Presidente y/o
Vicepresidente.
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Secretario de Comunicación
Directora Interinstitucional
Directora Interinstitucional
01
02
03
Depura Agenda Presidencial. Traslada a
Directora Interinstitucional.
Traslada Agenda a periodistas que cubren la
fuente Nacionales e Internacionales. Envía a
Unidad de Logística para organizar equipos de
trabajo.
Para actividades Departamentales organiza gira.
Llama a los Medios de Comunicación para que
cubran la nota. Notifica a Servicios Generales
para programar transporte. Acompaña a Equipos
asignados a gira.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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Definición: Es el traslado de la Agenda Presidencial a los comunicadores de las diferentes instituciones gubernamentales, periodistas que cubren la fuente de la Presidencia, así como a las diferentes direcciones de la Secretaría que se involucran para cubrir actividades presidenciales
Directora Comunicación InterinstitucionalSecretario
Fase
1.1 Envío de Agenda Presidencial
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Depura Agenda Presidencial
Traslada a Directora Interinstitucional
Traslada Agenda a periodistas Nacionales
e Internacionales
Envía a Unidad de Logística para
organizar equipos
Actividades departamentales
organiza gira
Llama a los Medios de Comunicación
para que cubran la nota
Notifica a Servicios Generales para
programar transporte
Acompaña a Equipos asignados a
gira.Fin
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1.2 ENVIO DE BOLETIN DIARIO
i. Definición del Procedimiento
Es el traslado del Boletín Informativo generado por la Dirección de Información y
Prensa para los diferentes medios de comunicación.
ii. Objetivos
Trasladar información actual de las actividades del Gobierno para poder tener
mayor cobertura en los medios de comunicación.
iii. Normas
Del traslado:
Base de datos solo es manejada por Directores.
Dirección de Información y Prensa debe trasladar oportunamente para no
perder temporalidad de información.
Los Directores deben trasladar a los medios al momento de recibirlo por parte
de la Dirección de Información y Prensa.
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
Secretario de Comunicación
Directora de Información y
Prensa
Directora Interinstitucional
01
02
03
Gira instrucción para generar Boletín.
Envía archivo en PDF por correo.
Genera una base de datos de 400 usuarios y
trasladan información. Da seguimiento a través
de llamadas telefónicas aleatorias para confirmar
recepción de documentos.
FIN DEL PROCEDIMIENTO
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Definición: Es el traslado del Boletín Informativo generado por la Unidad de Información y Prensa para los diferentes medios de comunicación
Directora InterinstitucionalSecretario de Comunicación Directora de Información y Prensa
Fase
1.2 Envío Boletín Diario
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Gira instrucción para generar Boletín
Envía archivo en PDF por correo
Genera una base de datos
de 400 usuarios y trasladan información
Da seguimiento a través de llamadas
telefónicas aleatorias para
confirmar recepción de documentos
Fin
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1.3 RECOPILACIÓN DE MATERIAL AUDIOVISUAL PARA SECRETARIO DE COMUNICACIÓN SOCIAL
i. Definición del Procedimiento
Es el traslado de material audiovisual de los diferentes Ministerios y Secretarías para
generar la publicidad de Gobierno.
ii. Objetivos
Trasladar toda la información necesaria a Secretario para generar la
información sugerida por el Gabinete de Comunicación (Presidente,
Vicepresidente, Secretario de Comunicación Social, Asesora de Imagen y
Publicidad de la Secretaría).
iii. Normas:
De la Autorización:
Material solo puede ser trasladado previa autorización del Secretario de
Comunicación Social.
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RESPONSABLE PASO No.
DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
SECRETARIO
DIRECTORA
INTERINSTITUCIONAL
01
02
03
Solicita información sobre temas específicos con
un esquema de información para producir
anuncio.
Traslada solicitud a Directora Interinstitucional a
través de correo electrónico.
Recibe información de requerimiento. Contacta a
Directores de Comunicación de Ministerios y
Secretarías para solicitar información y material
audiovisual. Da seguimiento, valida los datos,
traslada y solicita a Dirección de Producción
material y fotografías que servirá para realizar el
spot publicitario. Traslada material a Secretario.
FIN DEL PROCEDIMIENTO.
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Definición: Es el traslado de material audiovisual de los diferentes Ministerios y Secretarías para generar la publicidad de Gobierno
Directora InterinstitucionalSecretario
Fase
1.3 Recopilación de material audiovisual para Secretario de Comunicación
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Inicio
Solicita información sobre temas
específicos con un esquema de
información para producir anuncio
Traslada solicitud a Directora
Interinstitucional a través de correo
electrónico
Recibe información de requerimiento
Contacta a Directores de
Comunicación para solicitar material
Da seguimiento, valida los datos y
traslada
Solicita a Dirección de Producción
material que servirá para realizar el spot
publicitario
Traslada material a Secretario
Fin
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1.4 REUNIÓN SEMANAL DE TRABAJO
i. Definición del Procedimiento
Es la comunicación en donde se convocan a todas las Unidades de Comunicación de
Ministerios y Secretarías para tratar asuntos de imagen y comunicación de gobierno.
ii. Objetivos
Retroalimentar a las diversas Unidades de Comunicación de Ministerios y
Secretarías sobre diversos puntos que constituyen oportunidades de mejora.
Trasladar nuevas directrices del Gabinete de Comunicación por medio de Sub-
secretario de Comunicación.
iii. Normas:
De la Autorización:
Únicamente Secretario y Sub-secretario definen los lineamientos a tratar en las
reuniones semanales.
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RESPONSABLE PASO
No. DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD
ASISTENTE DE
RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
DIRECTORES DE
UNIDADES DE
COMUNICACIÓN
DIRECCION
INTERINSTITUCIONAL
SUB-SECRETARIO DE
COMUNICACIÓN
DIRECTORA DE
COMUNICACIÓN
INTERINSTITUCIONAL
01
02
03
04
05
Reserva salón en el Palacio Nacional y logística
necesaria para llevar a cabo la reunión. Envía
correo a los Directores de los diferentes
Ministerios para convocar a reunión
Asisten a reunión para recibir directrices y
retroalimentación de acciones de comunicación.
Presenta informes de transmisiones en página
web. Retroalimentan sobre entidades que no
han dado seguimiento. Da la palabra al
Subsecretario de Comunicación Social.
Presenta directrices especiales de Gabinete de
Comunicación.
Elabora minuta. Traslada vía electrónica a
Secretario y Unidades de Comunicación para
seguimiento. Da seguimiento durante la semana.
FIN DE PROCEDIMIENTO.
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Definición: Es la comunicación en donde se convocan a todas las Unidades de Comunicación de Ministerios y Secretarías para tratar
asuntos de imagen y comunicación de gobierno.
Sub-secretarioAsistente de Dirección Directora InterinstitucionalDirectores de Comunicación
Fase
1.4 Reunión Semanal de Trabajo
SECRETARIA DE COMUNICACIÓN SOCIAL DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICADIRECCIÓN DE RELACIONES INTERINSTITUCIONALES
MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Inicio
Reserva salón en el Palacio Nacional y
logística para la reunión
Envía correo a los Directores de los
diferentes Ministerios para
convocar a reunión
Asisten a reunión para recibir directrices y
retroalimentación de acciones
Presenta informes de transmisiones en
página web
Retroalimentan sobre entidades que
no han dado seguimiento.
Da la palabra al Subsecretario de
Comunicación Social
Presenta directrices especiales de Gabinete de
Comunicación
Elabora minuta
Traslada vía electrónica a Secretario y Unidades de
Comunicación
Da seguimiento durante la semana
Fin
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GLOSARIO AGENDA PRESIDENCIAL: Es la guía de actos protocolarios que sigue el señor Presidente de la República, tanto en el interior como en el exterior del país. FUENTE PERIODÍSTICA: Se entiende todo aquel emisor de datos del que se sirve el profesional de los medios de comunicación para elaborar el discurso narrativo de su producto informativo. Es cualquier entidad, persona, hecho o documento que provee de información al periodista para que éste tenga elementos suficientes para elaborar una noticia o cualquier otro género informativo. UNIDAD DE LOGISTICA: Coordina internamente con los órganos de apoyo, la programación, dirección y organización de las actividades de protocolo del Presidente y Vicepresidenta de la República. GIRA DEPARTAMENTAL: Viaje a distintos destinos del Interior de la República. NOTA PERIODISTICA: Es un género periodístico que consiste en la narración de sucesos o noticias, las que tienen que ser actuales. En este género, se explican acontecimientos de interés público, con palabras, imágenes y videos, desde una perspectiva actual. Son más largos que las noticias y muchas veces vienen acompañados de entrevistas. COBERTURA EN MEDIOS: Es la cantidad total de espacio editorial que aparece en todos los medios de comunicación sobre una organización o un tema determinado. TEMPORALIDAD DE LA INFORMACIÓN: Es la referencia del tiempo en que sucede el acontecimiento histórico, en relación con eventos anteriores o posteriores, ya que siempre se da una referencia o fecha que establece un punto determinado en el registro del tiempo; también se refiere a la transitoriedad de las cosas. ARCHIVO PDF: (sigla del inglés portable document format, formato de documento portátil) es un formato de almacenamiento de documentos. Puede ingerir cualquier combinación de texto, elementos multimedia como vídeos o sonido, elementos de hipertexto como vínculos y marcadores, enlaces y miniaturas de páginas. Es uno de los formatos más extendidos en Internet para el intercambio de documentos. Por ello es muy utilizado por empresas, gobiernos e instituciones educativas. Los textos en PDF solo son archivos de lectura por lo que no puede modificarse su contenido. ALEATORIO: Que descansa sobre un acontecimiento incierto, fortuito: contrato aleatorio. Es una grandeza que puede tener un número de valores, cada uno de ellos está conectado una probabilidad.
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MATERIAL AUDIOVISUAL: Son los medios de comunicación social que tienen que ver directamente con la imagen como la fotografía y el audio. Los medios audiovisuales se refieren especialmente a medios didácticos que, con imágenes y grabaciones, sirven para comunicar un mensaje especialmente específico. Entre los medios audiovisuales más populares se encuentra la diapositiva, la transparencia, la proyección de opacos, los diaporamas, el video y los nuevos sistemas multimediales de la informática. GABINETE DE COMUNICACIÓN: Conformado por Presidente, Vicepresidenta, Secretario de Comunicación, Sub-secretario de Comunicación y Agencia Asesora de Publicidad para definir el contenido de la publicidad de Gobierno en primera instancia. ESQUEMA DE INFORMACIÓN: Es la expresión gráfica de las ideas centrales del texto. Se trata de un resumen, pero aún más condensado y esquematizado. Presenta los datos de forma clara y sencilla y de un solo golpe de vista permite asimilar la estructura del texto. El esquema establece una jerarquía: idea fundamental, información secundaria, detalles. Siempre en base a la brevedad y a la concreción. SPOT PUBLICITARIO: Es un anuncio publicitario que se difunde específicamente en la radio o TV, para comercializar cualquier producto o servicio. Son historias breves donde se deben resaltar los beneficios de dichos productos en 20 o 40 segundos máximos. AGENCIA ASESORA DE PUBLICIDAD: Agencia de Publicidad contratada por el Gobierno para asesorar y producir los espacios publicitarios del Gobierno. TRANSMISION EN PÁGINA WEB: Transmisión de mensajes ó notas de Gobierno en línea por medio de la página www.guatemala.gob.gt, en términos de la Comunicación Interinstitucional, todas las páginas de gobierno deben manejar un espacio para las transmisiones, así como enlazarse a la página Oficial conforme a previa notificación.