¿CÓMO ESCRIBIR CORREOS ELECTRÓNICOS?

¿Qué es?

Es uno de los medios de comunicación más frecuentes y de multipropósito a los que tenemos acceso. Empleamos el correo para uso personal, así como para uso profesional

Para el uso académico, debemos emplear una estructura y un lenguaje formal

Mensajes Efectivos

Todo texto tiene un propósito, sin embargo, no siempre cuando se comunica se es efectivo en

transmitir y recibir el mensaje según su propósito. Por tanto en todo proceso comunicativo, lo

primero que se debe tener en cuenta es lo que se quiere comunicar.

Tener claridad de porqué debe abordar el tema a tratar.

Ser consciente de lo que deseo lograr u obtener con el mensaje.

- La forma en que lo voy a transmitir debe ser coherente con lo que quiero lograr.

Necesitamos…

Pasos para la escritura de un mensaje eficaz…Antes de la redacción

- ¿Qué, a quién, cómo, cuándo, dónde y por qué?- Disponga de tiempo suficiente para estructurar y

adaptar su mensaje.- ¿Qué deseo decir? (solicitar/responder/informar)- ¿Qué deseo obtener?

Antes de la redacción…

- ¿Qué relación tengo con los receptores o destinatarios: alguien de la jefatura, un miembro de mi equipo, un colega, un subordinado?, ¿alguien a quien no conozco?

- ¿Cómo? ¿A través de qué medio lo voy a transmitir? ¿Necesito registro?

- ¿Cuándo debo o deseo enviarlo? ¿Dónde lo voy a enviar?

- ¿Por qué es importante para mí y para el receptor el contenido del mensaje?

Otras consideraciones…

- ¿Deseo una respuesta inmediata?- ¿Deseo que piense sobre el mensaje y responda más

tarde?- ¿A cuántas personas deseo que llegue el mensaje? ¿Es

el mismo para todos?- ¿El mensaje debe ser formal o informal?- ¿Tengo posibilidad de hablar con el receptor o es difícil

hacerlo?- ¿Existen limitaciones físicas en los medios que puedo

utilizar?

Después de la redacción, antes de enviar el mensaje:

Revise:

1. Que esté completa la información y que exprese realmente lo que pretende.

2. La sintaxis y la ortografía: no confíe solo en los correctores de los procesadores de texto informáticos, usted debe aplicar las normas que ha ido aprendiendo.

3. Que el mensaje contenga toda la información necesaria y refleje con precisión sus necesidades o intenciones.

4. Que el mensaje se envíe por el medio adecuado (pregúntese qué pensaría si recibiese un mensaje como usted lo ha hecho).

5. Que el formato de presentación esté impecable.

Estructura del correoPara escribir correos electrónicos formales debemos respetar la estructura base de una carta:

Vocativo Saludo formal Introducción Desarrollo de la información Cierre Despedida

CUERPO

Vocativo

El vocativo es la palabra o el conjunto de éstas que utiliza el hablante para llamar la atención del oyente.

Ejemplo vocativosMenos formal:

Estimado Juan:En respuesta a su pregunta sobre nuestra nueva promoción de viviendas…

Cuando se necesita más formalidad:

Estimada señora Santana: Estimada profesora Navas:

El Saludo

Frase que permite abrir el canal de comunicación y tomar contacto con el receptor del mensaje.

Situaciones formalesJunto con saludarlo,Dándole mis más cordiales saludos,

Ejemplo de saludos

Cuerpo

Se debe utilizar la capacidad de síntesis de la información, se recomienda escribir no más de tres párrafos.

Primer Párrafo: Saludo inicial, contextualización.

Segundo Párrafo: Detallar la información.

Tercer Párrafo: Recomendar o sugerir si es necesario.

Primer párrafo (Introducción)

Después del saludo, se plantea el objetivo o motivo del e-mail.

Por ejemplo:

Me dirijo a usted para recomendarle…, Le escribo este correo para recordarle que…, El motivo de mi correo es el de…, Me dirijo a ustedes con respecto al anuncio publicado buscando personal… Les escribo en respuesta a su anuncio

aparecido en... Les escribo para solicitar información

sobre...

Ejemplos…

Por medio de la presente…

Tengo el agrado de dirigirme a usted por…

Segundo párrafo

Desarrollo y explicación de los solicitado.

Deber ser breve. Puede terminar con una

recomendación.

Cierre, tercer párrafo

Reiteración de aspectos importantes señalados y/o recomendación.

Frases para culminar el correo:

Reciba mi más cordial saludo, Saludos cordiales, Atentamente, Dándole las gracias por anticipado, Esperando su contestación, Le saluda..., A la espera de recibir sus noticias, le saluda, A la espera de su gentil respuesta, Sin otro particular, se despide atentamente...

Firma

Corresponde a la identificación del emisor. Después de la frase de despedida se debe agregar la firma personalizada y si se trabaja se debe utilizar la firma corporativa.

Firmas según situación…

En el ámbito laboral

La firma debe contener: logotipo de la empresa, nombre, puesto, e-mail y teléfonos. Esto hará que el correo se vea mucho más profesional.

Ejemplo de Firma

Juan Pérez SotoGerente RRHHjuanperez@petroxmail.cl(41)2543678 - 92346789

Firma académica

Nombre y apellidosCarrera a la pertenece Sección Run

Recomendaciones Cuidar ortografía y redacción. Eliminar conversaciones anteriores. Cuidar CC y CCO. Contestar los correo dentro de las 24 horas. Evitar usar abreviaturas o modismos. Indicar urgencia en el correo cuando corresponda. Evita emoticones, las letras mayúsculas, colores y

letras llamativas,

Ejemplo

Asunto: Política de uso de las TIC en la empresaCCO: Toda la lista de empleados

Estimados colaboradores (as): (Vocativo)

Junto con saludarlos, (saludo), les comento que se ha detectado un uso excesivo del ancho de banda de la empresa, por lo que se ruega a todo el personal que realice un uso correcto del mismo. (Párrafo 1)

Por tanto, los accesos a internet (páginas web, vídeos, etc.) así como el uso del correo electrónico, no deben responder a deseos personales sino a necesidades derivadas del trabajo. (Párrafo 2)

Ante cualquier duda, animamos a consultar el “código ético y de conducta profesional” que se puede encontrar en la página web de la empresa. En caso de volver a encontrar excesos en el consumo, se tomarán las medidas pertinentes. (Párrafo 3)

Se despide cordialmente,

María Teresa MonteroDirector de RRHHmariateresa@petroxmail.cl(41)2543678 - 92346789

Ejercicio

Redactar un correo dirigido a la profesora de Comunicación Efectiva, solicitando poder asistir a la clase de esta semana en otro horario, con otra sección.

Nombre de la profesora: Paz Vera Ortiz Asignatura: Comunicación Efectiva.